Gestión de participación en los costes

Algunos patrocinadores requieren que las organizaciones beneficiarias de la subvención contribuyan a algunos de los costes de un proyecto que se está patrocinando. Este reparto de costes se admite en la utilización de subvenciones clasificando el fondo de imputación como externo o interno. Los pagos recibidos del patrocinador se registran en un fondo externo, mientras que las contribuciones de las organizaciones beneficiarias de la subvención se registran en fondos internos.

El fondo está disponible en la presupuestación, así como en todas las transacciones que generan compromiso y gastos, como documentos de compra y facturas. Esto le permite separar las contribuciones del patrocinador y del beneficiario de la subvención para todos los procesos empresariales relevantes y también en la gestión de informes.

Los requisitos de distribución de costes detallados se pueden introducir en Datos maestros de subvención y se pueden utilizar para la partición de imputación automática y la generación de informes de participación en los costes.

Esta lección describe estas funcionalidades en detalle.

Antes de que un fondo se pueda utilizar en la utilización de subvenciones, debe clasificarse como externo o interno. Esto se realiza fijando el atributo Tipo de fondo en Tipo de fondo GM.

La siguiente información relacionada con la participación en los costes se puede introducir en los datos maestros de la subvención:

• Regla de participación en los costes (suministrada previamente)
• Porcentaje de participación en los costes para todas las combinaciones relevantes de programa subvencionado, clase subvencionada y fondo; consulte lo siguiente para obtener más información sobre cómo se marcan las clases subvencionadas y los fondos como relevantes para la participación en los costes
• Tasa de participación de costes de plantilla, que es el campo que le permite rellenar la tasa de plantilla en todas las líneas marcadas de la tabla cuando se pulsa el botón Aplicar tasa de participación en costes de plantilla, lo que simplifica la forma en que introduce las tasas

Las dos reglas de participación de costes suministradas previamente son las siguientes:

• Contribución patrocinada: un importe de subvención del 100% para el patrocinador se utiliza como base para calcular el porcentaje de participación en el coste de la organización. Para esta regla, un patrocinador da un importe específico y espera que el beneficiario de la subvención contribuya con un importe igual a un porcentaje de lo financiado.

  Ejemplo: Si la organización y el patrocinador tienen las mismas cuotas del presupuesto total para la subvención, se debe introducir una tasa de participación en los costes del 100% en los datos maestros de la subvención. Si el patrocinador financia la subvención en 10.000 $ y requiere una cuota de coste del 50%, el beneficiario de la subvención debe financiar 5.000 $.

• Coste del proyecto: un presupuesto total para la subvención del 100% se utiliza como base para calcular el porcentaje de participación en el coste del patrocinador y la organización. Para esta regla, un patrocinador requiere que los costes contabilizados en la subvención se compartan en función de un porcentaje específico.

  Ejemplo: La organización y el patrocinador tienen las mismas cuotas del presupuesto total para la subvención. Se debe introducir una tasa de participación de costes del 50% en el registro maestro de la subvención. Para este ejemplo, el patrocinador requiere una participación del 50% del beneficiario de la subvención. Los costes contabilizados en la subvención se dividirán 50/50 en los fondos internos y externos.

La información de participación de costes se utiliza para la partición de imputación automática y en la gestión de informes (consulte el siguiente material).

Solo se puede introducir un porcentaje de participación en los costes para las combinaciones de clases subvencionadas y fondos internos, que están marcadas como relevantes para la participación en los costes.

Mientras que solo se permite un fondo externo en una subvención, la contribución de participación en los costes se puede dividir entre varios fondos internos.

Por defecto, todos los programas subvencionados son relevantes para la participación en los costes. Véase la siguiente figura, TÍTULO, como ejemplo.

Para subvenciones con necesidades de participación en los costes, los costes de utilización de presupuesto se pueden dividir automáticamente entre fondos externos e internos según los porcentajes indicados en los datos maestros de subvención. La utilización de subvenciones utiliza la funcionalidad Distribución de imputación que se describe en detalle en el siguiente curso: IPSC1 - Implementación de la gestión de presupuestos en SAP S/4HANA Cloud Public Edition, sector público

Las reglas de distribución para el reparto de costes de subvenciones deben configurarse con el tipo de regla Regla de distribución de costes GM. En las reglas de este tipo, solo se pueden fijar la regla de vinculación y el perfil de acción y tienen la misma funcionalidad que se describe en la funcionalidad Distribución de imputación. El perfil de campo y las posiciones de distribución no son necesarios, ya que la distribución siempre es solo entre fondos y la distribución se calcula a partir de los porcentajes de participación en los datos maestros de subvención.

Se necesita una derivación de la regla de distribución para las reglas del siguiente tipo: Regla de participación en los costes GM. El ejemplo de la siguiente figura le muestra una derivación de la regla de partición, GRANT, para todas las subvenciones con una regla de participación de costes no vacía.

En todas las consultas, los gastos del patrocinador y del beneficiario se pueden evaluar utilizando el fondo. El siguiente ejemplo le muestra los valores de la subvención Subvención de demostración:

En la pantalla Fondo interno, Fondo general:

• Presupuesto de reparto de costes $1.200,00
• Gasto de participación en los costes $214,72

En el fondo externo, Fondos de subvención ext.:

• Presupuesto subvencionado $12.000,00
• Gasto de dinero patrocinado $2.359,28

Esta figura muestra la consulta de presupuesto y posiciones de comprometido/reales.

Además de las consultas estándar, hay disponibles dos informes de distribución de costes dedicados: uno es para gastos y otro para cifras de presupuesto. Estos informes muestran, junto a los valores contabilizados, la contribución de participación en los costes calculada.

El cálculo de la contribución de participación en los costes se realiza con los valores de patrocinador contabilizados y la regla de participación en los costes y los porcentajes de participación en los costes indicados en los datos maestros Subvención.

En el siguiente ejemplo, la contribución de participación en los costes en exceso es cero. Esto significa que las cifras de presupuesto coinciden con los porcentajes de participación en los costes introducidos en los datos maestros de Subvención.

En el siguiente ejemplo, la contribución de participación en los costes en exceso es de $-21,21. Esto significa que debe contabilizarse un gasto de participación de costes de 21,21 $ en el fondo interno Fondo general para que coincida con los porcentajes de participación de costes introducidos en los datos maestros de Subvención.