Realización de talleres de análisis Fit-to-Standard

En primer lugar, debemos recordar que los talleres Fit-to-Standard son un gran compromiso de tiempo para los expertos del cliente, y que ya tienen trabajos a tiempo completo que están tratando de gestionar. Por lo tanto, necesitamos utilizar el tiempo de manera eficiente durante los talleres y comunicar la importancia de la participación de los expertos del cliente para el éxito general de la implementación. Como experto en configuración, está intentando facilitar la recopilación de la información necesaria para configurar y personalizar el sistema para que se ajuste a las necesidades de los clientes. Mientras que alguien a nivel de patrocinador ejecutivo tomó la decisión de comprar este software, son los empleados quienes serán los principales usuarios que realicen sus tareas diarias en el sistema. Debido a esto, se encuentran en la mejor posición posible para evaluar cada proceso empresarial y proporcionar comentarios sobre dónde se deben realizar pequeños cambios para que el proceso se ajuste a sus necesidades.

Cada taller debe comenzar con un "mini inicio" que proporcione un resumen general de la solución que se implementa (SAP S/4HANA Cloud) y el concepto de "mentalidad en la nube". Es probable que tenga diferentes expertos en líneas de negocio del cliente que participen en cada taller y que no estén al tanto de por qué se les pide que participen, o que su organización haya adquirido software nuevo para instalarlo en toda la empresa. Ya habría habido un "inicio del proyecto" oficial, pero esto ocurre al principio de la fase Preparar con el equipo de implementación central y es probable que los expertos de su línea de negocio del cliente no estuvieran involucrados en ese momento.

Como experto en configuración de LoB de socio, está guiando a los expertos del cliente a través de los procesos estándar en el sistema de inicio para ayudarles a aprender cómo funciona el nuevo sistema y recopilar la información que necesita para configurar su sistema real. No reconstruimos procesos en la nube pública, nos atenemos al proceso estándar tanto como sea posible, porque CUALQUIER cambio en el proceso estándar añade una capa de complejidad cuando se trata del mantenimiento a largo plazo de la solución a través de futuras actualizaciones de versiones. Por ejemplo, incluso añadir un campo personalizado a una aplicación significa que el cliente debe verificar esa aplicación cada versión para ver si hay modificaciones (por ejemplo, la aplicación original está obsoleta y se sustituye por una nueva aplicación) y determinar si hay tareas de seguimiento (por ejemplo, añadir el campo personalizado original a la nueva aplicación). La herramienta Evaluación del lanzamiento y dependencia del alcance (RASD) realiza la identificación de cambios en el sistema de un cliente después de un lanzamiento de forma bastante fluida, pero el objetivo es solo realizar cambios cuando sea absolutamente necesario. Por ejemplo, si soy el experto del cliente revisando un proceso empresarial y veo que una parte específica de los datos nunca se captura en ningún lugar durante todo el proceso, aunque sé que tendré que ejecutar un informe que incluya estos datos y presentarlo a mi gerente al final de cada mes, ESTO es un motivo para realizar un cambio en una aplicación dentro de un proceso estándar. Este es un verdadero requisito de negocio, no un "agradable tener". Describir claramente la diferencia entre "necesidad de tener" y "bueno" con ejemplos ayudará a los expertos del cliente a entrar en la mentalidad de revisar cada proceso críticamente y solo solicitar cambios cuando sea absolutamente necesario.

En cada taller, es importante comunicar que habrá una curva de aprendizaje inicial. Cuando una empresa implementa un nuevo sistema de software, todo el mundo esencialmente tiene que volver a aprender a hacer sus tareas de trabajo en este nuevo sistema. A continuación, recuerde a sus expertos en clientes que hay muchos recursos que les ayudarán durante la curva de aprendizaje. Por ejemplo, la documentación de proceso (flujos de proceso, scripts de prueba, tutoriales) siempre se puede encontrar en SAP Signavio Process Navigator. Otra ventaja de realizar la menor cantidad de modificaciones posibles en aplicaciones o procesos empresariales es que la documentación en Process Navigator estará estrechamente alineada con el sistema real del cliente. El script de test es básicamente una "ayuda de job" sobre cómo completar cada proceso y, a menudo, habrá un tutorial que le guiará por todo el script de test en un sistema SAP S/4HANA Cloud simulado. Se puede acceder a estos mismos tutoriales dentro de SAP S/4HANA Cloud seleccionando el icono "signo de interrogación" en la esquina superior derecha y, a continuación, haciendo clic en el icono que parece una tapa de graduación. Si ya está en una aplicación, el sistema sugiere tutoriales que cree que pueden ser relevantes en función de su aplicación actual. De lo contrario, puede ver todos los tutoriales seleccionando el botón Centro de aprendizaje.

