ソリューションプロセスの使用: 非構造化データからの受注登録 (4X9)

(前提条件: にアクセスするには無償の SAP Universal ID が必要です)

ソリューションプロセス: 非構造化データからの受注の自動登録 (5LT)

ソリューションプロセス: 非構造化データからの受注登録 (4X9)

受注処理は、企業にとって受注から入金までのプロセスの重要な側面です。B2B の状況では、社内営業業務担当は、構造化されていないデータ (電子メールの PDF 添付文書など) の形式で受注依頼を受信することがよくあります。その後、PDF で提供される情報に基づいてシステムで受注をマニュアルで登録する必要があります。これは、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。

"受注登録 - 自動抽出アプリ" アプリケーションにより、社内営業業務担当は PDF などの非構造化データ、または購買発注を含むイメージファイルから受注を生成することができます。社内営業業務担当がアプリケーションを使用してファイルをアップロードする場合は、会社コードを指定する必要があります。SAP Fiori ラウンチパッドのユーザ設定で一意のデフォルト値が設定されている場合は、会社コードが自動的に入力されます。このアプリケーションでは、英語およびドイツ語のファイルのみがサポートされていることに注意してください。

プロセス全体を合理化し、電子メール添付文書から直接受注依頼を生成するために、SAP Intelligent Robotic Process Automation (RPA) Factory では特別なボットが採用されています。このボットは、アプリケーションと連携して電子メール添付文書からのデータ抽出を自動化することで、マニュアル作業を削減し、全体的な効率を向上させます。

非構造化データからの受注依頼の自動登録プロセスボットは、添付文書形式の受注依頼を含む受信電子メールを監視します。ボットにより、定義された Subject キーワードを使用して受信ボックスがスキャンされます。たとえば、Subject キーワードが 'Sales Order' として定義されている場合、ボットによって各未読電子メールがスキャンされ、Subject 行が読み込まれ、定義されたキーワードを含むメールが検索されます。その後、ボットによって受信ボックスからファイルが抽出され、ファイルが SAP S/4HANA システムにアップロードされます。

ファイルがシステムに正常にアップロードされると、ボットにより、出力ログがファイル名書式 '5LT_SUCCESSYY-MM-DDTHH.MM.SS' で Excel ファイルに保存されます。成功ファイルは、ベースフォルダの場所にある Success フォルダに保存されます。電子メール通知が、受注依頼番号および正常終了ファイル添付文書とともに受信者に送信されます。

システムへのファイルのアップロードに失敗した場合、ボットにより、出力ログがファイル名書式 '5LT_ERRORYYYY-MM-DDTHH.MM.SS' で Excel ファイルに保存されます。エラーファイルは、ベースフォルダの場所にある Error フォルダに保存されます。エラーのファイルは、処理対象フォルダからエラー (ファイル) フォルダに移動されます。適切なエラーメッセージとエラーファイル添付文書を含む電子メールが受信者に送信されます。

ボットを利用するための要件は以下のとおりです。

1. Fiori アプリの権限: このボットには、"受注自動抽出登録" Fiori アプリにアクセスするために必要な権限が必要です。
2. Desktop Agent: ユーザのローカルマシンへの Desktop Agent のインストール。Desktop Agent は、ユーザのコンピュータでボットのタスクとプロセスを実行できるようにするソフトウェアコンポーネントです。
3. Google Chrome および SAP Intelligent RPA Chrome 拡張: ボットとの最適な互換性のために、Google Chrome ブラウザを使用することをお奨めします。さらに、ユーザは Chrome ブラウザで "SAP Intelligent RPA Chrome 拡張" をインストールする必要があります。この拡張により、ボットとブラウザの間の統合および通信が拡張されます。
4. SAP Intelligent RPA アカウント: ユーザには、有効な SAP Intelligent RPA アカウントが必要です。このアカウントは、ボットの操作を管理および監視するためのセントラルハブとして機能します。ユーザは、アカウントを使用して、ボットのアクティビティをスケジュールし、その動作を設定し、そのパフォーマンスと実行を監視することができます。

詳細については、Process Navigator: 非構造化データからの受注登録 (4X9) でソリューションプロセス文書を参照してください (アクセスするには無償の SAP Universal ID が必要です)。

受注登録 - 自動抽出アプリを使用して、社内営業業務担当は PDF 形式またはイメージ形式 (非構造化データ) の購買発注ファイルから受注を登録することができます。購買発注ファイルは英語またはドイツ語でアップロードする必要があります。

