Registro de comprometidos y datos reales

En las organizaciones del sector público, no se puede contabilizar/aprobar ninguna actividad empresarial que conduzca a un pago futuro sin un presupuesto disponible. La asignación anticipada (lo antes posible) de la utilización de presupuesto es primordial para planificar en consecuencia. Esto significa que cuando los gobiernos prevén pagos futuros como resultado de un documento de compromiso operativo, deben reservar su presupuesto. Esta reserva del presupuesto debe documentarse mediante un documento de utilización de presupuesto financiero, que se controla mediante la verificación de disponibilidad activa.

Este mecanismo se denomina en este documento actualización de comprometido.

En algunos casos, un documento de comprometido no está disponible, por lo que el documento real consume directamente el presupuesto. En ambos casos (con y sin referencia a un documento de comprometido anterior) esto se denomina actualización real. El comprometido y las contabilizaciones reales juntos forman el consumo de presupuesto.

El comprometido específico de PSM y la información real se registran en el diario universal (tabla ACDOCA) añadiendo las respectivas imputaciones PSM o datos maestros y atributos presupuestarios a los asientos contables universales durante la contabilización de documentos.

En el caso de contabilizaciones de comprometido (como solicitudes de pedido, pedidos, documentos presupuestarios), se actualiza el ledger 0E, mientras que el ledger 0L se utiliza para documentos reales. Otros ledgers son posibles y se describen en un capítulo posterior.

El lugar principal donde se almacenan los atributos presupuestarios es en la cuenta de mayor. En particular, las cuentas de gastos e ingresos (con algunas excepciones, como activos fijos y cuentas de anticipos) contienen los atributos principales, que controlan el consumo de presupuesto. Durante la contabilización de un comprometido o real, la cuenta de mayor se utiliza para derivar los atributos presupuestarios y almacenarlos en el ledger correspondiente del diario universal.

Para comprender los conceptos clave de los atributos presupuestarios, consulte el siguiente capítulo y también consulte el capítulo anterior de datos maestros, que también describe el concepto de cuenta de presupuesto.

Además del registro de los elementos de imputación presupuestaria (fondo, período de presupuesto, subvención, centro de coste, PEP (opcional) y área funcional), los siguientes atributos son importantes para registrar el comprometido y los datos reales, verificar el presupuesto, realizar el control de disponibilidad y otros procesos específicos, como anticipos y fin de ejercicio.

La mayoría de los atributos se almacenan en la cuenta de mayor/cuenta de presupuesto, derivados durante la contabilización (en algunos casos basados en procesos específicos), se registran en el diario universal (ACDOCA y ACDOCP) y, a continuación, se utilizan para la gestión de informes. Estos atributos son los siguientes:

• Tipo de utilización de presupuesto
• Indicador de relevancia de presupuesto y gastos/ingresos
• Tipo de importe de utilización de presupuesto
• Fecha de utilización de presupuesto, Período de utilización de presupuesto y Año de utilización de presupuesto

Estos atributos se describen con más detalle en este capítulo y, si procede, se describen en capítulos adicionales a los que se hace referencia.

El siguiente ejemplo muestra cómo se puede utilizar un documento tanto para los informes presupuestarios como para los informes financieros.

La siguiente figura ilustra que los informes presupuestarios y financieros son posibles basándose en el mismo documento registrado en el diario universal.

Las clases de utilización de presupuesto (BCT) se utilizan para interpretar la operación financiera desde una perspectiva de contabilidad presupuestaria. Se pueden dividir en tipos de consumo de presupuesto de comprometido (como solicitudes de pedido y pedidos, que se actualizan en el ledger 0E) y operaciones financieras reales (como gastos o ingresos reales, que se actualizan en el ledger 0L).

Solo algunos BCTs son relevantes para el control presupuestario, mientras que otros se utilizan para describir el estado de un asiento contable en la cadena de documentos financieros o la naturaleza interna o externa de una transferencia de asiento contable.

El proceso (como solicitud de pedido, pedido) determina la BCT para las transacciones de clase de comprometido. El BCT se recupera de la cuenta de mayor o de procesos especiales adicionales (como anticipo, alta de activo fijo, contabilización de transferencia) para operaciones reales.

La clase de utilización de presupuesto para una cuenta se suministra previamente con el plan de cuentas estándar (YCOA) y el usuario no la puede modificar. Del mismo modo, el tipo de utilización de presupuesto asignado a un proceso no se puede modificar.

Las clases de utilización de presupuesto son importantes para la gestión de informes. En general, (con algunas excepciones) solo los BCT clasificados como presupuestarios (véase el cuadro siguiente) son pertinentes para la presentación de informes presupuestarios. Además, consulte la unidad Exploración de las opciones de informes (próximamente en una próxima actualización) para obtener más detalles.

El indicador Relevante para presupuesto es una opción importante en el libro mayor/cuenta de presupuesto y se actualiza como parte de un asiento contable en el diario universal (ACDOCA). Se puede utilizar para controlar si se consume un presupuesto y cómo se consume para varias transacciones y tipos de contabilizaciones. Esta opción de relevancia de presupuesto se puede utilizar en varias áreas diferentes, pero se interpreta de forma diferente en cada caso:

Relevancia para presupuesto para comprometido y gastos reales (ACDOCA)

Para las líneas de documento de gastos reales y de comprometido, el indicador relevante para presupuesto determina si una línea de documento consume presupuesto. Las cuentas clasificadas en el libro mayor como líneas de documento de gastos se incluyen en el control de disponibilidad (AVC) y producen una disminución del presupuesto.

Relevancia para presupuesto para ingresos reales (ACDOCA)

Las cuentas clasificadas en el libro mayor como ingresos no se incluyen en el control de disponibilidad y no aumentan ni disminuyen el importe consumido. La opción estándar suministrada para estas cuentas de tipo de ingresos es No relevante para presupuesto. Sin embargo, el indicador relevante para el presupuesto también se puede fijar para las cuentas de ingresos, lo que permite hacer una distinción en la gestión de informes.

Fijar el indicador relevante para presupuesto

El indicador relevante para presupuesto se puede fijar en los datos maestros de cuenta de mayor, en la sección Datos de gestión del sector público.

Puede sustituir las opciones de cuenta de mayor para procesos CO específicos y eliminar el indicador relevante para presupuesto. En este caso, las contabilizaciones de gastos generales correspondientes se excluyen del control de disponibilidad y de cualquier utilización de presupuesto.

Defina la relevancia para presupuesto de los procesos CO en la actividad de configuración Definir relevancia para presupuesto de procesos CO. Además, consulte la unidad Comprender la integración con la contabilidad de gastos generales y la gestión de proyectos.

El registro de un tipo de importe de utilización de presupuesto es importante para documentos en los que los importes aún se pueden modificar realizando modificaciones directas o en documentos y ajustes subsiguientes.

SAP suministra previamente los tipos de importe de utilización de presupuesto y se registran en el documento. Los siguientes tipos de importe de utilización de presupuesto existen y se describen en detalle en la sección de comprometido de este documento y también en la unidad Descripción de procesamiento de fin de año.

Dentro de una cadena de documentos, los documentos de comprometido son documentos que se contabilizan antes de un documento financiero. La generación de documentos de comprometido se denomina actualización de comprometido.

Los documentos de comprometido se crean a partir de lo siguiente:

• Documentos presupuestarios (reservas, precompromisos, comprometidos, previsión de ingresos)
• Solicitudes de pedido
• Pedidos
• Solicitudes de viaje

A diferencia de los documentos financieros, los documentos de comprometido se pueden modificar y reducir mediante un documento subsiguiente (ya sea otro documento de comprometido o un documento FI). Las modificaciones de comprometidos pueden ser aumentos o disminuciones de valor, modificaciones de imputación, fijar un comprometido para su finalización o arrastrar un comprometido al ejercicio siguiente. Se utilizan diferentes tipos de importe de utilización de presupuesto para clasificar el tipo de modificaciones.

