Présentation de la gestion et du suivi des ordres de service

Ce processus de solution englobe la planification et l'exécution des services sur site, couverts par deux scénarios : prix fixe et temps et article (temps et article). Le processus inclut la création de l'ordre de service, la validation de l'ordre de service, suivie des confirmations de service ultérieures, ainsi que la facturation du client.

Le processus de solution 3D2 est l'un des processus de solution clés qui font partie de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service.

• Créer un ordre de service
  • Pré-budgéter les coûts et les produits sur un ordre de service
  • Valider les postes de l'ordre de service (facultatif)
  • Modifier l'ordre de service (facultatif)
  • Valider l'ordre de service
• Créer une confirmation de service
  • Comptabiliser la feuille de saisie des temps pour l'ingénieur services avec les dépenses éventuelles
  • Copier automatiquement les coûts d'approvisionnement dans la confirmation de service, en fonction de la facture fournisseur ou de la commande d'achat comptabilisée
  • Annuler la confirmation de service avec ses documents liés (facultatif)
  • Valider l'ordre de service ou la confirmation de service pour la facturation et la création automatique de la demande de document de facturation
• Créer un document de facturation
  • Créer un document de facturation à partir de la demande de document de facturation pour facturer le client
  • Comptabiliser automatiquement les produits par rapport au(x) poste(s) d'ordre de service
  • Analyser le traitement des ordres de service

Le processus de solution Gestion et suivi des ordres de service (3D2) couvre la création d'ordres de service dans SAP S/4HANA Cloud. Un ordre de service est validé pour exécution une fois que la phase de planification de l'ordre de service est terminée. Si certains services ou articles sont fournis par un fournisseur, une demande d'achat est créée automatiquement une fois que les postes de l'ordre de service sont validés.

Le processus de solution permet également de calculer les coûts et produits planifiés au niveau de l'ordre de service, qui peuvent ensuite être utilisés comme base pour le reporting et l'analyse financiers.

Les confirmations de service sont enregistrées par rapport aux postes individuels d'ordre de service. Sur la base d'une telle confirmation de service, une entrée de la feuille de saisie des temps et les frais engagés sont comptabilisés automatiquement. Une confirmation saisie pour un ordre de service peut être annulée manuellement ultérieurement (si nécessaire), annulant ainsi tous les documents liés déjà créés.

Une fois qu'une facture fournisseur est comptabilisée, les coûts d'approvisionnement peuvent être copiés dans la confirmation de service. Les coûts d'approvisionnement peuvent également être copiés de la commande d'achat vers le document de facturation, qui est ensuite envoyé au client (pour les services facturés au réel uniquement, et non pour les services à prix fixe).

Vous pouvez également choisir de facturer au client les pièces de rechange supplémentaires (non gérées en stock) utilisées dans le processus.

Une fois qu'un ordre/une confirmation de service est validé(e) pour la facturation, une demande de document de facturation est créée automatiquement. Enfin, un document de facturation est créé (sur la base de la demande de document de facturation) pour facturer le client.

1. Connectez-vous à SAP pour ME si nécessaire.
2. Accédez à la liste des processus de solution sur le site Web SAP Signavio Process Navigator. Utilisez l'URL https://me.sap.com/processnavigator et sélectionnez Processus de solution. Vous pouvez désormais afficher une liste de tous les processus de solution disponibles.
3. À l'aide du champ Rechercher dans l'explorateur de processus SAP Signavio (dans le coin supérieur droit de votre écran), recherchez le processus de solution 3D2.
4. Dans la liste qui en résulte, sélectionnez l'entrée pour la version actuelle (c'est-à-dire la version la plus récente) du processus de solution pour le scénario de solution Best Practices for SAP S/4HANA Cloud.
5. Sélectionnez Accélérateurs.
6. Sélectionnez Script de test.
7. Le script de test est télédéchargé sous forme de fichier Microsoft Word. Ouvrez ce fichier.
8. Si disponible, sélectionnez Instructions de configuration pour ouvrir les instructions de configuration pour le processus de solution.

Les principaux avantages du processus de solution Gestion et suivi des ordres de service (3D2) sont les suivants :

	Services sur site	Utiliser les fonctionnalités de planification et d'exécution des services sur site dans SAP S/4HANA
	Journal universel	Comptabiliser directement dans le journal dans SAP S/4HANA - Finance : aucun décompte des supports de coûts porteurs de produits n'est requis.
	Feuille de saisie des temps	Comptabiliser automatiquement une feuille de saisie des temps et ses frais à l'aide d'une confirmation de service
	Approvisionnement	Lier un processus d'approvisionnement pour les marchandises ou les services associés à l'exécution de l'ordre de service
	Coûts budgétés	Pré-budgéter les coûts et les produits au niveau de l'ordre de service
	Comptabiliser le produit	Comptabiliser automatiquement le produit réel sur la base d'une facture client

La première étape de ce processus de solution est la création d'un ordre de service. Un ordre de service est le document central utilisé pour planifier une demande de service sur le site d'un client. Plus tard dans le processus, l'ordre de service est également le document central dans lequel les résultats de l'exécution sont enregistrés. L'ordre de service est validé pour exécution lorsque la planification est terminée. Cela déclenche la phase d'exécution du processus.

