Traitement des paiements

Examinons d'abord un processus de paiement manuel type :

Les clients paient leurs dettes, c'est-à-dire les factures client en cours, conformément aux conditions de paiement convenues : Base de paiement, Versements, Net à 30 ans, etc.

Dans notre exemple, Marie, la comptable d'OEC Computers, traite les encaissements tous les après-midi.

Elle consulte le compte bancaire de la société en ligne pour voir les encaissements reçus des clients par virement bancaire.

Dans SAP Business One, elle vérifie les comptes de carte de crédit (Visa et Master Card) pour voir le montant des encaissements par carte de crédit émis dans le point de vente et dans le centre de service client pendant la journée.

Marie saisit ensuite un dépôt de carte de crédit dans SAP Business One pour enregistrer les paiements Visa et Master Card transférés sur le compte bancaire de la société.

Notez que dans cet exemple, nous nous concentrons sur le processus des paiements manuels.

N'oubliez pas que vous disposez également des options Assistant de paiement et Traitement des extraits de compte, qui vous permettent de créer des encaissements et des décaissements automatiquement et semi-automatiquement.

Ajustez le scénario de paiement approprié aux besoins et à la localisation du client en fonction des décisions prises avec le comptable du client.

• Il existe quatre moyens de paiement pour les encaissements. Nous allons d'abord examiner les trois moyens de paiement qui ont généralement un processus en deux étapes: l'argent comptant, le chèque et la carte de crédit.
• Indépendamment de la méthode de paiement, lorsque vous émettez un encaissement complet, la facture en cours sur le compte client est clôturée.
• Les paiements en espèces, par chèque et par carte de crédit sont comptabilisés sur un compte de compensation ou un compte temporaire.
• Notez que le terme "rapprochement" est utilisé dans la localisation pour les États-Unis. Dans d'autres localisations, le terme peut être : "Compte temporaire" ou "Compte d'attente". Les comptes d'attente doivent être prédéfinis lors de la configuration.
• Dans l'exemple illustré, nous voyons un encaissement à gauche pour 105 qui génère l'écriture au journal automatique suivante :
  • Débit sur un compte de compensation - avoir en caisse/carte de crédit/chèques reçus.
  • Crédit sur le compte client.
  • Des outils externes tels que le système de point de vente et l'autorisation des transactions par carte de crédit peuvent être intégrés au processus standard.
• Le système récupère les comptes de caisse et de chèques reçus à partir de la fenêtre Liens comptables.
• Le compte de carte de crédit est extrait de la zone Compte général dans la fenêtre de définition des cartes de crédit sous la configuration bancaire dans le module Administration.
• Sur la droite, nous voyons la deuxième écriture d'une pièce de remise en banque utilisée pour transférer les fonds du compte de compensation vers le compte banque société et rapprocher le compte d'attente.

Une autre option pour les moyens de paiement est le virement bancaire.

Lorsqu'un client effectue un paiement par virement bancaire, cela signifie que la transaction n'implique PAS de compte d'attente. Le client transfère le paiement directement à votre banque société.

On voit ici le débit sur le compte banque société et le crédit sur le compte client.

Dans la zone centrale, vous sélectionnez les transactions en cours pour le paiement dans la table à l'aide de la case à cocher dans la colonne Sélectionné.

Le système vous propose des outils pour identifier rapidement la nature des documents affichés et faciliter votre sélection.

Un astérisque (*) après la date de facture indique que la facture est actuellement échue. Autrement dit, la date d'échéance de la facture est antérieure ou identique à la date du jour.

Le pourcentage d'escompte affiche le taux d'escompte défini pour le partenaire en fonction de la date d'encaissement et de la date de la facture. Vous pouvez la modifier si nécessaire.

La colonne Paiement total affiche le montant impayé sur une facture. Le système propose le solde dû comme montant à payer. Modifiez ce montant si le paiement concerne uniquement une partie du montant de la facture.

La colonne Type de pièce indique l'origine de chaque ligne. Par exemple, IN pour facture, CN pour avoir et JE pour écriture au journal.

À l'aide des Options formulaire, vous pouvez choisir d'afficher le code Numéro de référence du partenaire dans la table. Cela vous permet de baser le paiement sur le numéro de facture du fournisseur plutôt que sur votre propre numéro de pièce interne lorsque vous émettez un décaissement.

Vous pouvez choisir d'afficher toutes les transactions dans la table ou de limiter l'affichage aux factures et aux avoirs. L'option permettant d'afficher toutes les transactions par défaut se trouve dans les options du document pour les encaissements et les décaissements.

