Génération des états Flux de trésorerie, Historique et Lettres de relance

• Marie, la comptable d'OEC Computers, souhaite mieux contrôler les soldes de ses comptes de caisse et prévoir les encaissements et décaissements attendus.
• Vous lui présentez les états Flux de trésorerie et Prévisions de flux de trésorerie, qui permettent de contrôler le statut monétaire de la société.

Le flux de trésorerie est un état prévisionnel -

Vous trouverez l'état Situation de trésorerie dans le menu États comptables du module Comptabilité financière.

Le rapport fournit des informations sur les liquidités de votre entreprise qui dépassent le périmètre d'un compte de résultat.

Elle affiche les comptes de bilan qui reflètent la valeur monétaire de la société.

L'état de situation de trésorerie dans SAP Business One répertorie les totaux et les soldes des comptes qui représentent les soldes de moyens de paiement et des comptes qui attendent un flux de trésorerie dans le futur (entrant ou sortant) pour l'intervalle de temps que vous avez demandé. Dans l'image, vous pouvez voir la liste de ces composants de flux de trésorerie.

• Un niveau de sécurité est le niveau de probabilité que la transaction se transforme en espèces (entrante et sortante). La probabilité qu'une transaction de flux de trésorerie puisse être attendue varie considérablement. Pour cette raison, chaque balance des composants a un niveau de sécurité différent.
• Regardez l'image. Les composantes de flux de trésorerie sont classées par niveaux de sécurité :
  • Les transactions les plus certaines sont dérivées des comptes de caisse, tels que les comptes bancaires.
  • Puis les reçus de carte de crédit et les chèques reçus
  • Le niveau suivant est Passif client (p. ex. Factures client) et Dettes envers fournisseur (par ex. Factures fournisseur)
  • Le niveau de sécurité le plus bas correspond aux prévisions client et fournisseur. Les prévisions client et fournisseur représentent les documents en cours, tels que les commandes client et d'achat et les documents préenregistrés.

Le flux de trésorerie s'exécute en fonction des éléments suivants :

• Transactions en cours - non rapprochées (avec la possibilité d'afficher les écritures entièrement rapprochées).
• Date d'échéance de la transaction.

Le flux de trésorerie s'affiche en fonction des éléments suivants :

• Intervalles de temps (jours, semaines, mois, etc.)
• Niveaux de sécurité

L'état répertorie tous les intervalles de temps compris dans la plage de dates de l'état. Chaque intervalle répertorie les transactions attendues (dans le futur) en fonction de leur niveau de sécurité.

Dans l'image, vous pouvez voir une illustration d'un intervalle de temps dans l'état de flux de trésorerie. Différentes transactions sont affichées en fonction de leurs niveaux de sécurité.

Notez qu'il peut y avoir plusieurs transactions au sein d'un niveau de sécurité.

Dans la fenêtre Critères de sélection du flux de trésorerie, vous pouvez ajouter les éléments suivants au flux de trésorerie :

• Opérations récurrentes, qui apparaissent en vert dans l'état
• les pièces préenregistrées en cours, qui sont affichées en bleu dans l'état ;
• Documents commerciaux qui ne créent pas d'écritures au journal, tels que les commandes clients et les versions préliminaires.
• Vous pouvez également ajouter des contrats-cadres approuvés au calcul de l'état.

Dans la table Inclure écritures prévues, indiquez les transactions futures qui n'ont pas encore été enregistrées dans SAP Business One, comme l'achat d'une nouvelle voiture pour l'entreprise, désignée pour être exécutée le mois prochain. L'état affiche les transactions supplémentaires en vert.

L'état Prévisions de flux de trésorerie est une autre façon de présenter les données de flux de trésorerie de l'entreprise. Il s'agit d'un outil graphique rapide, facile à utiliser, qui génère le rapport instantanément.

L'ajustement de l'intervalle de temps ou la modification des données de configuration regénéreront le rapport et le graphique sur place.

Le graphique à barres affiche les montants entrants en bleu et les montants sortants en vert. Le graphique linéaire affiche les montants nets et cumulés.

L' analyse des flux de trésorerie est un autre état et un document juridique requis par de nombreuses localisations, tout comme le compte de résultat et le bilan.

Vous devez configurer les options initiales dans la fenêtre Options générales de l'onglet Flux de trésorerie et définir des valeurs par défaut pour l'affectation des transactions aux postes pertinents dans l' analyse des flux de trésorerie.

Pour en savoir plus sur la configuration de l'analyse des flux de trésorerie, reportez-vous à l'aide en ligne.

