Beschreiben der konvergenten Omnichannel-Fakturierung (1MC)

Manchmal möchten Sie die Sammelbearbeitung verwenden, um einen einzelnen Folgebeleg für mehrere Vorgängerbelege anzulegen. Sie möchten beispielsweise eine einzelne Rechnung für mehrere Aufträge oder Auslieferungen anlegen. Um mehrere Positionen der Vorgängerbelege (Kundenaufträge, Lieferungen) erfolgreich zusammenzufassen, müssen die Positionen bestimmte gemeinsame Merkmale haben. Diese Merkmale sind z.B. das Fakturadatum, der Regulierer und die Zahlungsbedingungen. Bisher waren diese Vorgängerbelege in der Standardfunktionalität nur aus dem Anwendungsbereich Verkauf.

SAP S/4HANA Cloud stellt nun Anwendungen bereit, die Fakturadaten aus anderen SAP-Anwendungsbereichen sowie aus externen Datenquellen kombinieren können, um eine einzelne Faktura anzulegen, die einem Kunden präsentiert wird. Die Datensätze aus den SAP-Anwendungen und die externen Datensets müssen bestimmte gemeinsame Merkmale haben, z.B. Auftraggeber und Verkaufsorganisation, um eine Datenkombination zu einer einzelnen Faktura zu ermöglichen.

Eine externe Fakturaanforderung ist ein Anforderungsobjekt, das Fakturadaten persistiert, die von einem externen System in Ihrem SAP-S/4HANA-Cloud-System empfangen wurden. Eine externe Fakturaanforderung verfügt über eine dedizierte Objektseite, auf der Attribute angezeigt werden. Externe Fakturaanforderungen sind für die wichtigsten Anwendungsfälle der konvergenten Omnichannel-Fakturierung von zentraler Bedeutung. Diese Objekte werden zusammen mit anderen Vertriebsbelegen im Fakturavorrat (in der App Fakturen anlegen) angezeigt. Dadurch können externe Fakturadaten zusammen mit internen Fakturavorratspositionen (z.B. Kundenaufträgen und Lastschriftsanforderungen) fakturiert (zusammengeführt) werden, um eine einzige endgültige Kundenrechnung zu erstellen. Externe Fakturaanforderungen müssen nicht mit internen Fakturadaten kombiniert werden. Die eigenständige Fakturierung der darin enthaltenen externen Fakturadaten ist ebenfalls möglich.

• Sie können nun Fakturadaten, die Sie in Ihrem SAP-S/4HANA-Cloud-System fakturieren möchten, in eine vordefinierte Microsoft ®-Excel ®-Vorlage (Tabellenkalkulation) eingeben.
• Sie können dies manuell (von Hand) tun oder das System, das die Fakturadaten generiert, so konfigurieren, dass es sie im erforderlichen Format (durch die Vorlage angegeben) ausgibt.
• Sobald Ihre externen Fakturadaten korrekt in das erforderliche Format (*.XLSX) geschrieben wurden, können Sie die Daten einfach und schnell in SAP S/4HANA Cloud hochladen.
• Sobald Sie sich im System befinden, werden Ihre Daten in Form von externen Fakturaanforderungen verarbeitet und persistiert, die im Fakturavorrat (App Fakturen anlegen) und in der App Fakturaanforderungen verwalten angezeigt werden.

• Die Abbildung „Hochgeladene Abrechnungsdaten verwalten" zeigt eine Vorschau der Fakturadaten, die auf verschiedenen Registerkarten angezeigt werden, die nach Art der Daten kategorisiert sind (1).
• Sie können eine Importsimulation ausführen, um zu prüfen, ob alle zu importierenden Daten gültig sind und nicht mit vorhandenen Daten in Konflikt stehen (2).
• Wenn die Ergebnisse der Simulation gültig sind, können Sie Anlegen wählen, um die Daten in Form einer externen Fakturaanforderung (3) in Ihrem System zu persistieren.

Dies ist das Prozessdiagramm für den Umfangsbestandteil 1MC – Abrechnung im Auftrag Dritter.

Hinweis: Wenn durchgezogene und gestrichelte Linien von einem Prozessschritt ausgehen, stellen die gestrichelten Linien eine alternative Kombination aus der externen Fakturaanforderung und den Prozessdaten dar, die aus einem oder mehreren SAP-S/4HANA-Cloud-Prozessen stammen.

Die wichtigsten Vorteile des Geschäftsprozesses sind in der Abbildung „Vorteile für das Unternehmen" aufgeführt.

In der Tabelle Hauptrollen und SAP-Fiori-Apps, die in Convergent Billing verwendet werden, sind die in den Prozessschritten verwendeten Rollen und Apps aufgeführt.

Externe Fakturaanforderungen sind Anforderungsobjekte, die zur Transformation und Persistierung von Fakturadaten dienen, die Ihr SAP-S/4HANA-Cloud-System von einer externen Quelle (z.B. einem externen SAP- oder Fremdsystem) erhalten hat. Sobald eine externe Fakturaanforderung in Ihrem SAP-S/4HANA-Cloud-System angelegt wurde, können die Fakturapositionen, die sie darstellt, unabhängig oder zusammen mit internen Vertriebsbelegen fakturiert werden, um eine endgültige kombinierte Kundenrechnung zu erstellen. Ein großer Vorteil dieses Omnichannel-Ansatzes bei der Fakturierung besteht darin, dass er den Verwaltungsaufwand, der traditionell mit der kombinierten Fakturierung lösungsorientierter Angebote verbunden ist, erheblich reduziert.