Si vous voulez documenter un paiement qui n'est pas basé sur une facture. Par exemple, pour un paiement anticipé, sélectionnez l'option Paiement d'avances.

Dans l'exemple présenté, le montant total dû inclut le paiement d'avances et le montant total du paiement des transactions en cours du tableau.

Après avoir déterminé le montant du paiement, vous devez indiquer la méthode de paiement. Vous pouvez sélectionner l'un des moyens de paiement suivants : Chèque, Virement, Carte de crédit ou Espèces.

Dans certains pays, vous pouvez également utiliser le moyen de paiement Effet de commerce.

Cliquez sur l'icône Méthodes de paiement pour ouvrir la fenêtre Méthodes de paiement.

Dans la plupart des cas, le payeur paie le montant en totalité à l'aide d'un seul moyen de paiement. Cependant, il est possible de fractionner le montant entre plusieurs moyens de paiement. Le système reprend les détails des moyens de paiement pour les encaissements de la fiche client.

Lorsque vous comptabilisez un paiement, le système rapproche le paiement avec les factures sélectionnées et clôture les transactions. Si le paiement a été comptabilisé comme paiement d'avances, les factures et le paiement restent ouverts. Si un paiement partiel a été effectué, le système ajuste le solde dû en conséquence.

Si vous prélevez de l'argent dans votre caisse ou des chèques de votre tiroir-caisse et que vous les apportez à votre banque, vous pouvez utiliser la transaction Remise en banque pour enregistrer ce transfert.

Ce graphique illustre le processus de paiement comptant. L'encaissement crédite le compte client et débite le compte de caisse. Lorsque le dépôt est effectué, le dépôt en espèces est crédité et le compte bancaire est débité.

Une remise de chèques est similaire.

L'encaissement crédite le compte client et débite le compte des chèques reçus. Lorsque la remise est effectuée, le compte des chèques reçus est crédité et le compte bancaire est débité.

SAP Business One prend en charge différents scénarios d'annulation de paiements, de remises en banque et de chèques.

Par exemple :

• Si vous saisissez un paiement ou une remise en banque erroné(e),
• Dans les cas où un paiement est annulé, ou
• Si vous devez annuler un paiement ou une remise en banque après que le chèque lié à un paiement a déjà été remis en banque.
• Notez que vous pouvez annuler un chèque remis en banque à partir d'une remise en banque avec plusieurs chèques.

Pour en savoir plus sur l'annulation des paiements, des remises en banque et des chèques, voir l'aide en ligne.

L'utilisation des décaissements est similaire aux encaissements, sauf que vous payez de l'argent au lieu de recevoir de l'argent.

Lorsque vous créez un décaissement :

• Il y a un débit sur le compte fournisseur,
• Et un crédit sur le compte bancaire

Contrairement aux encaissements, le processus de décaissements manuels n'implique généralement pas de comptes de compensation ou temporaires pour les cartes de crédit, les chèques et les virements bancaires. Au lieu de cela, l'écriture au crédit est effectuée directement sur le compte bancaire.

Si vous souhaitez utiliser un compte d'attente ou un compte temporaire, un compte transitoire peut être inséré manuellement dans la zone Compte général de la fenêtre Méthodes de paiement. Ensuite, lorsque le paiement est réduit de la banque, une entrée manuelle doit être créée pour débiter le compte transitoire et créditer le compte bancaire.

En outre, l'assistant de paiement peut être utilisé pour générer automatiquement des paiements pour un compte d'attente si vous en définissez un dans la fenêtre Comptes banque société - Définition. Reportez-vous au cours Assistant de paiement pour en savoir plus sur ce processus.

Si vous voulez que le système utilise automatiquement les comptes de compensation, vous pouvez utiliser le traitement de l'extrait de compte. Cette fonctionnalité peut être configurée pour comptabiliser automatiquement le transfert entre le compte de compensation et le compte bancaire.

Voici quelques points à retenir :

• Dans les encaissements impliquant des espèces, des chèques et des cartes de crédit, les paiements sont généralement comptabilisés sur un compte de compensation ou un compte temporaire.
• Un document de remise en banque doit être traité afin de transférer les fonds du compte d'attente vers le compte banque société et de rapprocher le compte d'attente.
• Lorsqu'un client règle à l'aide du moyen de paiement Virement bancaire, la transaction n'implique pas de compte d'attente. Le client transfère le paiement directement à votre banque société.
• Dans une pièce de paiement, un astérisque (*) après la date de la facture indique que la facture est actuellement échue. Autrement dit, la date d'échéance de la facture est antérieure ou identique à la date du jour.
• Dans les décaissements, le processus n'implique généralement pas de rapprochement ou de comptes temporaires. Au lieu de cela, l'écriture au crédit est effectuée directement sur le compte bancaire.
• Si vous souhaitez utiliser un compte de compensation ou un compte temporaire dans les décaissements, vous pouvez le faire de trois façons. Vous pouvez insérer manuellement un compte transitoire dans la zone Compte général de la fenêtre Méthodes de paiement. Vous pouvez utiliser l'assistant de paiement pour générer automatiquement des paiements pour un compte d'attente. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Traitement de l'extrait de compte. 

