Description de l'intégration financière

Les transactions financières sont utilisées pour enregistrer l'utilisation des budgets et une variété d'autres processus opérationnels et de comptabilité générale dans la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients. Les imputations PSM et d'autres imputations financières sont requises dans ces processus et permettent la création de bilans/comptes de résultat au niveau de la société et des comptes généraux, ainsi qu'au niveau du fonds, de la subvention et d'autres éléments d'imputation communs (par exemple, centre de profit, segment, etc.).

Le journal (ACDOCA) est utilisé pour enregistrer des transactions financières et un (ledger 0L - ledger principal) ou plusieurs ledgers peuvent être utilisés. L'utilisation d'un ou de plusieurs ledgers dépend de la nécessité de générer des états pour différentes normes comptables (par exemple, GAAP, IFRS, GASB pour la régularisation complète et modifiée). Pour plus d'informations sur les normes comptables dans la gestion du secteur public, reportez-vous au cours ISPC3 (SAP S/4HANA Cloud Public Sector - Comptabilité par fonds (États-Unis), sujet Présentation des normes comptables de régularisation partielle et complète.

De nombreuses transactions financières permettent la saisie directe d'imputations et/ou la dérivation basée sur d'autres imputations (voir Chapitre 2, Sujet 2, Explication de la dérivation d'imputation). La fonctionnalité de ventilation de pièce hérite alors des imputations pertinentes des lignes de charges ou de produits aux lignes fournisseur ou client et aux comptes bancaires en transit ou bancaires ultérieurs.

Outre la saisie et la dérivation des éléments d'imputation mentionnés, il est également possible de référencer des réservations de crédits dans les transactions financières (Chapitre 5, Sujet 2, Présentation de la réservation de crédits) ou d'enregistrer des fonctions liées telles que les entrées de marchandises et les entrées de factures pour les commandes d'achat (voir Chapitre 5, Sujet 3, Compréhension de l'intégration à l'approvisionnement et à la gestion des stocks). Les imputations sur le poste de pièce référencé sont reprises dans la ligne d'écriture au journal.

Les transactions financières peuvent également provenir d'autres composantes intégrées et sont ensuite reflétées dans les applications de comptabilité telles que la comptabilité générale, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients.

Il existe de nombreuses autres applications intégrées qui comptabilisent dans la comptabilité financière et sont pertinentes pour une utilisation dans la Gestion du secteur public. Pour plus d'informations, reportez-vous aux chapitres suivants de ce chapitre.

Dans ce sujet, nous allons examiner de plus près la comptabilité générale, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients.

Le plan comptable YCOA et les comptes généraux sont prédéfinis dans SAP S/4HANA Cloud. La définition des comptes généraux dans YCOA ne contient pas seulement des options importantes nécessaires à la comptabilité financière et à l'intégration à d'autres applications. Ils contiennent également des options essentielles pour l'utilisation du budget et la possibilité d'effectuer le reporting budgétaire et le contrôle des disponibilités.

Les options budgétaires sont définies dans leur propre domaine du compte général. Bien que certains attributs puissent être modifiés, d'autres ne sont pas modifiables car ils garantissent la cohérence de la solution. Il existe également des validations supplémentaires qui permettent de s'assurer que les modifications apportées au compte général n'interfèrent pas avec les transactions déjà comptabilisées sur ces comptes.

Au début d'une implémentation, il est possible de renuméroter les comptes généraux et de les mapper sur un schéma de numérotation personnalisé. Cette opération peut toujours être effectuée à l'aide du plan comptable YCOA et en synchronisant tous les attributs associés au compte général d'origine et à d'autres déterminations automatiques des comptes. Outre cet outil de renumérotation général, il existe également un élément de périmètre des meilleures pratiques qui permet le mappage des comptes sur les comptes GASB américains (Government Accounting Standards Board).

La figure suivante fournit un exemple de capture d'écran de l'application Gestion de comptes généraux opérationnels affichant la section Données de gestion du secteur public dans les "Informations générales" et un compte de charges, à l'aide du type d'utilisation de budget Dépenses/Produits (99).

