Présentation de la gestion et du suivi des ordres de service

Ce processus de solution englobe la planification et l'exécution des services sur site, couverts par deux scénarios : Prix fixe et Temps et article (T&M). Le processus inclut la création de l'ordre de service, la validation de l'ordre de service, suivie des confirmations de service ultérieures, ainsi que la facturation du client.

Le processus de solution 3D2 est l'un des processus de solution clés qui font partie de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, service.

• Créer un ordre de service
  • Pré-budgéter les coûts et produits sur un ordre de service
  • Valider les postes de l'ordre de service (facultatif)
  • Modifier l'ordre de service (facultatif)
  • Valider l'ordre de service
• Créer une confirmation de service
  • Enregistrer la feuille de saisie des temps pour l'ingénieur services avec les frais éventuels
  • Copier automatiquement les coûts d'approvisionnement dans la confirmation de service, en fonction de la facture fournisseur ou de la commande d'achat comptabilisée
  • Annuler la confirmation de service avec ses documents liés (facultatif)
  • Valider l'ordre de service ou la confirmation de service pour la facturation et la création automatique de la demande de document de facturation
• Créer un document de facturation
  • Créer un document de facturation à partir de la demande de document de facturation pour facturer le client
  • Comptabiliser automatiquement les produits par rapport au(x) poste(s) d'ordre de service
  • Analyser le traitement des ordres de service

Le processus de solution Gestion et suivi des ordres de service (3D2) couvre la création d'ordres de service dans SAP S/4HANA Cloud. Un ordre de service est validé pour exécution une fois la phase de planification de l'ordre de service terminée. Si certains services ou articles sont fournis par un fournisseur, une demande d'achat est créée automatiquement une fois que les postes de l'ordre de service sont validés.

Le processus de solution permet également de calculer les coûts et produits planifiés au niveau de l'ordre de service, qui peuvent ensuite être utilisés comme base pour le reporting et l'analyse financiers.

Les confirmations de service sont comptabilisées par rapport aux postes de l'ordre de service. Sur la base d'une telle confirmation de service, une entrée de la feuille de saisie des temps et les frais engagés sont comptabilisés automatiquement. Une confirmation saisie pour un ordre de service peut être annulée manuellement ultérieurement (si nécessaire), annulant ainsi tous les documents liés déjà créés.

Une fois qu'une facture fournisseur est enregistrée, les coûts d'approvisionnement peuvent être copiés dans la confirmation de service. Les coûts d'approvisionnement peuvent également être copiés de la commande d'achat vers le document de facturation, qui est ensuite envoyé au client (pour les services facturés au réel uniquement, pas pour les services à prix fixe).

Vous pouvez également choisir de facturer au client les pièces de rechange supplémentaires (non gérées en stock) utilisées dans le processus.

Une fois qu'un ordre/une confirmation de service est validé(e) pour la facturation, une demande de document de facturation est créée automatiquement. Enfin, un document de facturation est créé (sur la base de la demande de document de facturation) pour facturer le client.

1. Connectez-vous à SAP for ME si nécessaire.
2. Accédez à la liste des processus de solution sur le site Web de SAP Signavio Process Navigator. Utilisez l'URL https://me.sap.com/processnavigator et sélectionnez Processus de solution. Vous pouvez désormais afficher une liste de tous les processus de solution disponibles.
3. À l'aide de la zone Rechercher dans l'explorateur de processus SAP Signavio (dans le coin supérieur droit de votre écran), recherchez le processus de solution 3D2.
4. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez l'entrée pour la version actuelle (c'est-à-dire la plus récente) du processus de solution pour le scénario de solution Meilleures pratiques pour SAP S/4HANA Cloud.
5. Sélectionnez Accélérateurs.
6. Sélectionnez Script de test.
7. Le script de test sera téléchargé sous forme de fichier Microsoft Word, ouvrez ce fichier.
8. Le cas échéant, sélectionnez Instructions de configuration pour ouvrir les instructions de configuration pour le processus de solution.

Les principaux avantages du processus de solution Gestion et suivi des ordres de service (3D2) sont les suivants :

Les objets de données de base suivants sont requis pour le processus de suivi et de gestion des ordres de service :

• Partenaire représentant le client
• Partenaire représentant le fournisseur (pour les pièces de rechange et les services fournis)
• Produit de service (à l'aide d'une fiche article)
• Prix de service provenant d'un contrat de service (voir par exemple le processus de solution Gestion des contrats de service (3MO)) ou d'un enregistrement de conditions de prix

La fonctionnalité partenaire de SAP S/4HANA Cloud Public Edition est utilisée pour gérer les enregistrements de données de base clients et fournisseurs dans le système.

Les services livrés au client sont créés sous forme de fiches articles avec un type d'article spécial pour les services (appelés produits service ou articles). Le même type de fiche est utilisé pour les articles achetés à des parties externes (fournisseurs) que les articles non gérés en stock.

Il est également possible d'utiliser différents types d'ensembles de services dans un ordre de service (ensemble de services à prix fixe et ensemble de services au réel). À l'aide d'ensembles de services, plusieurs postes (articles, dépenses, services, etc.) peuvent être combinés dans un ensemble dans lequel le prix du poste principal ou des sous-postes est déterminé. Ce point sera expliqué plus en détail plus loin dans ce chapitre.

Il est possible de configurer la manière dont les conditions de prix sont copiées du document source (avec le type de poste utilisé ici) vers le document cible (également avec le type de poste qui y est utilisé). Il est également possible de configurer si les taxes et les barèmes déterminés doivent être redéterminés dans le document cible.

Le tableau ci-dessus fournit une synthèse de tous les rôles utilisateur standard utilisés lors du test et de l'exécution de la gestion et du suivi des ordres de service (3D2).

Ces rôles peuvent être utilisés comme modèle pour créer vos propres rôles utilisateur pour vos utilisateurs fonctionnels travaillant avec Gestion et suivi des ordres de service (3D2).

Les deux rôles principaux sont le rôle du directeur du service clientèle et le rôle du technicien. Les autres rôles sont nécessaires pour les étapes de processus prenant en charge le processus principal couvert par le processus de solution. Par exemple, un responsable des réapprovisionnements peut enregistrer des entrées et des sorties de marchandises liées à des ordres de service.

Vous pouvez utiliser les simulations suivantes pour vous frayer un chemin dans les principales étapes du processus de solution 3D2 :