Objective
After completing this lesson, you will be able to expliquez la facturation.
Facturation : synthèse et options des données de base
Sarah est prête à discuter de l'exécution des processus de facturation. Sélectionnez la vidéo suivante pour commencer !
Introduction
L'un des processus de gestion les plus importants de SAP Grants Management est la collecte des recettes auprès des sponsors des subventions. À cette fin, le système prend en charge la facturation manuelle et les processus de facturation automatique suivants :
- Facturation sur charges réelles basée sur les dépenses
- Facturation sur charges réelles basée sur les paiements
- Calendriers de facturation
- Facturation périodique (disponible dans la version 2308.2)
La facturation manuelle est autorisée pour toutes les règles de facturation et peut être effectuée en créant une facture client pour le sponsor. Les autres processus sont décrits dans ce chapitre.
La facturation sur charges réelles couvre un scénario de gestion des subventions dans lequel un sponsor rembourse le bénéficiaire de la subvention pour les frais ou paiements engagés. Toutes les dépenses ou tous les paiements comptabilisés sont collectés au niveau de la subvention et du programme sponsorisé dans les Éléments de facturation. Ces éléments de facturation sont traités dans l'application Gestion des propositions de facturation des subventions et des propositions de facturation sont créées. Lorsque vous soumettez ces propositions de facturation, créez des demandes de document de facturation qui sont traitées dans la fonctionnalité de facturation standard. La facturation sur charges réelles ne traite pas les contributions à la part des coûts car elles ne sont par définition pas remboursées par le sponsor.
Les calendriers de facturation et la facturation périodique peuvent être utilisés si l'argent est reçu par versements échelonnés de la part du sponsor. La fonctionnalité prend en charge la création de versements périodiques, par exemple, tous les mois ou des calendriers de facturation personnalisés. Un calendrier de facturation est créé avec l'application Gestion du calendrier de facturation des subventions. Un calendrier de facturation est une liste de postes de facture avec un montant et la date comptable souhaitée. Un calendrier de facturation est traité comme un élément de facturation et est traité dans l'application Gestion des propositions de facturation des subventions de la même manière que les éléments de facturation pour la facturation sur charges réelles.
Processus de facturation des subventions
La figure suivante fournit une synthèse du flux de processus.
Options des données de base pour la facturation
Une règle de facturation doit être définie dans les données de base de la subvention. Les règles de facturation sont prédéfinies et les valeurs suivantes sont disponibles :
- Facturation manuelle
- Facturation sur charges réelles - Frais
- Facturation sur charges réelles - Paiements
- Calendrier de facturation/Facturation périodique
Même si la règle de facturation 2, 3 ou 4 est définie dans les données de base de la subvention, la facturation manuelle est toujours prise en charge.
Pour la facturation sur charges réelles, seules les écritures dans les classes sponsorisées définies comme facturables participent au processus de facturation. Le code Facturable est activé dans les données de base de la classe sponsorisée. Le code Facturable est affiché dans les données de base de la subvention.
Facturation sur charges réelles
La figure suivante illustre le paramétrage des données de base pour la facturation sur charges réelles.
Options des données de base
Les classes sponsorisées doivent être marquées comme facturables. Les dépenses ou les paiements enregistrés dans cette classe ne participeront au processus de facturation sur charges réelles que si ce code est activé.
Calendrier de facturation
Application Gestion du calendrier de facturation des subventions
Les calendriers de facturation sont créés avec l'application Gestion du calendrier de facturation des subventions.
Les fonctionnalités clés de l'application sont les suivantes :
- Il vous permet de créer un calendrier de facturation des subventions et les postes du calendrier de facturation. Les postes du calendrier de facturation contiennent le montant de facturation et la date comptable souhaitée du document de facturation.
- Il vous permet de répertorier les calendriers de facturation des subventions existants à l'aide des options de filtre et de recherche.