Al igual que los documentos financieros, los comprometidos reservan presupuesto utilizando la verificación de disponibilidad activa. Se actualizan en el ledger universal ACDOCA mediante el ledger 0E.

Al final del ejercicio, los comprometidos pendientes (no reducidos por completo) se pueden arrastrar. (consulte la Unidad 6, Lección 2, Descripción de ajustes de comprometido).

Los documentos de comprometido suelen ir seguidos de otros documentos de comprometido o documentos reales. Desde una perspectiva empresarial, un sucesor suele ser más contractual que su predecesor. Una cadena de documentos describe documentos enlazados, por ejemplo:

Solicitud de pedido – Pedido – Entrada de mercancías – Recepción de facturas – Pago

La vinculación de los documentos normalmente se crea a nivel de partida individual (no de cabecera de documento). Es importante entender que la relación entre el documento de compromiso y el documento subsiguiente es N:N. Sin embargo, cada partida individual de documento de comprometido se puede reducir con varias líneas de documentos subsiguientes, pero cada línea de documento subsiguiente hace referencia exactamente a una partida individual predecesora.

Las imputaciones pueden ser diferentes entre el documento de comprometido y su sucesor. Las imputaciones normalmente se copian en el documento subsiguiente, pero luego se pueden modificar en función de la configuración del estado de campo.

El documento subsiguiente no necesita consumir la cantidad completa de su documento predecesor. En este caso, parte del documento anterior permanecerá abierta. Sin embargo, si el documento subsiguiente sabe que se trata de una reducción parcial, pero no habrá más documentos subsiguientes, se puede utilizar el indicador de finalización para reducir el importe pendiente completo.

En general, cada actualización de la utilización de presupuesto se contabilizará con la fecha de contabilización de hoy (o la fecha de contabilización del último documento recién creado) o con la fecha de vencimiento (fecha de pago previsto) como fecha de utilización de presupuesto.

Ejemplos de esto son los siguientes:

• Para la creación de un documento de comprometido, la fecha de contabilización o la fecha de vencimiento del documento de comprometido será la fecha de utilización de presupuesto.
• Para un documento de factura (o cualquier otro documento real) que reduzca un documento de comprometido, la fecha de contabilización o la fecha de vencimiento del documento real será la fecha de utilización de presupuesto.
• Para una modificación de documentos de comprometido, la fecha de CPU actual (o fecha de vencimiento) es la fecha de utilización de presupuesto.

En casos excepcionales, es posible influir en esta fecha para todos los documentos de comprometido, para un usuario individual o para un intervalo de tiempo individual. La aplicación para influir en esto se denomina Gestionar usuarios con fecha de actualización flexible (véanse las siguientes cifras).

En general, no es posible que una línea de documento utilice una fecha de utilización de presupuesto anterior a las fechas de utilización de presupuesto guardadas de forma persistente existentes (sin fechas retroactivas de actualizaciones).

• Para determinados tipos de compromisos, el comportamiento específico se describe en la Unidad 5, Comprender los componentes integrados.
• Actualmente, SAP S/4HANA Cloud no proporciona la capacidad de prever ingresos, por ejemplo, a partir de pedidos de cliente.

