Explicación de la derivación de imputación

Las derivaciones descritas en esta lección son para lo siguiente:

• Documentos de comprometido

  Documentos de comprometido como la solicitud de pedido, el pedido y los documentos presupuestarios.

• Documentos financieros

  Para los documentos financieros, esta lección se centra en las líneas relevantes para el presupuesto (por ejemplo, gastos e ingresos). Las líneas no presupuestarias, como los pasivos o las líneas bancarias, se tratan en el capítulo Desglose de documentos.

• Datos maestros/transaccionales

  Otros datos maestros/transaccionales, como activos fijos, contratos CLM, personal de HR, instrumentos de tesorería, tareas de hoja de horas de trabajo, etc.

  Para estos objetos, las imputaciones se derivan (o introducen) y se almacenan. En pasos posteriores, estos objetos generan comprometidos o documentos FI. La imputación almacenada en estos objetos se utilizará en el maestro de activos fijos. Más adelante, todos los movimientos de activos fijos (por ejemplo, adquisiciones, obsolescencias y similares) se rellenan con el fondo del maestro de activos fijos.

Las partidas individuales en los documentos de comprometido y financieros se tratan de forma diferente cuando se trata de derivaciones, dependiendo del tipo de partida individual. El tipo de partida individual se ha derivado de la cuenta de mayor en esta partida individual. Por lo tanto, es importante que una partida individual se rellene primero con una cuenta de mayor antes de que se pueda realizar cualquier derivación.

El indicador principal en el maestro de cuentas de mayor es la clase de utilización de presupuesto.

Las siguientes reglas generales se aplican a las cuentas de mayor:

Cuenta de mayor: Atributos PSM para presupuestación:

• Los atributos de cuenta de mayor se actualizan en los datos maestros de cuenta de mayor en la pestaña Datos de gestión del sector público.
• El tipo de utilización de presupuesto de la cuenta de mayor se entrega previamente y no se puede modificar.

1. Descrito solo en informes de flujo de caja
2. Descrito solo en el marco de la gestión de subvenciones

La imputación puede ser:

• Derivado automáticamente sin la posibilidad de que el usuario modifique los valores. El usuario no verá la imputación resultante en la pantalla de entrada, sino que solo verá el resultado mediante la gestión de informes.

  Ejemplo: La cuenta de presupuesto siempre se deriva automáticamente y solo está disponible a través de la gestión de informes.

• Derivado automáticamente sin la posibilidad de que el usuario modifique los valores. El usuario ve la imputación resultante en la pantalla de entrada.

  Ejemplo: se configura una asignación de fondos fijos en el centro de coste. Cuando este centro de coste se utiliza en una línea de gastos, el usuario no puede sobrescribir esta asignación fija.

• Derivado automáticamente como propuesta. El usuario puede modificar la imputación propuesta.

  Ejemplo: Se configura una asignación de fondos (no fija) en el centro de coste. Cuando este centro de coste se utiliza en una línea de gastos, el usuario ve la asignación de fondos, pero puede modificarla/sobrescribirla con un fondo diferente.

• Introducido manualmente sin ninguna derivación. El usuario debe introducir la imputación, ya que no se aplica ninguna regla de derivación.

  Ejemplo: no se configura ninguna asignación de fondos en el centro de coste. Cuando se utiliza este centro de coste, el usuario debe introducir el fondo manualmente (de lo contrario, aparece un mensaje de error).

A continuación se muestra una lista de fuentes en las que se puede almacenar la imputación para que se transfiera para la población de documentos de comprometido y reales.

Las reglas de derivación son:

• Ya sea suministrado por el sistema (de codificación fija) y no puede ser influenciado por el usuario (por ejemplo, derivación para cuentas de presupuesto)
• O puede ser influenciado por el usuario, por ejemplo, añadiendo un fondo como una asignación fija o no fija al centro de coste
• O se puede configurar mediante la configuración (por ejemplo, utilizando la regla de sustitución)

Paradigma para la versión de SAP S/4HANA Cloud: la mayoría de las derivaciones funcionan con la regla suministrada por el sistema estándar sin configuración. Las configuraciones se pueden utilizar para desviarse del comportamiento estándar.

La cuenta de presupuesto se toma 1:1 de la cuenta de mayor para todas las partidas individuales con las clases de utilización de presupuesto 95,99. La cuenta de presupuesto siempre se deriva y no se puede introducir.

