Création de contrats de service

L'application SAP Fiori appelée Gestion des contrats de service vous permet de créer et de modifier des contrats de service et des postes de contrat de service dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Cela inclut les contrats de service créés dans le système et les contrats de service synchronisés à partir de systèmes externes.

L'application Gestion des contrats de service est disponible lorsque le rôle Directeur du service à la clientèle (CUSTOMER_SRVC_MGR) est affecté à votre utilisateur.

Dans l'écran Gestion des contrats de maintenance, dans la zone d'écran Contrats de maintenance, sélectionnez Créer.

Sinon, dans l'écran Service Contract: New, sélectionnez New.

Comme indiqué précédemment, dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service, il est possible de modifier le pays fiscal destinataire déterminé dans l'en-tête d'un contrat de service. L'entrée est normalement dérivée du réceptionnaire utilisé dans le contrat de service, mais cette entrée déterminée peut être écrasée par une autre entrée si nécessaire.

Le système copie automatiquement tous les textes liés à la facturation (types de texte TX05 et TX06, y compris toutes les langues disponibles) des données de base du partenaire vers les textes de l'en-tête du contrat de service. Le système effectue cette opération lorsque des conditions spécifiques sont remplies.

Cette fonctionnalité est disponible dans l'application Gestion des contrats de service et les API pour les contrats de service.

Vous pouvez afficher les dates de début au plus tôt et de fin au plus tard d'un contrat de service dans l'application Gestion des contrats de service.

À partir des dates de début de tous les postes de contrat de service contenus dans le contrat de service, le système utilise la date de début au plus tôt comme date de début au plus tôt du contrat de service. À partir des dates de fin de tous les postes de contrat de service contenus dans le contrat de service, le système utilise la date de fin au plus tard comme date de fin au plus tard du contrat de service. Vous pouvez également utiliser ces deux zones pour filtrer les contrats de service.

Il est également possible d'affecter des éléments d'organigramme technique de projet (éléments d'OTP) en tant qu'attributs à un contrat de service (ou, par conséquent, à un ordre de service ou à un ordre de réparation). Dans une opération de service, un élément d'OTP est utilisé comme attribut d'un objet de résultat, ce qui vous permet d'associer les coûts et produits d'une telle opération de service à un projet et d'analyser la rentabilité au niveau du projet.

Pour saisir un contrat en mode de modification, cliquez sur l'icône représentant un crayon dans la liste des résultats de la recherche de contrats de service.

Sur la page d'objet du contrat de service, vous pouvez passer du mode d'affichage au mode de modification en sélectionnant les options Traiter ou Traiter liste.

Lors de la création d'un contrat de service, un bouton intitulé Proposition de produits est disponible dans le bloc d'affectation Liste de produits d'un poste de contrat de service. Un utilisateur peut utiliser cette option pour sélectionner des produits dans la structure de nomenclature qui a été gérée pour un produit de poste (dans le contrat de service actuel) ou un équipement ou un produit tel qu'utilisé dans la liste d'objets. Ces produits de la structure de nomenclature peuvent ensuite être ajoutés à la liste de produits.

Lorsque vous utilisez le bouton, un type de source doit d'abord être sélectionné (produit du poste, produits (liste d'objets) ou équipement (liste d'objets)), puis l'objet source réel doit être saisi. Par exemple, le numéro d'équipement. Si une structure de nomenclature est affectée à la source saisie, cette structure de nomenclature est ensuite développée et l'utilisateur peut en sélectionner des produits.

Les prix ou remises client pour les services et les pièces de rechange peuvent être gérés en fonction des accords sur les prix dans les contrats de service.

Ces accords sur les prix sont ensuite copiés dans les ordres de service affectés aux contrats de service (pour lesquels les accords sur les prix ont été gérés) après la détermination du contrat de service.

Les utilisateurs clés disposant du rôle Spécialiste prix (SAP_BR_PRICING_SPECIALIST) peuvent créer les enregistrements de conditions pertinents pour gérer ces accords sur les prix (prix ou remises) pour les postes de contrat de service à l'aide de l'application Définition des prix des articles - Ventes.

Pour gérer les enregistrements de conditions dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, utilisez les types de conditions suivants, conçus spécifiquement pour les contrats de service :

• Prix de l'article dans le contrat de service (PSC0)
• Remise article dans le contrat de service (DSC1)
• Remise de groupe du prix de l'article dans le contrat de service (DSC2)

Dans l'exemple de la figure Utilisation des enregistrements de conditions, un prix d'article spécifique au contrat de 15 USD pour la pièce de rechange SRV_03 est géré.

