Tratamiento de entradas de presupuesto

Su presupuesto se puede describir utilizando muchas dimensiones diferentes más allá de las imputaciones (como fondos, centros de coste, etc.). Estas dimensiones y cómo crear el presupuesto se describen en el siguiente capítulo.

SAP S/4HANA Cloud cubre la ejecución del presupuesto, pero no las funciones de preparación del presupuesto. El presupuesto normalmente se denomina presupuesto legal, que necesita un seguimiento de auditoría adecuado utilizando documentos de presupuesto para actualizar el presupuesto. Todos los presupuestos utilizados para la generación de informes y la verificación de disponibilidad activa se almacenan en la tabla central, ACDOCP.

Existen dos formas de crear presupuestos en ACDOCP:

• Utilización de documentos de presupuesto
• Mediante la interfaz (actualmente) sin documentos de presupuesto (posteriormente, los documentos de presupuesto se pueden generar mediante un modelo de job)

La interfaz de carga se utiliza normalmente si se integra con un sistema de planificación de presupuesto externo o si utiliza MS Excel como vehículo para almacenar sus planes presupuestarios. El sistema de planificación de presupuestos de SAP se llama SAP Analytics Cloud (SAC) y tiene puntos de integración estándar para datos maestros, presupuesto, comprometido y datos reales. Los presupuestos se pueden volver a cargar en un sistema de planificación de presupuestos (a través de servicios OData estándar) y sirven como punto de partida para la planificación de presupuestos del próximo año.

Los documentos de presupuesto se crean manualmente mediante la aplicación SAP Fiori Gestionar documentos de presupuesto o mediante procesos en masa específicos utilizando el framework de job genérico utilizando la aplicación SAP Fiori Jobs de aplicación - Sector público.

El usuario/rol estándar suministrado Budget_specie tiene autorización para acceder, crear e informar sobre el presupuesto.

La siguiente figura ofrece un resumen de cómo se crea el presupuesto.

La imagen "Atributos de cuenta de presupuesto: Configuración de datos maestros" le muestra lo siguiente:

• Que los atributos de cuenta de mayor se actualizan en los datos maestros de cuenta de mayor en la pestaña Datos de gestión del sector público.
• Estas cuentas deberán ser gastos o ingresos para poder tenerlas en cuenta a efectos presupuestarios.
• Estas cuentas deben estar marcadas como Presupuestación permitida para contabilizar el presupuesto en la cuenta.
• Que tanto los gastos como los ingresos se pueden utilizar con fines de presupuestación (como parte de ACDOCP). Solo las entradas de tipo de gastos se incluyen en el control de disponibilidad (como parte del presupuesto consumible). En los informes presupuestarios, las entradas de gastos e ingresos se consideran relevantes para el presupuesto. El presupuesto de ingresos se está utilizando para la funcionalidad Ingresos que incrementan el presupuesto (IIP).
• Las cuentas de gastos deben ser relevantes para el presupuesto para que se tengan en cuenta en el control de disponibilidad.

En la imagen "Configuración de categoría de plan" se ilustra lo siguiente:

• El presupuesto se almacena con distintas categorías de plan. No hay ningún movimiento de presupuesto entre diferentes categorías de presupuesto. Cada operación de presupuesto siempre se realiza dentro de una categoría de presupuesto.
• La categoría de plan suministrada previamente para el sector público (utilización del presupuesto del sector público) se denomina BUDGET03.

  Nota

  El presupuesto del proyecto y del centro de coste se gestiona en el presupuesto del sector público. No es posible tener una verificación paralela del presupuesto (en Controlling y gestión del sector público) cuando se activa el alcance del sector público. Toda la gestión del presupuesto se realiza en la gestión del sector público.
• La categoría de plan (BUDGET03) normalmente se puede derivar automáticamente cuando se crea el presupuesto.
• Los clientes pueden crear sus propias categorías de presupuesto si es necesario.

La siguiente figura muestra lo siguiente:

• Los tipos de presupuesto son diferentes áreas de su presupuesto con una categoría de presupuesto
• Es posible transferir presupuestos entre clases de presupuesto
• Las clases de presupuesto deben pertenecer a presupuestos liberados o no liberados
• Las clases de presupuesto se pueden marcar como consumibles (sujetas al control de disponibilidad) o no
• Los clientes pueden definir tantos tipos de presupuesto como sea necesario

La imagen, Proceso de presupuestación y Tipo de proceso de presupuesto, muestra lo siguiente:

• A diferencia de la categoría y el tipo de presupuesto (que se pueden actualizar mediante la configuración), los atributos proceso de presupuesto (nivel de cabecera) y tipos de proceso de presupuesto (nivel de partida individual) se derivan automáticamente cuando se crean documentos de presupuesto.
• Los atributos son de codificación fija y se limitan a los valores suministrados por SAP.
• Los atributos están disponibles para la gestión de informes y la selección de diferentes documentos de presupuesto.

