Comprensión del control de disponibilidad

Puede utilizar el control de disponibilidad (AVC) para supervisar la disponibilidad de fondos en Gestión Pública (PSM). La verificación de control de disponibilidad (verificación AVC) compara el presupuesto consumible con los importes consumidos (comprometidos y contabilizaciones reales) para objetos de control presupuestario (definidos mediante niveles de verificación AVC).

El control de disponibilidad solo tiene en cuenta un presupuesto liberado como presupuesto consumible. Los presupuestos no liberados no se tienen en cuenta aquí. Los perfiles AVC son la definición central de las opciones de control de disponibilidad.

Puede definir perfiles AVC por separado para tres escenarios de presupuestación (Gestión de presupuestación PSM, Gestión de subvenciones interna, Gestión de subvenciones externa). Cada proceso operativo que modifica la situación de CDD desencadena el AVC, como las modificaciones de presupuesto (por ejemplo, transferencias, devoluciones), el comprometido y las contabilizaciones reales.

Si el consumo de presupuesto alcanza uno de los límites de tolerancia especificados en la configuración, las actividades del sistema se pueden desencadenar, por ejemplo, las contabilizaciones adicionales se evitan mediante mensajes de error. Tenga en cuenta que no es posible ejecutar PSM AVC en paralelo con el proyecto o centro de coste AVC. Si PSM está activo, solo se puede utilizar el AVC de PSM para controlar el consumo de presupuesto.

El control de disponibilidad verifica si los importes consumidos para un objeto de control CDD no exceden el presupuesto consumible. También tiene en cuenta los límites de tolerancia, que se pueden definir en el sistema.

Preguntas sobre el control de disponibilidad:

• ¿Qué tipo de presupuesto debe verificarse?
• ¿Dónde se ejecuta la verificación?
• ¿Cómo se realizan las verificaciones?
• ¿Cuándo se debe verificar el presupuesto?

Respuestas:

• ¿Qué? → Presupuesto de consumo (categoría de plan, clases de presupuesto)
• ¿Dónde? → Nivel de verificación de control de disponibilidad
• ¿Cómo? → Perfiles de tolerancia
• ¿Cuándo? → Desencadenado por procesos operativos en caso de que se actualice un perfil CDD adecuado en la configuración (asignación del perfil CDD a la sociedad, escenario de presupuestación y ejercicio)

Cualquier presupuesto que forme parte de AVC debe contabilizarse en una cuenta de mayor marcada como relevante para presupuesto en el registro maestro de libro mayor.

Se aplica a la categoría de plan para AVC:

• El sistema utiliza categorías de plan para distinguir diferentes conjuntos de datos de plan y presupuesto.
• Para definir datos de una categoría de plan como sujetos a AVC, el indicador relacionado debe fijarse en la configuración.
• El presupuesto del sector público se define mediante la utilización 3.
• AVC para presupuesto de proyecto (utilización 1) y presupuesto de centro de coste (utilización 2) no se ejecuta si PSM está activo.

Lo siguiente se aplica a los tipos de presupuesto relevantes para AVC:

• Solo los datos de presupuesto creados con tipos de presupuesto marcados como consumibles están sujetos a AVC.
• Las clases de presupuesto se definen en la configuración.
• Tenga en cuenta que solo las clases de presupuesto con el estado Liberado se pueden definir como consumibles.

Definición de niveles de verificación AVC:

• El control presupuestario se define en su organización en el nivel de cuentas de presupuesto presupuestables (definidas en los datos maestros de cuenta de mayor) en combinación con el nivel de verificación CDD de otras imputaciones.
• La combinación de estos niveles de verificación de las respectivas imputaciones PSM también se conoce como objeto de control (presupuestario).
• La verificación de control de disponibilidad (verificación AVC) compara el presupuesto consumible (de ACDOCP) con los importes consumidos (comprometidos y contabilizaciones reales de ACDOCA) para objetos de control presupuestario.
• Un objeto de control presupuestario no es necesariamente una dirección de presupuestación completa. En su lugar, podría ser un nivel agregado.
• La agregación se puede lograr utilizando los tipos de relación CDD No relevante y Jerarquía para imputaciones PSM específicas en su perfil CDD.

