Gestion de la comptabilité analytique dans SAP Business One

• Examinons un exemple de gestion :
• Supposons que vous implémentiez SAP Business One dans une entreprise avec trois services : ventes, support et développement.
• Naturellement, le service des ventes génère plus de chiffre d'affaires que les autres services. D'autre part, ils ont aussi beaucoup de dépenses: voyages, hôtel, dîner, conférences, publicité, bonus, etc.
• Le comptable de l'entreprise vous demande comment trouver les résultats de chaque service. Comment peuvent-ils émettre un compte de résultat pour un service ?

Avant d'aborder le processus de comptabilité analytique, examinons la terminologie pertinente telle qu'elle est définie dans SAP Business One.

• En plus de leur comptabilité courante, de nombreuses entreprises effectuent des analyses des dépenses et des produits qui mesurent la rentabilité de chacune de leurs activités commerciales ou de chacun de leurs services.
• À cette fin, vous définissez des unités de société pour chaque activité de gestion ou service. Il s'agit des centres de coûts utilisés pour consolider les charges et les produits résultant de l'activité en cours de l'entité organisationnelle spécifique.
• Une règle de répartition est une méthode de comptabilité analytique utilisée pour affecter les charges et produits directs et indirects à un ou plusieurs centres de coûts. Il contient des informations sur la part ou les montants fixes des charges ou des produits à imputer à chaque centre de coûts.
• Lorsque vous utilisez le processus de comptabilité analytique, les coûts soumis au grand livre sont automatiquement répartis entre les centres de coûts à l'aide des règles de répartition définies.
• La fonction de comptabilité analytique dans SAP Business One vous permet de définir des ensembles de centres de coûts et de règles de répartition. La génération d'états respectifs fournit des informations importantes relatives aux coûts. Le système collecte les données comptabilisées sur les comptes et les présente de différentes manières dans les états.

• Pour utiliser les fonctions de comptabilité analytique dans SAP Business One, vous devez définir les centres de profit ou les services de l'entreprise comme centres de coûts. Vous pouvez ensuite compiler un compte de résultat pour chaque centre de coûts dans chaque période.
• Dans notre exemple, OEC Computers a défini ses trois services : ventes, support et développement comme centres de coûts.
• Vous pouvez combiner vos centres de coûts en groupes à l'aide d'un code de tri.
• Sélectionnez Gestion financière  Comptabilité analytique  Centres de coûts pour définir et gérer les centres de coûts.
• Le système crée automatiquement un centre de coûts zéro (centre z) qui collecte les coûts et les produits qui ne peuvent pas être clairement répartis sur d'autres centres de coûts car les informations disponibles ne sont pas suffisantes. Le centre de coûts Center_z peut également enregistrer les coûts qui ne doivent pas être reportés dans la comptabilité analytique interne. Par exemple, si vous voulez afficher uniquement 80 % de vos frais de location comme coûts, vous pouvez affecter les 20 % restants à Center_z.

• Si vous voulez inclure automatiquement les coûts soumis au grand livre dans la comptabilité analytique, vous devez lier un compte à une règle de répartition dans le plan comptable.
• Vous pouvez uniquement lier des comptes avec le type de compte Ventes ou Dépenses dans le plan comptable.
• Les règles de répartition définissent la manière dont les coûts ou les produits comptabilisés pour un compte sont répartis sur les centres de coûts.
• Au quotidien, vous comptabilisez des écritures au journal ou des documents commerciaux sur un compte général lié à une règle de répartition.
• Lorsque vous créez un centre de coûts, le système crée automatiquement une règle de répartition du même nom. Cette règle (qui ne peut pas être modifiée) est configurée de sorte que le système comptabilise tous les coûts ou produits sur le centre de coûts pertinent. En d'autres termes, le système ne fractionne pas les montants. Vous pouvez utiliser ces règles de répartition pour les coûts et produits directs, que vous pouvez affecter de manière univoque et globale à un centre de coûts spécifique.
• Par exemple, dans OEC Computers, les frais liés aux voitures de fonction sont affectés directement au centre de coûts Ventes, car seuls les commerciaux ont des voitures de fonction.
• Après avoir lié le compte de frais de véhicule à la règle de répartition des ventes, chaque fois que vous émettez une dépense sur le compte de charges Voiture de fonction, le montant total est imputé directement au centre de coûts Ventes.

