R&D 部門のエンジニアとして、多数の図面や図表を登録しています。これらのファイルを SAP システムでもっと効果的に使用したいと考えています。ステータスネットワークは、特定のリリースで重要な役割を果たします。外部ファイルは他の会社単位でも使用されるため、他の SAP オブジェクトでも利用可能である必要があります。文書の処理時には、多くの場合、文書のプロパティを定義することで、他の処理者がプロパティを入力して文書を検索できるようにする必要があります。また、文書のマスタデータを検索するためのツールも必要です。
文書情報レコードとは何ですか。
文書管理を使用して、オリジナルを SAP ERP システムにリンクすることができます。このために使用されるのが、ERP オブジェクト、つまり文書情報レコードです。以下のビデオは、このコンセプトについて詳しく説明しています。
文書キー
文書情報レコードには、文書キーを使用してアクセスします。キーは、文書番号、文書タイプ、文書パート、およびバージョンで構成されます。
外部文書番号は処理者によって直接割り当てられます。内部文書番号は ERP システムによって割り当てられ、番号範囲は文書タイプに従って決定されます。番号範囲の長さは 20 文字です。文書管理の重要な利点は、混合番号割当を使用できることです。この場合、ユーザが外部番号を割り当て、その番号に内部番号が自動的に追加されます。
文書タイプは、文書管理において中心的な管理要素です。たとえば、ステータスネットワーク、オブジェクトリンク、および画面レイアウトは文書タイプによって異なるほか、SAP ナレッジプロバイダでオリジナルが保管域にチェックインされるかどうかを決定づけます。文書パートは、文書を分類するために使用されます。
文書バージョンは、文書の変更ステータスの管理に使用できます。これにより、設計変更管理を使用することが必須ではなくなります。自動バージョン割当を使用すると、バージョニングにギャップが生じないようにすることができます。カスタマイジングで定義されたバージョン増分によって、バージョン番号が数値または英数字のどちらで増加するかが決定されます。
SAP 文書管理の基本データ画面
文書情報レコードの概要照会により、システム内のナビゲートが容易になり、概要がわかりやすくなります。押ボタンを使用して、重要な機能を実行することができます。SAP ナレッジプロバイダ (KPro) を使用してオリジナルを保管します。オリジナルは任意の数だけ処理でき、保管域に保存することができます。文書情報レコードに統合されたオリジナルを照会するには、SAP Visual Enterprise Viewer を使用します。このビューアは、SAP GUI および SAP Fiori ラウンチパッドに含まれています。
ステータス管理
ステータス管理は、文書のリリース時にユーザをサポートします。ダウンストリーム作業に対して文書をリリースする前に、ステータスネットワークを使用してチェックを実施することができます。対応するリリースステータスを設定した追加ユーザも、リリースに含めることができます。
文書タイプごとに異なるステータスを定義することができます。先行関係と後続関係を使用してステータスネットワークを設定することもできます。ステータスごとに最大 6 つの先行を設定できます (注記の内容に従うことで、先行の数を増やすことができます)。ステータスネットワークをグラフィックとして文書情報レコードに表示する場合は、色と書式を使用して個別ステータスの性質を示すことができます。
黄色のステータスは、現在のステータスです。赤色のステータスは設定不可で、緑のステータスは現在のステータスからアクセスできます。ステータスへの各変更はログに記録され、ステータスログに表示されます。これによりユーザは、誰がいつどのステータスを設定したのかを確認できます。
ステータスタイプ
ステータスタイプによって、ステータス (その結果として文書) に特定のプロパティが提供されます。ステータスタイプを定義しない場合、これ以上の効果はありません。ステータスタイプは複数回割り当てることができます。
第 1 ステータス (P): これは文書を登録する際の標準ステータスです。ただし、これはどの文書でも一度しか使用できません。
初期ステータス (I): これは文書を登録する際の標準ステータスです。1 つの文書で複数回使用することができます。
ロックステータス (S): このステータスにより、ほとんどの文書情報レコード機能および項目がロックされます。
ロック項目ステータス (L): このステータスは、一部の項目を変更できないようロックする場合に設定します。カスタマイジングでは、変更可能項目を定義できます。他のすべての項目はロックされます。
オリジナル処理ステータス (O): このステータスは、オリジナルを処理すると自動的に設定されます。指定されたユーザのみが文書情報レコードを編集することができます。文書情報レコードは他のすべてのユーザに対してロックされます。
アーカイブステータス (A): このステータスは、オリジナルをアーカイブにチェックインするか、またはアーカイブからオリジナルをコピーすると自動的に設定されます。
仮ステータス (T): このステータスは、アクティビティのログ記録に使用します。このステータスを設定し、ログ項目を入力すると、先行ステータスに戻ります。
チェックインステータス (C): このステータスは、すべてのオリジナルアプリケーションファイルが保管域にある場合に自動的に設定されます。
オブジェクトリンク
文書情報レコードから他の ERP オブジェクトへのオブジェクトリンクを提供することにより、これらのオブジェクトからオリジナルに関する情報にアクセスできるようになります。たとえば、仕様、文書、またはテキストを文書情報レコードにリンクした後、オブジェクトリンクを使用して品目マスタで使用できるようにすることができます。この情報は、品目マスタ内で直接表示することができます。
オブジェクトリンクは、オブジェクト側と文書情報レコード側の両方から定義することができます。これらのリンクは、文書タイプごとに指定されます。オブジェクトリンクを使用して、ERP オブジェクトに新規文書情報レコードを登録することができます。文書タイプに応じて、レコードを単に登録することも、トランザクションを使用して登録することもできます。単純な方法では、文書情報レコードは内部番号割当で登録されます。その後ユーザは、オリジナルファイル、関連アプリケーション、および保管域を選択するだけで済みます。
オブジェクトでは、文書の全バージョン、最新バージョン、またはすべてのリリース済バージョンを照会することができます。テーブルビューでは、常に最新バージョンまたは最終リリース済バージョンが指定された列に表示されます。
カスタマイジングでオブジェクトリンクに対して削除ロックを設定すると、オブジェクトにリンクしている文書情報レコードを削除できなくなります。
文書ブラウザ
文書構成を処理するにあたっては、多くの場合、文書構造を簡単に照会したいと望むものです。これまでは、文書構成トランザクションを使用していたかもしれません。この場合、第 1 レベルで変更を行うことができますが、組立区分では第 2 レベルしか照会できませんでした。
文書ブラウザを使用すると、複数レベルの文書構造として文書を簡単に変更することができます。
文書ブラウザは、カスタマイジング設定に応じて、すべての文書情報レコードトランザクション (SAP GUI、または SAP Fiori ラウンチパッド) で使用することができます。ブラウザは必要に応じて無効化することができます。
文書情報レコード内で、文書ブラウザタブページを選択します。ここで、プライベート文書構造またはパブリック文書構造にアクセスすることができます。パブリック文書フォルダは、すべてのユーザのすべての文書内で使用できます。
文書ブラウザ内では、シンプルな文書情報レコードをリンクとして追加することができます。新規文書、バージョン、またはフォルダを登録することができます。既存のファイルまたはフォルダを照会または変更することもできます。
必要に応じて、文書情報レコードのファイルをサムネイルとして表示することができます。ただし、これはカスタマイジングで有効化する必要があります。
検索トランザクション CV04N を使用して文書を検索する際には、文書ブラウザを使用することもできます。