Descripción de la integración financiera

Las transacciones financieras se utilizan para registrar el consumo de presupuestos y una variedad de otros procesos operativos y de libro mayor en la contabilidad de acreedores y deudores. Las imputaciones PSM y otras imputaciones financieras son necesarias en estos procesos y permiten la creación de balances contables a nivel de sociedad y cuentas de mayor, así como a nivel de fondo, subvención y otros elementos de imputación comunes (por ejemplo, centro de beneficio, segmento, etc.).

El diario universal (ACDOCA) se utiliza para registrar operaciones financieras y se puede utilizar uno (ledger 0L- ledger principal) o varios ledgers. El uso de uno o varios ledgers depende de la necesidad de informar para diferentes normas de presentación de cuentas (por ejemplo, GAAP, IFRS, GASB para la periodificación completa y modificada). Para obtener más información sobre las normas de presentación de cuentas en la gestión del sector público, consulte el siguiente curso, ISPC3 (SAP S/4HANA Cloud Public Sector - Contabilidad de fondos (EE. UU.), lección Descripción de las normas de presentación de cuentas modificadas y de periodificación.

Muchas operaciones financieras permiten la entrada directa de imputaciones y/o la derivación basada en otras imputaciones (véase Unidad 2, Lección 2, Explicación de la derivación de imputación). A continuación, la funcionalidad de desglose de documentos hereda las imputaciones relevantes de las líneas de gastos o ingresos a las líneas de proveedor o cliente y el banco subsiguiente en tránsito o las cuentas bancarias.

Además de la entrada y derivación de los elementos de imputación mencionados, también es posible hacer referencia a documentos presupuestarios en las operaciones financieras (Unidad 5, Lección 2, Introducción a los documentos presupuestarios) o contabilizar funciones de seguimiento como entradas de mercancías y recepciones de facturas para pedidos (consulte la Unidad 5, Lección 3, Comprensión de la integración con el aprovisionamiento y la gestión de stocks). Las imputaciones en la partida individual del documento de referencia se transfieren a la línea de asiento contable.

Las operaciones financieras también pueden originarse en otros componentes integrados y luego se reflejan en las aplicaciones de contabilidad como Contabilidad principal, Acreedores y Deudores.

Existen muchas otras aplicaciones integradas que se contabilizan en la contabilidad financiera y son relevantes para su uso en Gestión Pública. Para obtener más información, consulte los siguientes capítulos de esta unidad.

En esta lección, veremos con más detalle la contabilidad principal, acreedores y deudores.

El plan de cuentas YCOA y las cuentas de mayor se suministran previamente en SAP S/4HANA Cloud. La definición de las cuentas de mayor en YCOA no solo contiene opciones importantes necesarias para la contabilidad financiera y la integración con otras aplicaciones. También contienen opciones vitales para el consumo de presupuesto y la capacidad de realizar informes presupuestarios y control de disponibilidad.

Las parametrizaciones presupuestarias se especifican en su propia área de la cuenta de mayor. Mientras que algunos de los atributos se pueden modificar, otros no se pueden modificar, ya que garantizan la consistencia de la solución. También existen validaciones adicionales que ayudan a garantizar que las modificaciones en la cuenta de mayor no interfieran con las transacciones ya contabilizadas en esas cuentas.

Al principio de una implementación, es posible renumerar las cuentas de mayor y asignarlas a un esquema de números específico de cliente. Esto aún se puede hacer utilizando el plan de cuentas YCOA y manteniendo sincronizados todos los atributos asociados con la cuenta de mayor original y otras determinaciones automáticas de cuentas. Además de esta herramienta de renumeración general, también hay un elemento de alcance de mejores prácticas que permite la asignación de cuentas a cuentas GASB de EE. UU. (Junta de normas gubernamentales de contabilidad).

La siguiente figura le proporciona una captura de pantalla de muestra de la aplicación Gestionar cuentas de mayor operativas que muestra la sección Datos de gestión del sector público en "Información general" y una cuenta de gastos, utilizando el tipo de utilización de presupuesto Gastos/Ingresos (99).