Die App „Fakturaanforderung" bietet die folgenden Sicht- und Suchfunktionen:

• allgemeine Attribute (z.B. Fakturadatum, Status und Gesamtbetrag) und Kontextinformationen (z.B. das Quellsystem, aus dem die Fakturaanforderungsdaten stammen) anzeigen
• Zeigen Sie die Geschäftsbedingungen (Incoterms) an.
• Zeigen Sie einzelne Fakturapositionen an, die in der Fakturaanforderung enthalten sind.
• Zeigen Sie die an der Transaktion beteiligten Geschäftspartner an.
• Zeigen Sie Kontierungsinformationen an.
• Zeigen Sie Preiselemente und Steuerinformationen an.
• Zeigen Sie Texte an, die aus dem Quellsystem an die externe Fakturaanforderung angehängt sind, oder laden Sie sie hoch.

Mit der App Fakturaanforderung zeigen Sie die Details einer externen Fakturaanforderung an. Dazu gehören der Status, die beteiligten Geschäftspartner, der Nettowert, einzelne Fakturapositionen und mehrere andere Aspekte der externen Fakturaanforderung. 

Die App Fakturaanforderung verfügt über die folgenden transaktionalen Funktionen:

• Verzweigen Sie direkt in die Positions- und Materialdetails.
• Verzweigen Sie direkt auf die Objektseite des Auftraggebers.

Mit externen Fakturaanforderungen können Sie externe Fakturadaten aus verschiedenen Quellen fakturieren. Darüber hinaus können Sie auch die externen Fakturadaten (z.B. nutzungsabhängige Daten) mit internen Fakturadaten (z.B. abrechenbare Positionen aus einer Lieferung) zusammenführen.

Die App besteht aus Frontend-Komponenten (z.B. Benutzungsoberflächen) und Backend-Komponenten (z.B. OData-Service). Die Backend- und Frontend-Komponenten werden mit separaten Produkten ausgeliefert und müssen in einer Systemlandschaft installiert werden, die für SAP Fiori aktiviert ist.

Mit der App Fakturen anlegen können Sie Fakturen (z.B. Rechnungen und Gutschriften) aus Positionen im Fakturavorrat anlegen. Dazu gehören Lastschriftsanforderungen, Kundenaufträge, Lieferungen und andere Vertriebsbelege (SD). Sie können auch temporäre Fakturen generieren, die Sie überprüfen können, bevor Sie sie in Endfakturen umwandeln.

Die App Fakturen anlegen bietet folgende Anzeige- und Suchfunktionen:

• Suche mit grundlegenden Filtern: nach Belegnummer, Belegtyp und Auftraggeber für alle Fakturavorratspositionen, die vor und einschließlich eines bestimmten Datums angelegt wurden.
• Suche mit zusätzlichen Filtern; zusätzliche Filter zur Filterleiste hinzufügen und nach Verkaufsorganisation, Fakturaart, Kundenprojekt oder Fakturabelegproblem filtern
• Wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten.
• Sortieren Sie die angezeigten Daten nach einem oder mehreren Datentypen.
• Gruppieren Sie die Daten.
• Verwenden Sie Seitenvarianten, um benutzerdefinierte Filter und Spaltenlayouts, die Sie angelegt haben, zu sichern und zu laden.

Bei der Suche können Sie die Filterleiste ein- und ausblenden. Sie können Ihre Filtereinstellungen sichern und die ursprünglichen Einstellungen wiederherstellen.

Gesicherte Layoutvarianten sichern auch die Werte, die Sie in Filtern festgelegt haben. Sie können gesicherte Layoutvarianten für andere Systembenutzer freigeben.

Die App Fakturen anlegen verfügt über die folgenden transaktionalen Funktionen:

• Details eines beliebigen Vertriebsbelegs im Fakturavorrat (z.B. Kundenauftrag, Auslieferung oder Gutschriftsanforderung) anzeigen, indem Sie die entsprechende Belegnummer wählen.
• Sie können die Fakturierung so einstellen, dass das System die vorgesehenen Aktionen automatisch ausführt, wenn Sie Fakturen anlegen.
• Sie können eine oder mehrere Positionen im Fakturavorrat auswählen, um Fakturen für sie anzulegen.
• Nachdem Sie Fakturen angelegt haben, können Sie diese mit der App Fakturen verwalten verwalten.

Gemäß den Fakturierungseinstellungen führt das System beim Anlegen von Fakturen folgende Aktionen aus:

• Geben Sie das Fakturadatum und die Fakturaart vor der Fakturierung ein.

  Wenn Sie diese Einstellung aktivieren und Fakturen anlegen, fordert das System vor dem Anlegen von Fakturen ein Fakturadatum und die erforderliche Fakturaart an.

• Legen Sie für jede Position des Fakturavorrats eine separate Faktura an.

  Wenn Sie diese Einstellung aktivieren und Fakturen anlegen, legt das System separate Fakturen für jede Position des von Ihnen ausgewählten Fakturavorrats an.

• Fakturen automatisch buchen

  Das System bucht automatisch alle Fakturen, die Sie anlegen, an die Buchhaltung und stößt die Ausgabe an (z. B. eine Rechnung per E-Mail). Beachten Sie, dass Sie Fakturen, die Sie nicht automatisch buchen möchten, manuell mit der App Fakturen verwalten buchen müssen.

• Zeigen Sie Fakturen nach dem Anlegen an.

  Das System generiert temporäre Fakturen für die Vertriebsbelege, die Sie für die Fakturierung ausgewählt haben, und zeigt sie an. Sie haben dann die Möglichkeit, sie zu sichern oder zu verwerfen. Durch das Sichern werden sie in endgültige Fakturen umgewandelt, während Sie sie verwerfen, um zum Fakturavorrat zurückzukehren.