- Il vous permet d'activer ou de désactiver un calendrier de facturation des subventions pour l'utilisation dans le traitement de la facturation GM.
- Elle vous permet de supprimer des calendriers de facturation des subventions non activés.
- Il vous permet de copier ou de supprimer des postes de calendrier de facturation.
- Cette application vous permet de créer la fonction de version préliminaire pour interrompre la création ou la révision jusqu'à ce que vous poursuiviez la modification de la version préliminaire et la sauvegardiez dans la base de données comme nouveau calendrier de facturation des subventions.
Calendrier de facturation
Pour la création d'un calendrier de facturation, les attributs suivants doivent être saisis :
Attributs pour calendrier de facturation
| Attribut | Commentaire |
|---|
| Subvention | Seules les subventions avec la règle de facturation Calendrier de facturation/Facturation périodique sont autorisées. |
| Programme sponsorisé | Seuls les programmes sponsorisés gérés dans les données de base de subvention sont autorisés. |
| Fonds | Un fonds externe est repris des données de base de la subvention. |
| Date de début de validité/Date de fin de validité | Repris des données de base de la subvention |
| Montant total de facturation | Renseigné avec la valeur de la subvention à partir des données de base de la subvention |
| Périodicité | Valeurs disponibles Trimestriel et Mensuel |
| Montant du versement | Montant à facturer chaque trimestre ou mois |
| Date d'échéance de la facture | Valeurs disponibles : Premier jour du mois et Dernier jour du mois |
| Élément d'OTP | Support de coûts à utiliser dans la facturation |
La figure suivante illustre la fenêtre Calendrier de facturation des subventions.
Calendrier de facturation : postes de calendrier de facturation créés
Lorsque le calendrier de facturation est sauvegardé, les postes du calendrier de facturation peuvent être créés à l'aide du bouton Créer postes de facture.
Le montant et les dates des postes de calendrier de facturation créés peuvent être modifiés et les postes peuvent être supprimés ou copiés. Cela permet, par exemple, la création d'un versement initial supérieur.
Rendre le calendrier de facturation visible en tant qu'élément de facturation
Lorsque le calendrier de facturation est prêt à être exécuté, il doit être sauvegardé et activé. Après l'activation, le calendrier de facturation est visible en tant qu'élément de facturation dans l'application Gestion des propositions de facturation des subventions.
Proposition de facturation
Introduction
Les propositions de facturation sont des documents intermédiaires créés par le spécialiste des subventions avec l'application Gestion des propositions de facturation des subventions.
Les propositions de facturation sont utilisées pour lancer le processus de facturation des subventions pour les coûts/paiements admissibles ou les postes de calendrier de facturation, ce qui vous permet de sélectionner et de désélectionner des postes décomptables, de créer des demandes de document de facturation et de les transférer à la facturation des ventes.
Les fonctionnalités disponibles pour ce processus sont décrites dans les chapitres suivants.
Synthèse : liste des éléments de facturation des subventions
Les éléments de facturation pour les subventions sont créés lorsqu'un calendrier de facturation est activé (pour la règle de facturation Calendrier de facturation/Facturation périodique) ou lorsque le premier paiement ou dépense éligible est comptabilisé (pour la règle de facturation Facturation sur charges réelles).
La liste de synthèse des éléments de facturation des subventions contient des informations sur la subvention, le sponsor, le programme sponsorisé, la règle de facturation et les détails d'avancement de la facturation récapitulatifs suivants.
Éléments de facturation des subventions
| Montant | Commentaire |
|---|
| Facturé | Montant déjà facturé et entièrement traité |
| Non facturé | Montant pas encore envoyé à la facturation SD |
| À différer | Montant différé pour l'élément de facturation ; pertinent uniquement pour la facturation sur charges réelles |
| À ignorer | Montant ignoré pour l'élément de facturation ; pertinent uniquement pour la facturation sur charges réelles |
| En crs trait. | Montant transféré à la facturation SD mais pas encore entièrement traité |
| À facturer | Montant qui sera envoyé à la facturation SD dans la proposition de facturation actuelle - pertinent uniquement s'il existe une proposition de facturation |
La liste peut être filtrée par différents attributs tels que la subvention et le programme sponsorisé. Si le code Élément de facturation en cours de traitement est activé sur Oui, seuls les éléments avec un montant non facturé supérieur à zéro sont affichés.