Los atributos presupuestarios adicionales se pueden modificar, pero solo para cuentas con el tipo de utilización de presupuesto Gastos/Ingresos (99) o Contabilizaciones CO (95). Además, el sistema también verifica si los datos ya se han contabilizado en el sistema productivo. Si este es el caso, la mayoría de las opciones no se pueden modificar y se emite un mensaje de error cuando intenta modificarlas.

Los atributos presupuestarios se explican con más detalle en la unidad 4, lección 1, registro de comprometidos y datos reales.

Para obtener una explicación de la cuenta de origen de caja, consulte IPSC3, SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, para el sector público (EE. UU.): Contabilidad de fondos.

Para obtener una explicación de la clase subvencionada, consulte IPSC2, Implementación de SAP S/4HANA Cloud for Public Sector: SAP Grants Management.

En comparación, veamos una cuenta con la clase de utilización de presupuesto Pagos (57). Examine la siguiente figura para ver una captura de pantalla de una cuenta bancaria.

Para la clase de utilización de presupuesto Pagos (57), no se puede actualizar ninguna de las opciones presupuestarias, ya que no son relevantes para un pago. Además, la cuenta de origen de caja no se puede actualizar, ya que se rellena dentro del proceso de flujo de documentos (véase IPSC3, Introducción a la gestión de informes de flujo de caja).

Todas las cuentas que se definen como relevantes para el flujo de caja en la opción específica de sociedad de la cuenta también se definen como clase de utilización de presupuesto 57. Se emite un mensaje de error si se elimina el indicador relevante para flujo de caja.

Las validaciones adicionales que existen son las siguientes:

• Una cuenta asociada de proveedor (K) siempre se clasifica con el tipo de utilización de presupuesto Débitos (54) o Anticipo (61).
• Una cuenta asociada de cliente (D) siempre se clasifica con la clase de utilización de presupuesto Crédito (55) o Anticipo (61).

Si se modifica el tipo de cuenta asociada, se emite un mensaje de error.

Sin embargo, es posible tener cuentas de mayor no asociadas clasificadas con los tipos de utilización de presupuesto Débitos (54) o Créditos (55).

Estas validaciones se implementan para garantizar que las opciones presupuestarias y financieras de una cuenta coincidan y que el uso en ambas áreas sea consistente.

Muchas aplicaciones en la contabilidad financiera contienen las imputaciones del sector público, como fondo, subvención, período de presupuesto y documentos presupuestarios (con indicador de posición de documento y posición completada).

Algunas de ellas se explican en las siguientes secciones.

Esta aplicación Contabilizar asientos contables generales se puede utilizar para contabilizar operaciones de libro mayor e incluye todas las imputaciones PSM. Las imputaciones se pueden introducir o derivar.

Si se registra un asiento contable con esta aplicación o aplicaciones similares con el fin de contabilizar entre dos o más cuentas de gastos o ingresos, las líneas de documento se actualizan con la clase de utilización de presupuesto  Contabilizaciones de transferencia FI (66).

La siguiente figura proporciona un ejemplo de la aplicación Contabilizar asientos contables generales en la que las imputaciones como fondo, subvención, documentos presupuestarios y otros se pueden introducir en la sección Imputación.

Esta aplicación le permite cargar varios asientos contables desde una hoja de cálculo o un archivo CSV. El modelo estándar se puede ajustar para incluir columnas para imputaciones específicas de PSM. El formato Excel visualizado en la figura anterior muestra cómo se puede ajustar el modelo existente para incluir las imputaciones específicas de PSM. Tenga en cuenta que, a modo de ejemplo, se han añadido las siguientes columnas de campo a la plantilla. El capítulo correspondiente en la documentación de contabilidad principal contiene un catálogo de todas las columnas de campo disponibles.

• Fondo GEBER (20)
• GRAN_NBR Subvención (20)
• KBLNR Número de documento para documentos presupuestarios (10)
• Documento presupuestario KBLPOS: Posición de documento (3)
• PS_POSID Elemento PEP (24)

En esta aplicación, es posible ver el asiento contable y las imputaciones introducidas o derivadas y otros atributos del sector público. La siguiente figura también muestra un ejemplo del resumen de partidas individuales, así como un desglose de una partida individual específica.

