Descripción del plan de cuentas del sector público

La solución SAP S/4HANA Cloud, edición pública, se suministra en función de sus elementos de alcance, con contenido preconfigurado para procesos empresariales centrales en finanzas, aprovisionamiento, fabricación, ventas y cadena logística. El plan de cuentas, una lista de todos los registros maestros de cuentas de mayor, forma parte del contenido de referencia preconfigurado de SAP Best Practices. El plan de cuentas operativo estándar global suministrado con SAP S/4HANA Cloud, edición pública es YCOA.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• YCOA no se puede modificar.
• YCAO se asigna a todas las sociedades preconfiguradas por SAP. Esta asignación no se puede modificar.
• Todas las sociedades deben compartir el mismo YCOA.

La lista predeterminada de cuentas suministrada como parte de YCOA en SAP S/4HANA Cloud, edición pública, cubre una amplia gama de cuentas de mayor y se estructura para cumplir con los requisitos de varias organizaciones e industrias. Si bien el YCOA estándar está pensado para su uso en varios sectores, no cubre las mejores prácticas que se siguen en las organizaciones del sector público. Por este motivo, se ha introducido la variante del sector público de YCOA. La variante del sector público de YCOA suministrada con SAP S/4HANA Cloud, edición pública es USL. Con esta variante, se renumeran una lista de cuentas suministrada estándar del plan de cuentas operativo sin modificar las propiedades de las cuentas de mayor.

Cuando inicialmente define el alcance de su sistema SAP S/4HANA Cloud y libera los datos de configuración de SAP Central Business Configuration por primera vez, puede optar por adoptar el YCOA estándar o la variante del sector público industrial de YCOA. Una vez que YCOA se ha liberado desde SAP Central Business Configuration y está activo en el sistema SAP S/4HANA Cloud, las cuentas de mayor no se pueden renumerar con la variante de sector. Sin embargo, como parte de su implementación, tiene la opción de renumerar según sus necesidades mediante la IU de configuración de autoservicio (SSCUI) 150000 - Renumerar cuentas de mayor.

El objetivo clave de la variante del sector público de YCOA es proporcionar un plan de cuentas de mejores prácticas empresariales del sector público. Como parte de la iniciativa de variante del sector, la solución del sector público de SAP en la nube pública personaliza el plan de cuentas operativo suministrado por defecto, tomando la lista principal de cuentas de mayor en el plan de cuentas operativo "YCOA" y renumerándolas sin alterar sus características. Esta adaptación garantiza que cumpla los requisitos específicos de las organizaciones del sector público.

Normalmente, la lista de cuentas de mayor en el plan de cuentas es un documento propiedad del cliente. Sin embargo, en SAP S/4HANA Cloud, edición pública, las cuentas de mayor son datos de configuración y, por defecto, SAP proporciona una lista de cuentas en función de los elementos de alcance seleccionados. El objetivo de esta solución de variante de sector público es asignar la entrega por defecto del plan de cuentas operativo YCOA a nuevos números cuando sea necesario. Esto proporciona un plan de cuentas de mejores prácticas empresariales para el sector público. Esto ayuda a iniciar la iniciativa del plan de cuentas en lugar de iniciarla desde cero.

Los clientes aún tienen la opción de utilizar una herramienta basada en implementación en la que pueden renumerar cuentas de mayor según sea necesario, independientemente de si eligen utilizar o no el plan de cuentas de variante de sector.

La variante USL está empaquetada en el elemento de alcance 7QE. Esto proporciona un plan de cuentas de mejores prácticas empresariales del sector público que está pensado para ajustarse a los requisitos genéricos de los gobiernos estatales y locales de EE. UU. que utilizan la contabilidad de periodificación completa y modificada. Otras organizaciones del sector público pueden utilizar 7QE y renumerar cuentas si es necesario utilizando una herramienta de renumeración de cuentas de mayor basada en implementación.

Actualmente, solo hay una variante USL (identificación de variante interna para el plan de cuentas del gobierno local y del estado genérico GASB de EE. UU.). En el futuro, existe el potencial de ofrecer más variantes para diferentes subindustrias del sector público de EE. UU., como universidades, distritos escolares, aeropuertos, tránsitos locales y organizaciones sin fines de lucro.

La variante del sector público USL (posición de alcance 7QE) no está pensada para Canadá u otros países.

Para utilizar la variante de sector público del plan de cuentas, debe seleccionarla durante la primera definición de alcance. Esto se realiza en la herramienta SAP Central Business Configuration como parte del paso Definir alcance.

Muchas cuentas que se entregan como parte de la entrega predeterminada se estructuran de forma que pueden no ajustarse a las prácticas del sector público. La variante de industria reestructura estas cuentas renumerándolas y/o redescribiéndolas de una manera que se ajuste a las prácticas del sector público.

La variante de sector USL está empaquetada y preconfigurada en el elemento de alcance 7QE. Este paquete asigna una cuenta de mayor estándar de SAP (ID interno) al sector público de SAP para el rango de cuentas de mayor de Best Practices (ID externo). Si es necesario, esta asignación puede implicar la modificación de la descripción de la cuenta, además de la renumeración.

Por ejemplo, en el plan de cuentas operativo estándar, las cuentas de compensación de saldo cero (que se utilizan en el desglose y el cierre de documentos) se entregan con los rangos de números de cuenta 29500000 a 29500999 con la descripción Cuenta de compensación de saldo cero para…. En el sector público, es una práctica recomendada común informar de los saldos en estas cuentas como parte del capital en efectivo centralizado, que forma parte del efectivo y los equivalentes de efectivo. Como parte de la variante USL empaquetada en el elemento de alcance 7QE, estas cuentas se renumeran y se vuelven a describir como 10000000 - Capital en caja centralizada - ….

El objetivo de la variante de sector es renumerar las cuentas de mayor sin modificar las características de las cuentas suministradas. De este modo, las cuentas siguen ajustándose al alcance original para el que se crearon. La variante de sector se puede utilizar en los siguientes escenarios:

• Las cuentas de YCOA se han reutilizado tal cual, sin renumeración, porque se ajustan a la estructura de variante de sector.
• Las cuentas de YCOA se han reutilizado con la renumeración porque no se ajustan a la estructura de variante de sector.
• Nuevas cuentas creadas por sectores. Se trata de cuentas especiales creadas por la solución del sector público que tendrán caracteres alfanuméricos principales especiales en la entrega predeterminada. La variante de sector los cambia a una cuenta de aspecto común.
• Las cuentas no son necesarias para el sector. Estas cuentas se renumeran y se reutilizan en la categoría "no utilizada" entre 99999000 y 99999999.
• Cuentas con modificaciones de descripción.

Una vez seleccionada la variante de sector USL (posición de alcance 7QE) en su definición del alcance, las cuentas suministradas por defecto estándar se renumeran y almacenan en un área de trabajo de SAP Central Business Configuration. El contenido de la cuenta de mayor y las configuraciones relacionadas se actualizan con los nuevos números que se van a desplegar.

Mientras la cuenta de mayor se renumere y la descripción puede modificarse, se conservan todas las características y atributos. Por ejemplo, todas las posiciones siguientes se reflejan en la cuenta renumerada recientemente:

• Gestionar cuentas de mayor: los propios datos maestros
• Configuraciones de imputación automáticas
• Estructura de balance/PyG
• Contenido donde se utiliza la cuenta de mayor o la clase de coste, por ejemplo, imputaciones
• Elementos de datos dependientes, como cuenta de presupuesto, cuenta de origen de caja y cuenta de arrastre

Los scripts de prueba de SAP Best Practices se entregan como parte de cada elemento del alcance. Estos scripts de test, si tienen cuentas de mayor, contienen números suministrados por defecto, es decir, ID internos. Si ha definido el alcance y desplegado con 7QE, permita un esfuerzo adicional para actualizar el script de test a ID externos.

El plan de cuentas YCOA siempre se utiliza como plan de cuentas operativo, independientemente del sector y el país del cliente.

Este plan de cuentas se utiliza en las configuraciones de proceso empresarial suministradas mediante SAP Best Practices. Con este enfoque, las cuentas con la misma semántica empresarial se pueden reutilizar sin duplicar los esfuerzos de configuración y prueba.

SAP Best Practices se utiliza para entregar asignaciones a ID de cuenta divergentes y descripciones de cuenta divergentes adaptadas a planes de cuentas del sector público externo. La semántica empresarial de esas cuentas permanece. Estas asignaciones se denominan variantes del plan de cuentas operativo.

Durante la instalación de SAP S/4HANA Cloud, edición pública, el cliente puede seleccionar la variante del sector público (posición de alcance 7QE) para que el sistema aparezca desde el principio de acuerdo con un plan de cuentas estándar externo de este tipo.

Durante la primera definición del alcance, el cliente selecciona los elementos de alcance empresarial relevantes para su organización. Si el cliente necesita el plan de cuentas de mejores prácticas empresariales del sector público, la variante del plan de cuentas del sector público debe seleccionarse (exclusivamente) como parte del alcance. Las cuentas relevantes que deben renumerarse se identifican en función del alcance empresarial seleccionado.

Las adaptaciones adicionales específicas del cliente relacionadas con el ID de cuenta de mayor y la descripción se pueden realizar en función de la herramienta de renumeración. Se trata de una implementación específica de cliente.

El cliente también puede añadir elementos de alcance. Si las cuentas de mayor se suministran como parte de estos elementos de alcance subsiguientes y si forman parte de la variante de renumeración, se renumerarán automáticamente (si es necesario), sin esfuerzo adicional.

Si hay un conflicto entre una cuenta renumerada y una cuenta creada por el cliente, la renumeración de SAP obtendrá automáticamente el siguiente número de cuenta de mayor disponible.

Los rangos de números de la entrega estándar del plan de cuentas operativo (YCOA), sin la variante del sector público, se proporcionan en la tabla.

Los rangos de números de la variante del sector público de YCOA, después de desplegar la variante del sector público "USL" (posición de alcance 7QE), se proporcionan en la tabla.

A continuación se muestra un resumen de las clasificaciones más amplias (para cuentas de balance) de la variante del sector público de YCOA, después de la variante del sector público "USL" (posición de alcance 7QE).

A continuación se muestra un resumen de las clasificaciones más amplias (para ingresos) de la variante del sector público de YCOA, después de la variante del sector público "USL" (elemento de alcance 7QE).

A continuación se muestra un resumen de las clasificaciones más amplias (para gastos, cuentas específicas de CO y no utilizadas) de la variante del sector público de YCOA, después de la variante del sector público "USL" (elemento de alcance 7QE).

• Facilidad para configurar jerarquías de control de presupuesto para cuentas de presupuesto

  En la variante del sector público del plan de cuentas operativo, se agrupan las cuentas de pérdidas y ganancias (especialmente las cuentas de gastos). Esto se hace para respaldar las mejores prácticas seguidas en la agrupación de cuentas presupuestarias para créditos presupuestarios.

  La agrupación de cuentas naturales del sector público, como personal, suministros, servicios, capital y servicios de deuda, se entregan para facilitar la configuración del control presupuestario para estas jerarquías.

• Estructura de agrupación de cuentas que admite la gestión de informes ACFR

  La estructura y los rangos de números en la variante del sector público se crean teniendo en cuenta el Informe financiero global anual (ACFR).

• Cuentas para cuenta de periodificación modificada

  Algunas organizaciones del sector público deben informar por contabilidad de periodificación modificada. Ciertos escenarios requieren cuentas de mayor separadas para la contabilidad de periodificación modificada y la gestión de informes.

  Aunque estas cuentas se suministran como parte del plan de cuentas operativo estándar, pueden incluir una numeración especial, por ejemplo, una cuenta de mayor que empieza con una letra.

  La variante de sector público renumera estas cuentas y las ajusta a la categoría adecuada.

• Nuevas cuentas para procesos específicos del sector público

  Las cuentas de ingresos específicas del sector público (por ejemplo, cuentas de ingresos, otras fuentes de financiación y usos) pueden utilizar un rango de números especial que empiece por letras. De forma similar a las cuentas de periodificación modificadas, la variante de sector público renumera estas cuentas.

• No utilizado

  Las cuentas para algún contenido empaquetado no se aplican a los procesos del sector público. En estos casos, estas cuentas se asignan a una lista no utilizada entre 99999001 y 99999999.

Están disponibles las siguientes opciones:

1. Si no es necesario renumerar, utilice el plan de cuentas operativo estándar suministrado.
2. Para renumerar la lista estándar suministrada de cuentas de mayor, utilice la variante de sector público industrial USL (7QE).
3. Para requisitos específicos de cliente, utilice la renumeración de SSCUI 150000.
4. Para renumerar la lista estándar suministrada de cuentas de mayor, utilice la variante de sector público industrial USL (7QE) y utilice la renumeración de SSCUI 150000 como parte de la implementación.

En la tabla se proporciona una comparación de la renumeración mediante la variante de sector y la herramienta basada en implementación (SSCUI 150000).

Para verificar si 7QE está activo o no, siga estos pasos:

1. En la herramienta SAP Central Business Configuration, seleccione la aplicación Definir alcance.
2. Vaya a Mi alcance seleccionado.
3. Despliegue Gestión Pública.

Si se visualiza la asignación de cuentas para US GASB, 7QE está activo.

Dentro de una cuenta de mayor, no es posible verificar si pasó por la variante de asignación del plan de cuentas del sector.

• El plan de cuentas operativo suministrado estándar no se puede modificar. Esto significa que debe utilizar el plan de cuentas operativo YCOA. Sin embargo, tiene la opción de renumerar utilizando la variante de sector público y/o una herramienta basada en implementación.
• La variante de sector público suministrada por SAP proporciona el plan de cuentas de mejores prácticas empresariales para gobiernos estatales y locales. Esta variante se puede utilizar para renumerar las cuentas de mayor del plan de cuentas operativo "YCOA". Esto proporciona un buen punto de partida y se puede mejorar aún más para satisfacer las necesidades del cliente.
• Durante la definición del alcance, debe decidir si desea utilizar o no la variante de sector público. No es posible añadir la variante de sector público industrial posteriormente.
• Una vez renumerados, los datos maestros subyacentes, las configuraciones y el contenido se reflejan en la cuenta de mayor renumerada.