Cubra estos temas en su presentación para cada taller:

• ¿Por qué te invitamos hoy aquí?
  • Ejemplo: Su organización compró SAP S/4HANA Cloud Private Edition y debemos validar con usted, expertos en su rol de trabajo, que cada proceso de negocio se ajuste a sus tareas y requisitos de trabajo diarios.
• ¿Qué es la mentalidad en la nube?
  • Ejemplo: realizamos la menor cantidad posible de cambios en los procesos de negocio estándar en el sistema, porque cualquier cambio implica más trabajo para mantener el cambio cuando se produzca una actualización de la versión en el futuro. Si es absolutamente necesario realizar un cambio para que este proceso, una aplicación, un informe, etc. se ajusten a sus necesidades empresariales, primero utilizamos las aplicaciones dentro del sistema para realizar un cambio estable en el ciclo de vida. Si no podemos lograr lo que necesita allí, analizamos SAP Business Technology Platform para separar esta personalización en una plataforma de software diferente e integrarla en SAP S/4HANA Cloud. Siempre evitamos realizar modificaciones en el back end del sistema.
• ¿Por qué su participación es importante hoy?
  • Ejemplo: Usted es experto en su puesto de trabajo y, por lo tanto, es el mejor personal para revisar estos procesos de negocio en el sistema SAP S/4HANA Cloud con un ojo crítico, sabiendo que en última instancia tendrá que hacer la transición a este nuevo sistema para completar sus tareas diarias.
• ¿Dónde estamos en el proceso de implementación?
  • Ejemplo: Nos encontramos en la fase Explorar de una metodología que define las tareas y los entregables que necesitamos para lograr lo que se llama SAP Activate. Tomaremos la información de estos talleres para instalar y configurar su sistema real en la siguiente fase, llamada Realización (realización de la solución). Después de configurar y personalizar estos procesos empresariales, esperamos que pueda ayudarnos a probar cada proceso en su sistema configurado para verificar que los comentarios que nos ha proporcionado durante estos talleres se han implementado correctamente y confirmar que podemos avanzar a la fase de implementación.
• ¿Qué procesos se cubrirán hoy?
  • Enumerar cada proceso empresarial que se demostrará y analizará

• Navegue a SAP Signavio Process Navigator y demuestre:
  • Diagrama de flujo de proceso
  • Dónde descargar el script de test
  • Tutorial (si está disponible)
• Navegue hasta el sistema de prueba y demuestre:
  • Procedimientos de test del script de test
  • Cómo acceder al soporte integrado
• Utilice el cuestionario de configuración basada en la empresa (BDCQ) para:
  • Validar respuestas BDCQ L2
  • Reúna las respuestas de BDCQ de L3
• Documentar y priorizar requisitos en SAP Cloud ALM:
  • Personalizaciones de roles empresariales
    • ¿Quién debe tener permiso para hacer qué?
    • ¿Es necesario personalizar el rol empresarial estándar?
    • ¿Debería haber restricciones de visibilidad de datos para diferentes usuarios que necesiten acceso a las mismas aplicaciones? (p. ej. Gerente asociado vs. Gerente sénior)
    • ¿Es necesario modificar los espacios/páginas estándar que coinciden con el rol empresarial?
  • Ampliabilidad en la aplicación del usuario clave
    • ¿Es necesario añadir/eliminar campos de cualquiera de las aplicaciones dentro del proceso (campos personalizados)?
    • ¿El proceso debe desencadenar algo para que ocurra en un momento determinado? (lógica personalizada)
    • ¿Es necesario personalizar un formulario o una plantilla de correo electrónico generada en algún momento del proceso? Cuánta personalización (es decir, cabecera, pie de página, logotipo, se puede realizar dentro de las aplicaciones de SAP S/4HANA Cloud)
    • ¿Hay aplicaciones analíticas en el proceso que se deben personalizar? (campos adicionales, columnas, vistas u otras modificaciones)
  • Integraciones
    • ¿Existen requisitos de integración adicionales que no se capturaron originalmente en la Digital Discovery Assessment?
  • Impacto de cambio percibido
    • ¿Los expertos en líneas de negocio del cliente creen que sus colegas necesitarán capacitación adicional además del script de prueba y el tutorial de Process Navigator para sentirse cómodos con el proceso?
    • ¿Prevén algún problema potencial con el paso de su equipo al nuevo sistema con este proceso?
    • Los expertos en configuración de la línea de negocio del socio deben comunicar esta información al equipo de gestión de modificaciones.

