Comprender las funciones de facturación

Un escenario de facturación típico es que una empresa desea facturar a sus clientes al final de cada mes. Durante el mes, la empresa ha enviado materiales a muchos clientes y ahora desea crear las facturas de cliente correspondientes.

El último día de cada mes, un responsable de facturación accede a SAP S/4HANA Cloud, edición pública, y abre la aplicación Crear documentos de facturación. En esta aplicación, es posible visualizar una lista de todas las entregas en espera de facturación. El encargado de facturación puede revisar la lista e iniciar la creación en masa de facturas para los clientes correspondientes.

Como alternativa, la creación de facturas puede realizarse mediante un job de fondo que se ejecuta automáticamente el último día del mes.

La creación de las facturas (conocidas como Documentos de facturación en SAP S/4HANA Cloud Public Edition) también crea las contabilizaciones correspondientes en el área Contabilidad financiera del sistema.

La facturación completa el proceso "Venta contra almacén". Suele ir seguido de la recepción del pago del cliente. Sin embargo, el pago forma parte lógicamente de Gestión financiera, no de Ventas y, por lo tanto, se incluye en el proceso de solución Contabilidad de deudores (J59).

Esta es una descripción simplificada del proceso, que también incluye muchos pasos opcionales adicionales. Estos se describen en detalle en el script de test.

Cuando se graba un documento de facturación, el sistema genera automáticamente todos los documentos necesarios para la contabilidad. Específicamente, realiza una contabilización en el Debe en la cuenta de créditos del cliente y una contabilización en el Haber en la cuenta de ingresos. Estas contabilizaciones se pueden ver visualizando el documento contable correspondiente (o asiento contable), al que se puede acceder directamente a través del documento de facturación o, de forma alternativa, a través del flujo de proceso.

El sistema puede generar automáticamente documentos adicionales para Gestión financiera, así como documentos para Contabilidad interna y Cuenta de resultados.

Otros efectos de grabar un documento de facturación son:

• La información de estado se actualiza en todos los documentos de ventas y de entrega de salida relacionados.
• La cuenta de crédito del cliente se actualiza (suponiendo que SAP S/4HANA Credit Management está activo).
• Se actualizan las funciones de análisis (como SAP S/4HANA Embedded Analytics o SAP BW/4HANA).

Como alternativa a la creación manual de documentos de facturación, puede programar un job de fondo para crearlos. Como se indica en la figura, Concepto de selección de fecha relativa y Funciones de fecha, esta programación puede utilizar la funcionalidad de selección de fecha relativa para seleccionar documentos para su procesamiento.

Una fecha relativa siempre se define en relación con la fecha en la que el job está programado para ejecutarse. El sistema determina fechas relativas, como Ayer (fecha individual) y Mes anterior (intervalo de fechas), utilizando funciones de fecha.

• Al programar un nuevo job de creación de documentos de facturación, vaya a la sección Parámetros.
• Utilice la ayuda para entradas del campo Fecha de facturación relativa para seleccionar la función de fecha deseada.
• El job ahora se fija para seleccionar todos los documentos SD facturables cuyas fechas de facturación coincidan con la fecha relativa especificada o el intervalo de fechas relativo.
• Configure los parámetros y las opciones restantes según sea necesario y seleccione Programar para finalizar.

SAP proporciona varias funciones de fecha que reflejan conceptos de fecha comúnmente entendidos.

• Solo los usuarios empresariales que tengan asignado el catálogo empresarial Análisis - Diseño de consulta (SAP_CA_BC_ANA_AQD) pueden acceder a la aplicación Gestionar funciones de fecha y utilizarla para crear funciones de fecha personalizadas. El rol empresarial Especialista de análisis (SAP_BR_ANALYTICS_SPECIALIST) contiene este catálogo empresarial por defecto.
• Si desea dar acceso a todos los usuarios empresariales con el rol empresarial Responsable de facturación (SAP_BR_BILLING_CLERK) a la aplicación, un usuario clave puede asignar el catálogo empresarial Análisis - Diseño de consulta al rol empresarial Responsable de facturación.