Gestion des données de base de la gestion des subventions

SAP Grants Management vous fournit une solution pour les programmes sponsorisés via ses fonctionnalités et son architecture. D'un point de vue architectural, SAP Grants Management conserve une vue distincte des activités et projets de programme sponsorisés de votre organisation. Cette vue distincte est créée en reliant les structures de votre organisation (telles que les projets, les comptes généraux, les natures comptables, l'exercice comptable et la devise) aux projets du sponsor, aux catégories de coûts et de produits, à la période de validité du budget, à l'exercice comptable et à la devise.

En créant une vue distincte, vous pouvez vérifier les activités et transactions financières de votre organisation pour les programmes sponsorisés en fonction des besoins d'un sponsor sans affecter l'intégrité de vos transactions et activités financières.​

Tenez compte des différences entre le budget de votre organisation et celui de votre sponsor. Certains sponsors ont besoin d'une budgétisation plus détaillée, d'autres ont besoin de moins. Non seulement les exigences des sponsors diffèrent, mais souvent elles ne correspondent pas non plus aux exigences budgétaires des organisations bénéficiaires de subventions. Ces différences obligent souvent les organisations bénéficiaires de subventions à compromettre leurs structures et processus de budgétisation afin de pouvoir gérer efficacement leurs programmes sponsorisés conformément aux directives du sponsor.

Comme SAP Grants Management crée une vue alternative basée sur les besoins du sponsor, vous pouvez gérer, contrôler et analyser vos programmes de sponsor sans compromettre vos structures budgétaires et vos processus.

Les composants des données de base principales de SAP Grants Management sont le sponsor, la subvention, le fonds, le programme sponsorisé et la classe sponsorisée.​

• Un sponsor est une institution ou une personne qui fournit un financement à un organisme bénéficiaire de la subvention.
• Une subvention est l'instrument de financement que le sponsor fournit et documente l'accord de financement entre le sponsor et l'organisation bénéficiaire de la subvention.
• Un fonds représente la source de financement.
• Externe - Montant de la récompense des sponsors​
• Interne - Fonds et ressources du bénéficiaire de la subvention (participation aux frais)​
• Les programmes sponsorisés représentent les projets sponsorisés de l'organisation.
• Les classes sponsorisées regroupent les catégories de dépenses et de recettes du sponsor.

Gestion des subventions ​

Vous pouvez utiliser cette application SAP Fiori pour gérer les données de base des subventions et effectuer diverses actions.​

Les fonctionnalités clés sont les suivantes :​

• Répertorier les données de base de subvention existantes à l'aide des options de filtre et de recherche.​
• Créez une subvention à partir de zéro ou comme copie d'une fiche de subvention existante.​
• Réviser les données de base de subvention existantes.​
• Modifier le statut du cycle de vie d'une subvention
• Supprimez toutes les subventions qui ne sont pas utilisées et qui ne sont plus nécessaires. Les données budgétaires et comptables sont contrôlées pour s'assurer qu'une subvention n'est utilisée nulle part ailleurs.​
• Utilisez la fonction de version préliminaire pour interrompre la création ou la révision jusqu'à ce que vous poursuiviez la modification de la version préliminaire et la sauvegardiez en tant que nouvelles données de base dans la base de données.

Vous devez saisir au moins les éléments suivants :

• Nom de la subvention​
• Type de subvention
• Sponsor​
• Groupe d'autorisations
• Centre de coûts

La société est dérivée du centre de coûts.

Dans cette section, la validité, la version d'exercice et les intervalles de temps de la subvention sont définis.​

Les tranches de temps peuvent être utilisées pour fractionner le budget en fonction de la règle du sponsor.​

Ils peuvent être générés à l'aide de la règle de fractionnement de l'intervalle de temps ou saisis manuellement.

Dans cette section, les dimensions autorisées pour la subvention sont définies. 

Les écritures sur la subvention ne sont autorisées qu'avec les fonds, les programmes sponsorisés et les classes sponsorisées définis ici.​

La fonctionnalité du code Pertinent pour frais généraux pour le fonds et la classe sponsorisée est décrite plus en détail dans le chapitre 4, Sujet 2, Calcul des frais généraux. ​

La fonctionnalité du code Participation aux frais pour le fonds est décrite plus en détail dans le chapitre 4, Sujet 1, Gestion de la participation aux frais.

Dans la section Facturation, il est défini si cette subvention utilise la fonctionnalité Facturation sur charges réelles, décrite dans le chapitre 4, Sujet 3, Exécution des processus de facturation.​

Dans la section Part des coûts, vous pouvez saisir le pourcentage de participation aux frais pour les combinaisons Programme sponsorisé, Classe sponsorisée et Fonds. La fonctionnalité Participation aux frais est décrite dans le chapitre 4, Sujet 1, Gestion de la participation aux frais.

Dans la section Frais généraux, vous pouvez saisir les taux et les plafonds pour le calcul des frais généraux.

Les coûts indirects sont décrits dans le chapitre 4, Sujet 2, Calcul des coûts indirects.

Dans la figure suivante, vous voyez toutes les modifications qui ont eu lieu dans le journal des modifications.

Dans la figure suivante, vous pouvez suivre l'activité de workflow pour les modifications du statut de la fiche de subvention.

Le sponsor dispose des détails financiers et administratifs tels que le nom, les coordonnées et les informations de paiement.​

Il contient également des valeurs par défaut pour la création d'une subvention. Les valeurs par défaut affichées à gauche sont reprises dans la subvention lors de sa création, mais peuvent être modifiées sur la subvention.

Le type de fonds détermine si le fonds représente des fonds externes (le montant de l'attribution des sponsors) ou des fonds internes (argent de l'organisation propre).

Le programme sponsorisése compose des éléments suivants :

Il comporte la description et les pièces jointes ​

La classe sponsorisée se compose des éléments suivants :​

• Il contient la description et les pièces jointes.
• La catégorie de classe détermine si la classe est destinée aux dépenses ou aux produits​
• Le code Facturable détermine si les dépenses sont prises en compte dans la fonctionnalité de facturation - voir Chapitre 4, Sujet 3, Exécution des processus de facturation

  Remarque

  Le chapitre 4 (Gestion des transactions impliquées dans SAP Grants Management) couvre de nombreux aspects de la facturation.

Les données de base de subvention Subvention, Fonds, Programme sponsorisé et Classe sponsorisée peuvent être placées dans des hiérarchies.

Les hiérarchies peuvent être utilisées dans le contrôle des disponibilités (lien vers AVC) et le reporting.

En règle générale, les subventions passent par un cycle de vie, par exemple, du statut "Version préliminaire initiale" qui représente uniquement une idée pour une subvention au statut "Clôturé" pour une subvention terminée qui est prête pour l'archivage. SAP fournit le statut du cycle de vie (version préliminaire initiale, proposition, candidature, adjudication, clôture, clôturé, annulé). Certains statuts du cycle de vie suivent un comportement spécifique. Par exemple : pour comptabiliser des documents, la subvention doit être à l'étape d'attribution ou l'archivage n'est autorisé que si le statut est Clôturé ou Annulé. Alors que le statut du cycle de vie est prédéfini, la configuration du statut (et de toutes les configurations dépendantes) est effectuée uniquement via la configuration. Ainsi, les clients peuvent créer leur propre statut. Chaque statut sera lié à un statut de cycle de vie fourni. La définition d'un réseau de statuts vous permet de définir quel statut suivant peut suivre le statut actuel.

Le réseau de statuts est lié au type de subvention. Il n'est pas nécessaire d'utiliser tous les statuts du cycle de vie pour chaque type de subvention. Par exemple, pour le type de subvention A, vous utilisez le statut par défaut, vous ne l'utilisez pas pour le type de subvention B.

Toutes les données de base de subvention n'ont pas besoin d'être saisies dans tous les statuts. ​Les modifications de statut sont effectuées dans les transactions de gestion des subventions et il est possible de configurer le processus d'approbation via le workflow.

​L'image suivante montre la différence entre le statut du cycle de vie fourni et le statut configuré. Lorsque l'utilisateur a défini un statut tel que "Demande envoyée au sponsor" ou "Demande refusée du sponsor" pour améliorer le statut du cycle de vie. Grâce au réseau, il est possible de modéliser une interaction d'application aller-retour avec le sponsor.

​L'image suivante montre la configuration du statut et le lien vers le statut du cycle de vie fourni. ​Le numéro de séquence est utilisé pour déterminer l'ordre des statuts dans le réseau de statuts. Les données dans l'aide à la saisie du statut précédent sont triées en fonction du numéro de séquence.

​L'image suivante affiche le réseau de statuts pour un type de subvention particulier. Il est possible de définir n'importe quelle séquence de statuts. Le statut initial de la séquence doit être marqué. Le statut final (par exemple Clôturé) n'est utilisé comme statut précédent dans aucun autre statut.

Dans cet exemple, les sections de données pour la participation aux frais et les frais généraux sont masquées, ce qui signifie que ces données peuvent uniquement être gérées à partir du statut de l'application.

​L'image affiche la configuration pour écraser le comportement de comptabilisation d'un statut. Si ce n'est pas le cas, le statut du cycle de vie "Octroi" et "Clôture" autorisent toutes les écritures alors que tous les autres statuts n'autorisent aucune comptabilisation. Dans l'exemple, le statut « pré-attribution » autorise déjà les contrats et les pré-engagements, mais pas les engagements ou les transactions financières réelles.

Il se peut que le "statut de clôture" n'autorise plus les nouveaux contrats et les préengagements.

​Une fois que les types de subvention et la configuration de statut correspondante sont effectués, cela influence l'application de gestion des subventions lorsque le statut d'une subvention est modifié. Les modifications de statut déclenchent toujours un processus d'approbation de workflow. Cependant, sans autre configuration du workflow, les modifications de statut sont approuvées automatiquement.

Si un workflow est défini, une tâche de workflow est envoyée à un ou plusieurs utilisateurs pour approbation de la modification de statut. Ici, toutes les fonctionnalités du workflow flexible SAP S/4HANA Cloud s'appliquent.

Une fois que l'utilisateur déclenche le statut suivant et que la subvention attend l'approbation, la subvention reste au statut précédent/actuel jusqu'à ce qu'elle soit approuvée. Cependant, si l'approbateur refuse, le statut actuel n'est pas modifié.

L'image suivante montre une configuration de workflow pour l'approbation de la modification de statut de la demande à l'adjudication (envoyée au sponsor). Il est en outre conditionné pour des subventions gouvernementales de plus de 10.000 dollars.

De nombreuses possibilités pour la détermination des conditions et des approbateurs (par exemple, le responsable des subventions) sont prédéfinies.

​Seul le statut (et non le statut du cycle de vie) est toujours affiché dans la section d'en-tête de la fiche de subvention. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Mettre à jour statut", le système propose le statut suivant possible en fonction du réseau de statuts configuré. Cette action déclenche ensuite la création d'une tâche d'approbation de workflow et seule l'approbation modifiera le statut ultérieurement.

​L'image suivante montre le statut WF de la subvention. Ici, le responsable de la subvention a été trouvé comme approbateur. La tâche de workflow est prête pour approbation. La fiche de subvention est bloquée pour modification jusqu'à ce que la tâche de workflow soit décidée par l'approbateur.

Chaque modification de statut est journalisée dans le journal des modifications de la subvention.

​L'approbateur reçoit la tâche dans sa boîte de réception, où la fiche de subvention peut être affichée et approuvée ou refusée. Une fois la tâche résolue, elle disparaît automatiquement de la boîte de réception.