Uso del proceso de solución: Crear pedidos de cliente a partir de datos no estructurados (4X9)

(Requisito previo: necesita un SAP Universal ID gratuito para acceder)

Proceso de solución: Creación automática de pedido de cliente a partir de datos no estructurados (5LT)

Proceso de solución: Crear pedidos de cliente a partir de datos no estructurados (4X9)

El procesamiento de pedidos de cliente es un aspecto crucial del proceso de gestión de pedidos para las empresas. En situaciones B2B, los representantes de ventas internos a menudo reciben solicitudes de pedido en forma de datos no estructurados, como anexos PDF en correos electrónicos. A continuación, deben crear manualmente pedidos de cliente en el sistema en función de la información proporcionada en el PDF, que requiere mucho tiempo y es propensa a errores.

La aplicación "Crear pedidos de cliente - Extracción automática" permite a los representantes de ventas internos generar pedidos de cliente a partir de datos no estructurados, como archivos PDF o de imagen que contienen pedidos. Cuando un representante de ventas interno carga un archivo con la aplicación, debe especificar una sociedad. Si se ha fijado un valor predeterminado unívoco en las opciones de usuario de la rampa de lanzamiento SAP Fiori, el sistema rellena automáticamente la sociedad. Es importante tener en cuenta que la aplicación solo admite archivos en inglés y alemán.

Para optimizar todo el proceso y generar solicitudes de pedido de cliente directamente a partir de anexos de correo electrónico, SAP Intelligent Robotic Process Automation (RPA) Factory utiliza un bot especializado. Este bot funciona junto con la aplicación para automatizar la extracción de datos de los anexos del correo electrónico, lo que reduce el esfuerzo manual y mejora la eficiencia general.

El bot de proceso Creación automática de solicitudes de pedido de cliente a partir de datos no estructurados supervisa el correo electrónico entrante con la solicitud de pedido en forma de anexo. El bot escanea la Bandeja de entrada con la palabra clave Asunto definida. Por ejemplo, si la palabra clave Asunto se define como "Pedido de cliente", el bot escanea cada correo electrónico no leído y lee la línea Asunto para encontrar los correos que incluyen la palabra clave definida. A continuación, el bot extrae el archivo de la bandeja de entrada y lo carga en el sistema SAP S/4HANA.

Si los archivos se cargan correctamente en el sistema, el bot guarda el log de salida en un archivo Excel con el formato de nombre de archivo "5LT_SUCCESSYYYY-MM-DDTHH.MM.SS". Los archivos de éxito se guardan en la carpeta Éxito en la ubicación de la carpeta base. Se envía una notificación por correo electrónico a los destinatarios con el número de solicitud de pedido de cliente y el anexo del archivo de éxito.

Si los archivos no se han podido cargar en el sistema, el bot guarda el log de salida en un archivo Excel con el formato de nombre de archivo "5LT_ERRORYYYY-MM-DDTHH.MM.SS". Los archivos de error se guardan en la carpeta Error en la ubicación de la carpeta base. Los archivos con errores se mueven de la carpeta Para procesar a la carpeta Error (archivos). Se envía un correo electrónico a los destinatarios con el mensaje de error correspondiente y el anexo del archivo de error.

A continuación se detallan los requisitos para utilizar un bot:

1. Autorización para aplicación Fiori: El bot debe tener la autorización necesaria para acceder a la aplicación Fiori "Creación de extracción automática de pedidos de cliente".
2. Desktop Agent: Instalación de un Desktop Agent en el equipo local del usuario. Desktop Agent es un componente de software que permite la ejecución de las tareas y los procesos del bot en el ordenador del usuario.
3. Google Chrome y la extensión de SAP Intelligent RPA Chrome: se recomienda utilizar el navegador Google Chrome para una compatibilidad óptima con el bot. Además, los usuarios deben instalar la "extensión de Chrome de SAP Intelligent RPA" en su navegador Chrome. Esta extensión mejora la integración y la comunicación entre el bot y el navegador.
4. Cuenta de SAP Intelligent RPA: los usuarios deben tener una cuenta de SAP Intelligent RPA activa. Esta cuenta sirve como hub central para gestionar y supervisar las operaciones del bot. Mediante la cuenta, los usuarios pueden programar las actividades del bot, configurar su comportamiento y supervisar su rendimiento y ejecución.

Para obtener más información, puede encontrar la documentación del proceso de solución de referencia en Navegador de procesos: Crear pedidos de cliente a partir de datos no estructurados (4X9) (necesita un SAP Universal ID gratuito para acceder).

Con la aplicación Crear pedidos de cliente – Extracción automática, un representante de ventas interno puede crear pedidos de cliente a partir de archivos de pedido en formato PDF o de imagen (datos no estructurados). Los archivos de pedido de compra deben cargarse en inglés o alemán.

Después de cargar un archivo, el sistema extrae automáticamente información del archivo en una solicitud de pedido de cliente y propone valores para los campos de solicitud de pedido de cliente (por ejemplo, determinando el solicitante en función de los datos extraídos).