Les attributs budgétaires supplémentaires sont modifiables, mais uniquement pour les comptes avec le type d'utilisation de budget Charges/Produits (99) ou Écritures CO (95). En outre, le système vérifie également si les données sont déjà enregistrées dans le système de production. Si c'est le cas, la plupart des options ne sont pas modifiables et un message d'erreur s'affiche lorsque vous tentez de les modifier.

Les attributs budgétaires sont expliqués plus en détail dans le chapitre 4, Sujet 1, Enregistrement des engagements et des données réelles.

Pour une explication du compte de caisse d'origine, voir IPSC3, SAP S/4HANA Cloud, édition publique, pour le secteur public (États-Unis) : comptabilité par fonds.

Pour plus d'informations sur la classe sponsorisée, voir IPSC2, Implémentation de SAP S/4HANA Cloud pour le secteur public : SAP Grants Management.

En comparaison, examinons un compte avec le type d'utilisation de budget Paiements (57). Examinez la figure suivante pour afficher une capture d'écran d'un compte bancaire.

Pour le type d'utilisation du budget Paiements (57), aucune des options budgétaires ne peut être gérée car elles ne sont pas pertinentes pour un paiement. En outre, le compte de caisse d'origine ne peut pas être géré car il est renseigné dans le processus de flux de documents (voir IPSC3, Présentation du reporting de caisse).

Tous les comptes qui sont définis comme pertinents pour le flux de trésorerie dans l'option spécifique de la société du compte sont également définis comme type d'utilisation du budget, 57. Un message d'erreur est émis si le code pertinent pour le flux de trésorerie est supprimé.

Les validations supplémentaires existantes sont les suivantes :

• Un compte collectif fournisseur (K) est toujours classé avec le type d'utilisation de budget Dettes (54) ou Acompte (61).
• Un compte collectif client (D) est toujours classé avec le type d'utilisation de budget Créance (55) ou Acompte (61).

Si le type de compte collectif est modifié, un message d'erreur est émis.

Cependant, il est possible d'avoir des comptes généraux non collectifs classés avec les types d'utilisation de budget Dettes (54) ou Créances (55).

Ces validations sont en place pour garantir que les options budgétaires et financières d'un compte correspondent et que l'utilisation dans les deux domaines est cohérente.

De nombreuses applications de la comptabilité financière contiennent les imputations du secteur public telles que le fonds, la subvention, la période budgétaire et la réservation de crédits (avec le poste de pièce et le code de poste terminé).

Quelques-unes d'entre elles sont expliquées dans les sections suivantes.

Cette application Comptabilisation d'écritures au journal général peut être utilisée pour comptabiliser des opérations sur compte général et inclut toutes les imputations PSM. Les imputations peuvent être saisies ou dérivées.

Si une écriture au journal est enregistrée à l'aide de cette application ou d'applications similaires à des fins de comptabilisation entre deux comptes de charges ou de produits ou plus, les lignes de pièce sont mises à jour à l'aide du type d'utilisation de budget  Transferts FI (66).

La figure suivante fournit un exemple de l'application Comptabilisation d'écritures au journal général dans laquelle les imputations telles que les fonds, les subventions, les réservations de crédits et autres peuvent être saisies dans la section Imputation.

Cette application vous permet de charger plusieurs écritures au journal à partir d'une feuille de calcul ou d'un fichier CSV. Le modèle standard peut être ajusté pour inclure des colonnes pour les imputations spécifiques à PSM. Le format Excel affiché dans la figure ci-dessus montre comment le modèle existant peut être ajusté pour inclure les imputations spécifiques à PSM. Notez que, à titre d'exemple, les colonnes de zone suivantes ont été ajoutées au modèle. Le chapitre correspondant de la documentation de la comptabilité générale contient un catalogue de toutes les colonnes de zones disponibles.

• Fonds GEBER (20)
• GRAN_NBR Subvention (20)
• KBLNR Numéro de pièce pour réservation de crédits (10)
• Réservation de crédits KBLPOS : poste de pièce (3)
• PS_POSID Élément d'OTP (24)

Dans cette application, il est possible de voir l'écriture au journal et les imputations saisies ou dérivées et d'autres attributs du secteur public. La figure suivante illustre également un exemple de synthèse des postes individuels ainsi qu'une analyse descendante jusqu'à un poste individuel spécifique.