Para los documentos de presupuesto, la clase de documento (a nivel de cabecera) controla cierto comportamiento del documento. Actualmente, principalmente le permite utilizar diferentes rangos de números para diferentes tipos de documentos de presupuesto.

La imagen "Activar campos de diario para la configuración de presupuestación" muestra lo siguiente:

• Su presupuesto se puede dividir y dividir por diferentes combinaciones de imputaciones (campos de diario).
• Los clientes seleccionan qué campos de diario desean contabilizar el presupuesto. Las cuentas de presupuesto, los centros de coste, los períodos de presupuesto y los fondos son obligatorios. Otros se pueden añadir como obligatorios (deben existir en cada documento de presupuesto) u opcionales (el valor espacio está permitido).
• Algunas dimensiones, como sociedad, centro de beneficio y segmento, se derivan automáticamente. Esta derivación (principalmente del centro de coste) no se puede influir.
• Las opciones pueden ser diferentes para categorías de plan, sociedades y escenarios de presupuesto.
• El escenario de presupuesto es un concepto suministrado previamente que distingue determinados escenarios que pueden permitir la selección de diferentes campos. Por ejemplo, el presupuesto de subvenciones externas es un escenario diferente y permite, por ejemplo, proyecto y clase subvencionados.

Para crear un presupuesto mediante la carga de archivos, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Antes de cargar un presupuesto utilizando un archivo, debe conocer el formato en el que debe proporcionar los datos. Para obtener el formato correcto, puede descargar una plantilla. Hay un modelo disponible llamado Presupuestación del sector público.
• Al seleccionar esta plantilla, obtiene una hoja de Excel con columnas que le muestran los campos en las cabeceras. Las primeras 3 filas de esta hoja de Excel contienen el nombre de campo técnico (1), la descripción del campo (2) y la fila clave duplicada (3).
• Debe rellenar la hoja de Excel proporcionando varias líneas según sea necesario, para cada combinación de atributos. Cada combinación de atributos diferente dará como resultado una línea en la tabla ACDOCP y luego se podrá notificar (y utilizar para la verificación de disponibilidad).
• Si ya existe la misma combinación en la base de datos, el sistema sobrescribirá esta combinación (suponiendo que la línea antigua no era válida). La combinación se evalúa utilizando las X marcas en la fila de clave duplicada. Una X significa que este atributo contribuirá en la combinación unívoca. Un espacio significa que esta columna no se considerará relevante para la clave. En consecuencia, la fila clave duplicada influirá en el número de líneas que se invierten durante una carga.

La siguiente figura ilustra los primeros pasos en la carga desde archivos Excel:

• Seleccione el mosaico Importación de datos de planificación de PyG.
• Seleccione Descargar plantillas.
• Seleccione y rellene la plantilla.

A continuación se describen otros pasos:

• Cuando ha proporcionado un archivo en el formato correcto desde su ordenador local, el programa de carga calcula inmediatamente las combinaciones y las muestra en la pantalla.
• Proporciona el número de artículos en línea que se cargarán e identifica si los artículos en línea se reemplazarán (teniendo en cuenta la fila clave duplicada).
• Ahora puede decidir si desea importar inmediatamente o probar la importación del archivo.
• Solo durante la importación se ejecutarán todas las verificaciones de validación (por ejemplo, la existencia de datos maestros, etc.). Se validarán todas las líneas del archivo. Si hay errores, se rechazará el archivo completo y aparecerá un registro de errores.
  • Además, la importación evita excesos de presupuesto definidos mediante la configuración de AVC e importes negativos en una imputación de presupuesto completa (combinación de imputaciones como fondo, cuenta de presupuesto, subvención y tipo de presupuesto).
• Después de la carga, puede generar cabeceras de presupuesto para tener un repositorio de documentos de presupuesto consistente. Esto se realizará mediante el modelo de job. Esto se realizará mediante el modelo de job "Creación automática de cabecera de documento presupuestario".