• Les coûts indirects et les produits ne sont pas imputés directement à un centre de coûts. À la place, vous les imputez à un ou plusieurs centres de coûts à l'aide d'une règle de répartition. Dans la règle de répartition, vous indiquez comment le montant doit être imputé entre les centres de coûts. Vous pouvez effectuer une affectation en fonction d'un pourcentage ou d'un ratio. Par exemple, vous pouvez répartir les coûts entre les centres de coûts en fonction de la taille des domaines de service. De même, vous pouvez répartir les avantages sociaux volontaires entre le nombre de salariés.
• Si vous ne pouvez pas définir l'imputation globale (car vous ne disposez pas d'informations suffisantes à ce moment-là), le système impute les coûts ou produits non affectés au centre de coûts Centre_z. Lorsque vous disposez des informations dont vous avez besoin, vous pouvez modifier la règle de répartition afin que le système corrige la répartition en conséquence.
• Sélectionnez Gestion financière  Comptabilité analytique  Règles de répartition pour définir et gérer les règles de répartition.

• Comme pour l'imputation directe des coûts et produits, liez les comptes pertinents à une règle de répartition indirecte dans le plan comptable.
• Comptabilisez une écriture au journal ou un document commercial sur un compte général lié à une règle de répartition.
• Dans notre exemple, chaque fois que vous émettez une dépense sur le compte de charges d'électricité, le montant sera automatiquement affecté aux différents services en fonction de la définition de la règle de répartition.

• Vous pouvez modifier l'ensemble de règles de répartition dans le compte général lorsque vous émettez un document commercial ou une écriture au journal manuelle.
• Pour les écritures au journal créées à partir de documents commerciaux et pour les écritures au journal manuelles, vous pouvez modifier la règle de répartition affectée à tout moment.
• Cette règle de répartition est prioritaire sur la règle définie dans le compte général et dans le document commercial.
• Dans l'écriture au journal, sélectionnez la ligne du compte général et utilisez la zone de règle de répartition dans la table ou dans le mode de traitement Développer.

• Lors de la comptabilisation d'une écriture au journal manuelle, vous avez la possibilité de définir une règle de répartition manuelle.
• Le montant que vous saisissez dans la ligne d'écriture au journal correspond au montant total à répartir.
• Dans la fenêtre Définir règle de répartition manuelle, sélectionnez les centres de coûts et répartissez le montant entre eux.
• Vous ne pourrez PAS utiliser cette règle de répartition manuelle dans de futures écritures au journal.
• Vous pouvez voir les montants de cette règle de répartition dans l' état de répartition et l' état de totalisation de la comptabilité analytique.

Parfois, des montants fixes doivent être imputés à des centres de coûts spécifiques. Par exemple, les commerciaux sont beaucoup sur le terrain, mais pas les salariés du support et du développement. Ainsi, la société souhaite affecter un montant fixe des charges de loyer mensuelles au service de support et au service de développement. Pour ce faire, dans la configuration de la règle de répartition, vous pouvez définir un montant fixe de 3 000 pour les centres de coûts Support et Développement.

Vous pouvez également inclure le centre de coûts Ventes sans valeur de coût pour absorber les écarts.

Remarque !

• Lors de l'émission des coûts, les montants fixes imputés resteront les mêmes. S'il existe un écart entre le montant total défini (6 000 dans notre exemple) et le montant des coûts soumis chaque mois, le reste des coûts sera soumis au centre de coûts sans valeur définie (le centre de coûts Ventes dans notre exemple).
• Si vous conservez uniquement les centres de coûts de support et de développement définis. Tout écart sera imputé au centre de coûts zéro (Centre_z).
• Cela fait référence aux deux cas, lorsque le montant des coûts est supérieur ou inférieur au montant total défini.

