Utilisation du processus de périodes comptables

Vous implémentez SAP Business One chez un nouveau client, OEC Computers.

• Vous expliquez à Marie, la comptable, qu'une étape obligatoire dans la création de la base de données d'entreprise consiste à définir les périodes comptables de la société :
  • Vous définissez la période comptable principale - l'exercice comptable, qui correspond généralement à l'année civile.
  • Puis, les sous-périodes de l'exercice comptable.
• Vous discutez ensemble des processus financiers dans OEC Computers. La société crée le bilan annuel une fois par an. Cependant, ils ont besoin de douze périodes comptables pour leur contrôle de gestion interne.
• Vous créez une base de données société et définissez l' exercice comptable comme année civile et les sous-périodes comme mois.
• Marie demande ce qu'elle doit faire pour enregistrer un document ou une écriture au journal dans une période comptable ou une sous-période.
• Vous lui dites que SAP Business One détermine automatiquement la période comptable à laquelle la transaction appartient en fonction de la date comptable de la transaction.

Vous pouvez afficher ici une synthèse du processus de périodes comptables.

Le processus des périodes comptables comporte trois étapes. Dans ce cours, nous allons nous concentrer sur les options et les étapes opérationnelles, les deux premières étapes du processus.

Dans la première étape, nous définissons les options pour les périodes comptables. Nous définissons d'abord la période comptable principale pour l'exercice comptable. Ensuite, nous définissons les sous-périodes dans l'exercice comptable : Année, Trimestres, Mois ou Jours.

La deuxième étape est la phase Opérationnelle. Au quotidien, nous saisissons des documents et des écritures au journal manuelles avec une date comptable qui sera enregistrée automatiquement dans la sous-période appropriée. Les sous-périodes permettent à l'utilisateur de contrôler la comptabilisation dans ces périodes. De cette façon, les écritures dans chaque mois peuvent être contrôlées.

La troisième étape est la clôture de période dans laquelle vous déplacez tous les soldes des comptes de résultat vers le compte de report du résultat et annulez les comptes de résultat.

Lorsque vous créez une base de données société, vous créez les périodes comptables pour le premier exercice comptable. Les sous-périodes sont créées automatiquement par SAP Business One dans l'exercice comptable en fonction du type de sous-période que vous avez sélectionné. Les quatre sous-périodes disponibles sont l'année, le trimestre, le mois et le jour.

Vous définissez les sous-périodes en fonction des besoins de l'entreprise :

• Une année a une sous-période.
• Les trimestres ont quatre sous-périodes.
• Les mois contiennent douze sous-périodes.
• Et les jours peuvent avoir n'importe quel nombre de sous-périodes.

À l'aide de votre sélection, le système crée automatiquement le nombre correspondant de périodes comptables.

La définition de sous-périodes s'explique par la possibilité de bloquer une période passée afin qu'aucun utilisateur ne puisse passer d'écritures supplémentaires.

Lors de la création de périodes comptables, gardez à l'esprit les mises en garde importantes suivantes :

• Le début de l'exercice comptable ne peut être que le premier jour d'un mois. Le début de l'exercice comptable est défini automatiquement le premier jour du mois saisi dans la zone Date comptable du.
• SAP vous recommande de créer les périodes comptables à partir de la période la plus ancienne. Tenez compte des données les plus anciennes que vous souhaitez migrer pour déterminer la première période.
• Assurez-vous de créer une nouvelle période à l'avance pour autoriser les validations et les modifications possibles avant le début du travail.
• Vous ne pouvez pas avoir de périodes comptables qui se chevauchent.
• Par défaut, la "date de début" est le jour après la date de fin de la dernière période comptable existante et la "date de fin" est un an plus tard.
• La détermination des comptes généraux est sauvegardée par période et copiée de la période précédente à la suivante. Par conséquent, il est recommandé de créer la période la plus ancienne, d'effectuer votre sélection de compte primaire, puis de créer des périodes supplémentaires. Vous pouvez modifier la détermination des comptes généraux avant de commencer à utiliser une nouvelle période.
• Bien que vous puissiez la modifier en milieu de période, nous ne le recommandons pas car la détermination des comptes influence les états financiers.
• Vous devez prendre des décisions avec le comptable du client. Ensemble, vous devez prendre en compte des sujets tels que le reporting légal et la consolidation de l'entreprise.

Voici quelques points à retenir :

• Lorsque vous créez des périodes comptables, vous définissez la période comptable principale, l' exercice comptable, qui correspond généralement à l'année civile.
• Sous-périodes de l'exercice comptable (année, trimestres, mois ou jours).
• SAP Business One détermine automatiquement la sous-période à laquelle la transaction appartient en fonction de la date comptable de la transaction.
• Lors de la création d'une nouvelle période comptable, tenez compte des recommandations importantes mentionnées dans le cours.