Les coûts et produits peuvent également être planifiés au niveau de l'ordre de service.

Si des pièces de rechange doivent être approvisionnées par une partie externe, une demande d'achat pour ces articles approvisionnés est créée automatiquement lorsque les postes de l'ordre de service sont validés et sauvegardés. Cela est documenté plus en détail dans le processus de solution Procurement for Service Management (3NI).

Une fois qu'un ordre de service est terminé et validé, il est mis à disposition pour exécution par un technicien. Une fois les services exécutés pour l'ordre de service, les confirmations de service sont enregistrées par rapport aux postes individuels de l'ordre de service. En fonction des données saisies lors de l'étape de confirmation (entrées de la feuille de saisie des temps et frais), les coûts réels sont comptabilisés dans l'ordre de service.

Les coûts d'approvisionnement des pièces de rechange/articles requis peuvent être copiés dans un document de confirmation à partir d'une facture fournisseur. Il est également possible de facturer le client en fonction du prix de vente des pièces de rechange achetées. Cela est également couvert par le poste de périmètre Approvisionnement pour gestion des services (3NI).

Si nécessaire, un document de confirmation pour un ordre de service peut également être annulé manuellement à une étape ultérieure. Cela annule également les documents liés.

Lorsque le document d'ordre/de confirmation de service est validé pour la facturation, le système crée automatiquement une demande de document de facturation. Sur la base de cette demande de document de facturation, un document de facturation est créé, puis envoyé au client.

Si vous voulez que la facturation soit sur charges réelles (en fonction des ressources confirmées), le type de poste de confirmation de service est pertinent pour la facturation, mais le type de poste d'ordre de service n'est pas pertinent pour la facturation.

Dans SAP S/4HANA Cloud - Service, il est également possible d'exécuter la facturation interne (facturation entre deux sociétés impliquées dans un processus) pour les services qui ont été exécutés inter-sociétés (pour les ordres de service et de réparation, voir le processus de solution Réparation d'atelier (3XK)).

Business Partner	Business Partner	Produit de service	Prix des services
Client	Fournisseur	Fiche article	Contrats de service et conditions de prix

Les objets de données de base suivants sont requis pour le processus de suivi et de gestion des ordres de service :

• Partenaire représentant le client
• Partenaire représentant le fournisseur (pour les pièces de rechange et les services approvisionnés)
• Produit de service (à l'aide d'une fiche article)
• Prix du service provenant d'un contrat de service (voir par exemple le processus de solution Gestion des contrats de service (3MO)) ou d'un enregistrement de condition de prix

La fonctionnalité partenaire de SAP S/4HANA Cloud Public Edition est utilisée pour gérer les enregistrements de données de base clients et fournisseurs dans le système.

Les services fournis au client sont créés en tant que fiches articles avec un type d'article spécial pour les services (appelés produits de service ou articles). Le même type de fiche est utilisé pour les articles achetés auprès de tiers (fournisseurs) que les articles non gérés en stock.

Il est également possible d'utiliser différents types d'ensembles de services dans un ordre de service (ensemble de services à prix fixe et ensemble de services au réel). À l'aide des ensembles de services, plusieurs postes (articles, dépenses, services, etc.) peuvent être combinés dans un ensemble où le prix du poste principal ou des sous-postes est déterminé. Ceci est expliqué plus en détail plus loin dans ce chapitre.

Il est possible de configurer la manière dont les conditions de prix sont copiées du document source (avec le type de poste utilisé ici) vers le document cible (également avec le type de poste utilisé ici). Il est également possible de configurer si les taxes et les barèmes déterminés doivent être redéterminés dans le document cible.

Le tableau ci-dessus fournit une synthèse de tous les rôles utilisateur standard utilisés lors du test et de l'exécution de la gestion et du suivi des ordres de service (3D2).

Ces rôles peuvent être utilisés comme modèle pour créer vos propres rôles utilisateur pour vos utilisateurs fonctionnels qui utilisent la gestion et le suivi des ordres de service (3D2).

Les deux rôles principaux sont le rôle pour le directeur du service clientèle et le rôle pour le technicien. Les autres rôles sont nécessaires pour les étapes de processus prenant en charge le processus principal couvert par le processus de solution. Par exemple, un responsable des réapprovisionnements qui peut enregistrer des entrées et des sorties de marchandises liées à des ordres de service.

Vous pouvez utiliser les simulations suivantes pour parcourir les principales étapes de processus pour le processus de solution 3D2 :