• Marie, la comptable d'OEC Computers, souhaite optimiser le processus de création des paiements des clients et des fournisseurs. Marie souhaite créer des paiements mensuels dans un lot.
• Vous présentez à Marie l'assistant de paiement et lui montrez les options nécessaires pour exécuter l'outil.

L' assistant de paiement vous permet de créer des décaissements et des encaissements par lots pour les virements bancaires, les chèques et les effets de commerce. Les paiements sont créés en fonction de vos critères de sélection et de vos modes de paiement.

L'assistant de paiement crée :

• Encaissements par virement et
• Décaissements par chèques et virements bancaires

L'assistant de paiement s'exécute sur les documents et transactions fournisseur et client qui ne sont pas entièrement payés, crédités ou rapprochés. Les cycles couvrent également les paiements d'avances qui ne sont pas affectés ou rapprochés à des transactions spécifiques.

Si les paiements créés sont des paiements par virement bancaire ou par prélèvement automatique, l' assistant de paiement crée des fichiers de paiement au format spécifique au pays approprié.

Il existe également une option pour émettre un cycle d'ordres de paiement qui crée un fichier bancaire, ne crée aucune écriture au journal et laisse les factures en cours. Les factures seront clôturées après avoir reçu la confirmation de la banque.

Cette fonctionnalité est prise en charge par 2 rapports :

• État des ordres de paiement par partenaire et
• Rapport des ordres de paiement par cycle de paiement

Dans l' assistant de paiement, les paiements sont créés en fonction de vos critères de sélection et de vos modes de paiement.

Ce graphique présente les étapes de l'assistant de paiement.

Tout d'abord, chaque cycle de l'assistant de paiement est identifié par un nom de cycle de paiement et la date du cycle de paiement.

Vous indiquez ensuite plusieurs critères de sélection comme suit :

• Paramètres généraux, tels que la date du prochain cycle de paiement planifié, le type (décaissement ou encaissement), les moyens de paiement (chèque ou virement bancaire) et la série de documents utilisée pour créer les documents de paiement.
• Partenaires pour lesquels le système contrôle les factures échues. Y compris les critères de sélection étendus.
• Critères de sélection pour les documents inclus par le système, tels que les plages de dates.
• Enfin, les modes de paiement à utiliser dans le cycle de paiement.

En fonction de ces critères de sélection, le système crée un état de recommandation ou une liste de paiements suggérés :

• Vous pouvez accepter ou refuser les recommandations.
• À l'aide du bouton Ajouter ligne manuelle, vous pouvez créer une pièce de paiement ou une ligne d'ordre de paiement entre un compte banque société et un partenaire ou un compte cible sans faire référence à des documents dans SAP Business One.
• Le bouton Transactions non incluses crée une liste de tous les postes non soldés qui n'ont pas pu être inclus dans le cycle de paiement.

À l'étape Options de sauvegarde, vous pouvez :

• Sauvegardez les critères de sélection sans l'état de recommandation. Cette option ne réserve pas les transactions en cours sélectionnées pour ce cycle de paiement. Vous pouvez toujours rapprocher les transactions à l'aide des documents d'encaissement ou de décaissement ou à l'aide d'un nouveau cycle de paiement.
• La deuxième option consiste à sauvegarder les recommandations et à poursuivre à une date ultérieure. Cela réserve les transactions en cours sélectionnées pour ce cycle de paiement uniquement, ce qui signifie que les transactions en cours sauvegardées par cette option ne peuvent pas être rapprochées à l'aide des documents d'encaissement ou de décaissement ou d'un nouveau cycle de paiement. Pour supprimer un cycle de paiement recommandé, dans la première étape de l'assistant de paiement, sélectionnez le cycle de paiement, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Annuler.
• Il existe également une option pour émettre un cycle d'ordres de paiement qui crée un fichier bancaire, ne crée aucune écriture au journal et laisse les factures en cours. Les factures seront clôturées après avoir reçu la confirmation de la banque. Lorsque vous obtenez la confirmation de la banque, vous pouvez charger le cycle de paiement sauvegardé, exécuter les paiements et clôturer les factures.
• La quatrième option, Exécuter le cycle de paiement, exécute simplement les paiements.
• Et la dernière option : Exécuter le cycle de paiement sur le serveur, permet à l'utilisateur de définir une heure planifiée (retardée) pour l'exécution.

Lorsque vous exécutez les paiements, le système crée automatiquement les pièces de paiement pour les recommandations que vous avez acceptées.

Un paiement consolide généralement les factures d'un partenaire, sauf indication contraire dans la fiche partenaire. Par exemple, vous pouvez sélectionner un paiement unique pour créer un paiement pour chaque facture de ce partenaire.

Si les paiements créés sont des paiements par virement ou par prélèvement automatique, l' assistant de paiement peut créer le fichier de paiement au format spécifique du pays à envoyer à la banque de la société. Pour créer ou adapter des formats de fichiers, utilisez Electronic File Manager (EFM). Cet add-on SAP Business One est un outil graphique qui vous permet de définir et de modifier les formats de fichiers bancaires.

Si les paiements créés sont des paiements par chèque, ils peuvent être imprimés directement à partir du système. Une fois les chèques imprimés, le système affecte les numéros de chèques. Une fois le processus terminé, utilisez l'option Confirmation du numéro de chèque dans le module Opérations bancaires pour confirmer les numéros affectés.

Il est très important de définir des modes de paiement lors de la configuration bancaire dans le module Administration. Ces données sont utilisées par défaut dans chaque cycle de paiement.

Le mode de paiement vous permet de piloter l'ensemble du processus de paiement.

Dans la définition d'un mode de paiement, vous définissez les éléments suivants :

• Tout d'abord, le type de paiement et les moyens de paiement : pour les décaissements : chèque ou virement bancaire, pour l'encaissement : seul le virement bancaire.
• Ensuite, la banque société et le compte bancaire qui doivent généralement recevoir ou émettre le paiement effectué avec ce mode de paiement. Si la société travaille avec une banque société supplémentaire, définissez un mode de paiement pour chaque banque ou agence.
• Troisièmement, les contrôles de validation que le système doit exécuter avant d'utiliser ce mode de paiement, ainsi que les restrictions de montant.
• Enfin, les écritures relatives aux comptes transitoires généraux.
• Remarque ! Vous pouvez définir un mode de paiement comme inactif en décochant la case Actif. Cette méthode ne sera pas incluse dans le cycle de paiement.

• Tous les modes d'encaissement/décaissement définis dans SAP Business One apparaissent dans les fiches des partenaires, sous l'onglet Cycle de paiement.
• Pour indiquer les modes de paiement que vous voulez utiliser avec chaque partenaire, cochez la case Inclure pour le mode de paiement préféré.
  • Notez que vous devrez peut-être faire défiler vers la droite pour afficher la colonne Inclure.
• Vous pouvez définir un mode de paiement par défaut qui sera affecté automatiquement aux nouveaux partenaires dans l'onglet Partenaire dans Options générales.
• Dans la fiche, vous pouvez également définir un mode comme mode de paiement par défaut à utiliser dans tous les documents pour ce partenaire.
• À partir des modes de paiement inclus dans les fiches partenaires, le système en sélectionne un automatiquement, en fonction des options définies dans le cycle de paiement. Si vous voulez utiliser un mode de paiement spécifique pour une facture donnée, vous pouvez également saisir directement le mode de paiement dans la facture elle-même.
• Remarque ! Pour utiliser l'assistant de paiement, assurez-vous d'avoir également configuré les banques et les comptes banque société :
  • Vous pouvez définir les banques avec lesquelles votre société travaille dans la zone de configuration bancaire du module Administration.
  • Vous pouvez définir plusieurs succursales ou comptes comme banques société dans SAP Business One. Cette opération s'effectue dans la fenêtre Comptes banque société dans la zone de configuration bancaire du module Administration.
  • Dans les données de base du partenaire fournisseur, sous l'onglet Conditions de paiement, définissez les coordonnées bancaires du partenaire. Ces informations seront utilisées pour les paiements créés par l'assistant de paiement.

Voici quelques points à retenir :

• L' assistant de paiement crée des paiements par lots pour les encaissements par virement et les décaissements par chèque et virement bancaire.
• Dans l' assistant de paiement, il existe également une option permettant d'émettre un cycle d'ordres de paiement qui crée un fichier bancaire, ne crée aucune écriture au journal et laisse les factures en cours.
• Le mode de paiement vous permet de piloter le processus de l'assistant de paiement.
• Dans les fiches de chaque partenaire, vous indiquez les modes de paiement que vous voulez utiliser pour le partenaire et un mode de paiement par défaut à utiliser dans tous les documents pour ce partenaire.