管理用户和用户组

• DG Industries 的销售部门中有 15 个用户需要访问 SAP Business One。这些用户使用相同的表单和菜单。
• 处理销售单据时，用户需要具有相同的单据表单设置、相同的 UI 外观和类似的打印设置要求。
• 公司希望强制执行强密码策略，要求用户选择一组最小长度的密码。
• 解决方案：
  • 定义显示和打印设置的一组通用缺省值，并将其作为 用户缺省值 分配到每个用户账户
  • 使用所需的表单设置设置一个用户账户，然后将表单设置复制到其他用户账户（或用户组）
  • 在 UI 模板中定义一组通用的 UI 配置更改，然后分配到每个用户账户（或用户组）
  • 在 SAP Business One 中定义自定义密码策略。
• 注意：用户组可以加快将通用设置（包括常规权限）分配给多个用户的速度。用户组将在本课程中进行讨论。

要使用 SAP Business One，用户需要科目。用户账户包含用户标识、密码和其他详细信息。

即使有账户，在为其分配正确的许可证和常规权限之前，用户无法访问任何功能：

• 许可证允许合法使用软件
• 常规权限允许根据用户的许可证类型访问 SAP Business One 中的功能和菜单，并可按角色进一步细化

用户账户与表单设置、用户缺省值、UI 配置模板和主控室仪表盘等个性化设置选项相关联。

出于人力资源目的和其他类型的权限 - 数据所有权，可以选择将用户账户链接到员工主数据记录。

用户账户可以链接到指定的销售员，也可以链接到输入到营销单据中的采购员。

要创建用户账户，请选择幻灯片中显示的路径并输入用户详细信息。用户代码必须唯一，最多 8 个字符，并且区分大小写。保存后，用户代码无法更改。

要允许用户使用单点登录 (SSO) 登录，请输入 Windows 域和账户名称。还必须在系统架构目录 (SLD) 中启用单点登录功能。因此，用户无需输入用户代码和密码即可访问 SAP Business One。如果要使用 SAP Business One（SAP HANA 版）的单点登录功能，则必须选择域用户验证，并在安装 SAP Business One 服务器组件期间指定域名和用户。

注释：

• 如果首先创建员工主数据，您可以选择在创建主数据时生成用户账户
• 您可以从快速配置向导访问用户设置窗口。请参阅实施工具课程中的相关课程。

• 如果在用户账户中选中超级用户复选框，该用户将成为超级用户。缺省情况下，超级用户拥有对 SAP Business One 中每项功能的完全权限，并且必须为其分配专业许可证。无法编辑超级用户账户的权限。
• 如果未选中"超级用户"复选框，则缺省情况下，用户无权访问任何系统功能。必须为每个用户设置常规权限，使其具有用户将要使用的每项功能。您可以为此用户或专业许可证分配受限许可证。
• 超级用户可以创建新用户账户、重置其他用户的密码并为其他用户分配许可证和权限。在实施项目期间，超级用户将获得提名，并应接受所有系统和管理功能的培训。

• 要允许用户使用 IOS 和 Android 版移动应用访问 SAP Business One，请选中移动用户复选框。在用户账户中必须提供手机号码，因为用户从电话登录时必须输入此号码。如果设备没有电话号码，例如 iPad，请选择虚拟移动电话号码。
• 您还必须输入用户移动设备的标识，该标识是唯一的 MAC 地址。要查找设备标识，请在设备上启动 SAP Business One 移动应用。在 登录 页面，点击 设置 。设备标识显示在登录设置部分的设备标识字段中。
• 移动应用使用集成框架的 Web 服务连接到数据库。因此，您必须安装 SAP Business One 的集成框架。这是免费的，随 SAP Business One 安装软件一起分发。您还需要激活集成框架中的移动场景 sap.B1Mobile。
• 集成框架使用 B1i 用户连接到 SAP Business One，例如，在使用移动解决方案时进行验证。需要向用户分配 B1i 许可证。此许可证是免费的，但除合同规定的许可证外还必须分配。
• 有关使用移动应用的详细信息，请查阅 IOS 和 Android 上的相关用户指南。

• 员工主数据用于定义组织层次结构、团队、部门和分支。这些关系用于数据所有权权限。
• 员工记录和用户账户可以使用员工记录中的 用户代码 和用户账户中的 员工 姓名进行链接。这样可以更轻松地维护和更新用户记录。
• 许多字段在员工主数据和用户账户之间很常见。添加员工主数据记录时，系统会提示您自动创建用户账户（如果不存在）。员工记录中的各种字段将复制到用户账户，并且两个记录相互链接。
• 如果用户账户已存在，则可以将通用字段从主数据复制到用户账户。
• 链接记录时，如果在用户账户中输入附加数据，系统会将数据复制到员工记录，反之亦然。

• 随着时间的推移，可能需要移除用户帐户。为此，选择用户账户，然后打开数据菜单并选择移除。
• 切记在移除账户之前删除许可证分配，以避免许可证分配错误或孤立。
• 请注意，系统将不允许稍后使用相同的用户代码创建新账户（记录仍保留在数据库中）。

安装 SAP Business One 时，创建并保留一些预定义的用户账户：

• 首次创建公司时创建经理用户。
• 选择 SAP Business One 的集成框架进行安装时会创建 B1i 用户。这是集成框架在内部用于连接到 SAP Business One 的技术用户账户。
• 工作流用户在安装工作流服务时创建。"工作流"服务允许公司设计和执行由任务和业务逻辑组成的标准业务流程。工作流用户用于从服务连接到公司数据库。
• 在安装时自动创建 AlertSvc 用户。此内部技术用户确保警报服务向用户发送警报通知，即使用户未登录到 SAP Business One。有关详细信息，请参阅警报的相关主题。
• 当远程支持平台 (RSP) 在客户服务器上激活时，支持用户可用。它为支持顾问提供了一种登录和访问公司系统以执行维护和支持的方法，而无需许可证。

• 必须为每个用户分配许可证才能使用系统。要分配许可证，请选择用户代码，然后从可用的购买许可证中选择许可证类型。每次向用户分配许可证时，可用许可证的数量都会减少。
• 还必须为移动用户分配免费的 B1i 许可证，该许可证允许使用移动 Web 应用的集成框架。
• 请注意，您可以从此屏幕导入许可证文件。许可证文件由 SAP 发送给您，并包含您为客户购买的许可证。
• 有关许可的更多信息，请参阅许可证指南。

在用户账户中，您可以选择将用户分配到用户组。从本质上讲，用户组是共享常见需求的用户清单，例如，表单设置或常规权限。此想法是在组级别分配通用设置，而不是分配给每个用户。

用户组基于这一概念进行操作，即公司中的员工可以根据其所从事的角色或职能（例如，销售人员、会计和经理）进行分组。通常，具有相同角色的用户需要类似的内容：

• 常规权限
• 警报通知
• 表单设置
• UI 外观设置

要创建新的用户组，请打开幻灯片中显示的菜单，然后选择创建组按钮（或按 Ctrl +A 切换到添加模式）。

用户组可以是权限、警报、表单设置、UI 配置模板或涵盖所有类型。在创建用户组之前，您应该识别出具有相似角色和需求的用户，以便可以创建正确类型的组：

• 授权。针对具有相同常规权限要求的用户。有关权限用户组的详细信息，请参阅常规权限的相关课程。
• 警报。针对需要相同警报通知的用户。有关警报的详细信息，请参阅警报的相关课程。
• 表单设置。适用于每个文档具有通用表单设置的用户。可以将一个用户的表单设置快速复制到用户组中的用户。
• UI 配置模板。适用于具有通用 UI 外观要求的用户。有关 UI 配置模板用户组的详细信息，请参阅相关课程 UI 配置模板。
• 涵盖所有类型。针对在多个其他组类型中共享通用设置的用户。

然后，通过从用户列表中选择将用户添加到组。您可以选择为新组设置有效日期范围。例如，您可以为组预定义一组权限，并在稍后将其激活。

用户组根据类型显示在相关配置窗口中：

• 权限组显示在常规权限窗口中，允许您同时将权限分配给用户组中的所有人。
• 配置新警报时，警报组将显示在警报管理窗口中，允许您分配组中的所有用户以接收警报通知。
• 表单设置组显示在复制表单设置窗口中，允许您同时将表单设置从源用户复制到组中的所有用户。
• UI 配置模板组显示在 UI 配置模板设置窗口中，允许您同时将 UI 模板分配给组中的所有用户。
• 跨所有类型组显示在所有四个配置窗口中。这允许您在任何一个配置窗口中分配此组中的用户。

要将表单设置分配到用户组：

• 创建类型为表单设置或涵盖所有类型的用户组，并将用户添加到组
• 以其中一个用户身份登录，并为文档设置表单设置
• 从该用户的账户中选择 复制表单设置 按钮
• 在复制表单设置窗口中，选择组标签，然后选择预定义组。组成员将收到相同的表单设置。

要查看权限用户组的工作方式，请参阅常规权限的相关课程。

要查看 UI 配置模板用户组的工作方式，请参阅 UI 配置模板的相关课程。要查看警报用户组的工作方式，请参阅警报的相关课程。

在常规设置中，您可以定义将应用于用户账户的缺省设置。这些设置包括每个登录会话开始时的操作、显示语言、日期和时间格式以及字体和背景。

• 在用户缺省值屏幕中，您可以定义一组缺省设置并将其分配到用户账户。将代码分配到缺省值集，然后在用户账户中选择代码。
• 例如，为在相同本地部门工作的用户或使用同一仓库的用户设置通用缺省值。
• 这些设置包括日期和时间格式、显示颜色、语言和字体，以及用于现金和支票的科目、缺省仓库等。
• 在 打印 选项卡中，您可以定义每个单据的打印操作。其中包括打印的副本和备注数量，以及在添加单据（例如电子邮件或导出到 PDF）时自动执行的操作。在幻灯片示例中，为该单据选择了自动导出销售报价并将其作为 PDF 通过电子邮件发送的选项。请注意，可以在打印首选项 → 每个单据窗口中进行类似的每个单据设置。这些用户默认设置的优先级高于打印首选项中的设置。