Tenga en cuenta que mientras que la vista Entrada solo muestra las imputaciones, la vista Ledger (en este ejemplo, 0L) muestra todos los atributos. La vista de ledger muestra los datos almacenados en el diario universal que se utilizan para la gestión de informes en la contabilidad financiera y la gestión del sector público.

Hay varios informes en el libro mayor disponibles para la gestión de informes de las imputaciones PSM y algunos de ellos también poseen atributos presupuestarios. Las jerarquías globales para las dimensiones PSM también se pueden utilizar en las aplicaciones que proporcionan esta opción. Algunos de los informes principales son los siguientes:

• Balance de sumas y saldos: Solo imputaciones, jerarquía
• Analizador de asientos contables: solo imputaciones, jerarquía
• Visualizar partidas individuales en libro mayor: imputaciones en layout y filtro, atributos presupuestarios

Cuando es relevante, las aplicaciones en la contabilidad de acreedores contienen las imputaciones del sector público como el fondo, la subvención, el período de presupuesto y los documentos presupuestarios (con posición de documento y indicador de posición completada).

Algunos de ellos se explican a continuación.

Existe una aplicación central para registrar facturas de proveedor y se puede utilizar de la siguiente manera:

• Con referencia a pedidos (véase la unidad 5, módulo 3, Comprensión de la integración con el aprovisionamiento y la gestión de stocks)
• Con referencia a documentos presupuestarios (véase la unidad 5, módulo 2, Introducción a los documentos presupuestarios)
• Sin referencia a un documento anterior

En los asientos contables contabilizados para facturas de proveedor, las líneas de proveedor se clasifican como un tipo de consumo de presupuesto (BCT) Débito (54), mientras que los gastos se clasifican como un BCT Gastos/Ingresos (99).

La siguiente figura proporciona un ejemplo de la aplicación Crear factura de proveedor, en la que las imputaciones como fondo, subvención, documentos presupuestarios, etc. se pueden introducir en la sección Imputación de la posición de cuenta de mayor.

La aplicación Importar factura de proveedor le permite importar varias facturas de proveedor desde una hoja de cálculo. Las imputaciones específicas de la Gestión Pública se incluyen en el modelo y se pueden introducir mediante columnas específicas no ocultas. Las columnas específicas de PSM estarán disponibles después de que se muestren:

• Fondos (20)
• Subvención (20)
• Número de documento para documentos presupuestarios (10)
• Documento presupuestario: Posición de documento (3)
• Indicador de finalización para partida individual (1)

El siguiente ejemplo ilustra un ejemplo de los pasos del proceso para anticipos y también muestra el ejemplo de contabilización con Debe (+) y Haber (-), incluido el tipo de utilización de presupuesto y las actualizaciones que se producen en el diario para partidas individuales reales.

La aplicación Gestionar solicitudes de anticipo de proveedor se puede utilizar para registrar solicitudes de anticipo:

• Con referencia a pedidos
• Con referencia a documentos presupuestarios
• Sin referencia a un documento/comprometido anterior

Para solicitudes de anticipo o anticipos que hacen referencia a pedidos o documentos presupuestarios, se utilizan las imputaciones del documento anterior. En el caso de documentos sin referencia, las imputaciones se derivan (por ejemplo, del centro de coste o del maestro PEP) o deben introducirse manualmente. Dado que el anticipo también es relevante para el consumo de presupuesto, es necesario derivar una cuenta de presupuesto. Puede definirlo según la clase de documento en la actividad de configuración Derivar cuenta de presupuesto para anticipos sin referencia de comprometido. La figura anterior proporciona un ejemplo de la configuración. La actividad de configuración se utiliza para derivar tanto la cuenta de presupuesto como la cuenta de origen de caja. Puede crear nuevas clases de documento copiando clases de documento existentes en la configuración FI para permitir que se utilicen diferentes cuentas de presupuesto.

La siguiente figura, Configuración - Derivar cuenta de presupuesto para anticipos sin referencia de comprometido, proporciona un ejemplo de la aplicación Gestionar solicitud de anticipo de proveedor en la que las imputaciones como fondo, subvención, documentos presupuestarios y otros se pueden introducir en la sección de imputación de la faceta de posición.

Las solicitudes de anticipo no actualizan el diario universal. Se utilizan como apunte estadístico y se pueden recoger en pagos automáticos con la aplicación Gestionar pagos automáticos o manualmente con la aplicación Contabilizar pagos efectuados.

El documento resultante es un asiento contable de anticipo en el diario universal, donde la línea de acreedor se clasifica como  un anticipo (61) BCT y la línea de pago se clasifica como un pago (57) BCT. La siguiente figura proporciona un ejemplo de las actualizaciones presupuestarias, incluida la cuenta de presupuesto derivada.

La aplicación Crear pago único se puede utilizar para realizar pagos extraordinarios a un proveedor sin necesidad de utilizar una factura.

Técnicamente, se crea una solicitud de anticipo, que desencadena automáticamente una ejecución de pago y la creación de un documento de anticipo. Las imputaciones se derivan (por ejemplo, del centro de coste o del maestro PEP) o deben introducirse manualmente. Como se menciona en la sección Gestionar "Solicitud de anticipo de proveedor", este pago también es relevante para el consumo de presupuesto y es necesario derivar una cuenta de presupuesto y una cuenta de origen de caja. Aquí se puede utilizar la misma actividad de configuración Derivar cuenta de presupuesto para anticipos sin referencia de comprometido, que también se utiliza para anticipos.

Cuando es relevante, las aplicaciones de la contabilidad de deudores contienen las imputaciones del sector público, como fondo, subvención y período de presupuesto, en la partida individual de la cuenta de ingresos o anticipos. La derivación de las imputaciones PSM sigue la misma lógica que para las líneas de gastos. En los asientos contables para facturas de cliente, las líneas de cliente se clasifican como un tipo de utilización de presupuesto de crédito (55) (BCT), mientras que los ingresos se clasifican como gastos/ingresos (99) BCT. Las líneas de anticipo siguen la misma lógica que los anticipos de proveedor y utilizan el anticipo BCT (61).

Algunas de las aplicaciones se explican a continuación.

En su mayor parte, las facturas se generan en el sistema comercial y también en forma de facturaciones de subvención. También existe una aplicación basada en SAP GUI para registrar manualmente facturas de cliente.

La siguiente figura muestra un ejemplo de una pantalla de entrada para facturas emitidas.

Esta aplicación le permite cargar varias facturas de cliente y/o notas de crédito desde una hoja de cálculo. Las imputaciones específicas de la Gestión Pública se incluyen en el modelo y se pueden introducir mediante columnas específicas no ocultas. Además de la derivación (por ejemplo, de centros de coste o elementos PEP), la imputación PSM se puede introducir en el libro de trabajo utilizando las siguientes columnas:

• Fondos (20)
• Subvención (20)

Esta aplicación se puede utilizar para registrar solicitudes de anticipo de cliente.

A diferencia de Gestionar solicitudes de anticipo de proveedor, no hay documentos a los que se pueda hacer referencia y las imputaciones se introducen o derivan manualmente (por ejemplo, del centro de coste o del maestro PEP). También se debe derivar una cuenta de presupuesto. Puede definirlo según la clase de documento en la actividad de configuración Derivar cuenta de presupuesto para anticipos sin referencia de comprometido. Consulte la figura visualizada anteriormente, que proporciona un ejemplo de la configuración utilizada tanto para los anticipos de proveedor como de cliente.

Las solicitudes de anticipo no actualizan el diario universal. Se utilizan como apunte estadístico y se pueden convertir en anticipos utilizando la aplicación Gestionar pagos automáticos o manualmente utilizando la aplicación Contabilizar pagos recibidos.

El documento resultante es un asiento contable de anticipo en el diario universal, donde la línea de cliente se clasifica como  un anticipo (61) BCT y la línea de caja se clasifica como un pago (57) BCT.

Las aplicaciones y el proceso de anticipo utilizados en la contabilidad de deudores son muy similares a los utilizados en la contabilidad de acreedores. Consulte la sección Acreedores para ver los procesos y la visualización de la aplicación.