Abrechnungsfunktionen verstehen

Ein typisches Abrechnungsszenario ist, dass ein Unternehmen seine Kunden am Ende jedes Monats in Rechnung stellen möchte. Während des Monats hat das Unternehmen Materialien an viele Kunden versendet und möchte nun die entsprechenden Kundenrechnungen anlegen.

Am letzten Tag jedes Monats greift ein Sachbearbeiter für die Rechnungsbearbeitung auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition zu und öffnet die App Fakturen anlegen. In dieser App können Sie eine Liste aller Lieferungen anzeigen, die zur Fakturierung anstehen. Der Sachbearbeiter für die Rechnungsbearbeitung kann die Liste überprüfen und die Massenerstellung von Rechnungen für die entsprechenden Kunden anstoßen.

Alternativ kann das Anlegen von Rechnungen durch einen Hintergrundjob erfolgen, der automatisch am letzten Tag des Monats ausgeführt wird.

Beim Anlegen der Rechnungen (in SAP S/4HANA Cloud Public Edition als Fakturen bezeichnet) werden auch entsprechende Buchungen im Bereich Finanzbuchhaltung des Systems angelegt.

Die Fakturierung schließt den Prozess "Verkauf ab Lager" ab. Es folgt normalerweise der Eingang der Zahlung des Kunden. Die Zahlung ist jedoch logisch Teil der Finanzbuchhaltung, nicht des Vertriebs, und ist daher im Lösungsprozess Debitorenbuchhaltung (J59) enthalten.

Dies ist eine vereinfachte Beschreibung des Prozesses, die auch viele zusätzliche optionale Schritte enthält. Diese werden im Testskript ausführlich beschrieben.

Wenn eine Faktura gesichert wird, generiert das System automatisch alle erforderlichen Belege für die Buchhaltung. Insbesondere führt es eine Sollbuchung auf dem Kundenforderungskonto und eine Habenbuchung auf dem Erlöskonto durch. Sie können diese Buchungen anzeigen, indem Sie den entsprechenden Buchhaltungsbeleg (oder Buchungsbeleg) anzeigen, auf den Sie direkt über die Faktura oder alternativ über den Prozessablauf zugreifen können.

Das System kann automatisch zusätzliche Belege für das Finanzwesen sowie Belege für das interne Rechnungswesen und die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung generieren.

Weitere Auswirkungen des Sicherns einer Faktura sind:

• Die Statusinformationen werden in allen zugehörigen Verkaufs- und Auslieferungsbelegen aktualisiert.
• Das Kreditkonto des Kunden wird aktualisiert (sofern SAP S/4HANA Credit Management aktiv ist).
• Analysefunktionen (z.B. in SAP S/4HANA integrierte Analysefunktionen oder SAP BW/4HANA) werden aktualisiert.

Alternativ zum manuellen Anlegen von Abrechnungsbelegen können Sie einen Hintergrundjob einplanen, um sie anzulegen. Wie in der Abbildung „Konzept der relativen Datumsauswahl und Datumsfunktionen" dargestellt, kann diese Einplanung die Funktion für die relative Datumsauswahl verwenden, um Belege für die Verarbeitung auszuwählen.

Ein relatives Datum wird immer in Bezug auf das Datum definiert, an dem der Job zur Ausführung eingeplant ist. Das System ermittelt relative Daten, z.B. Gestern (einzelnes Datum) und Vorheriger Monat (Datumsbereich), indem es Datumsfunktionen verwendet.

• Navigieren Sie beim Einplanen eines neuen Fakturaerstellungsjobs zum Abschnitt Parameter.
• Verwenden Sie die Eingabehilfe des Felds Relatives Fakturadatum, um die gewünschte Datumsfunktion auszuwählen.
• Der Job ist nun so eingestellt, dass alle fakturierbaren Vertriebsbelege ausgewählt werden, deren Fakturadatum mit dem angegebenen relativen Datum oder relativen Datumsbereich übereinstimmt.
• Konfigurieren Sie die übrigen Parameter und Einstellungen nach Bedarf, und wählen Sie Einplanen, um den Vorgang abzuschließen.

SAP stellt mehrere Datumsfunktionen bereit, die allgemein verständliche Datumskonzepte widerspiegeln.

• Nur Anwendungsbenutzer, denen der Anwendungskatalog Analysen - Query-Design (SAP_CA_BC_ANA_AQD) zugeordnet ist, können auf die App Datumsfunktionen verwalten zugreifen und damit benutzerdefinierte Datumsfunktionen anlegen. Die Benutzerrolle Analysensachbearbeiter (SAP_BR_ANALYTICS_SPECIALIST) enthält diesen Anwendungskatalog standardmäßig.
• Wenn Sie allen Anwendungsbenutzern mit der Benutzerrolle Sachbearbeiter für die Rechnungsbearbeitung (SAP_BR_BILLING_CLERK) Zugriff auf die App gewähren möchten, kann ein Anwendungsexperte den Anwendungskatalog Analysen - Query-Design der Benutzerrolle Sachbearbeiter für die Rechnungsbearbeitung zuordnen.