Sarah y Daniel ahora analizan los documentos presupuestarios. ¡Veamos lo que tienen que decir! Seleccione el siguiente vídeo.
Introducción
En las organizaciones del sector público, no se puede contabilizar/aprobar ninguna actividad empresarial (que conduzca a un pago futuro) sin un presupuesto disponible. La asignación anticipada (lo antes posible) de la utilización de presupuesto es primordial para planificar en consecuencia. Esto significa que tan pronto como los gobiernos prevean pagos futuros debido a un documento de compromiso operativo, deben reservar su presupuesto. Esta reserva de la utilización de presupuesto real se documenta mediante documentos presupuestarios en caso de que no esté implicado el aprovisionamiento de materiales y servicios. Los documentos presupuestarios llevan a la creación de un documento de utilización de presupuesto.
Los documentos presupuestarios se reducen con los documentos subsiguientes, que sustituyen a la reserva de fondos.
Un ejemplo de esto es el siguiente: un documento presupuestario se ha reducido con una factura. En este caso, el documento presupuestario ha reservado el presupuesto para una factura específica. Cuando la factura se ha contabilizado con referencia a los documentos presupuestarios, estos liberan el presupuesto reservado para la factura.
Para utilizar documentos presupuestarios, el elemento de alcance debe estar activado. La actualización del comprometido de la utilización de presupuesto se describe en un capítulo separado (Unidad 4, Lección 1, Registro de comprometidos y datos reales). Todos los temas de validación/derivación y verificación de disponibilidad (AVC) se aplican completamente a los documentos presupuestarios.
Tipos de documentos presupuestarios
Existen 4 tipos de documentos presupuestarios:
- Reservas (uso opcional)
Las reservas se utilizan si se deben reservar fondos para un acuerdo contractual. Las reservas se reducen con un compromiso previo, una solicitud de pedido o un pedido.
- Precompromisos (utilización opcional)
Los precompromisos se utilizan para reservar fondos para una demanda interna. Los precompromisos se reducen mediante un documento de comprometido.
- Comprometidos
Los comprometidos se utilizan para reservar fondos para una próxima contabilización de gastos. Los comprometidos se reducen mediante contabilizaciones de gastos FI o anticipos.
- Previsión de ingresos (uso opcional)
La previsión de ingresos se utiliza para la previsión de ingresos futuros. Las facturas de cliente en Contabilidad de deudores reducen la previsión de ingresos.
Integración con Gestión de materiales
También es posible integrar la reserva con la solicitud de pedido y los pedidos, lo que significa que una reserva se puede reducir a partir de esos documentos de aprovisionamiento.
Estructura de un documento presupuestario
Cada documento presupuestario se describe con una cabecera y una o varias partidas individuales. La cabecera consta de una clase de documento, una moneda de transacción, un número de referencia, una descripción, un documento y una fecha de contabilización. La clase de documento influye en el rango de números del documento y su comportamiento de workflow. La fecha de documento es la fecha de utilización de presupuesto para todas las líneas durante la creación del documento.
Cada partida individual consta del importe a reservar, las imputaciones y los datos de control. La asignación de fondos y la reducción de documentos presupuestarios tienen lugar para cada partida individual por separado. Los valores de importe se totalizan (y visualizan) en el nivel de cabecera.
La siguiente figura representa un documento presupuestario típico.
Consumo de documentos presupuestarios
Cada línea de un documento presupuestario se reducirá en uno o más documentos subsiguientes. Cada documento subsiguiente se escribe en el historial de consumo. El total de todos los documentos subsiguientes de cada partida individual no puede superar el importe asignado de la partida individual. Sin embargo, es posible superar el importe dentro de las tolerancias configuradas. La imputación normalmente se hereda en el documento subsiguiente, sin embargo, es posible permitir el uso de una imputación diferente (se debe seleccionar la opción Imputación modificable).
Si es evidente que el importe reservado de los documentos presupuestarios ya no es necesario, es posible fijar un indicador de Finalización para liberar el importe restante.
Un ejemplo de esto es el siguiente: un documento de comprometido ha asignado un importe de 100 $. La factura se contabilizó con un importe de 99 USD frente a ese comprometido, por lo que es posible completar el documento de comprometido, lo que significa que se devuelve 1 USD al presupuesto. El indicador de conclusión se puede fijar directamente cuando el documento subsiguiente se contabiliza en el documento presupuestario o en una etapa posterior modificando el documento presupuestario.
También es posible reducir manualmente una línea de documento presupuestario. La siguiente figura representa el historial de consumo de los documentos presupuestarios.
Verificaciones de tolerancia
El siguiente mensaje aparece si un documento subsiguiente intenta superar el importe de partida individual de un documento presupuestario (y no se ha configurado ninguna tolerancia).
Visualización de comprometidos correspondientes
La navegación intencionada se utiliza para desglosar desde los documentos presupuestarios a los documentos de comprometido correspondientes (Visualizar comprometidos).
Visualizar flujo de proceso
También es posible mostrar la cadena de documentos de los documentos subsiguientes de un documento presupuestario utilizando la opción Visualizar flujo de proceso.
Flujo de trabajo de documentos presupuestarios
La siguiente figura le proporciona un esquema para el proceso de flujo de trabajo para documentos presupuestarios.
Los documentos presupuestarios pueden estar sujetos a una autorización de workflow. En este caso, la clase de documento debe marcarse para el procesamiento de workflow en la configuración.
Las condiciones de enrutamiento de flujo de trabajo a usuarios específicos se configuran mediante el usuario, BPC_EXPERT. Es posible hacer que el workflow esté sujeto al importe global (o modificar el importe) del documento presupuestario. Es posible enrutar el flujo de trabajo a usuarios específicos, por ejemplo, el usuario responsable del centro de coste del documento presupuestario. La siguiente figura representa un flujo de trabajo de documentos presupuestarios configurado.
Principio de prudencia durante el flujo de trabajo
Si un documento presupuestario está pendiente de autorización, el documento no se puede reducir mediante un documento subsiguiente, pero el presupuesto ya está reservado (de modo que ningún otro proceso puede reclamar el presupuesto entretanto). Solo si se rechaza el documento presupuestario, se borra la reserva de presupuesto. En cuanto el documento presupuestario genera una posición de workflow, estará visible en el documento presupuestario en Detalles de autorización (véase la figura, Principio de prudencia durante el workflow):
Utilización de documentos presupuestarios en otros escenarios de integración
Los documentos presupuestarios se utilizan en otros escenarios de integración para controlar el presupuesto asignado.
- Control presupuestario de posiciones (PBC)
Aquí, las personas financiadas o las posiciones generan documentos presupuestarios que se reducen durante el procesamiento del cálculo de nómina.
- Gestión de contratos y de leasing (CLM)
Aquí un contrato de leasing puede reservar presupuestos mediante la generación de documentos presupuestarios. Los documentos se reducen mediante el procesamiento de facturas correspondiente.