Explication des étapes de processus pour les réparations d'atelier

Le processus de solution Réparation d'atelier (3XK) couvre les processus simplifiés de réparation d'atelier basés sur le temps et les articles avec des ordres de réparation dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service. Le processus de réparation d'atelier permet de sélectionner les appareils de réparation avec numéro de série simples, d'effectuer des contrôles préalables et de décider de procéder à la réparation ou au retour au client.

Un ordre de réparation est créé pour chaque objet à réparer. L'ordre de réparation est ensuite planifié et validé pour exécution. Une fois l'ordre de réparation validé, une demande d'achat est créée automatiquement pour les postes de pièces de rechange applicables. Les confirmations de réparation sont enregistrées par rapport aux postes individuels de l'ordre de réparation. En fonction des confirmations de réparation, l'entrée de la feuille de saisie des temps, les coûts des pièces de rechange et les dépenses engagées sont comptabilisés automatiquement dans le contrôle de gestion. Les coûts d'approvisionnement sont copiés dans la confirmation de réparation à partir de la facture fournisseur, une fois comptabilisés.

Une fois la réparation effectuée et vérifiée, les confirmations d'ordre de réparation sont validées pour la facturation, ce qui crée automatiquement une demande de document de facturation. Enfin, un document de facturation est créé pour facturer le client.

Dans la section suivante, ces étapes seront décrites plus en détail avec des exemples d'images basées sur les organigrammes que SAP fournit pour l'élément de périmètre Réparation d'atelier (3XK). Les organigrammes complets sont disponibles à l'aide de SAP Signavio Process Navigator (https://me.sap.com/processnavigator).

Étapes clés :

• Enregistrer l'entrée de marchandises sans référence
• Créer une réparation d'atelier

Un magasinier reçoit d'un client un appareil avec numéro de série qui doit être réparé. L'appareil est enregistré dans le stock non valorisé propre au client. Le stock n'est pas valorisé car le client a toujours la propriété de l'appareil : il ne doit représenter aucune valeur dans nos stocks. Il n'existe aucun document de référence dans notre système sur la base duquel l'entrée de marchandises est enregistrée. Cette entrée doit donc être enregistrée comme entrée de marchandises sans référence. Le stock client dans lequel l'entrée est enregistrée est également bloqué afin qu'aucun autre processus du système ne puisse utiliser l'appareil. Le reçu déclenche un e-mail ou un SMS sur la base duquel un responsable clientèle peut créer un ordre de réparation.

Une fois que le responsable clientèle pour la réparation d'atelier reçoit un e-mail ou un SMS indiquant qu'un nouvel appareil avec numéro de série a été reçu d'un client, une réparation d'atelier (ordre) est créée. Le statut de cette réparation d'atelier reflète les étapes qui ont déjà été exécutées dans le processus de réparation. Initialement, le statut de la réparation est défini sur En cours.

Étapes clés :

• Ajouter/Supprimer des objets à réparer
• Confirmer la réparation d'atelier
• Effectuer des contrôles préalables et décider

Le responsable clientèle pour la réparation d'atelier ajoute des objets à réparer à la réparation d'atelier. Les objets qui n'ont pas besoin d'une réparation sont supprimés de la réparation d'atelier. Les détails des objets ajoutés sont ensuite contrôlés à l'aide de l'application SAP Fiori Gestion des réparations d'atelier. Un objet ajouté à la réparation reçoit initialement le statut Nouveau. Une fois tous les objets ajoutés, le responsable clientèle utilise le bouton Confirmer (toujours dans l'application Gestion des réparations d'atelier) pour définir le statut de la réparation d'atelier sur En cours de traitement. Une fois cette opération effectuée, aucun autre objet à réparer ne peut être ajouté à la réparation. À ce stade, le système crée automatiquement des fiches d'équipement pour les objets à réparer. Avant cette étape, ces objets à réparer étaient des articles avec numéro de série dans le système : ils deviennent maintenant des fiches d'équipement. Les objets à réparer reçoivent le statut Contrôle préalable.