Vous pouvez utiliser la détermination de contrat de service pour rechercher et afficher les contrats de service existants auxquels les ordres de service peuvent être affectés.

Lors de l'utilisation de la détermination de contrat de service, les critères suivants s'appliquent :

• Le donneur d'ordre dans le contrat de service et dans l'ordre de service doit être identique.
• L'organisation commerciale et le canal de distribution dans le contrat de service et dans l'ordre de service doivent être identiques.
• Le statut du poste de contrat de service doit être Validé.
• La date dans la zone Début demandé de l'ordre de service doit être comprise dans la période de validité du poste de contrat de service.

Lorsque vous créez un poste dans un ordre de service sur charges réelles, le système exécute automatiquement la détermination de contrat, sélectionne les postes de contrat de service appropriés en fonction des critères susmentionnés et affiche les résultats.

• Le système sélectionne et propose à la sélection les postes de contrat de service dont les listes de produits contiennent le produit saisi dans le poste d'ordre de service.
• Les postes de contrat de service qui n'ont aucune entrée dans la liste de produits du poste de contrat sont également sélectionnés.
• Le système sélectionne et propose à la sélection les postes de contrat de service dont les listes d'objets contiennent l'objet de référence saisi dans le poste d'ordre de service.
• En outre, les postes de contrat de service qui n'ont aucune entrée dans la liste d'objets du poste de contrat sont également sélectionnés.

Lors de la sélection des postes de contrat de service, les données des postes de contrat de service sont copiées dans les ordres de service et les prix des accords sur les prix dans les contrats de service sont appliqués.

Lorsque vous créez des ordres de service à l'aide d'interfaces de programmation d'applications (API), la détermination de contrat de service est également exécutée pour ces ordres tant que vous ne faites pas référence à des contrats externes. Notez qu'avec un contrat externe, le système n'exécute pas la détermination de contrat de service. Selon le nombre de postes de contrat de service trouvés, la détermination du contrat de service se comporte comme suit :

• Lorsqu'un seul poste de contrat de service est trouvé, le système sélectionne automatiquement les contrats de service pour l'ordre de service.
• Lorsque plusieurs postes de contrat de service sont trouvés, le système ne sélectionne aucun poste mais envoie des messages.

  Dans ce cas, vous pouvez accéder à l'ordre de service dans l'application Gestion des ordres de service pour effectuer manuellement la détermination du contrat de service.

• Lorsqu'aucun poste de contrat de service n'est trouvé, le système n'effectue aucune sélection.

Vous créez un ordre de service (sur charges réelles) qui remplit les critères de détermination du contrat de service.

Le produit SRV_03 est géré dans la liste de produits du contrat de service 7000001340 poste 100.

Un prix d'article spécifique du contrat de 15 USD est géré comme accord sur les prix.

Dans cet exemple, plusieurs contrats de service sont déterminés.

L'utilisateur sélectionne le contrat de service qui doit être affecté à l'ordre de service.

Dans cet exemple, le contrat de service déterminé est affiché dans les détails de l'en-tête de l'ordre de service.

Le poste de pièce de rechange 10 affiche la pièce de rechange SRV_03avec le prix de l'article spécifique au contrat de service de 15 USD.

Dans les détails de prix du poste de pièce de rechange 10, le prix de l'article spécifique du contrat de service de 15 USD est affiché.

Le code Calendrier de facturation finalisé peut être activé à tout moment pour informer le système qu'un calendrier de facturation ad hoc créé est finalisé. Une fois ce code activé, le calendrier de facturation ad hoc ne peut plus être modifié.

Le statut de facturation d'un poste de contrat de service passe uniquement à Complètement facturé pour un calendrier de facturation ad hoc, lorsque le code Calendrier de facturation finalisé est activé et que toutes les lignes de demande de facture sont facturées. Une fois ce code activé, il déclenche le processus de finalisation de la facturation. Si toutes les lignes de demande de facture sont facturées, le statut de facturation passe à Intégralement facturé. Si le statut n'est pas défini sur Complètement facturé, le système tente d'activer le statut à chaque fois qu'une ligne de demande de facture est facturée, jusqu'à ce que toutes les lignes de demande de facture soient facturées et que le statut de facturation soit défini sur Intégralement facturé.

