Objective
After completing this lesson, you will be able to utilizar workflows para documentos de presupuesto.
Aprobación de flujo de trabajo de documento de presupuesto
Sarah y Daniel ahora hablan de flujos de trabajo para documentos de presupuesto. Seleccione el siguiente vídeo para continuar.
Los documentos de presupuesto pueden estar sujetos a un proceso de aprobación de flujo de trabajo. Esto significa que sin la aprobación oficial, el documento de presupuesto no tendrá un efecto en el presupuesto que está disponible para los gastos, a través de la funcionalidad de Verificación de disponibilidad (AVC).
El siguiente capítulo se centra en lo siguiente:
- La configuración de flujos de trabajo de presupuesto
- Condiciones (cuando se requiere una aprobación manual)
- Determinación de responsable (quién obtiene el workflow)
- El principio de prudencia (implicación en AVC)
Las autorizaciones de workflow de presupuesto solo se aplican a la creación de documentos de presupuesto con la aplicación Gestionar documentos de presupuesto. No se aplica a ninguna generación en masa de documentos de presupuesto mediante procesos automáticos como Ingresos que incrementan el presupuesto (IIP) y Procesamiento de presupuesto residual. Tampoco se aplica a las cargas de presupuesto con la aplicación Importación de datos de plan financiero. Los documentos de anulación pueden estar sujetos a la autorización de workflow.
Configuración del flujo de trabajo y del flujo de trabajo del documento de presupuesto
El workflow se configura mediante el usuario BPC_EXPERT en la aplicación Gestionar workflows para documentos de presupuesto - PSM. Es posible configurar el flujo de trabajo sujeto a diferentes condiciones, como el importe, los atributos del documento (por ejemplo, la clase de documento) o las imputaciones del documento de presupuesto. Es posible enrutar el flujo de trabajo a usuarios específicos, por ejemplo, el usuario responsable del centro de coste del documento de presupuesto.
La siguiente figura representa un flujo de trabajo de documentos de presupuesto configurado:
Determinación de responsable para documentos de presupuesto
La determinación de responsable de un workflow describe los medios mediante los cuales se determinan los destinatarios de un workflow. Para los documentos de presupuesto, existen 4 posibilidades diferentes:
- Un usuario dedicado.
- Todos los usuarios con el rol Responsable de presupuesto.
- Responsable de un objeto de datos maestros, que se utiliza en el documento de presupuesto. Esta opción existe para fondos, centros de coste y elementos PEP. Si los documentos de presupuesto tienen varias líneas con diferentes asignaciones, la tarea de workflow se envía a varios destinatarios.
- Equipos definidos en Gestión de responsabilidad con la siguiente función: Aprobar documento de presupuesto.
En la configuración de flujo de trabajo, es posible determinar si todos los destinatarios deben aprobar o si la tarea es aprobada por el primer destinatario.
Si no se puede determinar ningún responsable durante la generación de tareas de workflow, se creará una tarea sin agente. El administrador debe supervisar y cancelar estas tareas erróneas.
Principio de prudencia
El principio de prudencia para la aprobación del flujo de trabajo de presupuesto describe los siguientes escenarios:
- Una imputación de presupuesto, que recibe el presupuesto (ya sea mediante transferencia o suplemento), no recibirá el presupuesto a menos que se haya aprobado.
- Una imputación de presupuesto, que envía el presupuesto (ya sea mediante transferencia o devolución), ya enviará el presupuesto aunque aún no se haya aprobado.
Nota
Para los documentos de anulación en este concepto, todos los signos son opuestos (- es + y + es -) para las anulaciones.
El siguiente vídeo describe este principio para una transferencia de presupuesto.
Detalles de aprobación de flujo de trabajo en el documento de presupuesto
Después de la creación de un documento de presupuesto, que está sujeto a autorización de workflow, la pestaña Detalles de autorización muestra el autorizador actual del documento de presupuesto y más detalles de la configuración del workflow. El estado del documento de presupuesto es Esperando aprobación.
La siguiente figura representa una cabecera de documento de presupuesto pendiente de aprobación.
Aprobación de workflow mediante la aplicación Bandeja de entrada
Cuando la creación del documento de presupuesto ha generado una tarea de workflow para uno o varios receptores, los receptores deben autorizar o rechazar la tarea de workflow en su bandeja de entrada. Para acceder a la bandeja de entrada, todos los receptores deben tener asignado el rol empresarial SAP_BR_EMPLOYEE.
Una vez finalizado el work item, desaparecerá automáticamente de la bandeja de entrada (pero seguirá visible en la aplicación Bandeja de salida).
La siguiente figura representa un documento de presupuesto en la bandeja de entrada del autorizador.
Resumen
Ahora debería poder comprender el proceso de aprobación de documentos de presupuesto.
Las conclusiones clave son las siguientes:
- La configuración de workflow flexible permite al usuario definir condiciones en las que se requerirá la autorización y los destinatarios de la tarea de workflow.
- El principio de prudencia garantiza que el presupuesto sujeto a aprobación se gaste antes de la aprobación.
Aprobación de un documento de presupuesto con flujo de trabajo
Vea la simulación Aprobación de un documento de presupuesto con workflow para obtener más información sobre las actividades relacionadas con el sistema.
