Exploration du processus d'immobilisations

• Examinons un exemple de gestion :
• OEC Computers utilise une petite flotte de camions de livraison.
• Par conséquent, ils possèdent quelques camions.
• Bryce, la comptable, souhaite avoir la possibilité de gérer et de surveiller la valeur des camions.
• Vous lui parlez de la solution Gestion des immobilisations dans SAP Business One.

• Commençons par examiner le sous-menu et les fenêtres dans SAP Business One.
• Pour activer la solution d'immobilisation, accédez à l'onglet Initialis. de base dans la fenêtre Détails entreprise.
• Cochez la case Activer immobilisations.
• Une fois que l'utilisateur a coché la case, la fonctionnalité Immobilisations est activée et de nouvelles fenêtres et zones sont disponibles sous Administration → Définition → Comptabilité financière → Immobilisations.
• Et sous Comptabilité financière → Immobilisations.
• Dans ce sous-menu Immobilisations, vous trouverez la fenêtre Données de base d'immobilisation.
• Cette fenêtre est très similaire à la fenêtre Données de base article, mais avec l'ajout du type d'article Immobilisations et de l'onglet Gestion des immobilisations.
• Une fois la solution activée, vous ne pouvez pas la désactiver.
• Notez que vous devez prendre des décisions concernant les exigences légales et sectorielles avec le comptable du client.

• Examinons le cycle de vie d'un poste d'immobilisation dans SAP Business One, de l'achat à l'inscription à l'actif, puis à l'amortissement et jusqu'à une valeur nette comptable nulle.
• Il s'agit du processus en un coup d'œil. Dans les diapositives suivantes, nous aborderons plus en détail les différentes étapes.
• La première étape consiste à configurer une immobilisation dans la fenêtre Données de base des immobilisations. Cette fenêtre vous permet de définir et de gérer tous les types d'articles d'immobilisations. Dans notre exemple, nous allons configurer une fiche d'immobilisation pour un nouveau camion acheté par OEC Computers au début de l'exercice comptable.
• Un enregistrement de données de base d'immobilisation est activé lorsque l'utilisateur achète une immobilisation à l'aide d'une facture fournisseur. La facture fournisseur génère automatiquement un document Acquisition immobilisation.
• L'utilisateur peut choisir de générer le document Acquisition immobilisation directement ou de le générer automatiquement à partir de la facture fournisseur.
• Lorsqu'un utilisateur exécute un cycle d'amortissement, le système exécute l'amortissement prévisionnel jusqu'à la date indiquée.
• D'autres documents relatifs aux immobilisations prennent en charge le besoin d'ajustements, si nécessaire, au cours du cycle de vie d'un type de poste Immobilisations : Transferts d'immobilisations, Réévaluation ou Appréciation d'une immobilisation.
• Pour déterminer les documents de correction à utiliser, vous devez vérifier, avec le comptable du client, quelles sont les exigences légales et sectorielles.
• Enfin, l'utilisateur peut sortir une immobilisation à l'aide d'une facture client. La facture client génère automatiquement un document de sortie.
• Pour sortir l'immobilisation sur une facture client, l'utilisateur doit marquer l'enregistrement Données de base d'immobilisation comme Article vendu.
• Toutes les transactions sont enregistrées dans le livre auxiliaire des immobilisations et peuvent être suivies dans les différents états dédiés.