• Une fois que OEC Computers a configuré ses centres de coûts et ses règles de répartition, il peut afficher les imputations sous forme de tableau.
• Sélectionnez Gestion financière  Comptabilité analytique  Table des centres de coûts et des règles de répartition pour afficher les imputations pour les règles de répartition.
• Voici un exemple de la manière dont OEC Computers peut configurer ses règles de répartition pour répartir les coûts entre les centres de coûts de service appropriés.

Voici quelques points clés :

• Pour utiliser les fonctions de comptabilité analytique, vous devez définir les centres de profit ou les services de l'entreprise comme centres de coûts.
• Lorsque vous créez un centre de coûts, le système crée automatiquement une règle de répartition du même nom. Cette règle est configurée de sorte que le système comptabilise tous les coûts ou produits sur le centre de coûts pertinent.
• Les coûts indirects et les produits ne sont pas imputés directement à un centre de coûts. Au lieu de cela, vous les imputez à un ou plusieurs centres de coûts à l'aide d'une règle de répartition indirecte. Dans la règle de répartition, vous indiquez comment le montant doit être réparti entre les centres de coûts.
• Pour inclure automatiquement les coûts du grand livre dans la comptabilité analytique, liez une règle de répartition aux comptes du plan comptable.
• Chaque fois que vous émettez un montant pour ces comptes, le montant sera automatiquement affecté aux différents services en fonction de la définition de la règle de répartition.
• Vous pouvez modifier l'ensemble de règles de répartition dans le compte général lorsque vous émettez un document commercial ou une écriture au journal manuelle.
• Pour les écritures au journal créées à partir de documents commerciaux et pour les écritures au journal manuelles, vous pouvez modifier la règle de répartition affectée à tout moment.
• Cette règle de répartition est prioritaire sur la règle définie dans le compte général et dans le document commercial.

• OEC Computers utilise l'option de comptabilité analytique dans SAP Business One. Dans le passé, ils définissaient leurs trois services : les ventes, le support et le développement comme centres de coûts.
• À présent, tout en discutant des produits vendus par OEC Computers, le PDG vous dit qu'il souhaite analyser les produits et les charges selon les deux secteurs d'activité qu'il exécute : le matériel et les applications.
• Ils veulent voir les résultats de chaque ligne de produits, mais le comptable prétend qu'une meilleure vue d'analyse dépendra des services. Il s'agit des ventes, du support et du développement.
• Ils souhaitent générer l'état de synthèse de la comptabilité analytique par service (ventes, support et développement) et par secteur d'activité.
• Vous leur dites qu'ils peuvent analyser les mêmes données selon les services de l'entreprise et également par secteur d'activité.

• Plusieurs dimensions permettent de générer jusqu'à cinq vues différentes sur les mêmes données.
• Cette option n'apparaît qu'une fois que la case Utiliser axes analytiques multiples est cochée dans l'onglet Comptabilité analytique de la fenêtre Options générales sous Administration → Initialisation système → Options générales.
• Pour définir des dimensions, sélectionnez Gestion financière → Comptabilité analytique → Dimensions.
• Dans notre exemple, vous pouvez définir les services de l'entreprise comme dimension 1 et les secteurs d'activité comme dimension 2.
• Pour chaque dimension, créez des centres de coûts et des règles de répartition qui correspondront à vos besoins de reporting. Notez que chaque centre de coûts et règle de répartition appartient à une seule dimension.
• Lors de l'édition des différents états, sélectionnez la dimension pertinente.