La zone Date de prestation de services est disponible dans le calendrier de facturation d'un poste d'ajustement des prix et d'un poste de facturation ad hoc. La valeur de cette zone peut être transférée à un document de facturation, ce qui a un impact sur le calcul des taxes pour le document de facturation.

La date de facturation est par défaut égale à la date du contrat de service. Un utilisateur final peut saisir manuellement une valeur dans la zone Date de prestation de services pour modifier la date de facturation.

Dans la table avec les postes d'un contrat de service, un bouton Modifier les règles d'imputation est disponible. Ce bouton permet d'exécuter une modification en masse des zones de règle d'imputation pour plusieurs postes sélectionnés. Les zones Règle de période de décompte et Règle de date de facturation peuvent être mises à jour pour les postes sélectionnés.

La version 2408 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition a également introduit différentes nouvelles options pour le traitement en masse des contrats de service et des postes de contrat de service.

Vous pouvez demander au système de traiter d'importants volumes de contrats de service et de postes de contrat de service à la fois et de suivre les jobs de traitement en masse correspondants à l'aide des applications suivantes :

• Traitement en masse des contrats de service
• Traitement en masse des postes de contrat de service
• Suivi des opérations de service traitées en masse

La seule action de traitement en masse actuellement prise en charge avec les applications mentionnées est la mise à jour des prix pour les contrats de service et les postes de contrat de service.

Depuis la version 2408 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, vous pouvez afficher les demandes de correction de facture et les demandes d'augmentation de facture qui ont été créées en référence à des factures de contrat de service dans l'application Gestion des contrats de service. Pour ce faire, vous accédez à l'historique des opérations du contrat de service ou du poste de contrat de service. Vous pouvez également accéder aux applications pertinentes pour plus de détails sur ces documents.

Pour créer une demande de correction de facture, vous pouvez utiliser le type de document RK dans l'application Gestion des demandes d'avoir - Version 2 ou Gestion des demandes d'avoir. Pour créer une demande d'augmentation de facture, vous pouvez utiliser le type de pièce CBII dans les mêmes applications.

Lorsqu'un contrat de service est sauvegardé, un contrôle du crédit est déclenché pour les postes validés du contrat. Le contrôle du crédit est effectué pour chaque payeur au niveau du poste. Cela signifie que les postes avec le même payeur sont regroupés et que leur valeur brute est additionnée pour chaque contrôle du crédit. Si le résultat du contrôle du crédit est positif, chaque poste réussi met à jour l'engagement d'un partenaire en temps opportun. Les engagements sont ensuite consolidés dans l'engagement qui consomme le plafond de crédit disponible du partenaire. Si le résultat du contrôle du crédit est négatif, les postes ayant échoué sont redéfinis sur En cours de traitement et chaque poste ayant échoué génère un cas de décision d'octroi de crédit documenté.

Les clients peuvent activer ou désactiver le contrôle de gestion des crédits au niveau de l'opération de service à l'aide d'une IU SSC disponible. Certaines étapes de configuration préalables dans la gestion des crédits sont également requises.

Un contrôleur des crédits peut valider directement un poste de contrat de service bloqué à partir du rapport de décision d'octroi de crédit documenté. Une fois qu'un cas de décision d'octroi de crédit documenté est validé, le poste de contrat de service correspondant est également validé et met à jour l'engagement de crédit.

Le contrôleur des crédits peut également déclencher un nouveau contrôle du crédit pour un poste de contrat de service bloqué. Si le nouveau contrôle du crédit est positif, le poste de contrat de service correspondant est validé et la valeur d'engagement est mise à jour. Si le nouveau contrôle du crédit est à nouveau négatif, le poste de contrat de service correspondant reste En cours de traitement.

Si un contrôle du crédit est activé pour un contrat de service, il est possible d'exécuter un renouvellement automatique. Le processus de renouvellement automatique contournera le processus de contrôle du crédit et mettra directement à jour l'engagement de crédit.

L'exemple de la diapositive montre un contrat de maintenance dont le renouvellement automatique est activé pour 2 ans. Avant le renouvellement automatique, l'engagement de contrôle de crédit est de 1 200 EUR et, après le renouvellement automatique, l'engagement de contrôle de crédit est de 3 600 EUR.

Dans de rares cas, le montant au crédit côté service peut être incohérent avec le montant d'engagement de SAP Financial Supply Chain Management (FSCM). Exemple : si les clients modifient l'affectation de segment de crédit ou qu'un problème système entraîne un échec de la mise à jour des engagements, les montants peuvent différer. Dans une telle situation, l'engagement doit être restructuré. L'application Restructuration des données de gestion des crédits peut être utilisée pour ce faire dans de tels scénarios.

