Compréhension des fonctions de facturation

Un scénario de facturation type est qu'une entreprise souhaite facturer ses clients à la fin de chaque mois. Au cours du mois, la société a expédié des articles à de nombreux clients et souhaite maintenant créer les factures client correspondantes.

Le dernier jour de chaque mois, un gestionnaire du traitement des factures accède à SAP S/4HANA Cloud, édition publique et ouvre l'application Création de documents de facturation. Dans cette application, il est possible d'afficher une liste de toutes les livraisons en attente de facturation. Le gestionnaire du traitement des factures peut vérifier la liste et déclencher la création en masse de factures pour les clients respectifs.

Sinon, la création de factures peut être effectuée par un job d'arrière-plan qui est exécuté automatiquement le dernier jour du mois.

La création des factures (appelées Documents de facturation dans SAP S/4HANA Cloud, édition publique) crée également les écritures correspondantes dans le domaine Comptabilité financière du système.

La facturation termine le processus « Vente sur stock ». Elle serait normalement suivie de la réception du paiement du client. Cependant, le paiement fait logiquement partie de la comptabilité financière et non des ventes et est donc inclus dans le processus de solution Comptabilité clients (J59).

Il s'agit d'une description simplifiée du processus, qui inclut également de nombreuses étapes facultatives supplémentaires. Elles sont décrites en détail dans le script de test.

Lorsqu'un document de facturation est sauvegardé, le système génère automatiquement tous les documents requis pour la comptabilité. Plus précisément, il effectue une écriture au débit sur le compte de créances client et une écriture au crédit sur le compte de produits. Ces écritures sont visibles en affichant la pièce comptable correspondante (ou Écriture au journal), accessible directement via le document de facturation ou via le flux de processus.

Le système peut générer automatiquement des pièces supplémentaires pour la comptabilité financière, ainsi que des pièces pour le contrôle de gestion et l'analyse du compte de résultat.

Les autres effets de la sauvegarde d'un document de facturation sont les suivants :

• Les informations de statut sont mises à jour dans tous les documents de vente et de livraison sortante associés.
• Le compte créditeur du client est mis à jour (en supposant que SAP S/4HANA Credit Management est actif).
• Les fonctions analytiques (telles que les fonctions analytiques intégrées SAP S/4HANA ou SAP BW/4HANA) sont mises à jour.

Comme alternative à la création manuelle de documents de facturation, vous pouvez planifier un job d'arrière-plan pour les créer. Comme indiqué dans la figure Concept de sélection de date relative et Fonctions de date, cet ordonnancement peut utiliser la fonctionnalité de sélection de date relative pour sélectionner les documents à traiter.

Une date relative est toujours définie par rapport à la date à laquelle l'exécution du job est planifiée. Le système détermine les dates relatives, telles que Hier (date unique) et Mois précédent (plage de dates), à l'aide des fonctions de date.

• Lors de la planification d'un nouveau job de création de document de facturation, accédez à la section Paramètres.
• Utilisez l'aide à la saisie de la zone Date de facture relative pour sélectionner la fonction de date souhaitée.
• Le job est maintenant défini pour sélectionner tous les documents commerciaux facturables dont les dates de facturation correspondent à la date relative ou à la plage de dates relative indiquée.
• Configurez les paramètres et options restants selon vos besoins et sélectionnez Planifier pour terminer.

SAP fournit plusieurs fonctions de date qui reflètent les concepts de date communément compris.

• Seuls les utilisateurs fonctionnels auxquels le catalogue fonctionnel Analyses - Conception de requête (SAP_CA_BC_ANA_AQD) est affecté peuvent accéder à l'application Gestion des fonctions de date et l'utiliser pour créer des fonctions de date personnalisées. Le rôle utilisateur Spécialiste d'analyses (SAP_BR_ANALYTICS_SPECIALIST) contient ce catalogue fonctionnel par défaut.
• Si vous voulez permettre à tous les utilisateurs fonctionnels disposant du rôle utilisateur Gestionnaire du traitement des factures (SAP_BR_BILLING_CLERK) d'accéder à l'application, un utilisateur clé peut affecter le catalogue fonctionnel Analyses - Conception de requête au rôle utilisateur Gestionnaire du traitement des factures.