• Examinons le cycle de vie des données de base d'immobilisation en référence à la terminologie comptable standard. La terminologie est surlignée en bleu dans la diapositive.
• Dans notre exemple, lorsque nous définissons le nouveau camion acheté par OEC Computers, nous définissons la durée d'utilisation de l'immobilisation. La durée d'utilisation d'une immobilisation est la période pendant laquelle une immobilisation doit être utilisable aux fins pour lesquelles elle a été acquise. La durée d'utilisation peut correspondre ou non à la vie physique réelle de l'immobilisation ou à sa durée de vie économique. Avant la fin de la durée d'utilisation d'une immobilisation, l'immobilisation doit être entièrement reprise. Nous définissons la durée d'utilisation de ce camion comme étant de 36 mois.
• L'enregistrement Données de base d'immobilisation est activé lorsque l'utilisateur achète une immobilisation à l'aide d'une facture fournisseur. La facture fournisseur génère automatiquement un document Acquisition immobilisation.
• L'inscription à l'actif est le processus d'enregistrement d'un coût d'acquisition et de production en tant qu'immobilisation. La valeur d'acquisition du camion est de 6 000.
• La date de référence définit la date de mise en service dans les données de base d'immobilisation.
• Dans la facture fournisseur, la date de référence (sous l'onglet Comptabilité) est définie par défaut comme étant identique à la date comptable de la facture fournisseur. Cette date peut être modifiée avant d'ajouter la facture fournisseur pour mettre à jour la date de référence dans le document Acquisition immobilisation. Pour le camion, nous saisissons le 1er janvier.
• Chaque période pendant laquelle l'entreprise calcule l'amortissement de l'immobilisation. L'amortissement est la réduction de la valeur comptable d'une immobilisation sur sa durée d'utilisation à des fins fiscales et comptables. L'amortissement serait inclus dans les dépenses de l'entreprise. Il est prévu que le camion réduise sa valeur de 2000 par an.
• Pendant la durée d'utilisation de l'immobilisation, le système calcule la valeur résiduelle du poste. La valeur résiduelle est la valeur calculée d'une immobilisation à l'aide du coût historique de l'immobilisation moins tout amortissement cumulé. Dans notre cas, après la première année, la valeur du camion sera de 4 000.
• La sortie correspond au retrait d'une immobilisation ou d'une partie d'une immobilisation du portefeuille des immobilisations.
• Il existe deux façons de sortir une immobilisation : par facture client si vous vendez l'immobilisation ou par un document de sortie si aucun client n'est impliqué et que vous devez rectifier l'immobilisation. Une fois l'immobilisation entièrement sortie, sa valeur dans le compte de bilan, dans le livre auxiliaire des immobilisations, sera enregistrée comme nulle.
• Notez que dans le document Sortie, il existe une option pour une sortie partielle. Dans ce cas, l'immobilisation conservera la valeur restante jusqu'à la fin de la durée d'utilisation de l'article.

• Examinons notre exemple. Nous avons le nouveau camion acheté par OEC Computers au début de l'exercice comptable. Quelles sont les définitions requises pour gérer le cycle de vie de l'immobilisation ?
• Tout d'abord, nous définissons ce camion comme données de base d'immobilisation.
• Ensuite, nous joignons un ensemble de définitions pertinentes pour ce type d'immobilisation aux données de base d'immobilisation. Dans notre exemple, nous utilisons l'ensemble de définitions Véhicules lourds.
• La principale définition dans les données de base d'immobilisation est la catégorie d'immobilisations qui inclut l'association à d'autres définitions : Tableau d'évaluation, Détermination des comptes et Méthode d'amortissement.
• Chaque immobilisation sera affectée à une classe d'immobilisation. Dans notre exemple, le camion appartient à la catégorie d'immobilisations Véhicules lourds.
• Chaque catégorie d'immobilisations inclut la définition par défaut des autres options.
• Le tableau d'évaluation est une dimension financière indiquant l'évaluation de l'immobilisation pour un objectif donné, par exemple : l'amortissement comptable, l'amortissement fiscal ou l'amortissement pour la comptabilité analytique.
• Vous devez définir un tableau d'évaluation comme tableau principal.
• Dans notre exemple, le domaine principal est GAAP, c'est-à-dire Règles générales comptables locales.
• L'utilisateur peut définir un domaine supplémentaire si nécessaire. Dans notre exemple, nous définissons les IFRS comme domaine supplémentaire, c'est-à-dire Normes internationales d'information financière.
• Le tableau d'évaluation principal (GAAP dans notre exemple) enregistre les transactions dans le système.
• Le tableau supplémentaire (IFRS dans notre exemple) peut être utilisé pour les états.
• La définition Détermination des comptes permet au système de sélectionner automatiquement les comptes généraux pertinents pour la comptabilité des immobilisations.
• La méthode d'amortissement classe l'amortissement en fonction du motif du cumul des amortissements. Y compris l'option permettant de définir la méthode de calcul de la valeur. Dans notre exemple, nous sélectionnons la méthode Linéaire.