用户缺省值还涵盖信用卡总账科目，并允许您为不同的用户组设置单独的附件文件夹。

以下情况下使用附件文件夹：

• 将文档导出为 PDF
• 将文档附加到电子邮件
• 将附件添加到具有 附件 选项卡的单据、活动、业务伙伴或其他表单。

必须首先在常规设置（路径标签）中定义到公司范围的附件文件夹的路径。然后，您可以定义主附件文件夹的子文件夹，并为一组用户分配子文件夹的路径。

应确定备份附件文件夹的适当计划。您可以使用远程支持平台 (RSP) 工具计划附件文件夹的备份。

用户可以为自己的账户更改用户的某些缺省设置。

用户可以使用我的个人设置图标打开其账户。

并非所有设置在用户账户中都可用，但如果设置，这些设置将覆盖在用户缺省值或常规设置中定义的相同设置。因此，最窄的设置优先于更宽的设置。

用户可以更改其账户的"常规"、"服务"和"显示"选项卡中的设置。用户可以控制的一个重要设置是，能够将数字键盘上的 enter 键用作 tab 键，以便用户可以在文档中的字段之间移动以加快数据输入。请注意，此设置仅适用于具有数字键盘的键盘。

• 密码管理通常由超级用户完成。
• 提供缺省密码策略以强制密码合规性。缺省策略在密码管理功能下可用。只有超级用户才能访问该功能。
• 密码策略适用于所有用户，并规定用户密码的所需强度、字符构成以及需要更改的频率。
• 您可以选择低、中、高或输入密码策略的自定义设置。在此屏幕中选择的安全级别将应用于系统。
• 缺省密码策略较低，最少仅需要 4 个字符的密码长度，并且密码永不过期。高密码策略至少需要 8 个字符的密码长度，并强制更改 30 天的密码。您可以设置自己的自定义策略。
• 无论选择哪种策略，您都可以选择在创建密码时向用户显示的密码示例，该示例充当所需密码条件的模板。
• 如果在整个公司中使用单点登录，则用户仍可以选择使用其 SAP Business One 凭据登录，因此应维护密码策略。

• 首次创建账户时，超级用户可以通过选择密码字段右侧的省略号按钮设置用户的初始密码。
• 或者，超级用户可以将密码留空，并为用户选中复选框选项，以便在首次登录时创建密码。在这种情况下，用户会收到根据密码策略创建密码的提示。用户将旧密码字段留空，只需输入并确认新密码即可。

• 用户可通过选择更改密码功能随时更改其密码。无论许可证或权限如何，所有用户都可以使用该功能。新密码必须遵守密码策略。
• 请注意，在 SAP Business One 中，所有密码均已加密。

• 可以锁定用户账户以防止访问 SAP Business One 或临时禁用科目。超级用户可以手动锁定账户，并且如果用户在密码策略中定义，则在尝试登录的失败次数达到指定次数后，该账户将自动锁定。默认的低密码策略不会锁定用户账户。
• 只有超级用户可以解锁用户账户。

• 维护记录每个用户登录、注销和密码更改的审计日志。
• 这对于监控口令更改和失败的登录尝试特别有用。
• 要查看日志，请选择工具菜单，然后选择访问日志。
• 您可以双击行以查看用户的详细信息。客户端 IP 地址包含在详细信息中，允许管理员跟踪尝试登录的源。

以下是本次课程需要掌握的要点。

• 所有用户都需要一个账户和许可证。用户账户有两种类型。如果在创建用户账户时选中"超级用户"复选框，则用户将拥有 SAP Business One 中每项功能的完全权限，并且无法更改。此用户需要专业许可证。如果不选中"超级用户"复选框，则缺省情况下，用户没有任何功能权限，您需要向每个用户授予常规权限和合适的许可证。
• 新公司数据库中存在多个预定义的用户账户，这些账户已保留。
• 用户组是共享常见需求的用户清单，例如，表单设置、UI 外观和常规权限。用户组使您能够在组级别分配通用设置，而不是分配给每个用户。
• 您可以在"服务"、"显示"和"字体与背景"标签上的"常规设置"中定义用户的整体设置。
• 您还可以定义一组用户默认值，包括打印选项、信用卡和附件文件夹，并将这些默认值分配给具有常见需求、角色和/或位置的用户。
• 还可以选择在用户账户级别定义许多这些设置。在用户账户级别进行的设置会覆盖用户缺省值或 常规设置 中的设置。
• 密码管理功能允许超级用户使用密码策略设置密码强度。有三个预构建的密码策略（低、中和高）以及根据自己的需求定义策略的功能。超级用户可以更改用户账户的密码，或锁定账户以防止访问。
• 所有用户都可以更改自己的密码。新密码必须符合密码策略，并向用户显示所需密码的示例。
• 访问日志提供用户登录和密码更改的审计线索。