Ejecución de procesos de facturación

Uno de los procesos empresariales más importantes dentro de SAP Grants Management es el cobro de ingresos de los patrocinadores que otorgan la subvención. Para ello, el sistema admite la facturación manual y los siguientes procesos de facturación automatizados:

• Facturación de gastos efectivos basada en gastos
• Facturación de gastos efectivos basada en pagos
• Planes de facturación
• Facturación periódica (disponible en la versión 2308.2)

La facturación manual está permitida para todas las reglas de facturación y se puede realizar creando una factura de deudores para el patrocinador. Los demás procesos se describen en esta unidad.

La facturación de gastos efectivos cubre un escenario de gestión de subvenciones en el que un patrocinador reembolsa al beneficiario de la subvención cualquier gasto o pago incurrido. Todos los gastos o pagos contabilizados se cobran en el nivel de subvención y programa subvencionado en los llamados Elementos de facturación. Estos elementos de facturación se procesan en la aplicación Gestionar propuesta de facturación de subvenciones y se crean propuestas de facturación. Cuando envíe estas propuestas de facturación, cree solicitudes de documento de facturación que se procesen en la funcionalidad de facturación estándar. La facturación de gastos efectivos no procesa las contribuciones de participación de costes, ya que por definición no son reembolsadas por el patrocinador.

Los planes de facturación y la facturación periódica se pueden utilizar si el dinero se recibe a plazos del patrocinador. La funcionalidad admite la creación de plazos periódicos, por ejemplo, cada mes o planes de facturación definidos libremente. Se crea un plan de facturación con la aplicación Gestionar plan de facturación de subvenciones. Un plan de facturación es una lista de posiciones de facturación con un importe y una fecha de contabilización deseada. Un plan de facturación se trata como un elemento de facturación y se procesa en la aplicación Gestionar propuesta de facturación de subvenciones de la misma manera que se procesan los elementos de facturación para la facturación de gastos efectivos.

La siguiente figura le proporciona un resumen del flujo de proceso.

Debe fijarse una regla de facturación en los datos maestros de la subvención. Las reglas de facturación se suministran previamente y están disponibles los siguientes valores:

1. Facturación manual
2. Facturación de gastos efectivos - Gastos
3. Facturación de gastos efectivos: Pagos
4. Plan de facturación / Facturación periódica

Incluso si la regla de facturación 2, 3 o 4 está fijada en los datos maestros de la subvención, siempre se admite la facturación manual.

Para la facturación de gastos efectivos, solo las contabilizaciones en clases subvencionadas fijadas como facturables participan en el proceso de facturación. El indicador facturable se fija en los datos maestros de clase subvencionada. El indicador facturable se visualiza en los datos maestros de la subvención.

La siguiente figura muestra la parametrización de datos maestros para la facturación de gastos efectivos.

Las clases subvencionadas deben marcarse como facturables. Los gastos o pagos contabilizados en esta clase solo participarán en el proceso de facturación de gastos efectivos si este indicador está fijado.

Los planes de facturación se crean con la aplicación Gestionar plan de facturación de subvenciones.

Las funciones clave de la aplicación son las siguientes:

• Le permite crear un plan de facturación de subvenciones y las posiciones del plan de facturación. Las posiciones del plan de facturación contienen el importe de facturación y la fecha de contabilización deseada del documento de facturación.
• Le permite enumerar los planes de facturación de subvenciones existentes utilizando las opciones de filtro y búsqueda.
• Le permite activar o desactivar un plan de facturación de subvenciones para la utilización en el procesamiento de facturación GM.
• Con ella, puede borrar planes de facturación de subvenciones no activados.
• Le permite copiar o borrar posiciones del plan de facturación.
• Puede utilizar esta aplicación para crear la función de borrador para interrumpir la creación o la revisión hasta que continúe editando el borrador y lo guarde en la base de datos como el nuevo plan de facturación de subvenciones.

Para crear un plan de facturación, se deben introducir los siguientes atributos:

La siguiente figura muestra la ventana Plan de facturación de subvenciones.

Cuando se guarda el plan de facturación, las posiciones del plan de facturación se pueden crear con el botón Crear posiciones de facturación.

El importe y las fechas de las posiciones del plan de facturación creadas se pueden modificar y las posiciones se pueden borrar o copiar. Esto permite, por ejemplo, la creación de una cuota inicial superior.

Cuando el plan de facturación está listo para ejecutarse, debe guardarse y activarse. Después de la activación, el plan de facturación es visible como elemento de facturación en la aplicación Gestionar propuesta de facturación de subvenciones.

Las propuestas de facturación son documentos intermediarios creados por el especialista en subvenciones con la aplicación Gestionar propuestas de facturación de subvenciones.

Las propuestas de facturación se utilizan para iniciar el proceso de facturación de subvenciones para costes/pagos elegibles o posiciones de plan de facturación, lo que le permite seleccionar y desmarcar posiciones facturables, crear solicitudes de documento de facturación y transferirlas a Facturación de ventas.

Las funciones disponibles para este proceso se describen en los siguientes capítulos.

Los elementos de facturación para subvenciones se crean cuando se activa un plan de facturación (para la regla de facturación plan de facturación/facturación periódica) o cuando se contabiliza el primer gasto o pago elegible (para la facturación relacionada con los recursos de la regla de facturación).

La lista de resumen de elementos de facturación de subvenciones contiene información sobre la subvención, el patrocinador, el programa subvencionado, la regla de facturación y los siguientes detalles resumidos del progreso de facturación.

La lista se puede filtrar por varios atributos, como la subvención y el programa subvencionado. Si el indicador Elemento de facturación en proceso está fijado en Sí, solo se visualizarán los elementos con un importe no facturado superior a cero.

La siguiente figura le muestra una lista de elementos de facturación de subvenciones.

La sección Datos generales de la propuesta de facturación proporciona información sobre el patrocinador implicado y el cálculo resumido de importes facturables, importes pospuestos y cancelados, y una fecha límite asociada.

La lista de posiciones de facturación muestra todas las contabilizaciones de gastos o pagos elegibles para este elemento de facturación. La gestión de subvenciones relevante para imputaciones, clave de posición de asiento contable, importe y fecha de contabilización se visualizan para estas contabilizaciones.

Las posiciones de facturación se pueden posponer o cancelar marcando las entradas y utilizando el botón posponer o cancelar. Si se pospone una posición, no se incluirá cuando se envíe la propuesta de facturación, pero estará disponible cuando se cree la siguiente propuesta de facturación. Si se cancela una posición, se elimina y tampoco aparecerá en la siguiente propuesta de facturación. La sección de posición de una propuesta de facturación de subvenciones proporciona vistas separadas de posiciones facturables, posiciones pospuestas y posiciones de cancelación de partida contable.

El aplazamiento de posiciones de facturación también se puede realizar fijando una fecha límite. Todos los gastos o pagos contabilizados después de la fecha límite se posponen automáticamente.

La sección Datos generales nos proporciona información sobre el patrocinador implicado y el cálculo resumido de importes no facturados, importes a facturar y una fecha límite asociada.

La lista de posiciones de facturación muestra todas las posiciones de plan de facturación con imputaciones relevantes, importe de facturación, fecha de contabilización deseada y si se incluirá al enviar la propuesta de facturación. Por defecto, se incluyen todas las posiciones de plan con una fecha de contabilización hasta la fecha de hoy, pero se puede fijar una fecha límite para eliminar o incluir posiciones de plan. También puede incluir o excluir manualmente posiciones del plan de facturación.

El envío de una propuesta de facturación de subvención crea una solicitud de documento de facturación en el sistema, que el responsable de facturación puede seguir procesando.

La solicitud de documento de facturación tiene el número de propuesta de facturación de subvenciones como documento fuente y un tipo de SDF de solicitud de documento de facturación de subvención (GBDR).

Puede utilizar el modelo de job Facturación de gastos efectivos: Ejecución en masa para gestionar el proceso de facturación de subvenciones como una ejecución en masa automatizada que se puede programar una vez o de forma periódica. El procesamiento cubre la creación y la transferencia de propuestas de facturación de subvenciones mediante solicitudes de documento de facturación a los documentos de facturación que finalmente se facturan en Finanzas.

Los elementos de facturación que se deben procesar se pueden seleccionar por patrocinador, subvención y programa subvencionado. Se debe proporcionar una fecha de corte y una fecha de contabilización. La fecha límite tiene la misma funcionalidad que se describe para la creación de propuestas de facturación.

Dispone de las siguientes opciones de procesamiento:

La siguiente figura le muestra la salida del job de fondo de facturación en masa.

Si bien es relativamente sencillo determinar el importe de facturación al utilizar la regla de facturación, la facturación de gastos efectivos y los pagos son más complejos para determinar el importe de facturación para la facturación.

Todos los documentos transaccionales, como entradas de mercancías, facturas y transferencias de costes contabilizadas en el sistema, se analizan si son relevantes para la facturación de gastos efectivos. Si el documento es relevante para la facturación de gastos efectivos y el efecto neto no es cero (las líneas de documento no se cancelan entre sí), la información se añade como posición de facturación en el elemento de facturación correspondiente.

Clase de utilización de presupuesto 99 Gastos, Contabilización CO 95, Contabilización de transferencia FI 66, Anticipo 61

Para la regla, las contabilizaciones de gastos "facturación relacionada con recursos - gastos" desencadenan la creación de una posición de facturación en el elemento de facturación correspondiente.

Las contabilizaciones que tienen una de las siguientes clases de utilización de presupuesto se tratan como un gasto:

• Gastos (99)
• Contabilización CO (95)
• Contabilización de transferencia FI (66)
• Anticipo (61)

Para los tres ejemplos siguientes, la factura de proveedor y la transferencia de costes crean una posición de facturación, mientras que el pago de la factura no contabiliza un gasto y no crea una posición de facturación.

Para la regla "facturación de gastos efectivos - pagos", la creación de posiciones de facturación se retrasa hasta que se produce el pago. Para lograr estas contabilizaciones de gastos y deudas, se tienen en cuenta cuando se crean posiciones de facturación. Las contabilizaciones con la clase de utilización de presupuesto Pasivos (54) se tratan como pasivos.

En los mismos tres ejemplos, ahora el pago de la factura y la transferencia de costes crean una posición de facturación, mientras que la factura de proveedor no crea una posición de facturación. El Debe en la cuenta de gastos y el Haber en la cuenta de pasivo de la factura de proveedor se cancelan entre sí y, para los documentos sin efecto neto, no se crean posiciones de facturación.

Hay dos aplicaciones disponibles que le proporcionan un resumen y vistas detalladas sobre el estado de facturación de las subvenciones. Como parte de la aplicación Resumen de subvenciones general, se visualiza el estado de facturación en el nivel de patrocinador y subvención.

La aplicación Análisis de facturación de subvenciones muestra vistas más detalladas del estado de facturación hasta una lista de posiciones de facturación.

El estado de facturación por patrocinador y subvención forman parte del resumen de subvenciones.

Hay disponible información de estado de facturación más detallada en el nivel de imputación y la lista de posiciones de facturación en la aplicación Análisis de facturación de subvenciones.

Ahora debería poder explicar los métodos y procesos de facturación de subvenciones que le permiten crear documentos de facturación para el patrocinador.