La solicitud de pedido de cliente se puede convertir en un pedido de cliente. Una solicitud de pedido de cliente es básicamente un borrador de pedido de cliente que sirve para preparar un pedido de cliente. Representa un documento precedente del pedido de cliente, pero no forma parte del flujo de documentos desde la perspectiva empresarial. Una solicitud de pedido de cliente completa debe incluir los siguientes campos, que se proponen automáticamente o se especifican manualmente:

• Campos de cabecera: solicitante, organización de ventas/canal de distribución/sector (es decir, área de ventas), clase de pedido de cliente
• Campos de posición: Producto, cantidad solicitada, unidad de medida (UM)

El tratamiento de situaciones se puede habilitar para informar a los representantes de ventas internos sobre cualquier situación que requiera su atención, como cuando ha fallado la extracción de datos o ha finalizado la propuesta automática de datos.

Cuando los datos de la solicitud de pedido de cliente están completos, puede simular la creación del pedido o crear directamente el pedido de cliente. Si la creación simulada ha fallado con errores, se le informará de las causas, lo que le ayudará a revisar la solicitud de pedido de cliente. Si la creación simulada es correcta, puede previsualizar las diferencias de datos entre la solicitud de pedido de cliente y el pedido de cliente por ser.

Tenga en cuenta que esta aplicación solo admite una cantidad limitada de tipos de pedido de cliente.

Siguiendo los pasos enumerados a continuación, el representante de ventas interno puede utilizar de forma eficiente la aplicación Crear pedidos de cliente - Extracción automática para simplificar el proceso de creación de pedidos de cliente a partir de archivos de pedido no estructurados.

1. Cargar archivo de pedido: el representante de ventas interno carga un archivo de pedido de compra en formato PDF o de imagen. Junto con el archivo, también especifican la sociedad relevante.
2. Verificación de estado de extracción: después de cargar el archivo, el sistema inicia el proceso de extracción para recopilar información del archivo. Este proceso de extracción tarda un poco. El representante de ventas interno puede optar por verificar el último estado de extracción seleccionando la opción "Ir". El estado de extracción se indica mediante el primer icono en el flujo de procesamiento.
3. Extracción de datos y determinación de datos maestros: una vez completada la extracción, el sistema rellena los datos extraídos en la solicitud de pedido de cliente. También intenta determinar los datos maestros necesarios, como el solicitante, el destinatario de mercancías y el producto, en función de la información extraída.
4. Solicitud de pedido de cliente incompleta: si el sistema no puede determinar todos los campos obligatorios, la solicitud de pedido de cliente se considera incompleta. Esto se indica mediante el segundo icono en el flujo de procesamiento. En estos casos, el representante de ventas interno navegará a la página de objeto y rellenará manualmente los datos que faltan.
5. Simular o crear pedido de cliente: una vez completados los datos de la solicitud de pedido de cliente, el representante de ventas interno tiene dos opciones. Pueden simular el proceso de creación de pedidos para validar los datos o proceder directamente a crear un pedido de cliente.
6. Procesamiento posterior: al crear correctamente un pedido de cliente, la solicitud de pedido de cliente no se puede editar. El representante de ventas interno puede navegar a las aplicaciones de pedidos de cliente relevantes para realizar tareas de procesamiento adicionales.

La aplicación Crear pedidos de cliente - Extracción automática ofrece las siguientes funciones adicionales:

1. Ver log de aplicación: Esta función permite a los usuarios acceder al log de aplicación, que proporciona información detallada sobre el procesamiento del sistema relacionado con la extracción de datos y la propuesta de datos. Los usuarios pueden revisar el log para comprender los detalles del procesamiento. El log conserva registros de los últimos 100 días, lo que garantiza una vista completa de las actividades del sistema.
2. Ver log de modificaciones: la aplicación realiza un seguimiento de las modificaciones realizadas en los campos de solicitud de pedido de cliente, incluida la creación, la edición y la eliminación de valores de campo. El log de modificaciones permite a los usuarios revisar el historial de modificaciones, proporcionando transparencia y responsabilidad para cualquier actualización realizada en las solicitudes de pedido de cliente.
3. Ajustar diseño: los usuarios tienen la flexibilidad de personalizar el diseño de la tabla según sus preferencias. Pueden añadir o eliminar columnas, reordenar las columnas y clasificar la tabla en función de campos específicos. Las opciones de filtro personalizadas y los diseños de tabla se pueden guardar como variantes, lo que permite a los usuarios cambiar fácilmente entre diferentes vistas según sus necesidades.
4. Filtrar datos: para limitar los resultados de búsqueda y centrarse en datos específicos, los usuarios pueden utilizar la capacidad de filtrado. Pueden aplicar filtros basados en varios criterios, como el creador de la solicitud u otros parámetros relevantes. Además, los usuarios pueden adaptar los filtros predeterminados para crear filtros más refinados que se alineen con sus necesidades empresariales específicas.