Uma cotação pode ser criada diretamente no sistema ou, alternativamente, com referência a uma consulta de vendas. A cotação permite que você forneça ao seu cliente uma oferta juridicamente vinculativa para o fornecimento de mercadorias ou serviços sujeitos a determinadas condições fixas.
A utilização de cotações não é obrigatória para o processo de vendas.
Às vezes, o cliente pode não gostar do preço ou dos termos oferecidos em sua cotação e decidir comprar de outro fornecedor. Nesse caso, a cotação não será referenciada por uma ordem do cliente e, por isso, permanece em aberto no seu sistema. Existem várias opções disponíveis para resolver esta situação. A utilização de um motivo de recusa (inserido no nível do item) é uma forma comum de definir o status de uma cotação como concluído.
Quando você usa um motivo da recusa (como "muito caro" ou "data de entrega atrasada demais"), você também armazena informações valiosas no sistema que podem ser usadas para analisar oportunidades de vendas.
A figura, Cotações de vendas, mostra o conceito de cotações.
A figura BDG – Cotação de vendas mostra o diagrama do processo para o item de escopo BDG, Cotação de vendas.
Estas são as principais etapas do processo:
Na etapa Criar cotação de vendas, você insere a cotação de vendas depois que um cliente a solicita.
Em seguida, dependendo da decisão do cliente, são possíveis os seguintes resultados:
- O cliente solicita modificações na cotação.
- O cliente recusa a cotação e, nesse caso, a rejeitamos (usando um motivo da rejeição).
- O cliente aceita a cotação e deseja fazer uma ordem.
Um item da cotação não recebe o status "Concluído" até que a quantidade completa no item tenha sido copiada para uma ordem subsequente (ou ordens). Se apenas uma parte da quantidade for copiada, o item da cotação recebe o status "Parcialmente referenciado". Isso permite que você continue criando pedidos a partir deste item até que a quantidade total tenha sido referenciada.