Configuración y uso de ingresos que incrementan el presupuesto

A menudo, los presupuestos se ponen a disposición para los gastos solo después de que se hayan reconocido los ingresos correspondientes. Esto es cierto tanto para el presupuesto que ya se ha aprobado como para las partes adicionales del presupuesto que no formaban parte del presupuesto original aprobado o votado. Para estos requisitos, los ingresos que incrementan el presupuesto (IIP) le permiten definir reglas para cuándo y cómo deben tener lugar dichos aumentos de presupuesto.

Los casos de uso típicos son los centros de convenciones de propiedad pública o las piscinas. Con frecuencia, se les exige que generen ingresos para su presupuesto de gastos. Sin embargo, IIP también podría ser relevante para otras partes de la organización.

El punto de partida son las opciones IIP básicas en la configuración. Aquí, el experto en configuración de procesos empresariales (BPC) define si utiliza IIP para su organización. En caso afirmativo, debe definir en qué nivel de imputación desea controlar el proceso IIP. (por ejemplo, desea realizar IIP mediante una combinación de fondos, centros de coste y cuentas de presupuesto). Estas opciones normalmente se realizan una vez durante la configuración y son válidas durante varios años.

En función de estas opciones, el especialista en presupuesto crea reglas IIP que contienen todas las definiciones necesarias para aumentar el presupuesto de gastos a partir de ingresos específicos. Las reglas IIP normalmente se definen al principio del ejercicio y pueden ser válidas durante varios años.

La creación de presupuestos de ingresos es opcional para IIP y solo es necesaria si desea utilizar límites basados en presupuestos de ingresos. Por ejemplo, podría definir que solo puede utilizar ingresos para IIP hasta el importe de presupuesto de ingresos plan.

Todos los pasos hasta el momento normalmente se realizan una vez o al principio de un ejercicio. Durante el ejercicio, la organización recopila ingresos (por ejemplo, facturas de cliente contabilizadas por el contable de deudores).

Un job de aplicación específico de IIP lee estas contabilizaciones de ingresos (y si se utilizan presupuestos de ingresos) y calcula los importes disponibles para IIP en función de las definiciones de la regla IIP. El resultado de esta ejecución IIP es un documento de presupuesto que aumenta el presupuesto de las imputaciones de receptor actualizadas en la regla.

La ejecución IIP normalmente se programa periódicamente (por ejemplo, semanal o mensualmente). Compara cada vez que el importe de ingresos con los importes de presupuesto ya distribuidos en ejecuciones anteriores. Cualquier delta lleva a un nuevo documento de presupuesto que refleja este delta.

La siguiente imagen muestra el resumen del proceso IIP. Los pasos Opciones IIP, Reglas IIP, Ejecución IIP y Presupuesto de gastos creados por la ejecución IIP son específicos de IIP. Tenga en cuenta que se trata de una vista simplificada de todo el proceso y no es necesario seguir estrictamente todos los pasos en el orden mostrado. Por lo tanto, por ejemplo, ya podría iniciar el cobro de ingresos antes de que se defina una regla IIP correspondiente. La ejecución IIP leerá y procesará todos los ingresos para el ejercicio de forma retrospectiva en caso de que se haya creado una regla IIP en un momento posterior.

El perfil IIP es el objeto de configuración central en Ingresos que incrementan el presupuesto. Con el perfil IIP, define, entre otras opciones, el Escenario para presupuestación (Gestión de presupuestos PSM o Utilización de subvenciones) y los Campos de diario disponibles como objetos de control IIP en la aplicación Gestionar reglas IIP.

En Dependencias de campo de diario, se pueden enumerar todos los campos disponibles como objetos de control IIP y se puede asignar un tipo de relación a cada campo.

El tipo de relación se utiliza para determinar el nivel de control IIP para cada dimensión y puede ser No relevante, Uno a uno o Jerarquía.

Durante la ejecución IIP, las contabilizaciones de ingresos y los importes de presupuesto de ingresos se calculan en función del objeto de control IIP (objeto de datos maestros o nodo de jerarquía) que se actualiza en la regla IIP correspondiente. Si se actualiza un nodo de jerarquía, las contabilizaciones de ingresos y los importes de presupuesto de ingresos se consolidan para todos los objetos de datos maestros (que no están definidos como nivel de verificación IIP en sí) que pertenecen al nodo de jerarquía correspondiente.

En esta actividad de configuración, el perfil IIP se puede asignar a una combinación de sociedad, ejercicio y escenario de presupuesto.

Esto le permite definir un perfil IIP para una sociedad específica en un ejercicio específico. <Ejercicio desde> significa que la entrada es válida para el año definido aquí y todos los ejercicios posteriores, hasta que se encuentre una nueva entrada para la misma combinación de sociedad, escenario de presupuesto utilizando un ejercicio posterior.

En esta actividad de configuración se actualizan los esquemas de cálculo que definen las reglas para los ingresos que incrementan el presupuesto (IIP).

Puede utilizar un esquema de cálculo para definir lo siguiente:

• El porcentaje de ingresos cobrados que son relevantes para un aumento de presupuesto (normalmente = 100%).
• Un límite inferior para ingresos con un efecto que aumenta el presupuesto.
• Un límite superior para ingresos con un efecto de aumento de presupuesto.

Tiene la opción de trabajar sin límites inferiores o superiores. Si decide configurar un límite inferior o superior, debe seleccionar el tipo de límite (por ejemplo, valor absoluto de porcentaje relativo) e introducir un valor para él.

Si no trabaja con límites o si solo configura límites utilizando valores absolutos, no es necesario introducir el presupuesto de ingresos. Los valores de presupuesto de ingresos solo son necesarios para calcular límites definidos por porcentajes relativos.

El área en verde muestra el importe de ingresos generalmente disponible para IIP. Mientras que los ingresos hasta el límite inferior (importe insuficiente) no se tienen en cuenta para un aumento de presupuesto de gastos mediante IIP, los ingresos por encima del límite superior (importe de excedente) se pueden transferir a una imputación de presupuesto separada (dirección de excedente). El uso del importe de excedente es una opción en las reglas IIP.

Al asignar el tipo de relación Jerarquía para una imputación en el perfil IIP, debe especificar qué ID de jerarquía global se debe utilizar. Las jerarquías se actualizan con la aplicación Fiori Gestionar jerarquías globales.

Con un nuevo atributo llamado Nivel de verificación IIP, puede definir qué nodos de jerarquía y objetos de datos maestros dentro de esta jerarquía están disponibles para definir objetos de control IIP.

Puede utilizar el tipo de relación Jerarquía y el nuevo atributo para las siguientes dimensiones:

• Fondos
• Área funcional
• Centro de coste
• Elemento PEP
• Cuenta de presupuesto

Este nuevo atributo solo es visible para los ID de jerarquía que están asignados a un perfil IIP.

Al actualizar datos maestros PSM con una estructura jerárquica, debe tener en cuenta las siguientes reglas:

• Los datos maestros PSM siempre son el nodo final en una estructura jerárquica. Puede asignar datos maestros PSM adicionales en datos maestros PSM, pero no puede asignar nodos de jerarquía.
• Los nodos de jerarquía y los datos maestros PSM asignados se pueden definir como un nivel de verificación IIP.
• Si un nodo de jerarquía se define como un nivel de verificación IIP, todos sus subordinados (datos maestros y/o nodos de subjerarquía) forman parte automáticamente de este nivel de verificación. Solo si el nivel de verificación IIP también está activado para los subordinados subyacentes, estos objetos de control subordinados separan los objetos y no forman parte del objeto de control IIP para el nodo superior.

La siguiente figura ilustra algunos ejemplos de cómo y dónde definir el nivel de verificación IIP y cómo influye en la selección del presupuesto de ingresos y las contabilizaciones de ingresos si el nivel de verificación IIP relacionado se utiliza en un objeto de control IIP.

Además de la cuenta de presupuesto que se utiliza para este ejemplo, también puede organizar todos los demás elementos de datos maestros PSM mencionados anteriormente como una jerarquía.

El nodo raíz de la jerarquía BA01 se define como un nivel de verificación IIP y tiene dos subnodos, BA011 y BA012. El subnodo BA011 no está definido en un nivel de verificación IIP.

Esto significa que el subnodo BA011, que contiene las cuentas de presupuesto 1 y 2, forma parte del nivel de verificación IIP BA01. El subnodo BA012 está definido como nivel de verificación IIP. Por lo tanto, esta subcuenta y todas las cuentas de presupuesto subyacentes no forman parte del nivel de verificación IIP BA01.

El nodo BA012 está definido como nivel de verificación IIP. Las cuentas de presupuesto subordinadas 3 y 5 forman parte de este nivel de verificación IIP. Mientras que la cuenta de presupuesto 4 también se define como nivel de verificación IIP y, por lo tanto, un objeto de control separado (no forma parte del nivel de verificación IIP BA012).

