Gestion du lettrage

Nous présenterons le sujet sur le lettrage en examinant le processus de rapprochement des données de base d'un partenaire.

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client, OEC Computers.

Marie, la comptable d'OEC Computers, vous demande plus d'informations sur le processus de lettrage. Elle se souvient que vous l'avez dit précédemment, entre autres processus, qu'il s'agit de la clôture de période.

Marie est heureuse d'apprendre que la plupart des lettrages sont effectués automatiquement par SAP Business One. Il s'agit des lettrages système.

Les rapprochements système automatiques peuvent être complets ou partiels.

Vous donnez à Marie deux exemples de rapprochements automatiques complets :

• Tout d'abord, dans les comptes Fiche partenaire, lorsqu'un encaissement est basé sur une facture client (ou un avoir sur une facture client).
• Ensuite, dans le rapprochement des comptes généraux, lorsque vous déposez un chèque reçu par un encaissement.

Vous indiquez à Marie que SAP Business One effectue également des rapprochements système partiels si, par exemple, un client paie partiellement une facture client.

Cependant, dans certains cas, Marie effectuera elle-même des lettrages : il s'agit des lettrages utilisateur.

Par exemple, lorsque OEC Computers paie un fournisseur à l'avance et reçoit la facture fournisseur ultérieurement, Marie devra rapprocher en interne les données de base du fournisseur et faire correspondre le paiement avec les transactions Facture fournisseur.

Marie peut effectuer un lettrage utilisateur à l'aide de l'un des trois types de rapprochement suivants :

• Manuel
• Automatique
• Semi-automatique

Tout comme pour les lettrages système, les rapprochements utilisateur peuvent être complets ou partiels.

Examinons le cas où OEC Computers paie un fournisseur à l'avance et reçoit la facture fournisseur ultérieurement.

Lorsque Marie examine la situation du compte du fournisseur, celle-ci reflète les transactions Décaissement anticipé et Facture fournisseur.

Pourquoi est-il important pour Marie de rapprocher les données de base fournisseur en interne ?

En effet, si le rapprochement n'est pas effectué, la facture fournisseur apparaît comme en cours lors de la création d'un décaissement pour le fournisseur.

Une autre raison est l'incidence sur les états, tels que la structure d'âge et les créances douteuses. La facture fournisseur apparaît comme en cours dans ces rapports si Marie ne la rapproche pas avec la transaction Décaissement.

Nous commençons par le rapprochement des systèmes qui a lieu au quotidien.

Le terme Lettrage fait référence à la comparaison et au rapprochement des postes créditeurs non soldés avec les postes débiteurs non soldés au sein d'un compte (donc interne). Cela est nécessaire pour les comptes pour lesquels un processus de gestion n'est pas considéré comme entièrement terminé tant que chaque montant au crédit n'a pas un montant au débit correspondant :

• Pour les comptes clients, une créance (débit) doit être suivie d'un encaissement (crédit).
• Pour les comptes fournisseurs, une dette (crédit) doit être suivie d'un décaissement (débit).

Parlons d'abord du rapprochement système.

Le rapprochement système a lieu automatiquement. Examinons quelques exemples :

Lorsque vous appliquez un paiement à une facture, créez un avoir pour une facture ou annulez un document, l'écriture au journal d'origine est rapprochée de l'annulation.

Lorsque vous déposez un chèque, l'écriture au journal de paiement est rapprochée avec les remises en banque pour la ligne du compte de compensation.

Cela signifie que, pour la plupart, vous n'avez pas besoin de gérer et d'effectuer des lettrages dans le système.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, le système peut rapprocher les transactions entièrement ou partiellement.

Nous allons jeter un coup d'œil à chacun.

Le système tente d'effectuer automatiquement un rapprochement complet lorsque vous comptabilisez un paiement pour un client ou un fournisseur.

Le système met en correspondance la ligne de gestion dans l'écriture au journal du paiement avec la ou les factures que vous avez sélectionnées et clôture les transactions.

Il clôturera également tous les avoirs sélectionnés et les autres transactions qui ont été sélectionnées dans le paiement.

Dans le graphique, nous montrons comment se produit le rapprochement système complet avec un décaissement vers un fournisseur. Sur la gauche, nous affichons la facture fournisseur avec son écriture au journal. Sur la droite, nous voyons le décaissement pour la facture. Lorsque la facture est payée, le système effectue automatiquement un lettrage dans la fiche fournisseur.

Dans cet exemple, nous ne montrons qu'une seule facture, mais le paiement aurait pu payer au moins 2 factures et le rapprochement automatique aurait tout de même été effectué.

