Budgétisation dans SAP Grants Management : synthèse

La plupart des concepts (par exemple, catégorie de budget, types de budget, etc.) décrits dans la classe pour la gestion du budget PSM s'appliquent également à la gestion des subventions. Par conséquent, ce sujet se concentre principalement sur les différences.

SAP Budget Management et SAP Grants Management doivent utiliser la même catégorie de budget pour AVC.

Pour la gestion des subventions, l'utilisateur/rôle Grant_Specialist fourni par défaut dispose de l'autorisation et de l'accès pour créer et déclarer le budget des subventions.

Le budget pour les subventions est enregistré dans ACDOCP et les engagements/données réelles sont enregistrés dans ACDOCA ; la différence principale est la subvention d'imputation. Le budget des subventions est décrit avec une subvention valide et pertinente (<> NRG). Lorsqu'une subvention pertinente est donnée, la validation des imputations supplémentaires diffère d'une subvention non pertinente. En outre, le fonds (avec différents types de fonds GM) fait la distinction entre le budget externe du sponsor et le budget interne pour la participation aux frais.

Comme pour la gestion du budget, vous devez définir (dans la configuration) les zones de journal (imputations) pour lesquelles vous devez indiquer votre budget dans la solution. Vous pouvez le spécifier différemment de la gestion du budget en sélectionnant le scénario de budget Utilisation des subventions (externe) pour le budget de votre sponsor ou Utilisation des subventions (interne) pour la participation aux frais.

La figure suivante, Saisie du budget de subvention, illustre cette configuration.

Il est possible de charger le budget à l'aide de l'application Importation de données financières budgétées. L'application est identique à l'application utilisée dans la gestion du budget. Cependant, le format de la feuille Excel doit être ajusté pour le budget des subventions.

La figure suivante, Chargement de budget pour budget externe et Part des coûts à l'aide d'un fichier Excel, illustre le format Excel pour un chargement de budget utilisé pour l'application Importation de données financières budgétées. Les deux lignes sont budgétées pour la même subvention pour le budget externe et le budget de participation aux frais.

Chaque fois que le budget d'une subvention pertinente est généré, les validations suivantes sont effectuées :

• La subvention doit être valide pour l'exercice et la période comptables.
• Un programme sponsorisé doit être valide et faire partie de la fiche de subvention.
• Une classe sponsorisée doit être valide et faire partie des données de base de la subvention ; un compte général doit être affecté à la classe sponsorisée (Compte pour budgétisation) dans les données de base de la classe sponsorisée.
• Une validité de budget doit être fournie et faire partie de la fiche de subvention.
• Un fonds valide doit être fourni et faire partie de la fiche de subvention.
• Un centre de coûts valide doit être dérivé de la fiche de subvention.

Outre le chargement du budget, il est également possible de créer des pièces budgétaires manuelles à l'aide de l'application SAP Fiori Gestion des pièces budgétaires (subvention externe). Comme l'application correspondante dans la gestion du budget, il est possible de créer des fonds supplémentaires, des transferts, des rejets et des déblocages. En outre, les pièces jointes, les textes descriptifs et les montants de budget/contrôle des disponibilités sont pris en charge. Dans la version 2308, cela n'est possible que pour le budget externe. Un budget pour la participation aux frais doit actuellement être généré à l'aide du programme de téléchargement.

L'application Gestion des pièces budgétaires (subvention externe) tente de minimiser la saisie utilisateur car de nombreuses valeurs peuvent être dérivées lorsque la subvention a été saisie dans l'en-tête de la pièce budgétaire :

• Comme il n'existe qu'un seul fonds externe dans la fiche de subvention, le fonds est automatiquement dérivé. Aucune saisie manuelle n'est possible.
• Le programme sponsorisé et la classe sont dérivés automatiquement s'il n'existe qu'un(e) seul(e) programme/classe sponsorisé(e) dans la fiche de subvention. Si plusieurs programmes/classes sont affectés dans la fiche de subvention, l'aide à la saisie est limitée à ces programmes/classes.
• Le compte général est dérivé automatiquement du compte pour budget de la classe sponsorisée.

  Remarque

  Seules les classes sponsorisées avec un compte peuvent être sélectionnées.
• Le numéro de validité du budget est dérivé de la fiche de subvention et de la date comptable (alignée sur un seul numéro de validité du budget).
• La période budgétaire est GVERALL car le fonds pour le budget externe est toujours GVERALL.

Toutes les autres valeurs, par exemple la pièce et le type de budget, doivent être saisies manuellement. Notez qu'il n'est pas possible de transférer le budget entre différentes subventions.

La figure suivante, Gestion des pièces budgétaires (subvention externe), illustre un exemple de création de fonds supplémentaires au budget.

La plupart des fonctionnalités du contrôle des disponibilités des subventions sont identiques à celles de la gestion du budget. Par exemple, le budget pour fonds engagés se compose du budget débloqué et le principe de prudence pour le workflow s'applique. En outre, le contrôle des disponibilités et les profils de tolérance sont utilisés pour configurer le contrôle des disponibilités des subventions, mais les scénarios de budgétisation Gestion des subventions interne et Gestion des subventions externe s'appliquent.

Le scénario de budgétisation du processus opérationnel est déterminé par le fonds et la subvention utilisés :

• Non pertinent pour l'utilisation des subventions (subvention = NRG) → Scénario Gestion du budget
• Utilisation des subventions pertinente + fonds externe → Scénario Utilisation des subventions (externe)
• Utilisation des subventions pertinente + fonds interne → Scénario Utilisation des subventions (interne)

Les principales différences sont les imputations de subventions (subvention, programme sponsorisé/classe/numéro de validité du budget), qui peuvent être affectées dans le profil AVC.

La figure suivante, Message AVC pour une subvention, affiche un message d'erreur de l'AVC Subventions.

Les autres rubriques AVC sont les suivantes :

• Lorsque vous configurez des exceptions du contrôle des disponibilités par profils CTD, il est possible de configurer des exceptions du contrôle des disponibilités spécifiques pour le budget des subventions et le budget de participation aux frais.
• Pour la gestion des situations AVC, un modèle de situation distinct appelé PSM_GM_BUDGETTRESHOLDEXCEEDED existe pour l'AVC Subventions. Les équipes doivent être configurées à l'aide du type d'équipe S_PSMGMAVC et de la catégorie GMAVC. Il est possible de configurer différentes équipes pour des objets de contrôle des subventions spécifiques tels qu'un nœud de hiérarchie de programmes sponsorisés.

Les états disponibles pour la gestion budgétaire sont également disponibles pour GRANT_SPECIALIST (rôle correspondant) :

• En mettant l'accent sur le budget uniquement :Analyseur de postes individuels de budgetAnalyse du budget
• En mettant l'accent sur l'utilisation du budget :Analyseur réel des engagements budgétairesMa synthèse de budgetTableau de bord d'utilisation du budget (analyse SAC intégrée ou autonome)

Les clients peuvent créer leurs propres rapports ou extraire leur budget dans des systèmes de reporting externes.

Pour AVC, l'analyse des subventions est appelée Synthèse du contrôle des disponibilités du budget des subventions. Elle est illustrée dans la figure suivante, Application Synthèse du contrôle des disponibilités du budget des subventions.

L'application Synthèse du contrôle des disponibilités du budget des subventions vous permet de vérifier le statut de l'utilisation du budget.