Una regla Ingresos que incrementan el presupuesto (IIP) contiene todas las definiciones necesarias para aumentar el presupuesto para imputaciones de presupuesto de gastos específicas de ingresos específicos. Se define mediante una combinación unívoca de los campos Ejercicio de inicio de validez, Sociedad y Categoría de plan con un objeto de control IIP.

Un objeto de control IIP es un objeto de agregación para la aplicación de una regla IIP. Al igual que un objeto de control de disponibilidad (AVC), un objeto de control IIP utiliza cuentas de presupuesto (aquí ingresos) en combinación con otros datos maestros PSM. Compara los ingresos contabilizados con las definiciones de la regla IIP. Los campos que definen un objeto de control IIP se controlan mediante el perfil IIP. Los objetos de control IIP se pueden definir mediante la combinación de objetos de datos maestros y nodos de jerarquía.

Una regla IIP incluye los siguientes atributos:

• Estado de activación (Activo/Congelado/Inactivo)
• Perfil de filtro (ingresos o ingresos y transferencias de ingresos)
• Esquema de cálculo (regla para el cálculo del importe de ingresos disponibles, por ejemplo, utilizando límites superiores/inferiores)
• Una dirección de presupuesto de ingresos de emisor (parte del objeto de control IIP)
• Una o más imputaciones de presupuesto de gastos de recepción
• Indicador de importe excedente (son ingresos que exceden el límite superior utilizado)
• Dirección de presupuesto excedente (receptor de importe de superávit)

Las reglas IIP se definen utilizando la aplicación Fiori Gestionar reglas IIP, en el rol Especialista en presupuesto.

La lista de objetos ofrece un resumen de todas las reglas IIP existentes y su estado. Mediante Válido en el ejercicio, puede seleccionar todas las reglas válidas para un ejercicio específico, incluso si el Ejercicio de inicio de validez de la regla IIP era un ejercicio anterior.

Puede crear una nueva regla IIP desde cero o como copia de una regla IIP existente. Puede revisar las reglas IIP existentes y borrar cualquier regla IIP que no se utilice y ya no sea necesaria. Tenga en cuenta que no es posible borrar una regla en los siguientes casos:

• Si los importes (de documentos de presupuesto IIP) están disponibles para una regla IIP para el ejercicio actual y si el importe es superior a cero.
• Si los importes (de documentos de presupuesto) están disponibles para una regla IIP para ejercicios anteriores.

Para programar e iniciar ejecuciones IIP, utilice el modelo de job Ingresos que incrementan el presupuesto (SAP_PSM_S4C_BUDGET_RIB) en la aplicación Jobs de aplicación - Sector público. La aplicación está disponible en el rol empresarial SAP_BR_BUDGET_SPECIALIST.

Puede utilizar este modelo de job para aumentar el presupuesto para una o más imputaciones de presupuesto de gastos en un job de fondo en función de los importes contabilizados en las correspondientes imputaciones de contabilización de ingresos. El presupuesto para la imputación de presupuesto de ingresos correspondiente se reduce en consecuencia.

Esto se realiza creando una clase específica de documento de presupuesto (similar a un documento de transferencia de presupuesto) durante el procesamiento de job de fondo. La creación de documentos de presupuesto sigue las reglas que se definen por adelantado en la aplicación Gestionar reglas IIP y las desencadena este job de aplicación.

El documento de presupuesto correspondiente utiliza un proceso de presupuesto específico RIBD (Ingresos que incrementan el presupuesto) que se crea específicamente para IIP y consta de una imputación de presupuesto de ingresos de emisor y una o más imputaciones de presupuesto de gastos de receptor. Las imputaciones de presupuesto de ingresos de emisor y las imputaciones de presupuesto de gastos de receptor se definen en la aplicación Gestionar reglas IIP. Puede programar el job para uno o más objetos de control IIP. Se crea un documento de presupuesto separado para cada objeto de control IIP. Por lo tanto, el job podría crear uno o más documentos de presupuesto.

Además, si una regla IIP seleccionada por el job de aplicación utiliza el importe de excedente, el documento de presupuesto distribuirá los ingresos que superen los límites superiores para ingresos definidos en un esquema de cálculo IIP en la dirección de excedente.

En el job, defina para qué sociedad desea iniciar la ejecución IIP. La categoría de plan, el tipo de presupuesto emisor, el tipo de presupuesto receptor (receptor) y el tipo de documento de presupuesto se utilizan para la creación de los documentos de presupuesto IIP resultantes.