L'étape suivante est le contrôle préalable (technique) pour les objets à réparer retournés et la définition de l'étape suivante (Lancer réparation ou Retour au client) pour chaque objet à réparer. L'application Exécution de contrôles préalables est utilisée à cet effet.

Étapes clés :

• Créer un ordre de réparation par objet à réparer
• Ajouter/Modifier des postes d'ordre de réparation
• Définir le statut de l'ordre de réparation sur En cours de traitement
• Enregistrer la sortie de marchandises sans référence

Le responsable clientèle doit prendre une décision. Dans l'application Exécution de contrôles préalables, les informations suivantes sont affichées pour chaque objet à réparer :

• Numéro d'équipement
• Numéro d'article/de produit
• Le numéro de série
• Client (donneur d'ordre, réceptionnaire, contact)
• Le numéro de série
• Le statut de l'objet à réparer : Contrôle préalable initial

Le responsable clientèle sélectionne maintenant l'option Décider. Si l'option Retour au client est sélectionnée pour un objet à réparer, aucun ordre de réparation n'est créé pour cet objet à réparer. L'objet à réparer est défini sur le statut Terminé et, via un e-mail ou un SMS, le magasinier doit être informé que l'objet à réparer peut être retourné (il s'agit du transfert au magasinier et d'une action manuelle).

Sur la base de l'e-mail ou du SMS, le magasinier doit maintenant enregistrer une sortie de marchandises à partir du stock non valorisé et spécifique au client. Il s'agit d'une sortie de marchandises sans référence. Cela supprime l'article avec numéro de série de vos stocks et termine le processus.

Si le responsable clientèle décide de réparer, un ordre de réparation est créé pour chaque objet. Le responsable clientèle peut ajouter plusieurs postes de réparation à un ordre de réparation : produits de service, pièces à approvisionner, notes de frais, etc. Le responsable clientèle définit ensuite l'ordre de réparation sur le statut En cours de traitement, ce qui met à jour le statut de l'objet à réparer sur Planifier.

Étapes clés :

• Planifier réparation
• Poste d'ordre de réparation défini sur Validé (facultatif)

Le directeur du service clientèle peut désormais utiliser l'application SAP Fiori Planification des réparations pour exécuter la planification des ordres de réparation. Ils peuvent vérifier et ajuster les postes. Ils peuvent supprimer/ajouter des pièces de rechange, supprimer/ajouter des postes de frais, modifier les dates de début/fin, etc. Le directeur du service clientèle peut également affecter un ingénieur services pour effectuer le travail de réparation réel.

Une fois que le directeur du service clientèle a sélectionné l'option de validation de l'ordre, un transfert au technicien a lieu et l'ordre apparaît dans la réserve de travail du technicien. Un directeur du service clientèle peut uniquement valider les ordres de réparation qui ne contiennent pas d'erreurs. Ainsi, les premières erreurs (le cas échéant) doivent être corrigées dans les ordres de réparation qui en disposent avant de pouvoir être validées. Lors du lancement d'un ordre de réparation, tous les postes de cet ordre sont également validés.

Selon le produit (poste de pièce de rechange) utilisé dans l'ordre, une demande d'achat peut être créée automatiquement (intégration à l'élément de périmètre 3NI) : voir Réparation d'atelier (3XK) - Diagramme de flux 5. La validation de l'ordre définit le statut de l'objet à réparer (équipement) sur Réparation.

Étapes clés :

• Ajouter/modifier un ordre de réparation (facultatif)
• Définir le statut de l'ordre de réparation sur Validé

La diapositive ci-dessus illustre l'intégration à l'élément de périmètre 3NI. Une fois qu'une ligne d'ordre de réparation est validée, une demande d'achat est automatiquement créée pour les pièces de rechange non gérées en stock. Un acheteur devra traiter cette demande d'achat et la convertir en commande d'achat pour se procurer la pièce de rechange auprès du bon fournisseur. Les pièces de rechange non gérées en stock seront sorties des stocks de l'entreprise.

