Implementación del tratamiento de situaciones

El tratamiento de situaciones es un concepto para dirigir los problemas empresariales a la atención de grupos de usuarios específicos. Ayuda al usuario a reconocer, comprender y resolver la situación recopilando toda la información relevante y proponiendo soluciones.

Con frecuencia, los clientes desean controlar de forma proactiva su presupuesto antes de que se supere. Las advertencias de AVC a menudo se enrutan a la persona que introduce el documento de utilización de presupuesto, que no es necesariamente la misma persona que debe reaccionar a la situación presupuestaria. El tratamiento de situaciones permite a los clientes reaccionar de forma proactiva al agotamiento de los importes del presupuesto informando al grupo de personas adecuado. Un requisito previo para el tratamiento de situaciones es la utilización de la gestión de responsabilidades para la creación de equipos adecuados con definiciones de responsabilidad definidas y funciones de miembro de equipo (aquí, es Supervisar presupuesto).

La siguiente figura muestra un primer resumen del tratamiento de situaciones.

El usuario que recibe la notificación debe tener asignado el rol empresarial SAP_BR_EMPLOYEE. Esto le dará al usuario acceso a la aplicación Mis situaciones.

Con el usuario BUSINESS_PROCESS_SPEC (o el rol correspondiente), debe definir sus equipos utilizando la aplicación Gestionar equipos y responsabilidades utilizando el tipo suministrado previamente S_PSMBMAVC (Control de disponibilidad de gestión de presupuesto).

La definición del equipo debe estar activada.

Para definir las condiciones en las que se generará la situación, el usuario estándar BPC_EXPERT debe configurar un tipo de situación con la aplicación Gestionar tipos de situación. Aquí debe copiar el modelo estándar PSM_BM_BudgetThresholdExceced para crear su propio tipo de situación listo para usar. El tipo de situación debe habilitarse antes de su uso.

La siguiente figura muestra la cabecera del tipo de situación.

En el tipo de situación, también puede dar formato al texto que el destinatario obtiene con la situación. Es posible utilizar los parámetros predefinidos, como la "tasa de utilización antes y después de la utilización de presupuesto" y las direcciones de control.

La siguiente figura le proporciona un ejemplo de la visualización ya que se copia del modelo de situación. Una modificación muy común sería borrar los objetos de control no utilizados (por ejemplo, el área funcional).

Puede configurar diferentes formatos de notificación para notificaciones del sistema y correos electrónicos.

Dentro del tipo de situación, las condiciones son muy importantes para definir en qué se generan las notificaciones de situación.

La siguiente figura le muestra la configuración de condiciones y destinatarios de la situación.

Es importante tener en cuenta que para cada orden de procesamiento en la parte izquierda de la pantalla, tiene una condición en la parte derecha de la pantalla. Es posible que se pregunte por qué tiene el estado Fijar enpara abrir dos veces. Así es como describe las 2 situaciones diferentes:

1. La acción ha gastado en exceso el umbral de presupuesto (por ejemplo, <70% anterior y actual >=70%)
2. La acción se ha producido cuando el presupuesto ya se ha gastado en exceso (por ejemplo, anterior >=70% y actual >=70%)

Con este mecanismo, por ejemplo, solo puede enviar un correo electrónico cuando el umbral de presupuesto se ha gastado en exceso originalmente (y no en excesos posteriores). Con el estado Resuelto, puede resolver automáticamente la notificación. Por ejemplo, un documento supera el valor umbral, pero este documento se anula un segundo más tarde; a continuación, el destinatario recibe una notificación, pero el documento de anulación lo resuelve inmediatamente/automáticamente.

Los porcentajes umbral de las condiciones de situación pueden diferir de los porcentajes umbral CDD en los perfiles de tolerancia.

El proyecto X tiene un presupuesto de 100.000 EUR.

Desea que se informe al jefe de proyecto si se han gastado más de 80.000 EUR. También desea que se informe al jefe de proyecto cada vez que la utilización de presupuesto aumente un 10% adicional. Esto significa que se ha utilizado el 80%, 90%, 100%, 110%, etc. del presupuesto.

En este caso, debería introducir 80 para la tasa de utilización de presupuesto en el campo % de presupuesto utilizado antes de la primera notificación en la Condición de situación e introducir 10 para el incremento de la tasa de utilización en el campo % de incremento para otras notificaciones en el perfil AVC.

Si introduce 0 para el incremento de la tasa de uso en el campo % incremento para otras notificaciones en el perfil AVC, o si deja este campo vacío, no se enviarán más notificaciones.

La siguiente figura muestra una pantalla de usuario que ha recibido una notificación. Puede verlo en el área de situación recibida y en el signo de campana en la esquina superior derecha de la pantalla. Por supuesto, las situaciones se pueden recibir no solo por las situaciones AVC, sino también de otras situaciones.

La siguiente figura muestra el texto completo cuando se abre. Las variables de la Visualización de situación configurada ahora se sustituyen por los valores de AVC que se realizan durante la contabilización de utilización de presupuesto.

Al hacer clic en la situación, desglosará (por defecto) en la aplicación Mi resumen de presupuesto. En la siguiente figura, puede ver que todos los parámetros de AVC se han movido a los filtros de esta aplicación. En consecuencia, tiene una vista directa de la situación del presupuesto y puede seguir desglosando todas las partidas individuales de presupuesto y utilización de presupuesto desde allí.

Ahora debería poder comprender la funcionalidad del tratamiento de situaciones.

Las conclusiones clave son las siguientes:

• El tratamiento de situaciones puede informar a los equipos dedicados sobre situaciones presupuestarias
• Mientras que AVC es un requisito previo para el tratamiento de situaciones, las situaciones de presupuesto se pueden definir independientemente de las tolerancias AVC.