La siguiente figura muestra un archivo cargado correctamente sin errores.

La imagen, Página de lista de resumen de documentos de presupuesto, muestra lo siguiente:

• Con la aplicación Gestionar documentos de presupuesto, puede crear manualmente documentos nuevos.
• Esta captura de pantalla ilustra la página de lista de resumen, que le permite ver todos los documentos de presupuesto existentes.
• Es posible filtrar determinados documentos, crear documentos nuevos o aplicar determinadas funciones a los documentos seleccionados.

La figura muestra las funciones disponibles:

• Al crear nuevos documentos de presupuesto, el usuario debe decidir qué tipo de documentos se crearán.
• En función de esta selección del proceso de presupuesto, la transacción reacciona de forma diferente y proporciona diferentes validaciones.
• Por el momento, se entregan los siguientes procesos de presupuesto:

  Presupuesto original

  Puede crear el presupuesto original.

  Suplementos de presupuesto

  Puede aumentar su presupuesto utilizando este proceso.

  Devoluciones de presupuesto

  Puede reducir su presupuesto mediante este proceso. Solo puede devolver el presupuesto que no está asignado/utilizado mediante la utilización de presupuesto.

  Transferencias de presupuesto

  Puede transferir presupuesto entre imputaciones y clases de presupuesto. Los documentos resultantes constan de líneas de emisor y receptor. Los importes totales del importe del emisor y del receptor deben tener saldo cero. En las líneas de emisor, solo puede transferir un presupuesto que no esté asignado/utilizado mediante la utilización de presupuesto.

  Liberaciones de presupuesto

  Puede liberar manualmente el presupuesto si tiene un presupuesto no liberado en una imputación de presupuesto. Consulte más detalles en la sección separada de esta formación.

• Existen otros procesos (por ejemplo, para Ingresos que incrementan el presupuesto), que no se admiten mediante la creación manual de la aplicación de documento de presupuesto.

Se admiten las siguientes funciones al crear documentos de presupuesto:

• Es posible salir del proceso de modificación/creación de documentos y dejar un documento preliminar, donde las modificaciones no están sujetas a informes y verificación de disponibilidad.
• Es posible utilizar la herramienta de sustitución para rellenar previamente los valores mediante un contexto de sustitución específico.
• Adjuntar archivos a documentos
• Proporcionar texto descriptivo a nivel de cabecera y de partida individual
• Mostrar importe disponible y de presupuesto:
  • El importe de presupuesto disponible es el importe no utilizado en un objeto de control Verificación de disponibilidad (AVC). Es posible mostrar dónde se está llevando a cabo la verificación de presupuesto.
  • El importe de presupuesto es el importe disponible en la imputación de presupuesto exacta (combinación de imputación y tipo de presupuesto).
• Fecha de contabilización que deriva el ejercicio/período contable y el período de presupuesto (junto con el fondo).
• Copiar y eliminar artículos en línea.
• Creación y almacenamiento de variantes de partidas individuales. Es posible seleccionar los campos y sus posiciones y almacenar/reutilizar esta selección como variante.

La siguiente figura proporciona un ejemplo de un documento de suplemento de presupuesto.

Se admiten las siguientes funciones en relación con los documentos de presupuesto guardados de forma persistente:

• Es posible anular un documento de presupuesto contabilizado. La anulación de documento crea una copia exacta del documento de presupuesto en el que se anulan los signos. Los documentos de presupuesto anulados obtienen un nuevo número de documento. El documento de presupuesto anulado y los documentos de anulación están vinculados entre sí. Debe seleccionar un motivo de anulación durante este proceso.
• Es posible copiar un documento de presupuesto contabilizado. Todos los atributos de los documentos originales (excepto el importe) se copian en los documentos nuevos.
• Los documentos preliminares se pueden borrar.

Ahora debería poder crear entradas de presupuesto para la gestión de presupuesto del sector público.

Las conclusiones clave son las siguientes:

• Los presupuestos se pueden crear mediante contabilizaciones manuales o automáticas mediante documentos de presupuesto o mediante cargas/interfaces.
• Los presupuestos se pueden estructurar/modelar a lo largo de diferentes dimensiones.
• Los presupuestos desempeñan un papel crucial en la generación de informes y la verificación de disponibilidad activa.
• Los presupuestos se pueden volver a cargar en un sistema de planificación de presupuestos y sirven como punto de partida para el presupuesto de los próximos años.