Ejemplo: Para una contabilización de costes en la cuenta 61002000, la cuenta de presupuesto se determina como 61002000. Esto no se puede influir.

• Para los activos fijos, existe una configuración específica llamada Derivación de cuenta de presupuesto para activos fijos. Es posible sobrescribir una cuenta de presupuesto diferente.

  Ejemplo: Un alta de activo fijo o una contabilización de pedido en una cuenta de balance para el equipo de oficina 16105000 utilizará la cuenta 80005000 (gastos para el equipo de oficina) en su lugar.

• Para los anticipos, la cuenta de presupuesto se utiliza desde los documentos de comprometido de referencia o desde una configuración específica llamada Derivación de cuenta de presupuesto para anticipos sin referencia a pedido.

  Ejemplo: Un anticipo con referencia a un pedido que utiliza la cuenta de mayor 51100000 (coste de materia prima) contabilizará en la cuenta de presupuesto 5110000 en lugar de la cuenta de anticipo pasivo.

• La regla de derivación para estas tres imputaciones es idéntica y se realiza principalmente mediante fuentes.
• Además de la capacidad de introducir estas asignaciones, todas las fuentes de derivación descritas anteriormente (excepto la cuenta de mayor) se aplican a estas imputaciones:
  • Centro de coste y elemento PEP
  • Datos externos como maestro de HR, activos fijos, contratos CLM, etc.
  • Documentos anteriores, como documentos presupuestarios y pedido/solicitud de pedido
  • Herramienta de sustitución
• Cuando se producen varias fuentes de derivación, se aplican las siguientes prioridades:
  • Para las líneas de activos fijos, estas imputaciones siempre se toman del maestro de activos fijos (sin excepción).
  • Para otras líneas de gastos y datos maestros con centro de coste y elementos PEP como fuentes, se aplican ciertas prioridades (esto se explicará más adelante).

Con la aplicación Gestionar centros de coste, puede definir valores predeterminados para los elementos de imputación PSM en un registro maestro de centro de coste. Si también fija el indicador Asignación fija para un campo PSM, el valor predeterminado ya no se podrá modificar manualmente cuando se realicen contabilizaciones en ese centro de coste.  Si el indicador no está fijado, el sistema propone los valores por defecto, pero se pueden sobrescribir cuando se realizan contabilizaciones.

La figura anterior muestra un ejemplo de cómo los valores de campo PSM (fondo, área funcional y subvención) se pueden proponer desde un registro maestro de centro de coste o se pueden introducir manualmente cuando se realiza una contabilización:

• El valor del área funcional se deriva de los datos maestros del centro de coste y no se puede modificar manualmente durante la contabilización porque el indicador fijo está fijado en el registro maestro del centro de coste.
• El valor del fondo también se deriva de los datos maestros del centro de coste. Dado que el indicador fijo no está fijado, se trata de un valor por defecto para el fondo que se puede modificar manualmente para las contabilizaciones.
• No se ha definido ningún valor de subvención en el registro maestro del centro de coste, es decir, no se deriva ningún valor de los datos maestros del centro de coste. El valor de la subvención debe introducirse manualmente durante las contabilizaciones.

Las siguientes figuras muestran la asignación de imputaciones PSM y los indicadores fijos para centros de coste y elementos PEP.

Si se produce una situación en la que un centro de coste y un elemento PEP están presentes en la misma partida individual de contabilización y ambos proporcionan una imputación PSM, se sigue la siguiente prioridad (representada anteriormente).

• Estas reglas se aplican a comprometidos, datos reales y derivaciones de datos maestros.
• Los indicadores reales/estadísticos se describen en Controlling.
• (*) Es posible que la imputación PSM ya esté en línea de la entrada manual, el documento predecesor o la llamada API.
• Cuando se utiliza el elemento PEP estadístico:

  Cuando las imputaciones PSM de
  El centro de coste es	El elemento PEP estadístico es	La imputación PSM se derivará de la
  Fijo	Fijo	Centro de coste
  No fijo	Fijo	Elemento PEP
  Vacío	Fijo	Elemento PEP
  Fijo	No fijo	Centro de coste
  No fijo	No fijo	Centro de coste
  Vacío	No fijo	Elemento PEP
  Fijo	Vacío	Centro de coste
  No fijo	Vacío	Centro de coste
  Vacío	Vacío	Sin derivación

• Cuando se utiliza un elemento PEP real:

  Cuando las imputaciones PSM de
  El centro de coste es	El elemento PEP real es	La imputación PSM se derivará de la
  Fijo	Fijo	Elemento PEP
  No fijo	Fijo	Elemento PEP
  Vacío	Fijo	Elemento PEP
  Fijo	No fijo	Elemento PEP
  No fijo	No fijo	Elemento PEP
  Vacío	No fijo	Elemento PEP
  Fijo	Vacío	Centro de coste
  No fijo	Vacío	Centro de coste
  Vacío	Vacío	Sin derivación

  Cuando las imputaciones PSM de
  El centro de coste es	El elemento PEP real es	La imputación PSM se derivará de
  Fijo	Fijo	Elemento PEP
  No fijo	Fijo	Elemento PEP
  Vacío	Fijo	Elemento PEP
  Fijo	No fijo	Elemento PEP
  No fijo	No fijo	Elemento PEP
  Vacío	No fijo	Elemento PEP
  Fijo	Vacío	Centro de coste
  No fijo	Vacío	Centro de coste
  Vacío	Vacío	Sin derivación

• Como el período de presupuesto debe tener la misma frecuencia que el fondo, el fondo debe derivarse antes del período de presupuesto.

• Cuando el fondo está disponible, el sistema utiliza la fecha de utilización de presupuesto y la frecuencia para derivar exactamente un período de presupuesto (ya que no es posible tener varios períodos de presupuesto para la misma fecha/misma frecuencia).

  Ejemplo: Fund1 tiene una frecuencia anual. La fecha de utilización de presupuesto es 01/01/2020. El sistema deriva automáticamente el período de presupuesto "2020".

• Si se modifica el fondo y, como resultado, la frecuencia cambia (por ejemplo, de anual a global), el sistema también intenta modificar automáticamente el período de presupuesto.

  Ejemplo: El usuario ha utilizado un fondo interno para una contabilización de subvención con frecuencia anual y el sistema ha derivado el período de presupuesto 2020. Ahora, el usuario ha modificado el fondo a un fondo externo con frecuencia global. A continuación, el sistema ajusta automáticamente el período de presupuesto a GLOBAL. Estas modificaciones solo se producen en documentos que aún no se han contabilizado.

• Los períodos de presupuesto pueden diferir de la fecha de utilización de presupuesto mediante la herencia a través de la cadena de documentos (pueden aplicarse reglas de ajuste hacia arriba/hacia abajo) o (si está permitido) mediante el ajuste manual.

  Ejemplo: Una entrada de mercancías en el ejercicio 2021 hereda el período de presupuesto 2020 de un pedido de ejercicio anterior.

• Consulte también el capítulo específico Descripción del procesamiento de fin de año.
• Dependencia de la derivación de períodos de presupuesto y actualización de fecha de vencimiento

Al actualizar la fecha de utilización de presupuesto con fecha de vencimiento, esta actualización funciona en todos los casos para la gestión de informes en la fecha de utilización de presupuesto y su ejercicio correspondiente.

Sin embargo, la mayoría de los clientes también esperan que la verificación AVC esté alineada con las fechas de vencimiento. Como la verificación de CDD solo tiene en cuenta los períodos de presupuesto, pero no el ejercicio, debe asegurarse de que los documentos tengan un período de presupuesto que esté alineado con el ejercicio correspondiente.

Ejemplo: Documentos presupuestarios con una fecha de contabilización en el año 2025 con una partida individual que vence en 2026 puede utilizar el período de presupuesto 2025 o 2026

Si la rutina de derivación en el momento de la primera derivación no puede utilizar la fecha de vencimiento en 2026 (por ejemplo, no se ha introducido), debe tomar la fecha de contabilización para la derivación que derivará el período de presupuesto 2025. En ese caso, recibirá una advertencia y podrá sobrescribir el período de presupuesto de 2025 a 2026.

Para los pedidos, la fecha de vencimiento se deriva de la fecha de entrega y se aplica el mismo comportamiento que el anterior. Además, es importante comprender que cada línea de pedido solo puede llevar un período de presupuesto como imputación. Si hay varias fechas de entrega que apuntan a diferentes ejercicios, solo tiene un período de presupuesto.

Ejemplo: la partida individual de pedido lleva el período de presupuesto 2026 con una programación de varias entregas en 2026, 2027 y 2028.

Puede dividir los planes de entregas en 3 partidas individuales diferentes con los períodos de presupuesto correspondientes o mover los comprometidos abiertos con una modificación de período de presupuesto al final del ejercicio.

Para cada contabilización relevante para el presupuesto en la que el tipo de utilización de presupuesto de la cuenta de mayor está fijado en 99, 95 o 61 (gastos/ingresos/anticipos), el centro de coste es un campo obligatorio una vez activado PSM. Como resultado, el centro de coste debe rellenarse en todas estas líneas. Las líneas se pueden distinguir por lo siguiente:

• Líneas de coste

  Estas líneas se rellenan mediante una entrada manual (o derivaciones/sustituciones no PSM).

• Anticipos

  Estas líneas se rellenan a través del centro de coste a partir de comprometidos o mediante la entrada manual (por ejemplo, en solicitudes de anticipo).

• Líneas de ingresos

  Estas líneas deben rellenarse mediante una entrada manual (por ejemplo, para una factura FI-AR) o mediante reglas de sustitución (por ejemplo, para una factura SD).

• Líneas de cuenta de balance

  Estas líneas deben rellenarse mediante derivaciones PSM. Las fuentes principales son las siguientes:

  • Para las partidas individuales de balance de activos fijos, el centro de coste del maestro de activos fijos
  • Para las partidas individuales de balance de almacén, el centro de coste de la configuración PSM (consulte las derivaciones específicas)

Para las líneas de costes o ingresos en las que solo se introduce un elemento PEP en la contabilización, la derivación PSM suministrada estándar (de codificación fija) deriva automáticamente el centro de coste del elemento PEP.

Los clientes pueden crear sus propias reglas con la herramienta de sustitución (disponible para el usuario BPC_EXPERT). El contexto empresarial para la derivación de imputación PSM es "Sector público" y el evento es "Bloque de imputación para gestión del sector público".

Las reglas deben estar activas para que se ejecuten:

• Una regla consta de una condición previa y una sección de sustitución.- Se deben cumplir todas las condiciones previas para procesar la sección de sustitución.- Para la condición previa, se pueden utilizar muchos campos como parámetros. Mediante asociaciones, es posible utilizar otros atributos de estos campos (por ejemplo, seleccione el maestro de activos fijos y cualquier campo del maestro de activos fijos para condiciones previas). También es posible utilizar funciones como subcadenas y concatenaciones.- Para sustituciones es posible sobrescribir valores existentes, por ejemplo, introducidos manualmente por el usuario o derivados en un paso anterior.
• No es posible sobrescribir asignaciones fijas de reglas suministradas estándar mediante la herramienta de sustitución (por ejemplo, de asignaciones fijas en el centro de coste o el maestro de activos fijos no se puede sobrescribir con la herramienta de sustitución).
• Es posible realizar un seguimiento de los resultados durante las contabilizaciones. El trace muestra las reglas estándar de SAP y las reglas de sustitución en paralelo mediante la aplicación Logs de sustitución/validación.

Existen las siguientes derivaciones específicas (aparecen más detalles en secciones específicas).

Para algunas operaciones de Controlling (por ejemplo, imputaciones universales o liquidaciones), el sistema lee las imputaciones de las contabilizaciones existentes y las rellena en líneas de emisor. Se aplican reglas específicas para las poblaciones de estas líneas (para obtener más detalles, consulte el capítulo sobre el control de la integración).

Para la gestión de activos fijos, todas las contabilizaciones reales y de comprometido siempre se rellenan con el fondo, la subvención, el área funcional y el centro de coste del maestro de activos fijos. Las cuentas de presupuesto se pueden derivar excepcionalmente mediante la siguiente configuración:

Para anticipos, es posible derivar una cuenta de presupuesto específica (y cuenta de origen de caja) para anticipos sin referencia de comprometido.

Para las cuentas de balance de almacén y las contabilizaciones reales y de comprometido, las imputaciones PSM se rellenan mediante la siguiente configuración:

Para FI-CAC (Contract Accounting Cloud), todas las derivaciones se realizan mediante un contexto de sustitución específico durante la transferencia de contabilizaciones FI-CA a FI-GL. Las imputaciones PSM no se derivan ni almacenan en FI-CA.

Para la facturación SD, la herramienta de sustitución (con el contexto empresarial "Bloque de imputación") es obligatoria para derivar un centro de coste. El centro de coste se puede utilizar para derivar más imputaciones necesarias (por ejemplo, el fondo). La condición ReferenceDocumentType (campo) Igual (operador) a VBRK (valor) se utiliza en el pedido para procesar esta regla solo para la facturación.