ファイルがアップロードされると、ファイル情報が受注依頼に自動的に抽出され、(たとえば、抽出データに基づいて受注先を決定することで) 受注依頼項目の値が提案されます。

受注依頼は、受注に変換することができます。受注依頼は、基本的に受注を準備する目的で使用される受注ドラフトです。これは受注の前伝票を表しますが、ビジネスの観点から伝票フローの一部ではありません。完全な受注依頼には、自動的に提案またはマニュアルで指定された以下の項目が含まれている必要があります。

• ヘッダ項目: 受注先、販売組織/流通チャネル/製品部門 (つまり、販売エリア)、受注タイプ
• 明細項目: 製品、要求数量、数量単位 (UoM)

状況処理を有効化して、データ抽出が失敗した場合や自動データ提案が終了した場合など、注意が必要な状況について社内営業業務担当に通知することができます。

受注依頼データが完全である場合は、受注登録をシミュレートするか、受注を直接登録することができます。シミュレートされた登録がエラーによって失敗した場合は、受注依頼の修正に役立つ原因が通知されます。シミュレートされた登録が正常に終了すると、受注依頼と受注伝票の間のデータ差異をプレビューすることができます。

このアプリでは、限られた数の受注タイプのみがサポートされていることに注意してください。

社内営業業務担当は、以下のステップに従うことで、受注登録 - 自動抽出アプリを効率的に利用して、構造化されていない購買発注ファイルからの受注登録プロセスを合理化することができます。

1. 購買発注ファイルアップロード: 社内営業業務担当が PDF またはイメージ形式の購買発注ファイルをアップロードします。ファイルとともに、関連する会社コードも指定します。
2. 抽出ステータスチェック: ファイルがアップロードされると、ファイルから情報を収集するための抽出プロセスが開始されます。この抽出プロセスには時間がかかります。社内営業業務担当は、"実行" オプションを選択することで、最新の抽出ステータスをチェックすることができます。抽出ステータスは、処理フローの最初のアイコンで示されます。
3. データ抽出およびマスタデータ決定: 抽出が完了すると、抽出されたデータが受注依頼に入力されます。また、抽出された情報に基づいて、受注先、出荷先、製品などの必要なマスタデータの決定も試行されます。
4. 不完全受注依頼: すべての必須項目を決定できない場合、受注依頼は不完全とみなされます。これは、処理フローの 2 番目のアイコンで示されます。このような場合、社内営業業務担当はオブジェクトページにナビゲートし、不足しているデータをマニュアルで入力します。
5. 受注シミュレートまたは受注登録: 受注依頼データが完全になると、社内営業業務担当には 2 つのオプションがあります。受注登録プロセスをシミュレートしてデータをチェックするか、受注の登録に直接進むことができます。
6. 追加処理: 受注が正常に登録されると、受注依頼は編集できなくなります。社内営業業務担当は、関連する受注アプリにナビゲートして、追加処理タスクを実行することができます。

受注登録 - 自動抽出アプリでは、以下の追加機能が提供されます。

1. アプリケーションログ表示: この機能により、ユーザはアプリケーションログにアクセスすることができます。アプリケーションログには、データ抽出およびデータ提案に関連するシステム処理に関する詳細情報が表示されます。ユーザは、ログをレビューして処理の詳細を理解することができます。ログには過去 100 日間のレコードが保持され、システムアクティビティの包括的なビューが提供されます。
2. 変更ログ表示: このアプリでは、受注依頼項目に対して行われた変更 (項目値の登録、編集、削除など) が追跡されます。変更ログにより、ユーザは変更の履歴をレビューし、受注依頼に対して行われた更新について透明性と説明責任を提供することができます。
3. レイアウト調整: ユーザは、好みに応じてテーブルレイアウトを柔軟にカスタマイズできます。列を追加または削除したり、列を並べ替えたり、特定のフィールドに基づいてテーブルを並べ替えたりすることができます。カスタマイズされたフィルタ設定およびテーブルレイアウトをバリアントとして保存できるため、ユーザは要件に応じてさまざまなビューを簡単に切り替えることができます。
4. データのフィルター: 検索結果を絞り込み、特定のデータに焦点を当てるために、ユーザーはフィルタリング機能を利用することができます。依頼登録者やその他の関連パラメータなどのさまざまな基準に基づいてフィルタを適用することができます。さらに、ユーザはデフォルトフィルタを調整して、特定のビジネスニーズに合わせてより絞り込まれたフィルタを登録することができます。