Gestión de datos maestros de gestión de subvenciones

SAP Grants Management le proporciona una solución para programas patrocinados a través de su funcionalidad y su arquitectura. Arquitectónicamente, SAP Grants Management mantiene una vista separada de las actividades y proyectos del programa patrocinado de su organización. Esta vista separada se crea relacionando las estructuras de su organización (como proyectos, cuentas de mayor, clases de coste, ejercicio y moneda) con los proyectos del patrocinador, las categorías de costes e ingresos, el período de validez del presupuesto, el ejercicio y la moneda.

Al crear una vista separada, puede revisar las actividades y transacciones financieras de su organización para programas subvencionados según los requisitos de un patrocinador sin afectar a la integridad de sus transacciones y actividades financieras.​

Considere las diferencias entre el presupuesto de su organización y el de su patrocinador. Algunos patrocinadores requieren una presupuestación más detallada; otros requieren menos. No solo difieren los requisitos entre los patrocinadores, también suelen no coincidir con los requisitos presupuestarios de las organizaciones beneficiarias de la subvención. Estas diferencias a menudo requieren que las organizaciones beneficiarias de la subvención comprometan sus estructuras y procesos de presupuestación para que puedan gestionar eficazmente sus programas subvencionados de acuerdo con las directrices del patrocinador.

Dado que SAP Grants Management crea una vista alternativa basada en los requisitos del patrocinador, puede gestionar, controlar e informar sobre sus programas de patrocinador sin comprometer sus estructuras y procesos presupuestarios.

Los componentes de datos maestros primarios de SAP Grants Management son patrocinador, subvención, fondo, programa subvencionado, clase subvencionada.​

• Un patrocinador es una institución o individuo que proporciona financiación a una organización beneficiaria de la subvención.
• Una subvención es el instrumento de financiación que proporciona el patrocinador y documenta el acuerdo de financiación entre el patrocinador y la organización beneficiaria de la subvención
• Un fondo representa la fuente de financiación
• Externo - Importe del premio del patrocinador​
• Interno - Fondos y recursos del beneficiario de la subvención (participación en los costes)​
• Los programas subvencionados representan los proyectos subvencionados de la organización
• Las clases subvencionadas resumen las categorías de gastos e ingresos del patrocinador

Gestionar subvenciones ​

Puede utilizar esta aplicación SAP Fiori para gestionar los datos maestros de la subvención y realizar varias acciones.​

Las características clave incluyen lo siguiente:​

• Enumerar datos maestros de subvención existentes utilizando opciones de filtro y búsqueda.​
• Cree una nueva subvención desde cero o como copia de un registro maestro de subvenciones existente.​
• Revisar datos maestros de subvención existentes.​
• Modificar el estado del ciclo de vida de una subvención​
• Borre todas las subvenciones que no se utilicen y que ya no sean necesarias. Los datos de presupuesto y contabilización se verifican para garantizar que una subvención no se utilice en ningún otro lugar.​
• Utilice la función de borrador para interrumpir la creación o la revisión hasta que continúe editando el borrador y lo guarde como nuevos datos maestros en la base de datos.

Debe introducir​ (al menos este mínimo) lo siguiente:

• Nombre de la subvención​
• Tipo de subvención​
• Patrocinador​
• Grupo de autorizaciones​
• Centro de coste​

La sociedad se deriva del centro de coste.

En esta sección, se definen la validez, la variante de ejercicio y los intervalos de tiempo de la subvención.​

Las fracciones de tiempo se pueden utilizar para dividir el presupuesto según la regla del patrocinador.​

Se pueden generar con la ayuda de la regla de partición de fracción de tiempo o introducirlas manualmente.

En esta sección, se definen las dimensiones permitidas para la subvención. 

Las contabilizaciones en la subvención solo se permiten con los fondos, los programas subvencionados y las clases subvencionadas definidas aquí.​

La funcionalidad del indicador relevante para IDC para fondos y clase subvencionada se describe con más detalle en la Unidad 4, Lección 2, Cálculo de costes indirectos. ​

La funcionalidad del indicador Participación en los costes para el fondo se describe con más detalle en la Unidad 4, Lección 1, Gestión de la participación en los costes.

En la sección de facturación, se define si esta subvención utiliza la funcionalidad de facturación de gastos efectivos, que se describe en la Unidad 4, Lección 3, Ejecución de procesos de facturación.​

En la sección Participación en los costes, se puede introducir el porcentaje de participación en los costes para las combinaciones de programa subvencionado, clase subvencionada y fondo. La funcionalidad Participación en los costes se describe en la Unidad 4, Lección 1, Gestión de la participación en los costes.

En la sección Coste indirecto, se pueden introducir las tasas y los límites para el cálculo de costes indirectos.

El coste indirecto se describe en la unidad 4, módulo 2, Cálculo de costes indirectos.

En la siguiente figura, puede ver todas las modificaciones que se han producido en el log de modificaciones.

En la siguiente figura, puede realizar un seguimiento de la actividad de workflow para las modificaciones de estado del maestro de subvenciones.

El Patrocinador tiene los detalles financieros y administrativos como el nombre, la información de contacto y la información de pago.​

También contiene valores predeterminados para la creación de una subvención. Los valores predeterminados que se muestran a la izquierda se transfieren a la subvención en su creación, pero se pueden modificar en la subvención.

El tipo de fondo determina si el fondo representa fondos externos (el importe de adjudicación de los patrocinadores) o fondos internos (dinero de organizaciones propias).