• Une fois que vous avez joint la catégorie d'immobilisations à la fenêtre Données de base d'immobilisation, toutes les définitions associées s'appliqueront à l'immobilisation sélectionnée.
• Dans l'exemple illustré, vous pouvez voir que les tableaux d'évaluation et les méthodes d'amortissement définis pour la catégorie d'immobilisations Véhicules lourds s'appliquent à l'enregistrement Données de base d'immobilisation affiché.
• Vous pouvez suivre le processus de gestion d'une immobilisation à l'aide des différents sous-onglets dans les données de base d'immobilisation. Outre l'onglet Synthèse, il existe des onglets pour les valeurs, l'amortissement, la comptabilité analytique et les attributs.

• L'utilisateur peut acheter une immobilisation à l'aide d'une facture fournisseur. La facture fournisseur génère automatiquement le document Acquisition immobilisation.
• L'utilisateur peut choisir de générer le document Acquisition immobilisation directement ou de le générer automatiquement à partir de la facture fournisseur.
• Dans les deux options, les données de base d'immobilisation sont activées.
• Le graphique présente les écritures au journal automatiques créées au cours du processus avec les comptes associés.
• Si aucun fournisseur n'est impliqué, l'utilisateur peut générer directement un document Acquisition immobilisation. Dans ce cas, seule l'écriture au journal Acquisition immobilisation sera créée et, par conséquent, le compte d'attente apparaîtra comme une obligation dans le bilan.
• N'oubliez pas que les comptes sont dérivés de la définition dans les données de base d'immobilisation.
• Notez que la date de référence est définie par défaut comme étant identique à la date comptable de la facture fournisseur. Cette date peut être modifiée avant d'ajouter la facture fournisseur pour mettre à jour la date de référence de mise en service.

• L'amortissement est utilisé pour amortir le coût d'une immobilisation au cours de sa durée d'utilisation.
• Il représente la réduction de la valeur comptable d'une immobilisation à des fins fiscales et comptables.
• L'amortissement serait inclus dans les dépenses de l'entreprise.
• Le système prévoit le taux d'amortissement annuel attendu en fonction des définitions des données de base d'immobilisation (c'est-à-dire la catégorie d'immobilisations, le tableau d'évaluation, la détermination des comptes et la méthode d'amortissement).
• Vous pouvez afficher ces informations dans les données de base d'immobilisation et dans l' état prévisionnel de l'amortissement des immobilisations.

• L'utilisateur peut exécuter l'option Cycle d'amortissement pour mettre à jour la valeur de l'immobilisation avec l'amortissement réel.
• Ce n'est que lorsque vous exécutez un cycle d'amortissement que le système exécute tous les amortissements prévisionnels jusqu'à une date donnée.
• Pour déclencher la comptabilisation d'un amortissement prévisionnel, il suffit généralement de lancer un cycle d'amortissement pour plusieurs périodes comptables. Cependant, il est possible d'exécuter plusieurs cycles d'amortissement pour la même période d'amortissement.
• Un cycle d'amortissement peut être répété aussi souvent que nécessaire, à condition qu'aucun cycle d'amortissement n'ait été exécuté pour les périodes suivantes. Une répétition du cycle d'amortissement peut s'avérer nécessaire si les valeurs d'immobilisation ont à nouveau été modifiées après la comptabilisation de l'amortissement prévisionnel. Lors de la répétition d'un cycle d'amortissement, seuls les écarts de valeur par rapport aux écritures du dernier cycle d'amortissement sont pris en compte.
• Remarque !
• Dans l'exemple illustré, nous utilisons l'amortissement indirect, le système utilise le compte d'amortissements cumulés pour comptabiliser l'amortissement. Le compte de bilan est affecté uniquement lors de l'acquisition ou de la sortie de l'immobilisation.
• Dans la méthode de comptabilisation directe pour l'amortissement, le système comptabilise l'amortissement directement sur le compte de bilan indiqué pour l'immobilisation.

