Lösungsprozess verwenden: Kundenaufträge aus unstrukturierten Daten anlegen (4X9)

(Voraussetzung: Sie benötigen eine kostenlose SAP Universal ID für den Zugriff auf .)

Lösungsprozess: Automatisches Anlegen eines Kundenauftrags aus unstrukturierten Daten (5LT)

Lösungsprozess: Kundenaufträge aus unstrukturierten Daten anlegen (4X9)

Die Kundenauftragsabwicklung ist ein entscheidender Aspekt des Auftragsabwicklungsprozesses für Unternehmen. In B2B-Situationen erhalten Vertriebsmitarbeiter im Innendienst häufig Auftragsanforderungen in Form von unstrukturierten Daten, z.B. PDF-Anlagen in E-Mails. Anschließend müssen sie Kundenaufträge basierend auf den in der PDF-Datei bereitgestellten Informationen manuell im System anlegen, was sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig ist.

Mit der Anwendung "Kundenaufträge anlegen - Automatische Extraktion" können Vertriebsmitarbeiter im Innendienst Kundenaufträge aus unstrukturierten Daten generieren, z.B. PDF- oder Bilddateien, die Bestellungen enthalten. Wenn ein interner Vertriebsmitarbeiter eine Datei über die Anwendung hochlädt, muss er einen Buchungskreis angeben. Wenn in den Benutzereinstellungen des SAP Fiori Launchpad ein eindeutiger Standardwert festgelegt wurde, füllt das System den Buchungskreis automatisch. Beachten Sie, dass von der Anwendung nur englische und deutsche Dateien unterstützt werden.

Um den gesamten Prozess zu optimieren und Kundenauftragsanforderungen direkt aus E-Mail-Anhängen zu generieren, verwendet SAP Intelligent Robotic Process Automation (RPA) Factory einen speziellen Bot. Dieser Bot arbeitet in Verbindung mit der Anwendung, um die Extraktion von Daten aus E-Mail-Anhängen zu automatisieren und so den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.

Der Prozessbot Automatic Creation of Sales Order Requests from Untured Data überwacht die eingehende E-Mail mit der Auftragsanforderung in Form von Anlagen. Der Bot scannt den Posteingang mit dem definierten Schlüsselwort Subject. Wenn beispielsweise das Schlüsselwort Subject als „Sales Order" definiert ist, scannt der Bot jede ungelesene E-Mail und liest die Betreffzeile, um die E-Mails zu finden, die das definierte Schlüsselwort enthalten. Der Bot extrahiert dann die Datei aus dem Posteingang und lädt die Datei in das SAP-S/4HANA-System hoch.

Wenn die Dateien erfolgreich in das System hochgeladen wurden, sichert der Bot das Ausgabeprotokoll in einer Excel-Datei mit dem Dateinamenformat „5LT_SUCCESSYYYY-MM-DDTHH.MM.SS". Die Erfolgsdateien werden im Ordner Erfolg am Speicherort des Basisordners gespeichert. Eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Anforderungsnummer des Kundenauftrags und dem Anhang der Erfolgsdatei wird an die Empfänger gesendet.

Wenn die Dateien nicht in das System hochgeladen werden konnten, sichert der Bot das Ausgabeprotokoll in einer Excel-Datei mit dem Dateinamenformat „5LT_ERRORYYYY-MM-DDTHH.MM.SS". Die Fehlerdateien werden im Ordner Fehler am Speicherort des Basisordners gespeichert. Die Dateien mit Fehler werden aus dem Ordner Zu verarbeiten in den Ordner Fehler (Dateien) verschoben. Es wird eine E-Mail mit der entsprechenden Fehlermeldung und dem Fehlerdateianhang an die Empfänger gesendet.

Im Folgenden finden Sie die Anforderungen für die Verwendung eines Bots:

1. Berechtigung für SAP-Fiori-App: Der Bot muss über die erforderliche Berechtigung für den Zugriff auf die SAP-Fiori-App "Automatische Extraktion von Kundenaufträgen anlegen" verfügen.
2. Desktop Agent: Installation eines Desktop Agent auf dem lokalen Rechner des Benutzers. Der Desktop Agent ist eine Softwarekomponente, die die Ausführung der Aufgaben und Prozesse des Bots auf dem Computer des Benutzers ermöglicht.
3. Google-Chrome- und SAP-Intelligent-RPA-Chrome-Erweiterung: Für eine optimale Kompatibilität mit dem Bot wird empfohlen, den Browser Google Chrome zu verwenden. Darüber hinaus müssen Benutzer die "SAP-Intelligent-RPA-Chrome-Erweiterung" in ihrem Chrome-Browser installieren. Diese Erweiterung erweitert die Integration und Kommunikation zwischen dem Bot und dem Browser.
4. SAP-Intelligent-RPA-Konto: Benutzer müssen über ein aktives SAP-Intelligent-RPA-Konto verfügen. Dieses Konto dient als zentraler Hub für die Verwaltung und Überwachung der Vorgänge des Bots. Über das Konto können Benutzer die Aktivitäten des Bots einplanen, sein Verhalten konfigurieren und seine Performance und Ausführung überwachen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Referenzlösungsprozess unter Prozessnavigator: Kundenaufträge aus unstrukturierten Daten anlegen (4X9) (für den Zugriff benötigen Sie eine kostenlose SAP Universal ID).

Mit der App Kundenaufträge anlegen – Automatische Extraktion kann ein Vertriebsmitarbeiter im Innendienst Kundenaufträge aus Bestelldateien im PDF- oder Bildformat (unstrukturierte Daten) anlegen. Bestellauftragsdateien müssen auf Englisch oder Deutsch hochgeladen werden.

Nachdem eine Datei hochgeladen wurde, extrahiert das System automatisch Dateiinformationen in eine Kundenauftragsanforderung und schlägt Werte für Kundenauftragsanforderungs-Felder vor (z.B. durch Ermittlung des Auftraggebers basierend auf extrahierten Daten).

Die Kundenauftragsanforderung kann in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Eine Kundenauftragsanforderung ist im Grunde ein Kundenauftragsentwurf, der der Vorbereitung eines Kundenauftrags dient. Sie stellt einen Vorgängerbeleg des Kundenauftrags dar, ist jedoch aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht Teil des Belegflusses. Eine vollständige Kundenauftragsanforderung muss die folgenden Felder enthalten, die entweder automatisch vorgeschlagen oder manuell angegeben werden:

• Kopffelder: Auftraggeber, Verkaufsorganisation/Vertriebsweg/Sparte (d.h. Vertriebsbereich), Kundenauftragsart
• Positionsfelder: Produkt, Wunschmenge, Mengeneinheit (ME)

Die Situationsverarbeitung kann aktiviert werden, um Vertriebsmitarbeiter im Innendienst über jede Situation zu informieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordert, z.B. wenn die Datenextraktion fehlgeschlagen ist oder der automatische Datenvorschlag abgeschlossen ist.

Wenn die Daten der Kundenauftragsanforderung vollständig sind, können Sie die Auftragserstellung simulieren oder direkt einen Kundenauftrag anlegen. Wenn das simulierte Anlegen mit Fehlern fehlgeschlagen ist, werden Sie über die Ursachen informiert, die Ihnen dabei helfen, die Kundenauftragsanforderung zu überarbeiten. Wenn die simulierte Erstellung erfolgreich ist, können Sie eine Vorschau der Datenunterschiede zwischen der Kundenauftragsanforderung und dem gewünschten Kundenauftrag anzeigen.

Beachten Sie, dass diese App nur eine begrenzte Anzahl von Kundenauftragsarten unterstützt.

Durch das Ausführen der unten aufgeführten Schritte kann der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst die App Kundenaufträge anlegen – Automatische Extraktion effizient verwenden, um den Prozess zum Anlegen von Kundenaufträgen aus unstrukturierten Bestelldateien zu optimieren.

1. Bestelldatei hochladen: Der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst lädt eine Bestelldatei im PDF- oder Bildformat hoch. Zusammen mit der Datei geben sie auch den relevanten Buchungskreis an.
2. Extraktionsstatusprüfung: Nachdem die Datei hochgeladen wurde, beginnt das System mit dem Extraktionsprozess, um Informationen aus der Datei zu sammeln. Dieser Extraktionsprozess dauert einige Zeit. Der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst kann den letzten Extraktionsstatus prüfen, indem er die Option „Start" wählt. Der Extraktionsstatus wird durch das erste Symbol im Verarbeitungsablauf angezeigt.
3. Datenextraktion und Stammdatenermittlung: Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, füllt das System die extrahierten Daten in die Kundenauftragsanforderung. Außerdem versucht es, die erforderlichen Stammdaten wie Auftraggeber, Warenempfänger und Produkt basierend auf den extrahierten Informationen zu ermitteln.
4. Unvollständige Kundenauftragsanforderung: Wenn das System nicht alle Mussfelder ermitteln kann, gilt die Kundenauftragsanforderung als unvollständig. Dies wird durch das zweite Symbol im Verarbeitungsablauf angezeigt. In solchen Fällen navigiert der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst zur Objektseite und gibt die fehlenden Daten manuell ein.
5. Kundenauftrag simulieren oder anlegen: Sobald die Daten der Kundenauftragsanforderung vollständig sind, hat der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst zwei Möglichkeiten. Sie können entweder den Auftragserstellungsprozess simulieren, um die Daten zu validieren, oder direkt mit dem Anlegen eines Kundenauftrags fortfahren.
6. Weiterverarbeitung: Nach dem erfolgreichen Anlegen eines Kundenauftrags kann die Kundenauftragsanforderung nicht mehr bearbeitet werden. Der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst kann dann zu den relevanten Kundenauftrags-Apps navigieren, um zusätzliche Bearbeitungsaufgaben auszuführen.

Die App Kundenaufträge anlegen – Automatische Extraktion bietet folgende zusätzliche Funktionen:

1. Anwendungsprotokoll anzeigen: Mit dieser Funktion können Benutzer auf das Anwendungsprotokoll zugreifen, das detaillierte Informationen zur Systemverarbeitung im Zusammenhang mit der Datenextraktion und dem Datenvorschlag bereitstellt. Benutzer können das Protokoll überprüfen, um die Verarbeitungsdetails zu verstehen. Das Protokoll bewahrt Datensätze der letzten 100 Tage auf, um einen umfassenden Überblick über die Systemaktivitäten zu gewährleisten.
2. Änderungsprotokoll anzeigen: Die App verfolgt Änderungen an Kundenauftragsanforderungs-Feldern, einschließlich dem Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Feldwerten. Mit dem Änderungsprotokoll können Benutzer die Historie der Änderungen überprüfen und so Transparenz und Verantwortlichkeit für alle Aktualisierungen der Kundenauftragsanforderungen gewährleisten.
3. Layout anpassen: Benutzer haben die Flexibilität, das Tabellenlayout an ihre Präferenzen anzupassen. Sie können Spalten hinzufügen oder löschen, die Spalten neu anordnen und die Tabelle nach bestimmten Feldern sortieren. Angepasste Filtereinstellungen und Tabellenlayouts können als Varianten gesichert werden, sodass Benutzer gemäß ihren Anforderungen einfach zwischen verschiedenen Sichten wechseln können.
4. Daten filtern: Um die Suchergebnisse einzuschränken und sich auf bestimmte Daten zu konzentrieren, können Benutzer die Filterfunktion verwenden. Sie können Filter basierend auf verschiedenen Kriterien anwenden, z.B. dem Ersteller der Anfrage oder anderen relevanten Parametern. Darüber hinaus können Benutzer die Standardfilter anpassen, um verfeinerte Filter anzulegen, die ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen.