Integración con SAP Concur

Los gastos de viaje pueden ser responsables de una parte significativa del consumo del presupuesto. Como tal, SAP Concur se integra perfectamente con SAP S/4HANA Cloud Public Sector Management (PSM) para controlar esos gastos de viaje. Esto significa que los gastos planificados o realizados verifican el presupuesto y son visibles en los informes Comprometido PSM y Real. El flujo de trabajo de documentos de Concur desencadena las verificaciones y actualizaciones de control de presupuesto.

Las siguientes diapositivas describen una historia empresarial típica para la planificación de un empleado, autorizando y gestionando los gastos de viaje:

1. Un empleado planea viajar durante 2 semanas y envía una solicitud con gastos estimados.
2. "Verificación de fondos" se envía a PSM para determinar si hay fondos disponibles para el viaje (se llama el Control de disponibilidad de presupuesto (AVC)).
3. Debido a que la comprobación de fondos fue exitosa, la solicitud se envía al gerente para su aprobación y el viaje se aprueba.
4. La solicitud de viaje se envía a PSM para garantizar que los fondos estén reservados para este viaje (AVC y actualización).
5. Debido a que la reserva del presupuesto para el viaje se realizó correctamente, la solicitud ahora se aprueba.
6. El empleado viaja y realiza un seguimiento de sus gastos en su informe de gastos, que envía al momento de la devolución.
7. "Verificación de fondos" se envía a SAP para garantizar que los gastos reales se encuentren dentro de los niveles de tolerancia del PSM AVC. Como la "Verificación de fondos" se ha realizado correctamente, el informe de gastos se aprueba para el pago.
8. Cuando se paga el informe de gastos, el pago se extrae de la reserva de presupuesto reservada realizada en el paso 4. Quedan fondos adicionales en la reserva.
9. Se reembolsa al empleado y la solicitud se cierra automática o manualmente. Debido a que se pagan todos los informes de gastos vinculados, se envía una "Liberación de fondos" a PSM para esta solicitud de viaje. Los fondos restantes reservados para este viaje se cierran (se devuelve al presupuesto disponible).

Las dos imágenes siguientes muestran capturas de pantalla de las imputaciones PSM dentro de una solicitud de viaje y el resultado de la verificación de disponibilidad de presupuesto en el seguimiento de auditoría de Concur.

A continuación se describe el fondo técnico de la integración:

Al igual que la cadena de documentos en el aprovisionamiento, Concur admite una cadena de documentos similar con tres clases de utilización de presupuesto diferentes:

• Las solicitudes de viaje se actualizan en PSM con el tipo de consumo de presupuesto 52 "Cargos previos de solicitud de viaje"
• Las obligaciones de informe de gastos se actualizan en PSM con el tipo de utilización de presupuesto 53 "Cargos previos de solicitud de viaje". Las obligaciones de informe de gastos pueden reducir los compromisos creados por la solicitud de viaje.
• Los informes de gastos se actualizan como documentos FI normales en PSM (clase de utilización de presupuesto 99). Los informes de gastos pueden reducir las obligaciones de informe de gastos (si existen) o las solicitudes de viaje (si existen).

Esto lleva a tres escenarios admitidos, que se pueden configurar en SAP Concur:

1. Creación de comprometido basada en una solicitud de viaje (TR) seguida de la contabilización de datos reales basada en el informe de gastos
2. Creación de comprometido basada en el informe de gastos (ER) como obligación de informe de gastos seguido de la contabilización de datos reales basada en el informe de gastos

   Motivos dados para comprometidos basados en informes de gastos (ER):

   1. Grandes retrasos entre la presentación de la ER y la aprobación final (a veces semanas)
   2. La necesidad de tener siempre un comprometido antes de una contabilización real
3. Creación de comprometido basada en una solicitud de viaje seguida de actualizaciones de comprometido basadas en el informe de gastos (obligación) seguido de la contabilización de datos reales basada en el informe de gastos

• Los comprometidos se crean por asignación de Concur (son posibles varias combinaciones de imputación)
• La fecha de contabilización (y, como resultado, la primera fecha de utilización de presupuesto en PSM) se puede configurar, por ejemplo, como fecha de inicio o de fin de viaje, fecha de envío de documento ... Solo habrá 1 fecha de contabilización por solicitud de viaje/informe de gastos. De lo contrario, haga referencia a la clase de actualización de compromiso genérica.
• Los compromisos basados en solicitudes de viaje se basan en importes brutos

  Motivo: el impuesto no se calcula en las solicitudes de viaje.

• Los comprometidos basados en informes de gastos se basan en importes netos.
• Los compromisos se consumen por importe, por ejemplo, si un gasto del informe de gastos es inferior al estimado en la solicitud de viaje, el compromiso basado en la solicitud de viaje no se consume por completo.

  Motivo: se puede hacer referencia a un asiento de solicitud de viaje en varios asientos de informe de gastos.

• Concur desencadena un lanzamiento para depurar los compromisos restantes, por ejemplo, si se cierra una solicitud de viaje
• AVC no se realiza de forma sincrónica, lo que significa que, a pesar de un error AVC, el documento concur se ha persistido (pero no se puede seguir procesando). Sin embargo, la actualización en PSM no se realizará.
• Los documentos de obligación fallidos (por ejemplo, como resultado de una verificación AVC fallida) se enrutan al Gestor de integración para su resolución

Normalmente, la integración entre SAP Concur y SAP S/4HANA Cloud se procesa automáticamente en el back end. Para activar la integración, el usuario estándar CONF_EXPERT_BUS_NET_INT (rol ….) debe configurar mediante la "Configuración de integración de Concur".

Las siguientes diapositivas muestran la Configuración de integración: