Integración de PSM con la gestión de mantenimiento

La gestión de mantenimiento permite a una organización del sector público planificar y realizar el mantenimiento planificado y no planificado de los sistemas operativos, como máquinas o instalaciones de producción.

La integración de la gestión de mantenimiento con la gestión del sector público (PSM) permite supervisar los procesos de mantenimiento relevantes para el presupuesto en PSM.

Sobre todo, esto afecta a los procedimientos de aprovisionamiento externo y las tomas de material de un almacén interno desencadenadas por órdenes de mantenimiento, así como a las operaciones de procesamiento interno.

La orden de mantenimiento es un elemento de imputación normal llamado "Orden" en la mayoría de las pantallas. Por lo tanto, siempre puede utilizarlo en transacciones de gestión sin mantenimiento, como facturas (Gestión financiera), facturaciones directas de actividad (Contabilidad de gastos generales) y pedidos manuales.

La siguiente figura ofrece un resumen de los procesos integrados. Los pasos en amarillo se actualizan en la contabilidad presupuestaria.

Mediante la orden de mantenimiento, puede iniciar automáticamente la creación de solicitudes de pedido para los materiales y servicios no de almacén necesarios. Estas solicitudes de pedido se verifican y actualizan en Gestión Pública. La solicitud de pedido se crea automáticamente a partir de la orden de mantenimiento.

• Inmediatamente durante la creación de la orden de mantenimiento (aún un número interno) o
• Después de liberar la orden de mantenimiento

No puede añadir/modificar la imputación PSM manualmente en estos documentos. Hay disponibles pasos de derivación específicos para derivar el fondo, el área funcional y la subvención a partir de los datos maestros de la orden de mantenimiento para las solicitudes de pedido (consulte la Unidad 2, Lección 2, Explicación de la derivación de imputación).

Todas las demás reglas específicas de PSM relacionadas con las solicitudes de pedido, como las siguientes:

• Actualización de comprometido y AVC
• Derivación de período de presupuesto, cuenta de presupuesto y cuenta de origen de caja
• Validación

De esta misma manera, se aplica a las solicitudes de pedido de orden de mantenimiento, así como a las solicitudes de pedido que no son de orden de mantenimiento.

Para los materiales de almacén, se crean reservas de material. Las salidas de mercancías relacionadas (documentos financieros) también se verifican y actualizan en PSM como contabilización real.

El material no de almacén actualizado en la orden de mantenimiento desencadena (durante la creación o liberación de la orden) la creación de una solicitud de pedido con imputación PSM.

Para el material de almacén, se crea automáticamente una reserva de material. En función de esto, se contabiliza una salida de mercancías relacionada.

El documento financiero correspondiente incluye las imputaciones PSM y se actualiza en la contabilidad presupuestaria.

La siguiente figura muestra un ejemplo de una salida de mercancías para la orden de mantenimiento (documento financiero).

El técnico realiza las tareas de mantenimiento necesarias de acuerdo con las recomendaciones proporcionadas en la operación de orden.

Los tiempos se registran añadiendo una notificación de tiempo para la operación de la orden de mantenimiento.

Cuando se han ejecutado todas las tareas de mantenimiento principales y posteriores, la orden de mantenimiento se fija en Técnicamente cerrada (orden) y, por lo tanto, pasa a la fase Finalización. Durante esta fase, el planificador de mantenimiento o el controlador de gastos generales liquida los costes recopilados en la orden financieramente a los receptores actualizados en la orden de mantenimiento.

La liquidación también se actualiza en Gestión Pública (para obtener más detalles, consulte la Unidad 5, Lección 4, Comprensión de la integración con la contabilidad de gastos generales y la Gestión de proyectos).

Todos los procesos de gestión de mantenimiento integrados con Gestión Pública están sujetos al control de disponibilidad (AVC) activo. Por lo tanto, AVC influye en estos procesos y puede, por ejemplo, detener la creación o liberación de una orden de mantenimiento (si la solicitud de pedido desencadenada provocaría un gasto en exceso de presupuesto). Para obtener detalles sobre la actualización de comprometido y AVC, consulte la Unidad 4, Comprender la utilización de presupuesto y utilizar el control de disponibilidad.

Tenga en cuenta lo siguiente para las clases de presupuesto:

• Solo los datos de presupuesto creados con tipos de presupuesto marcados como "consumibles" están sujetos a AVC
• Los tipos de presupuesto se definen en la configuración
• Tenga en cuenta que solo las clases de presupuesto con el estado "Liberado" se pueden definir como "consumibles".

Los datos maestros de la orden de mantenimiento no incluyen imputaciones PSM. No se introducen ni se almacenan en los datos maestros de la orden de mantenimiento. Para todas las contabilizaciones (comprometidos y datos reales) en una orden de mantenimiento, el fondo de imputaciones PSM, la subvención y el área funcional se derivan de los objetos de Controlling (centro de coste o elemento PEP) actualizados en la sección maestra de la orden de mantenimiento, Datos organizativos.

Aquí se aplican las siguientes prioridades:

1. Si el elemento PEP se actualiza como imputación, las imputaciones PSM se derivan del maestro de elementos PEP.
2. Si la regla 1 no se aplica y se actualiza un centro de coste como imputación, las imputaciones PSM se derivan del centro de coste.
3. Si las reglas 1 y 2 no se aplican y hay un centro de coste disponible como centro de coste responsable, las imputaciones PSM se derivan de este centro de coste responsable.

Estas reglas se aplican individualmente al fondo, la subvención y el área funcional.

En otras palabras, un elemento PEP específico tiene una prioridad más alta que un centro de coste. Sin embargo, si una de las imputaciones PSM no está disponible en los datos maestros del elemento PEP, en su lugar se utilizarán las imputaciones PSM de los centros de coste.

Puede influir en estas reglas mediante sustituciones/validaciones de cliente.

Excepción: En el caso de la liquidación de la orden de mantenimiento, las imputaciones PSM para las líneas de emisor se toman de los documentos contabilizados en la orden y el período seleccionados (sin derivación).

Además de las imputaciones PSM, todas las líneas relevantes para el presupuesto requieren un centro de coste para PSM que se actualice en ACDOCA. Esto significa que, además de la orden de mantenimiento, que es un colector de costes CO real, se deriva un centro de coste (estadístico) adicional y se actualiza en ACDOCA en función de las siguientes prioridades:

1. El centro de coste se actualiza como imputación en el maestro de órdenes de mantenimiento.
2. Si un centro de coste no está definido en la regla 1, utilice el centro de coste responsable.
3. Si la orden de mantenimiento no contiene un centro de coste y el elemento PEP se especifica como imputación, el centro de coste se deriva de los datos maestros del elemento PEP.