Descripción de la facturación convergente omnicanal (1MC)

A veces, es posible que desee utilizar el tratamiento colectivo para crear un único documento siguiente para varios documentos anteriores. Por ejemplo, es posible que desee crear una factura individual para varios pedidos o entregas de salida. Para combinar correctamente varias posiciones de los documentos anteriores (pedidos de cliente, entregas), las posiciones deben tener características comunes específicas. Estas características son, por ejemplo, la fecha de facturación, el pagador y las condiciones de pago. Hasta la fecha, en la funcionalidad estándar, estos documentos anteriores eran solo del área de aplicación de ventas.

SAP S/4HANA Cloud ahora proporciona aplicaciones que pueden combinar datos de facturación de otras áreas de aplicación de SAP, así como de fuentes de datos externas para crear un único documento de facturación para presentarlo a un cliente. Los conjuntos de datos de las aplicaciones SAP y los conjuntos de datos externos deben tener características comunes específicas, como solicitante y organización de ventas, para permitir la combinación de datos en un único documento de facturación.

Una solicitud de documento de facturación externa (EBDR) es un objeto de solicitud que conserva los datos de facturación recibidos de un sistema externo en su sistema SAP S/4HANA Cloud. Una EBDR tiene una página de objeto dedicada que muestra atributos. Las SDFE son de importancia central para los principales casos de uso de la facturación convergente omnicanal. Estos objetos aparecen junto con otros documentos comerciales en el pool de facturación (dentro de la aplicación Crear documentos de facturación). Esto permite que los datos de facturación externos se facturen juntos (convergentes) con posiciones del pool de facturación interna (como pedidos de cliente y solicitudes de nota de cargo) para producir una única factura de cliente final. Las SDFE no necesitan combinarse con datos de facturación internos: también es posible la facturación independiente de los datos de facturación externos que contienen.

• Ahora puede introducir datos de facturación que desee facturar en su sistema SAP S/4HANA Cloud en un modelo de Microsoft ® Excel ® (hoja de cálculo) suministrado previamente.
• Puede hacerlo manualmente (manualmente) o configurar el sistema que genera los datos de facturación para emitirlos en el formato requerido (especificado por la plantilla).
• Una vez que sus datos de facturación externos se hayan escrito correctamente en el formato requerido (*.XLSX), puede cargar los datos de forma fácil y rápida en SAP S/4HANA Cloud.
• Una vez en el sistema, sus datos se procesan y persisten en forma de SDFE que aparecen en el pool de facturación (aplicación Crear documentos de facturación) y la aplicación Gestionar solicitudes de documento de facturación.

• La imagen, Gestionar datos de facturación cargados, muestra una vista previa de los datos de facturación visualizados en diferentes pestañas que se clasifican según el tipo de datos (1).
• Puede ejecutar una simulación de importación para verificar que todos los datos que se van a importar son válidos y no entran en conflicto con los datos existentes (2).
• Si los resultados de la simulación son válidos, puede seleccionar Crear para guardar de forma persistente los datos en su sistema en forma de EBDR (3).

Este es el diagrama de proceso para la posición de alcance 1MC - Facturación convergente.

Nota: Cuando las líneas continuas y discontinuas emanan de un paso de proceso, las líneas discontinuas representan una combinación alternativa de la solicitud de documento de facturación externa con los datos de proceso que se originan a partir de uno o más de los procesos de SAP S/4HANA Cloud.

Los principales beneficios del proceso empresarial se enumeran en la figura Beneficios empresariales.

La tabla Roles principales y Aplicaciones SAP Fiori utilizadas en Convergent Billing enumera los roles y las aplicaciones utilizados en los pasos del proceso.

Las solicitudes de documento de facturación externas (SDFE) son objetos de solicitud que sirven para transformar y guardar de forma persistente los datos de facturación que su sistema SAP S/4HANA Cloud ha recibido de una fuente externa (como un sistema externo de SAP o no SAP). Una vez que se ha creado una SDFE en su sistema SAP S/4HANA Cloud, las posiciones de facturación que representa se pueden facturar de forma independiente o junto con documentos comerciales internos para producir una factura de cliente combinada final. Una ventaja importante de este enfoque omnicanal de la facturación es que reduce en gran medida los gastos administrativos que tradicionalmente se asocian con la facturación combinada de ofertas centradas en la solución.

La aplicación Solicitud de documento de facturación proporciona las siguientes funciones de vista y búsqueda:

• Visualizar los atributos generales (por ejemplo, fecha de facturación, estado e importe total) e información contextual (por ejemplo, el sistema fuente del que proceden los datos de SDF).
• Visualice los términos y condiciones (Incoterms).
• Visualizar posiciones de facturación individuales incluidas en la SDF.
• Visualice los interlocutores comerciales implicados en la transacción.
• Ver información de contabilidad.
• Visualizar elementos de determinación de precios e información fiscal.
• Visualizar textos adjuntos a la solicitud de documento de facturación externa desde el sistema fuente o cargar.

Con la aplicación Solicitud de documento de facturación puede visualizar los detalles de una solicitud de documento de facturación externa (SDFE). Esto incluye el estado, los socios comerciales implicados, el valor neto, las posiciones de facturación individuales y otros aspectos de la SDFE. 

La aplicación Solicitud de documento de facturación tiene las siguientes funciones transaccionales:

• Acceda directamente a los detalles de posición y de material.
• Acceda directamente a la página de objeto del solicitante.

Las SDFE le permiten facturar datos de facturación externos de diferentes fuentes. Además, también puede converger los datos de facturación externos (por ejemplo, datos de pago por uso) con datos de facturación internos (por ejemplo, posiciones facturables de una entrega).

La aplicación consta de componentes front end (como las interfaces de usuario) y componentes back end (como el servicio OData). Los componentes back end y front end se entregan con productos separados y deben instalarse en una infraestructura de sistemas que esté habilitada para SAP Fiori.

Con la aplicación Crear documentos de facturación puede crear documentos de facturación (por ejemplo, facturas y abonos) a partir de posiciones del pool de facturación. Esto incluye solicitudes de nota de cargo, pedidos de cliente, entregas y otros documentos comerciales (SD). También puede generar documentos de facturación temporales que puede revisar antes de convertirlos en documentos de facturación finales.

La aplicación Crear documentos de facturación proporciona las siguientes funciones de vista y búsqueda:

• Buscar utilizando filtros básicos: por número de documento, categoría de documento y solicitante para todas las posiciones del pool de facturación creadas antes de una fecha específica incluida.
• Buscar utilizando filtros adicionales; añadir filtros adicionales a la barra de filtros y filtrar por organización de ventas, por clase de facturación, por proyecto de cliente o por problema de documento de facturación.
• Seleccione las columnas que desea visualizar.
• Clasificar los datos visualizados por uno o más tipos de datos.
• Agrupe los datos.
• Utilice variantes de página para guardar y cargar disposiciones de columna y filtro personalizadas que haya creado.

Al buscar, puede mostrar y ocultar la barra de filtros. Puede guardar sus opciones de filtro y restablecer las opciones originales.

Las variantes de layout grabadas también graban los valores que ha fijado en los filtros. Puede compartir las variantes de disposición grabadas con otros usuarios del sistema.

La aplicación Crear documentos de facturación tiene las siguientes funciones transaccionales:

• Visualice los detalles de cualquier documento comercial en el pool de facturación (por ejemplo, pedido de cliente, entrega de salida o solicitud de abono) seleccionando el número de documento correspondiente.
• Puede configurar las opciones de facturación para que el sistema realice automáticamente las acciones previstas al crear documentos de facturación.
• Puede seleccionar una o más posiciones en el pool de facturación para crear documentos de facturación para ellas.
• Una vez creados los documentos de facturación, puede gestionarlos con la aplicación Gestionar documentos de facturación.

Según las opciones de facturación, el sistema realiza las siguientes acciones al crear documentos de facturación:

• Introduzca la fecha de facturación y el tipo antes de la facturación.

  Si activa esta opción y opta por crear documentos de facturación, el sistema solicita una fecha de facturación y la clase de facturación necesaria antes de crear documentos de facturación.

• Cree un documento de facturación separado para cada posición del pool de facturación.

  Si activa esta opción y opta por crear documentos de facturación, el sistema creará documentos de facturación separados para cada posición del pool de facturación que haya seleccionado.

• Contabilizar automáticamente documentos de facturación

  El sistema contabiliza automáticamente todos los documentos de facturación que crea en contabilidad y desencadena la salida (por ejemplo, una factura por correo electrónico). Tenga en cuenta que si no opta por contabilizar documentos de facturación automáticamente, deberá contabilizarlos manualmente con la aplicación Gestionar documentos de facturación.

• Visualizar documentos de facturación después de la creación.

  El sistema genera y visualiza documentos de facturación temporales para los documentos comerciales que ha seleccionado para la facturación. A continuación, tiene la opción de guardarlos o descartarlos. Al guardarlos, se convierten en documentos de facturación finales, mientras que al descartarlos se le devuelve al pool de facturación.