El programa subvencionado​ consta de lo siguiente:

Tiene la descripción y los anexos ​

La clase subvencionada consta de lo siguiente:​

• Tiene la descripción y los anexos
• El tipo de clase determina si la clase es para gastos o ingresos​
• El indicador Facturable determina si los gastos se tienen en cuenta en la funcionalidad de facturación; consulte la Unidad 4, Lección 3, Ejecución de procesos de facturación

  Nota

  La unidad 4 (Gestión de las transacciones implicadas en SAP Grants Management) cubre mucho en relación con la facturación.

Los datos maestros Subvención, Fondo, Programa subvencionado y Clase subvencionada se pueden colocar en jerarquías.

Las jerarquías se pueden utilizar en el control de disponibilidad (enlace a AVC) y en la gestión de informes.

Normalmente, las subvenciones pasan por un ciclo de vida, por ejemplo, desde el estado "borrador inicial", que representa solo una idea para una subvención, hasta el estado "cerrado" para una subvención completada que está lista para archivar. SAP suministra previamente el estado del ciclo de vida (borrador inicial, propuesta, solicitud, adjudicación, cierre, cerrado, cancelado). Algunos de los estados del ciclo de vida siguen un comportamiento específico. Por ejemplo, para contabilizar documentos, la subvención debe estar en la etapa de adjudicación o archivo solo se permite si el estado es cerrado o cancelado. Mientras que el estado de ciclo de vida se suministra previamente, la configuración del estado (y toda la configuración dependiente) solo se realiza mediante la configuración. Por lo tanto, es posible que los clientes creen su propio estado. Cada estado se vinculará a un estado de ciclo de vida suministrado. Con la definición de una red de estados, puede definir qué estado siguiente puede seguir al estado actual.

La red de estados está vinculada al tipo de subvención. No es necesario utilizar todos los estados de ciclo de vida para cada clase de subvención. Por ejemplo, para la clase de subvención A, utilice la propuesta de estado; para la clase de subvención B, no.

No todos los datos maestros de la subvención deben introducirse en todos los estados. ​Las modificaciones de estado se realizan en las transacciones de actualización de subvenciones y es posible configurar el proceso de autorización mediante el workflow.

​La siguiente imagen muestra la diferencia entre el estado de ciclo de vida suministrado y el estado configurado. Estado definido por el usuario, como "Solicitud enviada al patrocinador" o "Solicitud rechazada por el patrocinador" para ampliar el estado del ciclo de vida. A través de la red es posible modelar una interacción de aplicación de ida y vuelta con el patrocinador.

​La siguiente imagen muestra la configuración del estado y el enlace al estado del ciclo de vida suministrado. ​El número de secuencia se utiliza para determinar el orden del estado en la red de estados. Los datos de la ayuda para entradas del estado anterior se clasifican según el número de secuencia.

​La siguiente imagen muestra la red de estado para un tipo de subvención en particular. Es posible definir cualquier secuencia de estados. Se debe marcar el estado inicial de la secuencia. El estado final (por ejemplo, cerrado) no se utiliza como estado anterior en ningún otro estado.

En este ejemplo, las secciones de datos para la distribución de costes e IDC se ocultan, lo que significa que estos datos solo se pueden actualizar desde el estado de aplicación en.

​La imagen muestra la configuración para sobrescribir el comportamiento de contabilización de un estado. Si no se sobrescribe, los estados de ciclo de vida "adjudicación" y "cierre" permiten que se produzcan todas las contabilizaciones, mientras que todos los demás estados no permiten ninguna contabilización. En el ejemplo, el estado "adjudicación previa" permite contratos y gravámenes previos, pero no gravámenes u operaciones financieras reales.

Por otro lado, el "estado de cierre" ya no permite nuevos contratos y gravámenes previos.

​Una vez realizados los tipos de subvención y la configuración de estado correspondiente, influye en la aplicación de actualización de subvenciones cuando se modifica el estado de una subvención. Las modificaciones de estado siempre desencadenan un proceso de autorización de workflow. Sin embargo, sin otra configuración del workflow, las modificaciones de estado se autorizan automáticamente.

Si se define un workflow, se envía una tarea de workflow a uno o varios usuarios para la autorización de la modificación de estado. Aquí se aplica toda la funcionalidad del workflow flexible de SAP S/4HANA Cloud.

Una vez que el usuario desencadena el siguiente estado y la subvención espera la aprobación, la subvención permanece en el estado anterior/actual hasta que se aprueba. Sin embargo, si el autorizador lo rechaza, el estado actual no se modificará.

La siguiente imagen muestra una configuración de flujo de trabajo para la aprobación del cambio de estado de la solicitud a la adjudicación (que se envía al patrocinador). Además, está condicionado para subvenciones gubernamentales de más de 10.000 dólares.

Muchas posibilidades para las condiciones y la determinación del autorizador (por ejemplo, el responsable de la subvención) se suministran previamente.

​Solo el estado (no el estado de ciclo de vida) siempre se muestra en la sección de cabecera del maestro de subvenciones. Al pulsar el botón "Actualizar estado", el sistema propone el estado siguiente posible según la red de estados configurada. Esta acción desencadena la creación de una tarea de aprobación de workflow y solo la aprobación modificará el estado posteriormente.

​La siguiente imagen muestra el estado WF de la subvención. Aquí se ha encontrado el responsable de la subvención como autorizador. La tarea de workflow está lista para su aprobación. El maestro de subvenciones está bloqueado para modificaciones hasta que el autorizador decida la tarea de workflow.

Cada modificación de estado se graba en log en el log de modificaciones de la subvención.

​El autorizador obtiene la tarea en su bandeja de entrada, donde se puede ver el maestro de subvenciones y se puede aprobar o rechazar. Una vez resuelta la tarea, desaparecerá automáticamente de la bandeja de entrada.