• Il existe deux façons de sortir une immobilisation : par facture client si vous vendez l'immobilisation ou par un document de sortie si aucun client n'est impliqué.
• Si la société vend l'immobilisation à la fin de sa durée d'utilisation (ou avant), l'utilisateur peut sortir l'article à l'aide d'une facture client.
• La facture client génère automatiquement un document de sortie.
• Une pièce de sortie peut être émise directement si aucun client n'est impliqué et que vous devez rectifier l'immobilisation.
• Dans ce cas, différents comptes seront impliqués dans l'écriture au journal jointe au document de sortie.
• Si vous utilisez l'option Facture client, assurez-vous de définir les données de base d'immobilisation comme Article vendu.
• Désormais, la valeur résiduelle des données de base d'immobilisation est définie sur zéro.
• Notez que dans le document Sortie, il existe une option pour une sortie partielle. Dans ce cas, l'immobilisation conservera la valeur restante jusqu'à la fin de la durée d'utilisation de l'article.

• La grille d'évolution des immobilisations est le complément le plus important au bilan du point de vue des immobilisations.
• Le rapport peut être édité pour toutes les immobilisations.
• Il affiche tous les mouvements d'immobilisation comptabilisés au cours d'un exercice comptable et présente les immobilisations pour chaque compte de bilan.

Voici quelques points à retenir :

• La principale définition dans les données de base d'immobilisation est la catégorie d'immobilisations qui inclut l'association aux autres définitions pour le tableau d'évaluation, la détermination des comptes et la méthode d'amortissement.
• L'enregistrement des données de base d'immobilisation est activé lorsqu'un utilisateur achète une immobilisation à l'aide d'une facture fournisseur. La facture fournisseur génère automatiquement le document Acquisition immobilisation. Un utilisateur a également la possibilité de générer directement le document Acquisition immobilisation.
• L'amortissement est utilisé pour amortir le coût d'une immobilisation sur sa durée d'utilisation. L'amortissement est inclus en tant que charge de l'entreprise.
• L'option Cycle d'amortissement exécute tous les amortissements prévisionnels jusqu'à une date donnée et met à jour la valeur des données de base d'immobilisation avec l'amortissement réel.
• Une immobilisation est sortie par une facture client si vous vendez l'immobilisation ou par un document de sortie si aucun client n'est impliqué. La facture client génère automatiquement un document de sortie qui définit la valeur résiduelle de l'immobilisation sur zéro.
• La grille d'évolution des immobilisations affiche tous les mouvements d'immobilisations comptabilisés au cours d'un exercice comptable et les immobilisations pour chaque compte de bilan.

• Lorsque votre société doit acheter de grandes quantités d'immobilisations identiques à usage interne, créez un article virtuel représentant l'immobilisation.
• Dans la facture fournisseur, sélectionnez cet article modèle et saisissez une certaine quantité dans la ligne de l'article.
• Ensuite, SAP Business One crée automatiquement la même quantité d'enregistrements de données de base d'immobilisation et les met en service pour vous.
• Cette fonction vous évite d'avoir à saisir manuellement de grandes quantités d'informations répétées, ce qui contribue à améliorer l'efficacité de votre société dans la gestion des immobilisations.
• Le cas échéant, vous pouvez gérer des numéros de série pour les immobilisations virtuelles générées.
• Vous pouvez utiliser la définition d'article virtuel pour les cas où la société achète des actifs identiques pour un usage professionnel, tels que des ordinateurs portables, des téléphones portables ou des chaises.
• Voyons comment utiliser les immobilisations virtuelles.

• La case à cocher Article virtuel est disponible uniquement si vous utilisez des séries de numérotation pour les données de base d'immobilisation.
• À l'aide de la série de numérotation, permet au système de créer plusieurs immobilisations lorsqu'un article virtuel est acheté dans une seule ligne de transaction.
• Notez que les données principales, c'est-à-dire l'immobilisation et les articles, utilisent la même configuration des séries de numérotation.
• Une fois que vous avez défini des données de base d'immobilisation comme article virtuel, vous pouvez commencer à les utiliser comme modèle pour l'achat en masse d'immobilisations identiques.
• OEC Computers a défini un article virtuel pour les téléphones mobiles qu'ils achètent pour leurs salariés.
• Si vous cochez la case Appliquer numéros de série, lorsque vous achetez des immobilisations à l'aide d'articles virtuels dans des factures fournisseur, vous devez indiquer un numéro de série pour chaque immobilisation générée.