Différentes fonctionnalités analytiques sont disponibles pour les contrats de service. Les deux cartes analytiques suivantes pour les contrats de service sont par exemple disponibles :

• Contrats de service par donneur d'ordre
• Contrats de service par produit

À côté de ces deux nouvelles cartes analytiques, vous pouvez utiliser l'application Postes de contrat de service - Analyse flexible pour sélectionner une combinaison flexible de dimensions afin d'analyser les données de comptabilité financière pour les postes de contrat de service.

La version 2402 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service a introduit la possibilité de copier tous les textes d'en-tête et de poste (également appelés notes) à partir d'opérations de service précédentes spécifiques dans des contrats de service et également dans des modèles de contrat de service.

Cela est piloté par un processus appelé détermination de texte et permet de copier automatiquement des messages supplémentaires (tels que les souhaits du client, les notes internes, les descriptions de problèmes, etc.) tout au long de la chaîne de documents. Cette fonctionnalité s'applique aux cas suivants :

• Création de contrats de service à partir de postes de contrat de service dans les ordres de solution
• Création de contrats de service à partir de modèles de contrats de service
• Copie de contrats de service ou de postes dans des contrats de service
• Copie de modèles de contrat de service ou de postes dans des modèles de contrat de service

L'échange d'informations via des textes est piloté par les types de textes, la détermination du texte et les options de pilotage de la copie. Le pilotage de la copie pilote la copie des textes des documents source vers les documents cibles. SAP fournit des pilotages de texte pour les contrats de service. Le tableau suivant fournit une synthèse des types de textes disponibles et de la manière dont ils peuvent être copiés depuis ou vers des contrats de service :

Les contrats de service peuvent également être créés à l'aide d'une interface de programmation d'applications (API). Une mise à jour en masse des contrats de service peut également être exécutée à l'aide d'une API.

La version 2402 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service a introduit certaines extensions à l'API pour les contrats de service :

L'API OData version 4 Contrat de service (A2X) (API_SERVICECONTRACT) contient de nouvelles entités pour le statut utilisateur au niveau de l'en-tête et du poste. De nouvelles actions de mise à jour des prix au niveau de l'en-tête, du poste et de la ligne de demande de facture sont également incluses.

Il est possible que le système crée automatiquement un nouveau plan d'entretien lorsque vous validez un poste de contrat de service. Si vous le souhaitez, vous devez fournir des données de référence dans ce poste de contrat de service avant de le valider. Avant la version 2408 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, vous pouviez uniquement afficher le plan de maintenance qui était affecté à un poste de contrat de service. Depuis la version 2408 de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, le plan de maintenance peut également être créé.

Vous devez fournir les données de référence sur le poste d'entretien et le modèle d'ordre de service. Avec le poste d'entretien fourni, le plan d'entretien et le type d'ordre de service pertinents sont également affichés à titre de référence.

Vous pouvez utiliser l'application SAP Fiori Gestion des modèles de contrat de service pour créer et mettre à jour des modèles de contrats de service. Avec un modèle de contrat de service, vous pouvez définir des données réutilisables qui, par la suite, réduisent le temps nécessaire à la création d'un nouveau contrat de service.

Vous pouvez utiliser l'option Créer pour ajouter un nouveau modèle de contrat de service à la liste.

Vous pouvez gérer, par exemple, une description pour le modèle de contrat de service, la période de validité du modèle de contrat de service et une valeur par défaut pour la durée du contrat du contrat de service lié.

Vous pouvez ajouter des postes de modèle standard, des postes de modèle d'ajustement des prix et/ou des postes de modèle de facturation ad hoc à un modèle de contrat de service.

Lorsqu'un modèle de contrat de service est validé, vous pouvez utiliser l'icône Créer activité liée pour créer un contrat de service lié, en fonction du modèle de contrat de service. Une fois le bouton sélectionné, une fenêtre pop-up s'affiche et vous devez saisir le donneur d'ordre et la date (et l'heure) de début du contrat de service lié. Il est également possible de créer un contrat de service contenant uniquement certains des postes du modèle de contrat de service.

Vous pouvez indiquer l'équipement lorsque vous créez un contrat de service lié à partir d'un modèle de contrat de service. L'équipement indiqué est directement ajouté à la liste d'objets des postes de contrat de service correspondants lors de la création du contrat de service lié.