Proposition de facturation
La figure suivante présente une liste des éléments de facturation des subventions.
Créer une proposition de facturation pour cette règle de facturation : facturation sur charges réelles
La section Données générales de la proposition de facturation fournit des informations sur le sponsor concerné et le calcul comprimé des montants facturables, des montants différés et ignorés, ainsi qu'une date butoir associée.
La liste des postes de facture affiche toutes les écritures de dépenses ou de paiements admissibles pour cet élément de facturation. La gestion des subventions pertinente pour les imputations, la clé de poste d'écriture au journal, le montant et la date comptable sont affichées pour ces écritures.
Les postes de facture peuvent être différés ou ignorés en marquant les entrées et en utilisant le bouton Différer ou Ignorer. Si un poste est différé, il n'est pas inclus lors de l'envoi de la proposition de facturation, mais il est disponible lors de la création de la proposition de facturation suivante. Si un poste est ignoré, il est supprimé et n'apparaîtra pas non plus dans la proposition de facturation suivante. La section des postes d'une proposition de facturation des subventions fournit des vues distinctes des postes décomptables, des postes différés et des postes ignorés.
Vous pouvez également différer des postes de facture en définissant une date butoir. Tous les frais ou paiements comptabilisés après la date butoir sont automatiquement différés.
Création d'une proposition de facturation pour la règle de facturation : calendrier de facturation/facturation périodique
La section Données générales fournit des informations sur le sponsor concerné et le calcul récapitulatif des montants non facturés, des montants à facturer et d'une date butoir associée.
La liste des postes de facture affiche tous les postes du calendrier de facturation avec les imputations, le montant de facturation et la date comptable souhaitée pertinents et indique s'ils seront inclus lors de l'envoi de la proposition de facturation. Par défaut, tous les postes de plan avec une date comptable allant jusqu'à la date du jour sont inclus, mais une date butoir peut être définie pour supprimer ou inclure des postes de plan. Vous pouvez également inclure ou exclure manuellement des postes de calendrier de facturation.
Traitement suivant dans la facturation
La soumission d'une proposition de facturation de subvention crée une demande de document de facturation dans le système, qui peut être traitée ultérieurement par le gestionnaire du traitement des factures.
La demande de document de facturation a le numéro de proposition de facturation des subventions comme document source et un type de DDF de demande de document de facturation des subventions (GBDR).
Facturation en masse avec job d'arrière-plan
L'écran Facturation sur charges réelles : modèle d'exécution en masse
Vous pouvez utiliser le modèle de job Facturation sur charges réelles : exécution en masse pour gérer le processus de facturation des subventions en tant qu'exécution en masse automatique qui peut être planifiée une fois ou de façon récurrente. Le traitement couvre la création et le transfert des propositions de facturation des subventions aux documents de facturation qui sont finalement facturés dans la comptabilité financière via les demandes de documents de facturation.
Les éléments de facturation à traiter peuvent être sélectionnés par sponsor, subvention et programme sponsorisé. Une date butoir et une date comptable doivent être indiquées. La date butoir a la même fonctionnalité que celle décrite pour la création de propositions de facturation.