• Voici quelques points à retenir :
• Le flux de trésorerie est un état prévisionnel qui reflète la valeur monétaire de l'entreprise.
• Le flux de trésorerie est exécuté en fonction des transactions en cours (non rapprochées) et des dates d'échéance des transactions.
• L'état de situation de trésorerie affiche les soldes des avoirs en caisse (tels que les liquidités en banque) et du flux de trésorerie attendu dans le futur (comme les encaissements futurs et les factures en cours).
• Le système affecte les soldes à différents niveaux de sécurité en fonction du niveau de certitude. Par exemple, les avoirs en caisse appartiennent au premier niveau (comptes de caisse), tandis que les encaissements attendus des factures en cours appartiennent au quatrième niveau - Passif client.
• L'état de prévision des flux de trésorerie est un outil qui vous permet de générer rapidement un état de situation de trésorerie graphique.
• L' analyse des flux de trésorerie est un autre état et un document juridique requis dans certaines localisations.

Marie, la comptable d'OEC Computers, vous demande un outil qui l'aidera à surveiller les dettes des clients.

Elle doit également suivre la dette de l'entreprise envers les fournisseurs.

Vous lui présentez les états chronologiques :

• Historique des créances client : permet un suivi actif des soldes en cours des clients (dettes).
• L'historique des dettes fournisseur permet un suivi actif des soldes en cours des fournisseurs (dette de la société).

• Le processus de vente a une incidence sur le statut de trésorerie de l'entreprise.
• Quel type de définition lié aux partenaires peut influencer le flux de trésorerie de l'entreprise ?
• Comment améliorer le flux de trésorerie de l'entreprise et le rendre plus stable ?
• Quel état peut vous aider à atteindre cet objectif ?
• Quelques antécédents à cette question : même quand elle est rentable, une entreprise peut faire faillite en raison de problèmes de trésorerie. Il est essentiel de conserver un flux de trésorerie positif.

L'entreprise peut améliorer les résultats de la situation de trésorerie en :

• Définition des conditions de paiement appropriées pour chaque client. Les conditions de paiement sont définies pour chaque partenaire dans la fiche partenaire dans l'onglet Conditions de paiement.
• Les conditions de paiement influencent les dates d'échéance et les paiements attendus des documents de vente. Vous pouvez définir des conditions de paiement par défaut pour les clients et les fournisseurs dans Initialisation système, sous Options générales dans l'onglet Partenaire. Les conditions de paiement par défaut sont utilisées lorsque vous configurez un nouveau client, mais vous pouvez ajuster les conditions de paiement dans une fiche client pour refléter le risque de paiement lié à ce client.
• Surveillez la solvabilité de vos clients dans l'état Historique des créances client. L'état Historique des créances client est le contrôleur monétaire du module Ventes.
• Examinons plus en détail ce que montre l'état Historique des créances client.

L'état Historique des créances client affiche toutes les transactions en cours (non rapprochées) des clients, généralement des factures client, et indique la durée de retard.

Il s'agit d'un rapport clé pour surveiller la dette des clients et évaluer la qualité de crédit des clients.

Vous trouverez les états chronologiques dans le module Comptabilité financière. Dans le menu États comptables, sélectionnez Gestion comptable, puis Structure d'âge.

Le rapport peut être développé pour afficher chaque transaction (comme illustré dans l'image) ou réduit pour afficher les montants agrégés par client.

Un état chronologique similaire avec la même structure existe pour les fournisseurs. Lorsque Marie veut voir les factures fournisseur en cours pour les fournisseurs, elle génère l'état Historique des dettes fournisseur.

Après avoir généré l'état chronologique, pour les clients ou pour les fournisseurs, vous pouvez envoyer par e-mail les données de structure d'âge correspondantes aux partenaires concernés.

Vous pouvez indiquer une date d'échéance après laquelle les dates d'échéance doivent être calculées. Vous pouvez également indiquer des intervalles en jours, mois ou périodes pour regrouper les créances en fonction de leur ancienneté.

Comme vous pouvez le voir dans le graphique, ce rapport vous donne un aperçu rapide du retard de paiement de vos factures. En bas de l'état, vous pouvez voir les pourcentages de factures en retard dans chaque intervalle d'ancienneté.

Regardez l'image. La première ligne représente une facture avec un solde dû de 1 000. Cette facture est jusqu'à 30 jours après la date d'échéance définie pour l'état.

La date d'échéance de la deuxième facture, pour 20 000, est antérieure à la date d'échéance et le montant apparaît donc dans la colonne Créances futures.