Pour les paiements effectués à l'aide de l' assistant de paiement ou du traitement de l'extrait de compte, le système propose automatiquement (et parfois met automatiquement en correspondance) les paiements avec des factures ou des avoirs en fonction de critères que vous fournissez, tels que la date d'échéance et le montant.

Il est également possible de rapprocher partiellement les transactions lors de l'émission d'encaissements ou de décaissements.

Le rapprochement partiel est effectué lorsqu'un montant de paiement ne correspond pas au montant des transactions sélectionnées.

Par exemple, un client peut payer un montant partiel dû. Lorsqu'un paiement partiel est effectué, le système ajuste le solde dû de manière appropriée et rapproche partiellement la facture.

Lorsque le solde restant de la facture est payé, la facture est entièrement rapprochée et le solde dû devient nul.

SAP Business One rapproche automatiquement les comptes transitoires suivants :

• Compte de dotation, Compte de compensation des charges et Compte de stock en transit.
• Le compte de stock de l'en-cours de fabrication.
• Dans certaines localisations, le compte d'impôts différés (pertinent pour l'Autriche, le Costa Rica, la France, le Guatemala, l'Italie, le Mexique, l'Afrique du Sud et l'Espagne)
• Le compte provisoire pour les acomptes et le compte d'attente pour les acomptes.

Examinons l'exemple de compte d'imputation :

Si votre entreprise utilise le système d'inventaire permanent, vous rapprochez généralement le compte Affectation. N'oubliez pas qu'un compte d'imputation est crédité lorsque vous émettez une réception sur commande d'achat et débité dans une facture fournisseur. Le système effectue ce rapprochement pour vous dans ce compte transitoire.

Ensuite, présentons comment l'utilisateur peut gérer le processus de rapprochement.

Examinons les circonstances dans lesquelles vous effectueriez un lettrage utilisateur :

Un client vous paie, mais vous oubliez de sélectionner la facture lors du traitement du paiement. Dans ce cas, un paiement est effectué sur le compte plutôt que sur une facture particulière.

Si le paiement a été comptabilisé comme paiement d'avances, car aucune facture n'a été sélectionnée, le paiement et les factures restent non soldés (et donc non rapprochés).

Autre exemple de paiement d'avances : vous avez l'accord d'un client pour payer un montant défini chaque mois, quel que soit le montant réel de la facture. De nouveau, comme aucune facture n'est sélectionnée, les factures ne sont pas rapprochées.

Dans ces cas, vous devez rapprocher le compte partenaire avec la fonction Rapprochement - en tant que lettrage utilisateur.

Pour effectuer un lettrage pour un partenaire, sélectionnez l'option Rapprochement sous le domaine Lettrage du module Partenaires.

Vous pouvez également effectuer un lettrage utilisateur dans un compte général. Par exemple, dans des scénarios spéciaux de soldes initiaux et lors de l'utilisation de comptes de report. La fenêtre Rapprochement pour les comptes généraux se trouve sous la zone Lettrage dans le module Comptabilité financière.

Vous pouvez effectuer le rapprochement utilisateur à l'aide de l'un des trois types de rapprochement : manuel, automatique et semi-automatique.

L'option Manuel est utile lorsque vous travaillez avec un petit nombre de transactions ou lorsque des rapprochements partiels sont requis ou lorsque des transactions sont comptabilisées pour plusieurs partenaires.

Le rapprochement automatique permet de rapprocher un grand nombre de transactions ou une série de partenaires en fonction de paramètres et de priorités définis par l'utilisateur.

La méthode semi-automatique permet de rapprocher manuellement les transactions, sur la base des recommandations fournies par SAP Business One.

L'option Plusieurs partenaires s'affiche uniquement lorsque le type de rapprochement Manuel est sélectionné. Cette option permet de rapprocher les transactions de plusieurs partenaires.

Par exemple, dans certaines localisations, si un partenaire spécifique est un client ainsi qu'un fournisseur et qu'il possède donc deux fiches partenaire, vous pouvez rapprocher les transactions créées par rapport aux deux fiches partenaire.

Il est possible de rapprocher plusieurs partenaires entre eux.

L'un des scénarios courants de rapprochement de plusieurs partenaires est celui d'un client et d'un fournisseur liés. Dans ce scénario, un fournisseur est également un client de l'entreprise. Dans ce cas, l'entreprise souhaite faire correspondre la dette du fournisseur avec le solde en cours du client.