Puede especificar si un elemento de imputación PSM afecta a la verificación AVC y a la forma en que realiza esta tarea.

Mediante el perfil AVC, puede especificar el tipo de relación AVC por imputación para cada escenario de presupuestación por separado.

Al asignar el tipo de relación AVC Jerarquía para una imputación en la configuración, debe especificar qué ID de jerarquía global debería utilizarse para definir los niveles de verificación AVC para estos datos maestros.

También puede hacer y tomar nota de lo siguiente:

• Las jerarquías y los niveles de verificación AVC se actualizan con la aplicación SAP Fiori Gestionar jerarquías globales.
• Tenga en cuenta que los niveles de verificación AVC solo se pueden actualizar para jerarquías que están asignadas a un perfil AVC en la configuración.
• Al actualizar datos maestros PSM con una estructura jerárquica, debe tener en cuenta las siguientes reglas: Los datos maestros PSM siempre son el nodo final en una estructura jerárquica. Puede asignar datos maestros PSM adicionales en datos maestros PSM, pero no puede asignar nodos de jerarquía.
• Los nodos de jerarquía y los datos maestros PSM asignados se pueden definir como un nivel de verificación CDD en su función como objeto de control.
• Los importes de presupuesto de los datos maestros PSM de un nivel de jerarquía inferior se agregan al siguiente nivel de verificación CDD más alto.

El siguiente gráfico ilustra cuatro ejemplos de niveles de verificación de CDD y cómo influye en el control de presupuesto de los datos reales de presupuesto y comprometido subyacentes.

Además de la cuenta de presupuesto que se utiliza en este ejemplo, también puede organizar todos los demás elementos de datos maestros PSM como una jerarquía.

Veamos algunos ejemplos de niveles de verificación de CDD y su influencia en el control presupuestario.

Los niveles de verificación AVC se pueden actualizar a nivel de nodo o de objeto individual.

Un elemento PEP es un campo opcional en la presupuestación PSM. Puede decidir si desea realizar la presupuestación PSM y, además, PSM AVC en proyectos (elementos PEP) o no.

Si un elemento PEP está activo para la presupuestación, puede definir presupuestos PSM a nivel organizativo (centro de coste) y de proyecto (elemento PEP y centro de coste).

Si un elemento PEP está activo para AVC, el presupuesto del proyecto PSM relacionado se verifica en caso de que una contabilización de comprometido o real incluya un elemento PEP.

Si el comprometido o la contabilización de datos reales no incluye un elemento PEP, se verifica el presupuesto organizativo relacionado.

Para los elementos PEP es posible utilizar la jerarquía de elementos PEP estándar además de las jerarquías universales descritas anteriormente. Esto permite a los clientes evitar la doble actualización de jerarquías solo para fines de AVC.

En la configuración del perfil de control de disponibilidad, puede especificar el tipo de jerarquía que se debe utilizar. La siguiente imagen muestra la configuración del elemento PEP dentro del perfil AVC:

Aquí puede especificar si

• Solo se deben utilizar las jerarquías universales
• Solo se deben utilizar las jerarquías PEP
• O se debe admitir un escenario mixto

Si utiliza las jerarquías de elementos PEP, puede marcar los objetos de control AVC directamente como un nivel de verificación AVC en el registro maestro de elementos PEP.

Además de la utilización individual de una jerarquía PEP para AVC, también puede combinar una jerarquía PEP con una jerarquía universal. En este tipo de jerarquía mixta, la secuencia utilizada para identificar el objeto de control correspondiente empieza en la jerarquía PEP, seguida de la búsqueda en la jerarquía universal. Si no se encuentra ningún objeto de control en ninguna de las jerarquías, el tipo de relación CDD uno a uno se utiliza como nivel de verificación como opción de reserva.

Los límites de tolerancia se fijan para definir qué acciones se deben realizar cuando se alcanza una tasa de utilización de presupuesto.

El grupo de actividades define el proceso para el que desea fijar el límite de tolerancia, por ejemplo, para un pedido, cálculo de nómina, etc. Un ejemplo de esto es el siguiente: Grupo de actividades → Solicitud de pedido, las opciones de tolerancia para este grupo de actividades se aplicarán solo para consumos de presupuesto debidos a una solicitud de pedido.

Se puede desencadenar un mensaje de advertencia o de error si se supera el límite de tolerancia definido.

Diferentes perfiles de tolerancia AVC y grupos de actividades pueden tener diferentes límites de tolerancia → flexibilidad.

La siguiente figura muestra cómo asignar perfiles de tolerancia AVC a perfiles AVC.

La siguiente figura muestra un ejemplo de un mensaje AVC durante las contabilizaciones.

• En este ejemplo, un mensaje de error evita el gasto excesivo del presupuesto debido a los documentos presupuestarios
• No es posible crear el documento presupuestario

La siguiente figura le muestra un ejemplo de la aplicación Mi resumen de presupuesto.

• Cada proceso operativo que modifica la situación de CDD desencadena el AVC, como las modificaciones de presupuesto (por ejemplo, transferencias, devoluciones) y las contabilizaciones de comprometido y reales.
• Solo los comprometidos y los datos reales contabilizados como relevantes para el presupuesto (definidos mediante la cuenta de presupuesto o, en el caso de las contabilizaciones CO, el proceso empresarial CO relacionado) están sujetos a AVC.
• Para la sociedad, el ejercicio y el escenario de presupuestación del proceso operativo, se debe asignar un perfil AVC correspondiente en la configuración.
• El escenario de presupuestación del proceso operativo se determina mediante el fondo y la subvención utilizados:
  • No relevante para la utilización de subvenciones (subvención = NRG) → Gestión de presupuestos de escenario
  • Utilización de subvenciones relevante + fondo externo → Escenario Utilización de subvenciones (externo)
  • Utilización de subvenciones relevante + fondo interno → Escenario Utilización de subvenciones (interno)

La configuración de la asignación de perfil AVC le permite hacer lo siguiente:

• Puede definir por sociedad, año y escenario de presupuestación qué perfil AVC se debe utilizar.
• El año de utilización de presupuesto se define como un "año de", lo que significa que la asignación es válida para los años siguientes hasta que se defina una nueva asignación para el mismo escenario de presupuestación/sociedad.
• Puede dejar el perfil en blanco para desactivar AVC para una combinación específica.

Puede utilizar la aplicación Gestionar excepciones CDD para anular su control de disponibilidad de presupuesto general utilizando excepciones basadas en un perfil de tolerancia CDD diferente. Puede definir excepciones para determinados períodos de tiempo, usuarios e imputaciones.

Puede utilizar una excepción CDD para conceder a usuarios específicos una autorización excepcional para superar el presupuesto. Las excepciones AVC se pueden utilizar para los escenarios del sector público, Gestión de presupuestos (rol empresarial SAP_BR_BUDGET_SPECIALIST) y Utilización de subvenciones (rol empresarial SAP_BR_GRANT_SPECIALIST).

Un contador, Número de usos, le muestra la frecuencia con la que se ha ejecutado una excepción específica. Ya no es posible borrar una excepción después de la primera utilización.

El modelo de situación predefinido en la gestión de presupuestos le ayuda a informar a los especialistas en presupuesto si el consumo de presupuesto para determinados objetos de control ha superado un valor umbral. Este valor umbral se puede definir por separado de las opciones de mensaje de advertencia y de error para el control de disponibilidad activo. La notificación de umbral proporciona a los especialistas en presupuesto la opción de tomar medidas proactivas antes de que el control de disponibilidad evite que un usuario operativo contabilice más operaciones comerciales porque se ha consumido todo el presupuesto.

Puede utilizar la aplicación Gestionar tipos de situación para copiar las opciones de este modelo en un tipo de situación separado y definirlo para sus objetivos de aplicación. La aplicación está disponible para el rol Experto en configuración para procesos empresariales (rol de SAP SAP_BR_BPC_EXPERT).