En Parámetro de fecha, puede definir y sustituir la fecha de sistema predeterminada para el documento de presupuesto y la fecha de contabilización. La fecha de contabilización también se utiliza para restringir la selección de datos para el presupuesto de ingresos y los datos de contabilización incluidos en la ejecución IIP.

El ejercicio se deriva de la fecha de contabilización proporcionada. Está diseñado para observar los datos de presupuesto y contabilización de ingresos para este ejercicio específico.

En Objetos de Controlling de ingresos que incrementan el presupuesto, puede limitar las ejecuciones de job para imputaciones PSM dedicadas.

Si la ejecución del job es correcta, puede supervisar el documento de presupuesto creado y el importe distribuido a las imputaciones PSM Emisor (SRIB), Receptor (RRIB) y Dirección de excedente (RRIB) y verificar si hay errores en el log. Una imputación de presupuesto de excedente también es una imputación de presupuesto de gastos adicional.

Cuando ejecuta el job como una ejecución de prueba, se ejecutan todas las opciones, pero no se crea ningún documento de presupuesto.

Puede revisar los documentos de presupuesto IIP resultantes en la aplicación Gestionar documentos de presupuesto. A diferencia de otros documentos de presupuesto como transferencias o suplementos, los documentos de presupuesto IIP solo se pueden anular con esta aplicación. No puede crear ni copiar documentos de presupuesto IIP existentes con la aplicación Gestionar documentos de presupuesto.

Puede utilizar esta aplicación para supervisar el proceso IIP durante el ejercicio. Le permite comparar los importes relevantes para todas las reglas IIP seleccionadas en función de los objetos de control IIP.

Las siguientes medidas están disponibles para cada objeto de control IIP para la comparación:

• Presupuesto de ingresos: el presupuesto de ingresos actual total introducido para las reglas IIP seleccionadas. Este importe se utiliza como referencia para la determinación de los límites inferior y superior definidos en la fórmula de cálculo IIP (si se definen como porcentaje del presupuesto de referencia actual). Este importe es el importe de presupuesto de ingresos actual total para todas las imputaciones de presupuesto de ingresos que contribuyen al objeto IIP para la regla IIP. Solo se tiene en cuenta el presupuesto de ingresos aprobado o importado (cargado).
• Importe de ingresos total: el importe de ingresos total contabilizado en las reglas IIP seleccionadas. Este importe solo tiene en cuenta los tipos de utilización de presupuesto relevantes como se definen en la regla IIP (perfil de filtro) y es igual a los importes de ingresos totales disponibles para las imputaciones de contabilización de ingresos que contribuyen a las reglas IIP.
• Importe de ingresos disponible: el importe de ingresos contabilizado en las reglas IIP seleccionadas disponibles para IIP. Este importe solo tiene en cuenta los tipos de utilización de presupuesto relevantes como se definen en la regla IIP (perfil de filtro) y tiene en cuenta los esquemas de cálculo IIP (límites) utilizados en la definición de las reglas IIP.
• Importe transferido: el importe de ingresos total ya transferido a los receptores de la regla IIP mediante documentos de presupuesto IIP.
• Importe transferible: el importe de ingresos total aún disponible para una transferencia de presupuesto a los receptores de la regla IIP utilizando documentos de presupuesto IIP futuros. Se tienen en cuenta los esquemas de cálculo IIP utilizados en la definición de las reglas IIP.

Esta aplicación proporciona una vista de los importes IIP por diferentes gráficos de barras (predeterminados) basados en objetos de control IIP, como un gráfico por centro de coste o fondo.

Además, ofrece la visualización de una tabla de objetos de control IIP con el presupuesto de ingresos, los ingresos totales, los ingresos disponibles, los importes transferidos y transferibles.

Cuatro aplicaciones de KPI relacionadas

• Detalles de importe de ingresos IIP
• Detalles de importe transferible IIP
• Detalles de importe transferido IIP
• Detalles de presupuesto de ingresos IIP

le permite desglosar la información del artículo en línea correspondiente.

En relación con los detalles del importe de ingresos IIP, se muestran los documentos de contabilidad financiera que contribuyen al importe de ingresos total contabilizado en los objetos de control IIP seleccionados.

Puede cambiar entre una imputación y una vista detallada de documento. Desde el detalle de documento puede pasar a la página de objeto de documento de contabilidad financiera relacionada.