Notez que bien que l' écran de saisie affiche uniquement les imputations, la vue Ledger (dans cet exemple, 0L) affiche tous les attributs. La vue du ledger affiche les données stockées dans le journal qui sont utilisées pour le reporting dans la comptabilité financière et la Gestion du secteur public.

Différents états dans le grand livre sont disponibles pour le reporting des imputations PSM et certains d'entre eux possèdent également des attributs budgétaires. Les hiérarchies globales pour les dimensions PSM peuvent également être utilisées dans les applications qui fournissent cette option. Certains des principaux états sont les suivants :

• Balance des comptes généraux - imputations uniquement, hiérarchie
• Analyse d'écritures au journal - imputations uniquement, hiérarchie
• Affichage des postes individuels dans le grand livre - Imputations dans la mise en forme et le filtre, attributs budgétaires

Le cas échéant, les applications de la comptabilité fournisseurs contiennent les imputations du secteur public telles que le fonds, la subvention, la période budgétaire et la réservation de crédits (avec le poste de pièce et le code de poste terminé).

Quelques-unes d'entre elles sont expliquées dans ce qui suit.

Une application centrale d'enregistrement des factures fournisseurs existe et peut être utilisée de la manière suivante :

• En référence aux commandes d'achat (voir Chapitre 5, Sujet 3, Compréhension de l'intégration à l'approvisionnement et à la gestion des stocks)
• En ce qui concerne les réservations de crédits (voir Chapitre 5, Sujet 2, Présentation de la réservation de crédits)
• Sans référence à un document précédent

Dans les écritures au journal comptabilisées pour les factures fournisseurs, les lignes fournisseur sont classées comme type d'utilisation de budget Dette (54), tandis que les dépenses sont classées comme type d'utilisation du budget Charges/Produits (99).

La figure suivante illustre l'application Création de facture fournisseur dans laquelle les imputations telles que les fonds, les subventions, les réservations de crédits, etc. peuvent être saisies dans la section Imputation du poste de compte général.

L'application Importation de facture fournisseur vous permet d'importer plusieurs factures fournisseurs à partir d'une feuille de calcul. Les imputations spécifiques à la Gestion du secteur public sont incluses dans le modèle et peuvent être saisies par des colonnes spécifiques non masquées. Les colonnes spécifiques à PSM deviennent disponibles une fois qu'elles sont affichées :

• Fonds (20)
• Subvention (20)
• Numéro de pièce pour réservation de crédits (10)
• Réservation de crédits : poste de pièce (3)
• Code d'achèvement pour poste individuel (1)

L'exemple suivant illustre un exemple d'étapes de processus pour les acomptes et montre également l'exemple de comptabilisation avec le débit (+) et le crédit (-), y compris le type d'utilisation du budget et les mises à jour qui surviennent dans le journal pour les postes individuels au réel.

L'application Gestion des demandes d'acompte fournisseur peut être utilisée pour enregistrer des demandes d'acompte :

• Avec référence aux commandes d'achat
• Avec référence à la réservation de crédits
• Sans référence à une pièce/un engagement précédent(e)

Pour les demandes de versement d'un acompte ou les acomptes faisant référence à des commandes d'achat ou des réservations de crédits, les imputations de la pièce précédente sont utilisées. Dans le cas de pièces sans référence, les imputations sont dérivées (par exemple, du centre de coûts ou de la fiche OTP) ou doivent être saisies manuellement. Étant donné que l'acompte est également pertinent pour l'utilisation du budget, il est nécessaire de dériver un compte de budget. Vous pouvez le définir en fonction du type de pièce dans l'activité de configuration Dériver compte budgétaire pour acomptes sans référence d'engagement. La figure précédente fournit un exemple de configuration. L'activité de configuration est utilisée pour dériver à la fois le compte de budget et le compte de caisse d'origine. Vous pouvez créer de nouveaux types de pièces en copiant des types de pièces existants dans la configuration FI pour permettre l'utilisation de différents comptes de budget.

La figure suivante, Configuration - Dériver compte budgétaire pour acomptes sans référence d'engagement, fournit un exemple de l'application Gestion des demandes d'acompte fournisseur dans laquelle les imputations telles que les fonds, les subventions, les réservations de crédits et autres peuvent être saisies dans la section Imputation de la facette Poste.

Les demandes d'acompte ne mettent pas à jour le journal. Ils sont utilisés comme poste pour mémoire et peuvent être prélevés dans les paiements automatiques à l'aide de l'application Gestion des paiements automatiques ou manuellement à l'aide de l'application Comptabilisation de décaissements.

La pièce qui en résulte est une écriture au journal des acomptes dans le journal, où le poste fournisseur est classé comme type d'utilisation du budget  Acompte (61) et le poste de paiement est classé comme un type d'utilisation du budget Paiement (57). La figure suivante fournit un exemple d'actualisations budgétaires, y compris le compte budgétaire dérivé.

L'application Création de paiement unique peut être utilisée pour effectuer des paiements exceptionnels à un fournisseur sans exiger l'utilisation d'une facture.

D'un point de vue technique, une demande d'acompte est créée, ce qui déclenche automatiquement un cycle de paiement et la création d'une pièce d'acompte. Les imputations sont dérivées (par exemple, du centre de coûts ou de la fiche OTP) ou doivent être saisies manuellement. Comme indiqué dans la section Gérer "Demande d'acompte fournisseur", ce paiement est également pertinent pour l'utilisation du budget et il est nécessaire de dériver un compte de budget et un compte de caisse d'origine. La même activité de configuration, Dériver compte de budget pour acomptes sans référence d'engagement, qui est également utilisée pour les acomptes, peut être utilisée ici.

Le cas échéant, les applications dans la comptabilité clients contiennent les imputations du secteur public telles que le fonds, la subvention et la période budgétaire sur le poste individuel du compte de recettes ou d'acompte. La dérivation des imputations PSM suit la même logique que pour les lignes de charges. Dans les écritures au journal pour les factures clients, les lignes client sont classées comme un type d'utilisation de budget Créance (55), tandis que les recettes sont classées comme un type d'utilisation du budget Charges/Produits (99). Les lignes d'acompte suivent la même logique que les acomptes fournisseurs et utilisent le type d'imputation des acomptes (61).

Certaines applications sont expliquées ci-dessous.

La plupart du temps, les factures sont générées dans le système d'administration des ventes, ainsi que sous la forme de facturations des subventions. Il existe également une application basée sur SAP GUI pour l'enregistrement manuel des factures clients.

La figure suivante illustre un exemple d'écran de saisie pour les factures client.

Cette application vous permet de charger plusieurs factures clients et/ou avoirs à partir d'une feuille de calcul. Les imputations spécifiques à la Gestion du secteur public sont incluses dans le modèle et peuvent être saisies par des colonnes spécifiques non masquées. Outre la dérivation (par exemple, à partir de centres de coûts ou d'éléments d'OTP), l'imputation PSM peut être saisie dans le classeur à l'aide des colonnes suivantes :

• Fonds (20)
• Subvention (20)

Cette application peut être utilisée pour enregistrer des demandes d'acompte client.

Contrairement à la Gestion des demandes d'acompte fournisseur, aucune pièce ne peut être référencée et les imputations sont saisies manuellement ou dérivées (par exemple, à partir du centre de coûts ou de la fiche d'OTP). Un compte de budget doit également être dérivé. Vous pouvez le définir en fonction du type de pièce dans l'activité de configuration Dériver compte budgétaire pour acomptes sans référence d'engagement. Reportez-vous à la figure précédemment affichée, qui fournit un exemple de configuration utilisée pour les acomptes fournisseur et client.

Les demandes d'acompte ne mettent pas à jour le journal. Ils sont utilisés comme poste pour mémoire et peuvent être convertis en acomptes à l'aide de l'application Gestion des paiements automatiques ou manuellement à l'aide de l'application Comptabilisation des encaissements.

La pièce qui en résulte est une écriture au journal d'acompte dans le journal, où la ligne client est classée comme un type d'utilisation du budget  Acompte (61) et la ligne de caisse est classée comme un type d'utilisation du budget Paiement (57).

Les applications et le processus d'acompte utilisés dans la comptabilité clients sont très similaires à ceux utilisés dans la comptabilité fournisseurs. Reportez-vous à la section Comptabilité fournisseurs pour les processus et l'affichage de l'application.