Acelerar los flujos de trabajo con Joule

Desafío:

• El nuevo software empresarial puede ser difícil de adoptar y complejo de navegar, por ejemplo, para nuevos propietarios de centros de coste o compradores operativos
• Tradicionalmente, los usuarios necesitan aprender los puntos de entrada y los pasos del proceso a seguir (para llegar a las transacciones u objetos de negocio correctos), lo que lleva a una adopción lenta y una pérdida de productividad en el acceso y los cambios
• Además, la ayuda no siempre está disponible rápidamente al alcance de la mano del usuario en caso de necesidad.

Solución: Joule guía a los usuarios a través de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, proporcionando

• Navegación rápida a aplicaciones de finanzas, ventas, aprovisionamiento y servicios profesionales
• Muestra información relevante para business objects y contenido personalizado para diferentes roles
• Habilitar transacciones contextuales y mejorar la habilitación del usuario final

Beneficios: Incorporación más rápida y mayor productividad diaria a través de

• Navegación acelerada en SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• Acceso guiado a información estratégica sobre business objects
• Resoluciones de problemas más rápidas a través de soporte informativo integral y búsqueda inteligente de ayuda de SAP

Imagine trabajar como especialista financiero en el sector público —alguien responsable de presupuestos, subvenciones y fondos—. Cada día, está lidiando con un laberinto de aplicaciones, informes y business objects interconectados. Para obtener incluso respuestas simples, usted depende de saber exactamente dónde hacer clic, qué transacción abrir y cómo moverse por el sistema. Para usuarios nuevos u ocasionales, esto se vuelve abrumador muy rápidamente.

Ahora imagina una experiencia diferente: en lugar de memorizar docenas de nombres de aplicaciones, simplemente describes lo que quieres hacer. Escribe una frase como "Muéstrame el consumo de presupuesto para mi centro de coste" e instantáneamente, el sistema lo lleva al lugar correcto o muestra la información directamente. Este es el cambio que Joule aporta a la gestión del sector público.

Al comprender la intención del lenguaje natural, Joule elimina capas de complejidad. En lugar de buscar en los menús, los usuarios reciben respuestas o vías de navegación inmediatamente. Esto significa menos pasos, menos errores y una dependencia significativamente menor de los usuarios expertos. En la práctica, esto se traduce en una ejecución de tareas más rápida, una incorporación más fluida y más confianza en las operaciones diarias, especialmente para los usuarios que no viven en SAP todo el día.

Antes de la asistencia de IA, muchos flujos de trabajo requerían paciencia y persistencia. La búsqueda de información a menudo tardó varios minutos: localizar la pantalla correcta, verificar si los datos eran correctos y validar si el usuario había abierto la aplicación correcta. Lo mismo se aplica a las tareas transaccionales: los usuarios primero tenían que confirmar que estaban en el contexto correcto y, a continuación, ejecutar una serie de pasos para completar la actividad.

Con Joule, la experiencia cambia drásticamente. En lugar de navegar hacia la información, la información llega al usuario. Al interpretar el lenguaje natural, Joule entiende lo que desea el usuario y prioriza los resultados más relevantes. Puede saltar directamente a la aplicación u objeto adecuado, omitiendo la navegación habitual de ida y vuelta.

El efecto práctico es una reducción en la duración de la tarea de minutos a segundos. Los nuevos usuarios se sienten más seguros porque ya no necesitan dominar la estructura del sistema antes de ser productivos. Los usuarios experimentados también se benefician: las tareas que realizaron cientos de veces se vuelven significativamente más rápidas, lo que tiene un impacto notable en la eficiencia general. Para los consultores, la capacitación central es que la IA no solo acelera las acciones, sino que elimina las barreras que antes hacían que la adopción del sistema fuera lenta y desafiante.

Para comprender cómo interactúa Joule con los usuarios en escenarios prácticos, ayuda a pensar en términos de tres patrones que describen los diferentes tipos de usuarios de soporte que pueden recibir.

El primero es el patrón de navegación. Esto es quizás lo más intuitivo: el usuario desea acceder a una aplicación o ejecutar un proceso, y Joule los apunta directamente a la aplicación correcta, sin búsqueda, sin adivinación, sin necesidad de recordar qué mosaico o menú utilizar.

El siguiente es el patrón informativo. Aquí, el usuario está buscando ayuda. Tal vez no saben cómo realizar una tarea, o necesitan una definición o una regla. Joule resume el contenido de ayuda relevante en explicaciones breves y digeribles que los usuarios pueden aplicar inmediatamente.

Por último, está el patrón transaccional. Esto permite a los usuarios recuperar detalles sobre business objects, como subvenciones, fondos o documentos de presupuesto, sin abrir la aplicación completa. Resulta especialmente útil cuando los usuarios necesitan análisis rápidos para respaldar una decisión o verificar el estado de un objeto.

Para los consultores, es crucial comprender estos patrones. Constituyen la base para explicar el rol de Joule, diseñar materiales de capacitación y asesorar a los clientes sobre cómo la IA puede dar mejor soporte a sus escenarios de negocio.

