Optimisation des opérations de service courantes à l'aide de modèles, d'ensembles de services et de propositions de produits

La création et l'utilisation d'un modèle d'ordre de service sont également disponibles dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service. Lors de la création d'un ordre de service, il est possible d'utiliser un modèle pour copier un ensemble prédéfini d'interventions de service dans le nouvel ordre de service.

Vous utilisez des modèles d'ordre de service pour standardiser les tâches de service reproductibles et réduire l'effort requis pour les opérations de service individuelles. Vous pouvez également utiliser un modèle d'ordre de service pour créer un ensemble d'instructions de travail pour un ingénieur services.

Les caractéristiques d'un modèle d'ordre de service sont les suivantes :

• Elle permet de définir et de stocker les descriptions de services réutilisables, y compris les services, les dépenses et les articles.
• Cela réduit le travail impliqué lors de la création de nouveaux ordres de service.
• Il permet de créer des tâches standard pour la gestion des services.
• Il décrit le périmètre des services planifiés et non l'exécution réelle de ces services.
• Il agit comme un ensemble récurrent d'interventions de service à des fins de maintenance qui peuvent être utilisées dans un plan d'entretien (service récurrent).

L'application appelée Gestion des modèles d'ordre de service est l'application centrale utilisée pour créer et modifier des modèles d'ordre de service. Il fait partie de l'ensemble d'applications auxquelles un utilisateur fonctionnel peut accéder lorsqu'il est affecté au rôle utilisateur Gestionnaire du service client (SAP_BR_CUSTOMER_SRVC_MGR).

L'application dispose d'une zone de filtre dans laquelle des critères de filtre peuvent être saisis, en fonction desquels une liste de modèles d'ordre de service peut être affichée.

À partir de l'application Gestion des modèles d'ordre de service, vous pouvez accéder aux détails d'un modèle d'ordre de service spécifique où différents types de postes peuvent être ajoutés. La zone Catégorie de poste est utilisée pour identifier ces différents types de postes. Un exemple est un poste de service qui utilise le type de poste STP1 Poste de service (modèle). Un autre exemple est un poste de service à prix fixe, qui utilise le type de poste STP2 Poste de service - Prix fixe (modèle).

À l'aide de l'application Gestion des modèles d'ordre de service, il est possible de créer de nouveaux modèles d'ordre de service et de les modifier ultérieurement. Les pièces jointes (telles que les fichiers PDF) peuvent être chargées dans un modèle d'ordre de service. Dans la zone d'écran Notes, il est possible d'ajouter un ensemble d'instructions de travail au modèle à copier ultérieurement dans un ordre de service réel. Des liens peuvent également être ajoutés à un modèle d'ordre de service, le cas échéant.

Lorsqu'un modèle d'ordre de service est créé et traité, il doit être validé avant de pouvoir être utilisé pour créer des ordres de service réels. L'option Créer ordre de service est également disponible à partir du modèle, il est donc également possible de créer des ordres de service réels à partir d'un modèle d'ordre de service.

Il est également possible de créer un modèle pour un ordre de service à prix fixe. Cela s'ajoute bien sûr à la possibilité de créer des modèles pour les ordres de service facturés au réel.

Une fois qu'un modèle d'ordre de service à prix fixe est validé, un ordre de service à prix fixe peut être créé à partir de ce modèle. Le type d'ordre de service de cet ordre de service est sélectionné automatiquement en fonction des options du Customizing du pilotage de la copie et les produits sont proposés en fonction des produits gérés dans le modèle.

Les modèles d'ordre de service sont également utilisés avec l'élément de périmètre Services récurrents (4X5). Ils agissent comme une liste de tâches qui seront copiées dans chaque ordre de service généré périodiquement à partir d'un plan d'entretien.

Cette rubrique présente les caractéristiques spécifiques et les types d'ensembles de services disponibles (prix normal et fixe). Il explique également comment un ensemble de services peut être intégré aux processus dans la gestion des ordres de service.

Un ensemble de services permet de regrouper différents produits tels que les services, les pièces de rechange et les dépenses dans un poste d'un document de prestation de service. Ces différents produits sont visibles en tant que postes d'ordre de service dans un document de prestation de service, tel qu'un ordre de service. Selon le type d'ensemble de services, seul le produit de l'ensemble de services est facturé (ensemble de services à prix fixe) ; les produits affectés de l'ensemble de services (visibles comme postes inférieurs dans le document) sont utilisés uniquement pour exécuter le service et ne sont pas facturés (nous utilisons un ordre de service à prix fixe comme exemple ici). Pour les ensembles de services normaux (pas à prix fixe), cela fonctionne de l'autre côté : les sous-postes sont facturés au client, et non le poste principal.

L'objectif principal d'un ensemble de services du point de vue de la gestion est de permettre l'analyse des marges de contribution des services rendus au niveau du poste principal.

