Pasos del proceso
El proceso suele comenzar con la creación de una orden de servicio. La orden de servicio se crea utilizando el elemento organizativo de ventas y también utiliza el registro de datos maestros para el cliente. La orden de servicio contiene uno o más artículos en línea con un material de servicio que representa el servicio vendido al cliente. La orden de servicio se puede crear en SAP S/4HANA Cloud Public Edition mediante la interfaz de usuario de SAP Fiori o en el sistema mediante una API.
En el aprovisionamiento, la solicitud de pedido creada para los materiales no de almacén se puede convertir en un pedido. Esto se puede realizar manualmente o mediante un job de fondo programado para ejecutarse periódicamente. Es posible configurar y utilizar una estrategia de aprobación para el pedido creado para que se tenga que aprobar antes de poder enviarlo al proveedor. Este proceso de aprobación puede ser compatible con un flujo de trabajo (flexible) para guiar el documento a los aprobadores correctos.
Una vez que han llegado los materiales de servicio (que se han aprovisionado externamente de un proveedor), la entrada de mercancías se debe contabilizar en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Esto da como resultado una actualización posterior de los costes contabilizados en la partida individual de la orden de servicio para la que se compraron los materiales.
A continuación, el proveedor enviará una factura por los materiales de servicio comprados. Tras la recepción, esta factura debe introducirse en SAP S/4HANA Cloud Public Edition. La contabilización de la factura de proveedor también puede volver a actualizar los costes para las partidas individuales de la orden de servicio. Un flujo de trabajo se puede utilizar para autorizar facturas de proveedor registradas previamente de forma preliminar.
Mediante una aplicación SAP Fiori, la orden de servicio se puede verificar y el historial de transacciones de la orden de servicio muestra las solicitudes de pedido creadas, los pedidos, las contabilizaciones de entrada de mercancías y las facturas de proveedor introducidas.
Desde la versión 2508, las piezas de recambio no utilizadas se pueden devolver al proveedor para posiciones de orden de servicio que se han aprovisionado sin contabilizaciones de stock. Esto le permite crear un pedido de devolución que haga referencia a la posición de orden de servicio, lo que permite una devolución financiera sin afectar al inventario.
Materiales no de almacén
Los materiales comprados a los proveedores se denominan materiales no gestionados en stock o materiales no de almacén.
Cuando la orden de servicio se libera y guarda en la base de datos, el sistema SAP S/4HANA Cloud puede crear automáticamente una solicitud de pedido (PR) para cualquier material asignado a una línea de servicio de la orden como material no de almacén. Se admiten dos tipos de procesos para materiales no de almacén:
- Material no de almacén con una fuente de aprovisionamiento conocida: son materiales para los que el proveedor, el precio, etc., se conocen y, por lo tanto, se definen bien como datos maestros en el sistema.
- Material no de almacén sin una fuente de aprovisionamiento conocida: son materiales que rara vez se necesitan o que tienen un coste muy bajo y, por lo tanto, el proveedor, el precio, etc., no están disponibles en el sistema como datos maestros.
Durante la creación de órdenes de servicio para materiales no de almacén con una fuente de aprovisionamiento conocida, el sistema desencadena automáticamente la creación de la solicitud de pedido y asigna la fuente de aprovisionamiento válida. Esto se realiza mediante un registro de datos maestros llamado libro de pedidos. El sistema también debe obtener automáticamente los elementos de determinación de precios correctos. Esto se realiza mediante un registro maestro llamado registro info de compras. Esta solicitud de pedido se puede convertir en un pedido manualmente o mediante un job de fondo programado para ejecutarse automáticamente en intervalos predefinidos.
Para el material no de almacén sin una fuente de aprovisionamiento conocida, la descripción de material genérico introducida en la orden de servicio se sustituye por una descripción de material específica (pieza de recambio) y el precio de valoración de este material se introduce manualmente. Esto se realiza para permitir la creación automática de la solicitud de pedido. La entrada manual permite al departamento de aprovisionamiento pedir la(s) pieza(s) correcta(s).
Objetos de datos maestros utilizados
Los siguientes objetos de datos maestros son necesarios para los procesos de integración entre aprovisionamiento y gestión de servicios, que se implementan utilizando este elemento de alcance:
- Socio comercial que representa al cliente
- Socio comercial que representa al proveedor
- Servicio (mediante un registro maestro de materiales)
- Registro info de compras
- Libro de pedidos
La funcionalidad de socio comercial de SAP S/4HANA Cloud Public Edition se utiliza para actualizar los registros de datos maestros de cliente y proveedor en el sistema.
Los servicios prestados al cliente se crean como registros maestros de materiales con un tipo de material especial para servicios (conocidos como productos de servicio o materiales). El mismo tipo de registro maestro se utiliza para los materiales comprados a los proveedores (como materiales no de almacén).
El registro info de compras contiene todos los acuerdos sobre precios realizados con el proveedor en relación con los materiales comprados (períodos de validez, precios brutos, descuentos, gastos de transporte, etc.).
Un libro de pedidos es un registro de datos maestros que se crea para un material en un centro. Se utiliza en la determinación automática de fuente de aprovisionamiento. Es posible marcar un proveedor en el libro de pedidos como fuente de aprovisionamiento fija para un material durante un período de validez determinado. Este proveedor se asignará automáticamente como fuente de aprovisionamiento a la solicitud de pedido creada a partir de la línea de servicio que contiene el material (no de almacén).