Utilisation de modèles d'écriture et d'écritures périodiques

• Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client.
• La comptable vous informe qu'elle enregistre manuellement deux types d'écritures au journal chaque mois.
• La première est une transaction de loyer avec un montant fixe.
• Le second est un versement de prime pour les commerciaux. Chaque salarié reçoit un pourcentage fixe du chiffre d'affaires mensuel.
• Vous lui montrez les outils Écriture périodique et Modèle d'écriture qui peuvent rendre le processus plus efficace.

SAP Business One dispose d'une fonction d'écritures périodiques pour les écritures au journal à montant fixe similaires créées régulièrement.

Les écritures périodiques utilisent un modèle enregistré avec un code et une description. Dans ce modèle, vous définissez, entre autres, la fréquence à laquelle l'écriture au journal doit être créée et une date de validité jusqu'à laquelle l'écriture périodique est valide.

Pour définir un type de modèle d'écriture périodique, utilisez la fenêtre Écritures périodiques dans le module Comptabilité financière.

Le système duplique l'écriture périodique d'origine (instance 0) chaque fois que la date d'exécution arrive et présente un état vous recommandant de comptabiliser les transactions échues. Une fois que vous utilisez cette instance et que vous l'ajoutez au système, elle est supprimée.

Vous pouvez paramétrer le système de sorte qu'il affiche toutes les opérations récurrentes disponibles pour le traitement à la date du jour lorsque vous vous connectez. Cette option est définie dans la fenêtre Options générales sous Initialisation système dans le module Administration. Dans l'onglet Services, cochez la case Afficher écritures périodiques lors de l'exécution.

Notez que vous pouvez ajouter des écritures périodiques au flux de trésorerie, qui apparaissent en vert dans l'état.

• Vous disposez de quelques options lorsque vous configurez une écriture périodique.
• Vous pouvez définir la fréquence à laquelle l'écriture aura lieu.
• Vous pouvez sélectionner une fréquence dans une liste de fréquences.
• Vous pouvez également définir une date de validité pour la comptabilisation qui indique la dernière date possible à laquelle une écriture peut être passée.
• Si vous ne souhaitez pas comptabiliser régulièrement, vous avez également la possibilité de configurer une écriture périodique comme modèle à utiliser selon vos besoins.
• Vous pouvez créer ces écritures périodiques à l'avance. Définissez le statut sur Pas encore exécuté jusqu'à ce que vous deviez commencer les écritures. Ce statut peut également être utilisé pour désactiver une écriture périodique.

Vous pouvez créer des modèles d'écriture pour les écritures au journal ayant une structure très similaire.

Pour définir un type de modèle en pourcentage, utilisez la fenêtre Modèles d'écriture du module Comptabilité financière.

Ces modèles peuvent contenir des numéros de compte, mais vous pouvez également indiquer une description de compte dans un poste individuel si vous ne savez pas encore quel compte exact sera utilisé pour ce poste individuel.

Au lieu de montants fixes, seuls des pourcentages sont saisis ici. Ces pourcentages indiquent comment le montant total est réparti entre les postes individuels.

L'illustration montre un exemple de la manière dont vous pouvez imputer une dépense de distribution, comme la facture d'électricité, à ses dépenses de composant à un pourcentage spécifique.

Le modèle d'écriture est enregistré sous un code et avec une description.

Ensuite, lorsque vous saisissez une écriture au journal manuellement, vous pouvez sélectionner le type de modèle Pourcentage et le modèle pertinent, saisir un montant dans l'un des postes individuels et le modèle affectera les montants aux autres lignes en fonction du pourcentage que vous avez défini.

Utilisez l'option Annuler modèle pour saisir des montants sans le calcul automatique.

Voici quelques points à retenir :

• Il existe deux types de modèles d'écriture au journal manuelle.
• Vous créez un modèle d'écriture avec des pourcentages pour les écritures au journal qui ont une structure très similaire. Vous pouvez ensuite sélectionner ce modèle d'écriture dans une écriture au journal que vous saisissez manuellement.
• Vous créez une écriture périodique pour des écritures au journal avec un montant fixe similaire créées régulièrement. Vous pouvez définir la fréquence à laquelle l'écriture aura lieu. Le système présente un état vous recommandant de comptabiliser les transactions échues lorsque vous vous connectez au système.