La date d'échéance de la troisième facture d'un montant de 500 jours est comprise entre 30 et 45 jours après la date d'échéance définie.

Comme l'état peut afficher toutes les transactions en cours du partenaire, l'avoir, les encaissements et les écritures au journal sont également affichés dans le rapport.

Sur l'image, il y a un avoir pour Funtec. Le montant est affiché entre parenthèses car il s'agit d'un montant au crédit du client.

Vous pouvez afficher les données fournisseur liées dans l' Historique des créances client et les données client liées dans l' Historique des dettes fournisseur. Pour ce faire, cochez la case Tenir compte des fournisseurs/clients liés dans la fenêtre initiale des critères de sélection.

Un client ou fournisseur lié est utilisé lorsqu'un partenaire est à la fois client et fournisseur. N'oubliez pas qu'il existe une fiche partenaire pour le client et une pour le fournisseur. Reportez-vous au cours Clients et groupes de clients pour apprendre à connecter un client à un fournisseur.

Une fois les deux partenaires liés, vous pouvez rapprocher les dettes en cours du client avec les dettes en cours pour le fournisseur.

Dans l'image, vous pouvez voir à la fois les factures client pour Funtech le client et les factures fournisseur pour Funtech le fournisseur. Le solde total dû a pris en compte le montant des factures fournisseur.

Voici quelques points à retenir :

• L'état Historique des créances client affiche les transactions en cours (non rapprochées) des clients, généralement des factures client, et indique la durée de retard.
• Vous pouvez indiquer :
• Il s'agit d'une date d'échéance après laquelle les dates d'échéance doivent être calculées.
• Intervalles de périodes dans lesquels les postes en retard de paiement doivent être regroupés.
• L'état Historique des dettes fournisseur :
• Affiche les transactions en cours des fournisseurs, généralement les factures fournisseur et leur ancienneté.
• possède les mêmes structures d'état que l'historique des créances client.
• Pour les partenaires connectés, vous pouvez afficher :
• Les transactions en cours d'un fournisseur lié dans l'état Historique des créances client.
• Transactions en cours d'un client liées dans l'état Historique des dettes fournisseur.

• Marie vous dit qu'il est essentiel de contrôler le statut des créances client et de minimiser les retards de paiement.
• Vous lui présentez le processus de relance qui permet d'envoyer des lettres de rappel et d'avertissement pour les factures client en cours.

• Quelles mesures proactives OEC Computers peut-elle prendre pour améliorer les résultats de trésorerie ?
• De quel type d'options dispose une entreprise pour garantir des paiements en temps opportun ?
• Comment peuvent-ils prévenir les "créances irrécouvrables" ?

Pour améliorer un flux de trésorerie positif, la première étape consistera à envoyer des extraits de compte client pour les dettes impayées. Cette déclaration peut être imprimée à partir de l'état chronologique.

Une fois que la dette du client est en retard, le niveau suivant de recouvrement de la dette est de facturer les intérêts et les frais de relance du client.

L'entreprise doit activer un processus de recouvrement multiniveau, à l'aide du téléphone, de l'e-mail ou des rappels imprimés, pour le client ayant manqué. Cette opération est effectuée par le processus de relance.

SAP Business One fournit un assistant de relance pour produire des lettres de rappel.

L' assistant de relance vous permet de créer et d'envoyer des lettres aux clients qui n'ont pas payé leurs factures en cours dans un intervalle de temps donné et leur rappelle leurs paiements en retard.

Accédez à Ventes → Assistant de relance.

L'assistant de relance s'exécute pour tous les clients, vérifie toutes les factures client impayées et les transactions qui représentent une dette et vous permet d'imprimer et d'envoyer par e-mail des lettres de rappel de différents niveaux de gravité.

• En outre, des factures de service sont créées automatiquement pour les intérêts et les frais de relance lors de l'exécution de l'assistant de relance.
• De cette façon, les intérêts de relance et les frais sont reflétés dans le solde du compte du partenaire.
• Pour ce faire, vous devez configurer le système de relance.

Pour configurer le système de relance, accédez au module Administration. Dans le menu Configuration, sélectionnez le sous-menu Partenaires, puis l'option Conditions de relance.

Dans chaque condition de relance, vous pouvez définir plusieurs niveaux de lettres de relance. Cette définition définit la création automatique de lettres de relance.

Pour chaque niveau, vous pouvez définir quand envoyer la lettre, le montant des frais à facturer par lettre et s'il faut facturer des intérêts ou non.