Examinons le coût de l'électricité de l'entreprise :

• Dans la fenêtre Plan comptable, liez le compte des coûts de l'électricité aux 2 dimensions : Services et secteurs d'activité.
• Pour chaque dimension, définissez la règle de répartition pertinente. Dans la dimension Services, c'est la règle indirecte qui répartit les coûts en fonction de la taille des domaines de service. Dans l'axe analytique Secteur d'activité, les coûts seront répartis entre le nombre de salariés dans chaque centre de coûts.
• Dans le travail quotidien, chaque fois que vous émettez une dépense sur le compte de charges d'électricité, le montant sera automatiquement affecté aux différents services en fonction de la règle de répartition définie dans la dimension 1. Et en parallèle, le même montant sera affecté en fonction du nombre de salariés travaillant pour chaque secteur d'activité tel que défini dans la dimension 2.
• Vous pouvez ensuite exécuter les différents états et comparer l'analyse des coûts et produits par service et par secteur d'activité.

• Dans la fenêtre Options générales - onglet Comptabilité analytique, vous pouvez définir l'affichage des règles de répartition dans les documents commerciaux et les écritures au journal. Choisissez d'afficher les règles de répartition de plusieurs dimensions dans une colonne, séparées par un point-virgule (;), ou d'afficher toutes les dimensions actives dans des colonnes distinctes. Pour plus d'informations sur ces deux options, voir l'aide en ligne.
• Vous pouvez modifier le statut de la case d'option à tout moment. La modification affecte uniquement le mode d'affichage des règles de répartition ; elle n'affecte pas la base de données.

• Vous pouvez générer des états standard pour une dimension et une règle de répartition spécifiques, par exemple Compte de résultat, Balance générale et État budgétaire.
• Sélectionnez Gestion financière  Comptabilité analytique pour exécuter des états spécifiques de la comptabilité analytique :
  • État de centre de coûts pour afficher une synthèse des coûts et produits comptabilisés.
  • État de répartition pour obtenir une image des frais généraux comptabilisés par des transactions spécifiques et des montants répartis dans chaque centre de coûts.
  • État de totalisation de la comptabilité analytique qui inclut les pièces préenregistrées et utilise les hiérarchies pour la structure d'état souhaitée.

Notez que vous pouvez également exécuter ces rapports en fonction d'un projet financier sélectionné.

• Utilisez la hiérarchie de centres de coûts pour définir des modèles d'état de comptabilité analytique en fonction des besoins de l'entreprise.
• Vous pouvez ensuite utiliser ces modèles dans différents états.
• Le modèle permet de regrouper les données de différentes manières. En fonction de la manière dont les données sont regroupées, la direction obtient une meilleure vue des performances des différentes parties de l'organisation.
• Chaque hiérarchie est directement liée à une dimension (si des dimensions sont utilisées dans l'entreprise).
• Pour chaque dimension, plusieurs modèles peuvent être créés.
• Vous pouvez définir des hiérarchies avec jusqu'à trois niveaux.
• Les centres de coûts peuvent uniquement être attachés aux nœuds les plus bas de la hiérarchie.
• Vous pouvez également utiliser des formules pour agréger différents centres de coûts.
• Dans l'exemple présenté, pour la dimension Services, les centres de coûts Ventes et Support sont regroupés sous le titre de texte Service client et additionnés à l'aide de l'option Sous-total.
• Sélectionnez Gestion financière → Comptabilité analytique → Hiérarchie des centres de coûts pour définir et afficher les modèles d'état de comptabilité analytique.

Voici quelques points clés :

• Plusieurs dimensions permettent de générer jusqu'à cinq vues différentes sur les mêmes données. Cette option n'apparaît qu'une fois que la case est cochée dans l'onglet Comptabilité analytique de la fenêtre Options générales.
• Pour chaque dimension, créez des centres de coûts et des règles de répartition qui correspondront à vos besoins de reporting.
• Dans la fenêtre Plan comptable, liez les comptes pertinents aux dimensions. Pour chaque dimension, définissez la règle de répartition pertinente.
• Dans le travail quotidien, chaque fois que vous émettez un montant pour le compte de dépenses ou de ventes, le même montant sera automatiquement affecté aux dimensions et à leurs règles de répartition en parallèle.
• Vous pouvez définir l'affichage des règles de répartition dans les documents commerciaux et les écritures au journal.
• Lors de l'édition des différents états, sélectionnez la dimension souhaitée.