En Gestión Pública, muchas aplicaciones principales son utilizadas diariamente por los profesionales de presupuestos y subvenciones. Joule ya ha recibido capacitación sobre alrededor de 50 de las aplicaciones PSM más utilizadas, lo que le permite proporcionar orientación útil y acceso directo a flujos de trabajo clave desde el primer día.

Esto significa que los usuarios ya no necesitan saber qué aplicación gestiona exactamente qué proceso. Cuando alguien dice: "Quiero crear una propuesta de facturación de subvenciones", Joule comprende la intención y ofrece una respuesta descriptiva paso a paso o un enlace directo a la aplicación adecuada.

Para un consultor, estas capacidades hacen que las demostraciones sean más potentes. Puede mostrar cómo un usuario pasa sin problemas de una pregunta a un paso accionable, destacando cómo la IA reduce el tiempo de incorporación y ayuda a los usuarios a aprender el sistema de forma orgánica. Esto crea una experiencia de aprendizaje más intuitiva y elimina mucha frustración a la que a menudo se enfrentan los nuevos usuarios.

La Gestión Pública se basa en un conjunto diverso de aplicaciones que cubren la presupuestación, la administración de subvenciones, la gestión de fondos y la generación de informes analíticos. Las capacidades de navegación de Joule ya abarcan muchas de estas aplicaciones de uso común, lo que facilita a los usuarios saltar directamente al área de trabajo exacta que necesitan.

Ya sea que alguien desee gestionar fondos, analizar el consumo de presupuesto, explorar estructuras de subvenciones o examinar dónde se utilizan programas o fondos específicos, Joule puede apuntarlos al lugar correcto al instante. Esta amplia cobertura es especialmente útil en workflows que abarcan varias aplicaciones, donde los usuarios podrían perder tiempo cambiando entre pantallas o reorientándose.

Además de la navegación y la orientación de información, Joule también admite análisis transaccionales mediante Enterprise Search. Esto significa que los usuarios pueden solicitar business objects (como subvenciones, documentos de presupuesto o fondos) a través de consultas en lenguaje natural y recibir inmediatamente resultados relevantes.

Por ejemplo, cuando un usuario solicita subvenciones creadas en el año actual o documentos de presupuesto vinculados a un programa específico, Joule devuelve los registros coincidentes sin que el usuario tenga que filtrar manualmente a través de varias pantallas de búsqueda. Desde allí, los usuarios pueden continuar directamente en las aplicaciones relacionadas para tomar medidas.

Esta capacidad cierra la brecha entre encontrar información y actuar sobre ella. Los nuevos consultores deben comprender que aquí es donde la IA se vuelve particularmente transformadora: no solo acelera el acceso a la información, sino que también mejora el flujo de trabajo al permitir que los usuarios continúen directamente en el siguiente paso de su proceso.

En la rampa de lanzamiento SAP Fiori, puede utilizar la búsqueda empresarial para acceder a objetos de gestión del sector público como Fondos y Subvención. En función de su rol empresarial, verá una lista de business objects en la lista desplegable de búsqueda de la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Esta función asistida por IA le permite utilizar lenguaje natural para buscar datos empresariales de la gestión del sector público. Puede introducir sus consultas de búsqueda en lenguaje natural en la barra de búsqueda de la rampa de lanzamiento SAP Fiori para encontrar la información que necesita.

Los usuarios empresariales pueden realizar búsquedas utilizando lenguaje natural e IA generativa en Joule Copilot.

• Los usuarios finales ahora pueden acceder a business objects escribiendo consultas en lenguaje natural.
• Interacción simplificada, lo que hace que el acceso a los datos sea más fácil de usar e intuitivo.
• Productividad mejorada para que los empleados obtengan información estratégica de manera más rápida y eficiente.

• El usuario primero puede habilitar la búsqueda en lenguaje natural en los business objects marcando la casilla de selección "Activar búsqueda de lenguaje natural con IA" en las opciones del perfil de usuario.
• Al escribir en consultas en lenguaje natural, el usuario final puede dirigirse a un conjunto de resultados más grande y específico basado en una consulta menos específica. Por ejemplo:
  • "Muéstrame los fondos creados recientemente".
  • «Muéstrame los fondos que terminan en el mes que viene».
• Joule puede proporcionar un resumen con detalles del objeto y un enlace rápido a las aplicaciones más útiles relacionadas con el objeto.

Las capacidades de IA dentro de la gestión del sector público siguen expandiéndose. En las próximas versiones, Joule podrá admitir una gama más amplia de business objects PSM, incluidos los documentos presupuestarios, las áreas funcionales, las clases subvencionadas, los programas subvencionados y los períodos de presupuesto.

Para los consultores, este roadmap es una herramienta de planificación importante. Saber qué mejoras vienen ayuda a dar forma a los cronogramas del proyecto, planificar las sesiones de capacitación y asesorar a los clientes sobre cuándo pilotar qué capacidades. También le permite posicionar a Joule no solo como un impulsor de la productividad actual, sino también como un asistente en constante evolución que admitirá más procesos a lo largo del tiempo.