Exemple de prix fixe : dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, finance, le poste individuel de l'ensemble de services est visible en tant qu'objet d'imputation. Les sous-postes ne sont pas visibles en tant qu'objets d'imputation distincts. Ils sont liés à l'objet d'imputation, qui est le poste principal/l'ensemble de services. Tous les coûts et produits sont comptabilisés sur l'objet d'imputation individuel du poste principal. Cela signifie également que la marge de contribution est calculée pour le produit du poste principal/de l'ensemble de services. Par conséquent, vous verrez une marge pour l'ensemble de services complet dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, finance.

Lors de l'utilisation d'un ensemble de services normal (et non à prix fixe), chaque poste inférieur sera visible en tant qu'objet d'imputation distinct.

Si vous voulez configurer un ensemble de services (à prix fixe), affectez le groupe de types de poste général Ensemble de services (SVBL) à la fiche article du produit service dans la vue Informations générales.

Comme indiqué, différents types d'ensembles de services sont disponibles dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service. L'utilisation dépend des exigences de gestion. Un ensemble de services normal est un ensemble de services dans lequel le poste principal a le type de poste SVB1 dans l'ordre de service. Outre ce type, il existe également des ensembles de services à prix fixe : le type de poste pour le poste principal d'un ensemble de services à prix fixe est SVB4 ou SVB6 dans l'ordre de service.

Lors de l'utilisation d'un ensemble de services SVB1, le poste principal de l'ensemble de services n'est pas facturé au client. Les sous-postes standard peuvent être utilisés lorsque le client est facturé pour la consommation réelle de main-d'œuvre et d'articles, et les postes inférieurs à prix fixe peuvent également être utilisés, lorsque le client est facturé à l'aide de prix convenus précédemment.

Pour un ensemble de services SVB1, des postes inférieurs peuvent être affectés à des contrats de service. Le poste principal ne peut pas être affecté à un contrat de service.

Le centre de profit est déterminé pour les postes inférieurs d'un ensemble de services SVB1. Le système ne détermine aucun centre de profit pour le poste principal. Il est possible de modifier manuellement les centres de profit affectés aux sous-postes.

Pour un ensemble de services SVB1, le prix du poste principal est égal à 0. Le client est facturé uniquement pour les services, les pièces de rechange et les frais définis dans les postes inférieurs. Les taxes sont également calculées au niveau du sous-poste.

Pour les ensembles de services à prix fixe, les choses sont un peu différentes. Un ensemble de services à prix fixe se compose à nouveau d'un poste principal et d'un ou plusieurs postes inférieurs. Dans le cas d'un ensemble de services à prix fixe, le client reçoit une facture pour le poste principal. Les sous-postes ne sont pas facturés séparément.

Le poste principal d'un ensemble de services à prix fixe peut être affecté à un contrat de service. Il n'est pas possible d'affecter des postes inférieurs d'un ensemble de services à prix fixe à des contrats de service.

Le centre de profit d'un ensemble de services à prix fixe est déterminé pour le poste principal. Le système ne détermine pas de centre de profit pour les sous-postes. Il est possible de modifier manuellement le centre de profit du poste principal.

Le prix du poste principal d'un ensemble de services à prix fixe est déterminé automatiquement si les données de base de condition appropriées ont été gérées (type de condition PPR0). Il est possible d'appliquer des majorations et des remises manuelles et automatiques. Le type de condition PMP0 peut être utilisé pour modifier manuellement le prix de l'ensemble de services.

Un ensemble de services à prix fixe est traité comme une unité à des fins d'imposition. Si un poste inférieur doit être taxé à un taux différent, il doit être affecté à un ensemble de services supplémentaire ou ajouté en tant que poste unique à un ordre de service.

L'une des différences entre les types de poste SVB6 et SVB4 (pour les ensembles de services à prix fixe) est que SVB6 prend en charge la facturation partielle au client.

Le tableau suivant résume les trois types mentionnés ci-dessus :

Étape 1 : pour créer un ordre de service, sélectionnez Créer ordre de service, puis Créer rapidement dans l'application SAP Fiori Gestion des ordres de service.

Étape 2 : sélectionnez le type d'ordre de service Ordre à prix fixe. Saisissez les données obligatoires et cochez la case Ensemble de services. Vous pouvez maintenant saisir le produit de regroupement et ses produits de poste. Sélectionnez Sauvegarder et traiter.

Étape 3 : vérifiez la hiérarchie de l'ensemble de services et de ses postes inférieurs. Un poste inférieur peut être, par exemple, un service, des frais ou une pièce de rechange. Vous ne pouvez pas saisir un produit qui représente un ensemble de services comme poste inférieur. Les types de poste correspondants sont déterminés automatiquement et vous pouvez les vérifier ici.

Étape 4 : le prix du poste principal d'un ensemble de services est déterminé automatiquement si les données de base de condition appropriées ont été gérées (type de condition PPR0). Les prix des postes inférieurs sont ignorés. Des majorations et remises manuelles et automatiques peuvent être appliquées. Vous pouvez modifier manuellement le prix de l'ensemble de services à l'aide du type de condition PMP0.