Para las conversiones de sistema, la mayoría de los procesos empresariales se convierten directamente del sistema SAP ECC del cliente a SAP S/4HANA Cloud Private Edition. Habrá una pequeña parte de los procesos empresariales que no se pueden convertir. Quizás el proceso empresarial no tenga un sucesor directo en SAP S/4HANA, o el proceso podría formar parte de un add-on desarrollado por un socio que no se admite en su forma actual (local) para SAP S/4HANA Cloud Private Edition. Independientemente del motivo, SAP Readiness Check habría identificado estos procesos, y cualquier proceso empresarial que no se esté convirtiendo directamente debe demostrarse a los expertos del cliente durante los talleres Fit-to-Standard, y cualquier requisito de personalización y valor de configuración debe documentarse de la misma manera que lo haría para una nueva implementación.

Para las conversiones del sistema, los talleres Fit-to-Standard solo cubren los procesos empresariales que entran en estas categorías:

• Elementos del alcance de compatibilidad 
• Funciones de SAP ERP que no están disponibles en SAP S/4HANA
• Alcance adicional que el cliente desea incluir 

En la mayoría de las implementaciones, los expertos en configuración empresarial de línea de negocio de socio utilizan un sistema sandbox de Cloud Appliance Library para demostrar los procesos empresariales. Si el sistema de prueba convertido del cliente está disponible, se puede utilizar en su lugar. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo trabajar con los pasos de conversión para el primer sistema, por lo que a menudo el entorno de prueba convertido no está disponible en el momento en que se deben realizar los talleres Fit-to-Standard.

Encontrará más información sobre la realización de talleres Fit-to-Standard para conversiones de sistema en SAP Roadmap Viewer.

Idealmente, los equipos de 2 expertos en configuración de LoB de socios realizan cada taller de análisis Fit-to-Standard juntos. Una persona dirige las demostraciones del sistema y facilita los debates, y los demás documentos identifican los requisitos en SAP Cloud ALM. Los requisitos son diferencias entre lo que hace el sistema SAP S/4HANA Cloud Private Edition con la funcionalidad estándar y lo que el cliente necesita que haga. 

Para documentar los requisitos en SAP Cloud ALM, abra la aplicación Procesos y seleccione el proceso empresarial que se cubre en el taller de la lista de procesos dentro del alcance. Seleccione el botón Crear en la esquina superior derecha y seleccione Requisito. Documente cada necesidad por separado. La lista maestra de todos los requisitos se puede visualizar en la aplicación Requisitos.

Una vez completados todos los talleres Fit-to-Standard, el proyecto de implementación puede pasar a la fase Realizar de la Metodología de SAP Activate. Aquí es cuando el experto en configuración principal ahora puede desplegar los arrendatarios del sistema de desarrollo de SAP S/4HANA Cloud del cliente, activar los procesos empresariales finalizados durante los talleres Fit-to-Standard, crear la estructura organizativa del cliente y seleccionar las opciones financieras primarias. Una vez activado el contenido, los expertos en configuración de LoB del socio iniciarán sesión e introducirán los valores de configuración recopilados en sus cuestionarios de configuración impulsada por la empresa (respuestas L2 y L3) y trabajarán con sus requisitos abiertos de SAP Cloud ALM en el arrendatario de Customizing del sistema de desarrollo hasta que se hayan resuelto todos los requisitos.