Lorsque vous cochez la case Prendre en compte partenaires liés et que vous sélectionnez le partenaire, le système ajoute automatiquement le partenaire lié à la fenêtre des critères de sélection. Dans l'image, vous pouvez voir la fenêtre Lettrage partenaire - Critères de sélection et la case Tenir compte des partenaires liés est cochée. Dans la table, les enregistrements de Maxi teq le client et le fournisseur Maxi teq lié sont sélectionnés. Une fois que vous avez sélectionné Rapprocher, les factures client en cours et les factures fournisseur sont affichées. Il est désormais possible de rapprocher le solde dû des factures fournisseur des factures client. Reportez-vous au cours Clients et groupes de clients pour apprendre à connecter un client à un fournisseur.

Notez que vous pouvez également rapprocher plusieurs partenaires qui ne sont pas liés. Il vous suffit de sélectionner les partenaires pertinents dans la table de la fenêtre des critères de sélection.

Tout rapprochement entre deux ou plusieurs partenaires (connectés et non connectés) génère une écriture au journal automatique.

L'écriture au journal équilibre l'enregistrement des partenaires.

L'image affiche l'écriture au journal créée lors du rapprochement de la facture client avec la facture fournisseur.

Il s'agit d'un exemple simple dans lequel les montants rapprochés sont égaux. Le client est crédité et le fournisseur est débité.

Un lettrage est effectué dans une devise : la devise du compte.

Cela est pertinent pour le rapprochement système et utilisateur et pour les partenaires ainsi que pour les comptes généraux.

Si la devise du partenaire indiqué est définie sur la devise interne ou toutes les devises, la devise de rapprochement est la devise interne. Si une des devises étrangères a été indiquée pour le partenaire, la devise de rapprochement est cette devise étrangère.

Dans l'exemple présenté, la devise interne de la société est la livre sterling et Maxi-Teq est un client local avec la livre sterling définie comme devise du partenaire. Par conséquent, la devise de rapprochement est la devise interne qui est la livre sterling.

Il existe deux types de transactions de rapprochement :

• Différence de change : cette écriture au journal est créée automatiquement lors du rapprochement des transactions dans une devise étrangère, où le montant en devise interne diffère entre les transactions rapprochées, en raison des différents cours de change de la devise étrangère. Par exemple, un paiement est émis un mois après la facture.
• Différence de taux de conversion : cette écriture au journal est automatiquement créée lorsque la devise système est différente de la devise interne et que la devise système diffère entre les transactions rapprochées.

Le système affecte un numéro de rapprochement unique à chaque lettrage utilisateur terminé (manuel, automatique ou semi-automatique).

Le système sauvegarde et affecte également un numéro unique aux rapprochements système, par exemple, les rapprochements pendant le traitement des paiements.

La fonction Gérer les rapprochements précédents vous permet de vérifier ou d'annuler un lettrage utilisateur.

Cette fonction ne vous permet pas de contre-passer des écritures de rapprochement. Les écritures existent toujours même si le rapprochement a été annulé. Si vous voulez contre-passer ces écritures, vous devez les contre-passer dans le grand livre de la manière habituelle en sélectionnant Données  Annuler dans l'affichage des écritures au journal.

Pour annuler des rapprochements utilisateur pour des partenaires ou des comptes généraux, sélectionnez l'option Gérer les rapprochements précédents sous la zone Lettrages du module Partenaires ou Comptabilité financière.

Voici quelques points à retenir :

• Le terme Lettrage fait référence à la comparaison et au rapprochement des postes créditeurs non soldés avec les postes débiteurs non soldés en interne au sein d'un compte.
• Pour les comptes fournisseurs, un passif (crédit) est rapproché avec un décaissement (débit). Pour les comptes clients, une créance (débit) est rapprochée d'un encaissement (crédit).
• Le lettrage peut être un rapprochement système ou un lettrage utilisateur.
• Il existe deux statuts pour le rapprochement système et le rapprochement utilisateur : complet et partiel.
• Il existe trois types de lettrage utilisateur : manuel, automatique et semi-automatique. Le type manuel inclut une option permettant de rapprocher plusieurs partenaires les uns avec les autres.
• Un lettrage est effectué dans une devise. Il peut s'agir d'une devise interne ou d'une devise étrangère. La devise interne est utilisée si le compte partenaire est défini comme devise interne ou sur toutes les devises. Si le partenaire est défini sur une devise étrangère, cette devise est utilisée pour le rapprochement.
• SAP Business One peut gérer la comptabilité dans deux devises parallèles : la devise interne et la devise système.
• Tous les lettrages, qu'ils soient système ou utilisateur, doivent s'équilibrer à la fois dans la devise interne et dans la devise système.
• Le système affecte un numéro de rapprochement unique à chaque lettrage pour les lettrages système et les lettrages utilisateur.
• La fonction Gérer les rapprochements précédents vous permet de vérifier ou d'annuler un lettrage utilisateur.