Une bonne pratique consisterait à rendre chaque niveau plus sévère.

Examinons l'exemple illustré dans l'image :

• Dans la première lettre de relance, la zone Valide après indique la valeur 30. Cela signifie que 30 jours après la date d'échéance de la facture en cours, la lettre de relance 01 sera recommandée pour l'émission.
• La lettre de relance 02 sera émise 10 jours après l'émission de la lettre de relance 01.
• La lettre de relance 03 sera émise 10 jours après l'émission de la lettre de relance 02.
• Vous pouvez également voir que chaque lettre facturera au client des frais de 5, plus un montant d'intérêts.

• Lorsque vous sélectionnez au moins une option d'intérêt dans l'un des niveaux, la section Intérêts bancaires en % apparaît en bas avec les zones pertinentes à définir.
• Dans la zone Taux d'intérêt annuel, définissez le taux à utiliser dans les calculs de la lettre de relance.
• Dans la zone Écriture automatique, indiquez si vous voulez comptabiliser automatiquement les intérêts et les frais, uniquement les intérêts ou les frais uniquement lors de la création d'une lettre de relance pour un client. Si vous choisissez d'enregistrer automatiquement les intérêts et/ou les frais, une facture de service est créée dans le cycle de relance qui comptabilise les intérêts et/ou les frais.
• Pour ce faire, des comptes pour la comptabilisation des intérêts et des frais doivent être indiqués. Les comptes par défaut sont repris de la détermination des comptes généraux. Cependant, vous pouvez modifier cette option en cliquant sur l'icône Parcourir et en indiquant différents comptes.
• Vous pouvez également choisir de ne pas comptabiliser d'intérêts ou de frais.
• Vous pouvez traiter les lettres de relance par défaut dans le Gestionnaire d'état et de mise en forme, qui se trouve dans la zone Configuration générale du module Administration.

• Une condition de relance doit être affectée à chaque client. Il est possible de configurer une condition de relance par défaut pour les nouveaux clients dans l'onglet Partenaire des Options générales.
• La condition de relance apparaîtra dans la fiche client, dans l'onglet Conditions de paiement.
• Une fois qu'une condition de relance est sélectionnée pour le partenaire, la zone Écriture automatique apparaît. La valeur de cette zone est reprise de la définition dans la fenêtre Conditions de relance - Définition, mais peut être modifiée pour chaque client.
• Vous pouvez maintenant exécuter l' assistant de relance pour afficher les clients en retard et envoyer des relances, ainsi que des factures de service pour les intérêts et les frais de relance.
• Après avoir exécuté l' assistant de relance, vous pouvez également suivre le dernier niveau des lettres de relance dans l'onglet Comptabilité des données de base.

SAP Business One peut afficher les transactions en cours des fournisseurs liés dans l'état de recommandation de l'assistant de relance.

Lorsque Marie, la comptable, exécute l'assistant de relance, elle prend également en compte les dettes d'OEC Computers envers les fournisseurs liés, avant d'envoyer des lettres de relance.

Regardez l'image. Il s'agit d'un état de recommandation pour le partenaire Maxi Teq, qui est à la fois un client et un fournisseur d'OEC Computers. Les données de base client et fournisseur sont liées.

Par conséquent, l'état de recommandation affiche également les transactions en cours de Maxi Teq du fournisseur.

Notez que pour afficher les transactions des fournisseurs liés, vous devez cocher la case Tenir compte des fournisseurs liés lors de l'exécution de l'assistant.

Notez également que le solde en cours des fournisseurs et le solde en cours des clients sont affichés séparément et n'affectent donc aucun calcul de relance client ni le contenu des lettres.

Pour en savoir plus sur les partenaires connectés, voir la rubrique Clients et groupes de clients.

Voici quelques points à retenir :

• L'assistant de relance s'exécute pour tous les clients et vérifie toutes les factures client impayées et les transactions représentant une dette.
• L'assistant de relance vous permet de :
• Envoyer par e-mail ou imprimer et envoyer des lettres de rappel avec différents degrés de gravité.
• Créer automatiquement des factures de service pour les intérêts et les frais de relance.
• Afficher les transactions en cours des fournisseurs liés.
• Dans la fenêtre Conditions de relance, vous définissez :
• Niveaux des lettres de relance.
• Les frais et les intérêts pour chaque niveau.
• Niveau d'intérêt et compte général pour la création des factures automatiques.
• Dans les données de base commerciales, vous pouvez configurer et suivre les informations de relance d'un client.