• Les articles virtuels peuvent uniquement être capitalisés par des factures fournisseur.
• La quantité des données de base d'immobilisation créées automatiquement est identique à la quantité que vous avez indiquée dans la facture fournisseur (9 dans notre exemple).
• Les numéros d'article sont automatiquement affectés aux données de base d'immobilisation nouvellement créées, conformément aux règles que vous avez définies pour la série utilisée dans les données de base de l'immobilisation virtuelle.
• Dans notre exemple, lorsque OEC Computers saisit une quantité de 9 téléphones mobiles dans la ligne Facture fournisseur, le système crée automatiquement 9 données de base d'immobilisation, une pour chaque téléphone portable.
• Les informations des données de base d'immobilisation de l'immobilisation virtuelle sont copiées dans les données de base d'immobilisation nouvellement créées, à l'exception de la case Article virtuel qui reste décochée.
• Les immobilisations créées sont des immobilisations standard avec des valeurs monétaires. L'article virtuel fonctionne comme un modèle et n'aura donc aucune valeur dans l'onglet Gestion des immobilisations.

• Un document Acquisition immobilisation comprenant les immobilisations créées est émis automatiquement, ainsi qu'une écriture au journal pour le compte d'immobilisation.
• Notez que vous pouvez inclure plusieurs immobilisations virtuelles dans la même facture fournisseur, mais vous ne pouvez pas inclure à la fois des immobilisations virtuelles et des immobilisations normales dans la même facture fournisseur.

• Si vous choisissez d'appliquer les numéros de série, vous devrez définir ces numéros lors de l'achat des immobilisations dans la facture fournisseur.
• Dans la facture fournisseur, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option Numéros de série d'immobilisation. Dans la fenêtre Numéros de série d'immobilisation - Définition, saisissez les numéros de série pour chaque immobilisation achetée via la ligne de facture fournisseur.
• La suite du processus est la même que celle décrite dans les diapositives précédentes. La seule différence réside dans le fait que les données de base d'immobilisation créées incluent le numéro de série que vous avez saisi dans la facture fournisseur. Vous pouvez suivre le numéro de série dans les données de base d'immobilisation. La facture fournisseur contient également les numéros de série créés et vous pouvez les afficher en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la facture fournisseur créée.
• Notez que vous ne pouvez pas définir de données de base d'immobilisation comme article géré en stock et qu'il ne s'agit donc pas de numéros de série standard. Il s'agit de numéros de série d'immobilisation sauvegardés dans les données de base d'immobilisation à des fins de suivi.

• Lors de l'émission d'une facture fournisseur, pour faciliter le repérage d'un article virtuel dans la liste des articles et des immobilisations, modifiez les paramètres de la liste des articles et affichez la zone Poste d'actif virtuel.
• Pour ce faire, après avoir ouvert la fenêtre Liste d'articles, cliquez sur l'icône Options formulaire dans la barre de menus supérieure pour modifier l'affichage de la liste.

• Lorsque votre société doit acheter de grandes quantités d'immobilisations identiques à usage interne, créez un article virtuel représentant l'immobilisation.
• Dans la facture fournisseur, sélectionnez cet article modèle et saisissez une certaine quantité dans la ligne de l'article (les articles virtuels peuvent être capitalisés uniquement par des factures fournisseur).
• Une fois que vous avez ajouté la facture fournisseur avec l'article virtuel :
  • Les enregistrements de données de base d'immobilisation sont automatiquement créés dans la même quantité que celle que vous avez indiquée dans la ligne de facture fournisseur.
  • Un document Acquisition immobilisation comprenant les immobilisations créées est émis automatiquement, ainsi qu'une écriture au journal pour le compte d'immobilisation.
• Peu d'informations sur les immobilisations virtuelles :
  • La case Article virtuel est disponible uniquement si vous utilisez des séries de numérotation pour les données de base d'immobilisation.
  • Si vous avez choisi d'appliquer des numéros de série pour les données de base d'une immobilisation, vous devrez définir ces numéros lors de l'achat de l'immobilisation dans la facture fournisseur.
  • Vous ne pouvez pas définir de données de base d'immobilisation comme article géré en stock. Il ne s'agit donc pas de numéros de série standard. Il s'agit de numéros de série d'immobilisation sauvegardés dans les données de base d'immobilisation à des fins de suivi.