Étapes clés :

• Vérifier les ordres de réparation affectés
• Créer confirmation

Dans la partie suivante de l'organigramme, le processus de réparation est affiché. Un directeur du service clientèle peut affecter un ingénieur services à un ordre de réparation. Le technicien peut vérifier tous les ordres de réparation qui leur sont affectés, puis commencer à travailler sur les ordres individuels (à l'aide de l'application SAP Fiori Réalisation de réparations). Les confirmations sont créées pour le travail effectué à l'aide de l'option Créer confirmation de service dans l'ordre de réparation. Une fois tout le travail effectué, une confirmation finale est saisie.

La facturation d'un poste peut uniquement être effectuée si tous les postes de l'ordre de réparation ont été confirmés et que le statut du cycle de vie dans les postes d'ordre de réparation a été défini sur Terminé.

Si vous modifiez le type d'un poste en Facturation partielle (SCP3, SCE3 ou SCS3), vous pouvez facturer ce poste spécifique (s'il a été confirmé et terminé dans l'ordre de réparation), même si d'autres postes n'ont pas encore été finalisés. L'enregistrement de la confirmation finale définit le statut de l'ordre de réparation sur Terminé et le statut de l'objet à réparer sur Facturer.

L'étape clé ici est l'annulation de la confirmation.

Dans la partie suivante de l'organigramme, le processus de réparation lui-même est affiché. Un directeur du service clientèle peut affecter un ingénieur services à un ordre de réparation. Le technicien peut vérifier tous les ordres de réparation qui leur sont affectés, puis commencer à travailler sur les ordres individuels (à l'aide de l'application SAP Fiori Réalisation de réparations). Les confirmations sont créées pour le travail effectué à l'aide de l'option Créer confirmation de service dans l'ordre de réparation. Une fois tout le travail effectué, une confirmation finale est saisie. La facturation d'un poste peut uniquement être effectuée si tous les postes de l'ordre de réparation ont été confirmés et que le statut du cycle de vie dans les postes d'ordre de réparation a été défini sur Terminé.

Si vous modifiez le type d'un poste en Facturation partielle (SCP3, SCE3 ou SCS3), vous pouvez facturer ce poste spécifique (s'il a été confirmé et terminé dans l'ordre de réparation), même si d'autres postes n'ont pas encore été finalisés. L'enregistrement de la confirmation finale définit le statut de l'ordre de réparation sur Terminé et le statut de l'objet à réparer sur Facturer.

Une confirmation enregistrée dans le système peut être annulée à nouveau si nécessaire. Les entrées de la feuille de saisie des temps, les sorties de marchandises et les frais peuvent tous être enregistrés à partir de la confirmation sur l'ordre de réparation. Ils apparaissent en tant que coûts affectés à l'objet du contrôle de gestion pertinent dans le contrôle de gestion.

Étapes clés :

• Vérifier et valider les confirmations d'ordre de réparation pour la facturation
• Statut de l'objet à réparer défini sur Terminé
• Créer un document de facturation

Dans la partie suivante de l'organigramme, le processus de réparation est affiché. Un directeur du service clientèle peut affecter un ingénieur services à un ordre de réparation. Le technicien peut vérifier tous les ordres de réparation qui leur sont affectés et commencer à travailler sur les ordres individuels (à l'aide de l'application SAP Fiori Réalisation de réparations). Les confirmations sont créées pour le travail effectué à l'aide de l'option Créer confirmation de service dans l'ordre de réparation. Une fois tout le travail effectué, une confirmation finale est saisie. La facturation d'un poste peut uniquement être effectuée si tous les postes de l'ordre de réparation ont été confirmés et que le statut du cycle de vie dans les postes d'ordre de réparation a été défini sur Terminé.

Si vous modifiez le type d'un poste en Facturation partielle (SCP3, SCE3 ou SCS3), vous pouvez facturer ce poste spécifique (s'il a été confirmé et terminé dans l'ordre de réparation), même si d'autres postes n'ont pas encore été finalisés. L'enregistrement de la confirmation finale définit le statut de l'ordre de réparation sur Terminé et le statut de l'objet à réparer sur Facturer.