Vous disposez des options de traitement suivantes :
Options de traitement
Option de traitement | Utilisation |
|---|
| Test | Si le code est activé, le programme contrôle les données et crée un fichier de sortie sans créer de propositions ni de document lié. |
| Cycle complet avec factures | Si ce code n'est pas activé, le programme crée des demandes de documents de facturation. S'il est activé, le programme traite toutes les étapes de facturation et crée des documents de facturation dans la comptabilité. |
| Écraser propositions existantes | Si ce code n'est pas activé, le programme ne traite pas les postes de facturation avec des propositions de facturation existantes. S'il est activé, les propositions existantes sont supprimées et les éléments de facturation sont traités. |
| Combiner subventions | Si ce code n'est pas activé, le programme ne traite pas les postes de facturation avec des propositions de facturation existantes. S'il est activé, les propositions existantes sont supprimées et les éléments de facturation sont traités. |
| Inclure frais généraux | Si cette option est activée, les écritures de frais généraux sont incluses dans le document de facturation. |
| Inclure postes ignorés | Si ce code est activé, tous les postes ignorés sont inclus dans le document de facturation. |
Édition du job d'arrière-plan de facturation en masse
La figure suivante illustre l'édition du job d'arrière-plan de facturation en masse.
Proposition de facturation
Bien qu'il soit relativement simple de déterminer le montant de facturation lors de l'utilisation de la règle de facturation Facturation sur charges réelles – Frais, les paiements sont plus complexes pour déterminer le montant de facturation pour la facturation.
Tous les documents transactionnels tels que les entrées de marchandises, les factures et les transferts de coûts enregistrés dans le système sont analysés s'ils sont pertinents pour la facturation sur charges réelles. Si le document est pertinent pour la facturation sur charges réelles et que l'effet net n'est pas nul (les lignes de document ne s'annulent pas mutuellement), les informations sont ajoutées en tant que poste de facture dans l'élément de facturation correspondant.
Dépenses :
Type d'utilisation du budget 99 Charges, 95 Écriture CO, 66 Transfert FI, 61 Acompte
Facturation sur charges réelles par rapport aux paiements
Facturation sur charges réelles - Charges
Pour la règle, les écritures de charges "Facturation sur charges réelles" déclenchent la création d'un poste de facture dans l'élément de facturation correspondant.
Les écritures qui ont l'un des types d'utilisation du budget suivants sont traitées comme des charges :
- Charges (99)
- Écriture CO (95)
- Transfert FI (66)
- Acompte (61)
Pour les trois exemples suivants, la facture fournisseur et le transfert des coûts créent un poste de facture, tandis que le paiement de la facture ne comptabilise pas de charges et ne crée pas de poste de facture.
Facturation sur charges réelles - Paiements
Pour la règle "Facturation sur charges réelles - Paiements", la création des postes de facture est reportée jusqu'au paiement. Pour ce faire, les écritures de charges et de passif sont prises en compte lors de la création des postes de facture. Les écritures avec le type d'utilisation du budget Passif (54) sont traitées comme des dettes.
Dans les trois mêmes exemples, le paiement de la facture et le transfert des coûts créent un poste de facture alors que la facture fournisseur ne crée pas de poste de facture. Le débit sur le compte de charges et le crédit sur le compte de passif de la facture fournisseur s'annulent mutuellement et, pour les documents sans effet net, aucun poste de facture n'est créé.
Reporting
Introduction
Deux applications sont disponibles pour vous fournir une synthèse et des vues détaillées du statut de facturation des subventions. Dans le cadre de l'application générale Synthèse des subventions, le statut de facturation au niveau du sponsor et de la subvention est affiché.
L'application Analyse de la facturation des subventions affiche des vues plus détaillées du statut de facturation jusqu'à une liste de postes de facture.
Reporting - Détails de facturation
Le statut de facturation par sponsor et subvention fait partie de la synthèse des subventions.
Application Analyse de la facturation des subventions
Des informations plus détaillées sur le statut de facturation au niveau de l'imputation et la liste des postes de facture sont disponibles dans l'application Analyse de la facturation des subventions.
Résumé
Vous devez maintenant être en mesure d'expliquer les méthodes et processus de facturation des subventions qui vous permettent de créer des documents de facturation pour le sponsor.