Étape 5 : l'étape suivante est la validation de l'ordre de service. C'est à ce moment-là que l'objet d'imputation lié au poste principal est créé. Cet objet d'imputation est hérité dans les sous-postes.

Étape 6 : s'il existe une pièce de rechange (validée) qui fait partie de l'ensemble de services, une demande d'achat est créée automatiquement. L'objet d'imputation de cette demande d'achat est l'objet d'imputation du poste principal. Cet objet d'imputation est utilisé dans l'ensemble du processus d'approvisionnement. La commande d'achat, l'entrée de marchandises et la facture fournisseur comptabilisent toutes leurs valeurs dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, finance avec cet objet d'imputation.

Étape 7 : pour la pièce de rechange, vous pouvez enregistrer une entrée de marchandises une fois qu'elle a été commandée et vous a été envoyée par le fournisseur. Pour les autres postes de l'ordre de service, vous créez des confirmations de service une fois qu'elles ont été exécutées/survenues. Lors de la création de la confirmation de service, vous pouvez sélectionner les postes pertinents à inclure. Vous pouvez également voir l'ID produit du poste principal et, avec, la description de l'ensemble de services.

Étape 8 : la hiérarchie des postes d'ensemble de services est copiée automatiquement dans la confirmation de service. Les types de poste sont également déterminés automatiquement. Le poste principal est copié dans la confirmation de service pour conserver la hiérarchie complète dans la confirmation. Une fois le service réalisé, l'ingénieur services termine la confirmation de service.

Les heures de travail sont désormais enregistrées dans une feuille de saisie des temps créée automatiquement, à l'aide de l'objet d'imputation du poste principal. Les dépenses sont enregistrées dans l'objet d'imputation du poste principal. La pièce de rechange approvisionnée et le produit pour l'ensemble de services ne génèrent aucune écriture.

Étape 9 : lorsque l'ordre de service est terminé, seul le poste principal (représentant l'ensemble de l'ensemble de services) est validé pour la facturation. Ensuite, la demande de document de facturation (DDF) est répertoriée dans l'échéancier de factures.

Étape 10 : créez un document de facturation pour l'ordre de service. Vous devez sauvegarder le document de facturation, puis le comptabiliser dans la comptabilité financière dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition, finance.

Toutes les opérations et tous les documents impliqués dans ce processus enregistrent leurs valeurs dans l'objet d'imputation du poste principal de l'ensemble de services. Dans l'application Données réelles de service, vous pouvez vérifier toutes les écritures passées jusqu'à présent. À partir de là, vous pouvez également accéder, par exemple, à l'option Affichage de la saisie des postes individuels. Vous pouvez ensuite vérifier les détails des écritures passées jusqu'à présent pour l'objet d'imputation du poste principal de l'ensemble de services.

La validation de la facturation peut être effectuée pour une confirmation de service si :

Le statut Validé pour le poste principal de l'ensemble de services suffit pour pouvoir effectuer une facturation partielle des postes inférieurs terminés, sans avoir à créer des confirmations à l'avance pour les autres postes inférieurs.

Les étapes suivantes sont requises pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de proposition de produits disponible dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition dans un ordre de service.

Une nomenclature est créée pour un produit (TG20 dans cet exemple) :

• Les pièces de rechange sont généralement gérées en tant que composants avec le type de poste Poste de stock (L).
• Les services sont gérés en tant que composants avec le type de poste Article non géré en stock (N).
• Les dépenses peuvent également être gérées (ne font pas partie de cet exemple) en tant que composants avec le type de poste Article non géré en stock (N).

Un objet technique de type Équipement est créé. Dans la vue Données de numéros de série, le produit pour lequel la nomenclature a été gérée est saisi comme article de référence.

Un nouvel ordre de service est créé avec l'équipement comme objet de référence. L'article de référence affecté (avec la nomenclature) est affiché dans l'ordre de service comme Produit de référence.

Dans la barre d'outils de la liste des postes, l'option Proposition de produit est disponible.

Une liste des produits sélectionnables (en fonction de la nomenclature) s'affiche dans une nouvelle fenêtre pop-up. La première ligne affiche l'équipement saisi précédemment. Le produit de référence de l'équipement saisi précédemment est également affiché.

Tous les postes de la nomenclature sont affichés et peuvent maintenant être sélectionnés et copiés dans l'ordre de service.

Tous les produits sélectionnés sont affichés et l'ordre de service peut être validé.

Par la suite, l'ordre de service est également visible dans l'onglet Ordres de service de l'équipement saisi.

Un nouvel ordre de service peut également être créé sans saisir le numéro d'équipement. Le produit avec la nomenclature peut être saisi directement dans l'ordre de service comme objet de référence (zone ID produit).

Une nomenclature article peut être utilisée et saisie dans la zone Type de construction de l'équipement. Outre cette option, une nomenclature d'équipement peut également être utilisée (c'est-à-dire une nomenclature définie spécifiquement pour cet équipement). Dans cette nomenclature d'équipement, un article qui a lui-même une nomenclature peut également être utilisé.