À l'aide de l'application Préparation pour facturation, vous pouvez afficher une liste des objets à réparer à l'atelier prêts pour la facturation. L'application affiche uniquement les objets à réparer avec le statut Facturer. Le responsable clientèle sélectionne les objets à réparer qui peuvent être préparés pour la facturation et sélectionne Préparer pour facturation. Seules les confirmations de réparation dont l'ordre de réparation a le statut de cycle de vie Terminé sont disponibles pour la facturation. En sélectionnant Validation pour facturation, une demande de document de facturation est créée. La demande de document de facturation est affichée comme opération liée dans le flux de processus de l'ordre de réparation et est définie sur le statut À facturer. Lorsque tous les postes pertinents pour la facturation ont été confirmés, l'objet à réparer doit être clôturé/terminé en sélectionnant Terminer dans l'écran Détails Préparation pour facturation.

Un gestionnaire du traitement des factures crée une facture client réelle sur la base de la demande de document de facturation créée précédemment. Il existe également une intégration avec le poste de périmètre J59 du secteur d'activité Finance dans le domaine de la comptabilité clients.

La facturation interne pour les ordres de réparation est également disponible. La diapositive présente un exemple de scénario dans lequel une société cédante et une société réceptrice différente sont impliquées dans un processus de réparation. Le client commande une réparation pour un objet à la société qui reçoit les services de réparation d'une autre société. La facturation interne entre les deux sociétés (cédante et réceptrice) est alors nécessaire.

L'élément de périmètre Facturation inter-sociétés pour documents de service (53Y) couvre le processus complet concernant la facturation interne pour les documents de service. Pour en savoir plus, reportez-vous au chapitre de ce cours relatif au poste de périmètre Facturation inter-sociétés pour documents de service (53Y).

De nombreuses autres fonctionnalités et détails sont disponibles pour le processus de retour interne dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Voici quelques exemples :

• Les postes standard (produits qui ont été affectés au groupe de types de poste NORM (poste standard)) peuvent non seulement être vendus aux clients, mais ils peuvent également être utilisés comme pièces de rechange dans un processus de réparation. Ils peuvent être utilisés comme postes de pièce de rechange dans les offres de réparation, les ordres et les confirmations.
• La fonctionnalité Contrôle de disponibilité et réservation est disponible pour les pièces de rechange gérées en stock dans un processus de réparation d'atelier.
• Les contrôles de crédit dans les ordres de réparation sont pris en charge.
• Vous pouvez utiliser des numéros de série dans les postes de confirmation de service et de réparation qui ont été créés pour les pièces de rechange gérées en stock. Lorsque le numéro de série est fourni et que la confirmation est terminée, les numéros de série sont enregistrés dans le mouvement de stock. Cela vous permet de vous assurer que vous pouvez uniquement confirmer les pièces de rechange qui sont en stock.
• Vous pouvez utiliser la zone Priorité dans les ordres de réparation. Cette zone vous permet de vous concentrer sur les ordres les plus importants lors de la planification des réparations.
• Vous pouvez également rechercher tous les ordres de réparation qui vous sont affectés en tant que technicien de réparation au niveau de l'en-tête ou du poste. De cette façon, vous obtenez une synthèse complète des ordres de réparation qui vous sont affectés et pouvez planifier votre travail en conséquence.
• Vous pouvez également intégrer le traitement des réparations d'atelier à SAP Field Service Management. Cette intégration vous permet de bénéficier des fonctionnalités de planification et de répartition de SAP Field Service Management lorsque vous planifiez des techniciens pour les réparations d'atelier. En outre, l'intégration vous fournit une synthèse complète des techniciens planifiés à la fois pour les tâches de réparation d'atelier et de service sur site, ce qui vous aide à éviter les conflits de planification.

Vous pouvez utiliser les simulations suivantes pour vous frayer un chemin dans les principales étapes du processus pour l'élément de périmètre 3XK :