Es posible actualizar en las fechas de vencimiento en lugar de en las fechas de contabilización basadas en la configuración. Por ejemplo, puede ser que un compromiso de gastos con una fecha de contabilización en este año y una fecha de vencimiento el año siguiente, consuma inmediatamente solo el presupuesto de los años siguientes. En su rol como experto en configuración (rol empresarial SAP_BR_BPC_EXPERT), puede activar la actualización de la fecha de vencimiento para la utilización de presupuesto en la actividad de configuración "Definir fecha de actualización para utilización de presupuesto" para documentos de comprometido seleccionados. En caso de que la actualización de la fecha de vencimiento esté activa, se aplica lo siguiente:

• Si la fecha de vencimiento está vacía en el documento, la fecha de contabilización actúa como fecha de utilización de presupuesto
• para modificaciones de comprometido antes de la utilización de presupuesto/fecha de vencimiento, la fecha de utilización de presupuesto existente se utiliza para las actualizaciones
• -para las modificaciones posteriores a la fecha de utilización de presupuesto, se aplica la lógica para las fechas de contabilización (la fecha de CPU o la fecha de actualización actúan como fecha de utilización de presupuesto)

En muchos casos, los documentos reales son documentos financieros que hacen referencia a documentos de comprometido, pero también se pueden registrar sin referencia.

Para las organizaciones del sector público, es importante el registro de gastos (con o sin referencia a un documento predecesor) o ingresos. Los cobros o pagos subsiguientes son menos importantes desde el punto de vista de la gestión de informes presupuestarios y la mayoría de los informes de utilización de presupuesto se basan en tipos de línea con BCT clasificado como presupuestario (consulte la tabla anterior con tipos de utilización de presupuesto).

El pago y el cobro de facturas solo son relevantes para los informes presupuestarios si contienen líneas de ajuste de gastos/ingresos adicionales para descuentos por pronto pago o una pérdida/ganancia por cambio de moneda extranjera. Estos ajustes se denominan procesamiento posterior online, que es una función del desglose de documentos FI.

El siguiente ejemplo demuestra el concepto básico de actualización real.

A continuación se enumeran otros documentos reales típicos que pueden producirse y que son relevantes para la gestión de informes presupuestarios y la utilización de presupuesto.

Tenga en cuenta que solo los tipos de utilización de presupuesto "Gastos/Ingresos" (99) y "Anticipo" (61) se utilizan para la gestión de informes presupuestarios/utilización de presupuesto. Las entradas se resaltan en negrita.

• Entradas de mercancías con referencia a un pedido:

  Debe "Gastos" (BCT 99 Gastos/Ingresos) Haber "GR/IR" (BCT 54 Débitos)

• Recepciones de facturas (acreedores) con referencia a un documento presupuestario o pedido:

  Debe "Gastos" (BCT 99 Gastos/Ingresos) Haber "AP Proveedor/Pasivo" (BCT 54 Débitos)

• Facturas de deudores sin referencia:

  Debe "Cliente/Crédito" (BCT 55 Crédito) Haber "Ingresos" (BCT 99 Gastos/Ingresos)

• Facturas de deudores con referencia a un pedido de cliente:

  Debe "Cliente/Crédito" (BCT 55 Crédito) Haber "Ingresos" (BCT 99 Gastos/Ingresos)

• Anticipos (AP) sin referencia:

  Debe "Acreedor/Cuenta de mayor especial (BCT 61 Anticipo) Haber "Banco/Efectivo" (Pago BCT 57)

• Anticipos (AR) sin referencia:

  Debe "Banco/Efectivo" (BCT 57 Pago) Haber "Cliente/"Cuenta de mayor especial" (BCT 61 Anticipo)

• Anticipos (AP) con referencia a un pedido o documento presupuestario:

  Debe "Acreedor/Cuenta de mayor especial (BCT 61 Anticipo) Haber "Banco/Efectivo" (Pago BCT 57)

• Documentos integrados con gastos/ingresos de activos fijos, nómina, gestión de contratos y leasing, gestión de tesorería y riesgos, viajes, mantenimiento de planta, contabilidad de gastos generales y gestión de proyectos. Consulte el capítulo en la Unidad 5: "Componentes integrados" para el componente integrado para obtener más información sobre estos documentos.

El concepto de actualización del diario universal tanto para la gestión de informes financieros como para la gestión de informes presupuestarios (con atributos PSM adicionales descritos) permite una gestión de informes y una reconciliación más simples.