オリジナルの処理

ファイルはいくつかの方法で選択できます。

• オリジナルの登録:
  • "オリジナル登録" ボタンをクリックして、システムダイアログボックスを開きます。
  • 適切なワークステーションアプリケーションを選択してから、関連するオリジナルアプリケーションファイルを選択します。使用可能なオリジナルファイルは、選択したアプリケーションによって異なります。たとえば、BMP アプリケーションを選択すると、ビットマップファイルから選択できます。
• オリジナルを開く:
  • エクスプローラウィンドウを開くには、"オリジナルを開く" ボタンをクリックします。
  • 最初にファイルを選択してから、そのファイルに関連するアプリケーションを選択します。たとえば、.txt ファイルは、Microsoft Word、メモ帳、またはワードパッドで編集できます(これらのアプリケーションを利用可能にするには、カスタマイジングで定義する必要があります)。
  • オリジナルは選択したアプリケーションで表示することも、SAP Visual Enterprise Viewer を使用して文書情報レコードから直接照会することもできます。
• Windows Explorer から SAP GUI の文書にファイルをドラッグ & ドロップします。
• 文書管理アプリでファイルを追加し、文書を保存すると簡単にアップロードできます。

カスタマイジングで事前定義されていれば簡単にアップロード可能です。

オリジナルファイルのチェックイン時には、SAP データベースまたは HTTP コンテンツサーバを使用できます。オリジナルが安全にチェックインされた後、作業領域からソースファイルを削除できます。特定のステータス基準を満たしているオリジナルを対象とした自動チェックインを設定することもできます。これにより、新しい文書情報レコードを登録することなく、オリジナルのコンテンツバージョンを登録できます。このプロセスの詳細については、後で説明します。

サムネイル表示を使用することで、オリジナルの概要を確認できます。これは、ファイルを文書情報レコードにリンクして保存する際に利用できます。ただし、文書情報レコードにサムネイルとして表示できるファイルは 1 つのみです。これは、文書管理のカスタマイジングの書式に従って保存されます。カスタマイジングで定義された書式を持つ複数のファイルが文書情報レコードに存在する場合は、定義した順序でサムネイルが表示されます。

文書ブラウザビューでは、個別に割り当てられた文書情報レコードのファイルをサムネイルとして照会することができます。カスタマイジングで定義された書式を持つ文書情報レコードのファイルもここに表示されます。

チェックアウトプロセス中に、ステータスネットワークがチェックされます。文書タイプに対してステータスタイプ "O" (オリジナル処理ステータス) のステータスが存在し、アクセス可能な場合は、ステータスタイプ "O" のステータスが自動的に設定されます。さらに、現在のユーザ名が責任者として使用されます。これにより、責任者のみが文書情報レコードを編集できるようになります。他のすべてのユーザは、文書の照会のみが許可されます。たとえば、オリジナルをチェックアウトする際、カスタマイジングで、同じ名称のファイルを上書きしないようユーザに警告するクエリを有効化できます。ステータスタイプ "O" のステータスが存在しない場合は、現在のステータスが保持されます。ステータスタイプ "O" のステータスが複数存在する場合は、選択画面が表示されます。

元のマスタステータスに戻すもう 1 つの方法は、ファイルのバージョン管理を行うことです。コンテンツバージョンを登録しても、文書バージョンは変更されません。

選択したオリジナルを編集し、保管域にチェックインするには、別の方法に従います。ファイルを新しいコンテンツバージョンとして保管域にロードします。

複数のコンテンツバージョンを登録する場合は、どのバージョンを有効なバージョンにするかを選択することができます。必要に応じて、コンテンツバージョンを削除することもできます。

文書情報レコードが別のオブジェクト (品目など) にリンクされている場合、作業計画担当または製造責任者は有効バージョンのみを表示することができます。

文書情報レコード全体をバージョン管理する際には、有効なコンテンツバージョンのみが新規文書バージョンにコピーされます。

ファイルをリセットすると、旧バージョンが再度有効バージョンになります。

オブジェクトリンクを転送しても、エンドユーザは引き続きオブジェクトリンクを直接編集できる点に注意してください。前のバージョンにコンテンツバージョンがあるオリジナルが存在する場合、有効なものだけが転送されます。

複数の文書情報レコードを登録した後、ファイル/オリジナルを添付する必要が生じました。これを行うには、最初に既存の文書からネットワークドライブにファイルをコピーします。その後、これらのファイルは文書にリンクされ、保管域に保存されます。ファイルが編集され、バージョン管理されます。最後に、文書全体がリリースされ、バージョン管理されます。

最初に、適切なファイルが必要です。そのため、既存の文書を開き、ファイルを N:\ ドライブにコピーします。

ファイルの転送については、以下のビデオをご覧ください。

登録された文書を開き、ファイルを割り当て、保管域に保存します。最後に、個別オリジナルをチェックします。

ファイルの割当と保存については、次のビデオをご覧ください。

最初の文書にファイルを割り当てた後、2 番目の文書にもファイルを添付する必要が生じました。

これを行うには、以下のビデオに示されている文書管理アプリを使用します。

まず文書管理アプリでファイル情報をチェックし、それを製品マスタアプリと比較します。

以下のビデオでは、この比較が示されています。

ファイルをさまざまな方法で表示した後、それらを編集します。

以下のビデオでは、これを文書管理アプリで実行する方法を確認できます。

ファイルの複数の処理ステータスを保存しようとしています。

そのため、次のビデオで説明するコンテンツバージョンを使用します。さらに、従来の SAP GUI メニューでこれらの変更ステータスをチェックします。

ファイルを編集して文書を共有した後、新規バージョンを登録します。

以下のビデオに示すように、さまざまな方法があります。

文書はすべて品目にリンクされています。

以下のビデオでは、品目および製品でオリジナルを照会する方法を説明します。