Utilisation des applications SAP Fiori pour l'approvisionnement d'articles pour les ordres de service

L'application SAP Fiori Gestion des ordres de service peut être utilisée pour créer un ordre de service contenant un poste de service qui sera approvisionné en externe par un fournisseur. Pour utiliser cette application, un rôle utilisateur basé sur le modèle de rôle utilisateur Responsable du service client (SAP_BR_CUSTOMER_SRVC_MGR) doit avoir été affecté à l'utilisateur.

Le système doit connaître le prix d'approvisionnement de l'article acheté au fournisseur. Si ce prix n'est pas connu, l'erreur indiquée dans la figure est déclenchée. Cela indique qu'il n'existe aucune fiche infos-achats pour la source d'approvisionnement déterminée ou que l'utilisateur n'a pas encore saisi manuellement un prix pour l'article non géré en stock utilisé dans l'ordre de service. Une autre raison pour laquelle il n'y a pas encore de prix est que la source d'approvisionnement du poste approvisionné en externe n'est pas encore connue.

La validation et la sauvegarde de l'ordre de service déclenchent la création automatique d'une demande d'achat. Une fois cette opération effectuée, le numéro de la demande d'achat se trouve dans l'historique des opérations de l'ordre de service.

Pour pouvoir créer une commande d'achat, l'utilisateur doit disposer d'un rôle utilisateur basé sur le modèle de rôle utilisateur Acheteur (SAP_BR_PURCHASER). L'application Créer commande d'achat - Étendu ou l'application Planification de job d'achat - Étendue peut être utilisée pour créer une commande d'achat. Un rôle utilisateur basé sur le modèle de rôle utilisateur Gestionnaire des achats (SAP_BR_PURCHASING_MANAGER) est requis pour que quiconque approuve la commande d'achat si un workflow pour approbation a été implémenté.

Dans l'application appelée Création de commande d'achat - Étendue (voir la figure ci-dessus), l'utilisateur peut activer la synthèse des documents et sélectionner l'option Demandes d'achat pour commencer à sélectionner la ou les demandes d'achat à convertir en commandes d'achat.

Une fois que tous les critères de sélection ont été saisis en fonction des demandes d'achat sélectionnées, l'utilisateur sélectionne Exécuter. La liste de toutes les demandes d'achat correspondant aux critères de sélection saisis s'affiche.

Pour convertir une demande d'achat en commande d'achat, l'utilisateur peut sélectionner l'icône Reprendre ou glisser-déplacer la demande d'achat sur l'icône représentant un panier.

Sélectionnez Créer pour lancer la création d'un job d'arrière-plan qui peut être utilisé pour convertir des demandes d'achat en commandes d'achat. Le modèle de job correct doit également être sélectionné.

Le job peut être planifié à l'aide de différentes conditions telles que le type d'imputation utilisé, l'organisation d'achats, etc.

La livraison des pièces de rechange doit être confirmée par l'enregistrement de l'entrée de marchandises de la commande d'achat. Pour enregistrer une entrée de marchandises, l'utilisateur a besoin d'un rôle utilisateur basé sur le modèle de rôle utilisateur Magasinier (SAP_BR_WAREHOUSE_CLERK) affecté. Utilisez par exemple l'application SAP Fiori Enregistrement d'entrée de marchandises pour document d'achat pour enregistrer une nouvelle entrée de marchandises.

Après avoir sélectionné la commande d'achat pour laquelle l'entrée de marchandises doit être enregistrée :

• Les postes individuels commandés apparaissent dans la zone d'écran Entrée de marchandises.
• La description de l'article est identique à celle de la commande d'achat.
• L'entrée de marchandises doit être confirmée en cochant la case OK.

Après l'enregistrement de l'entrée de marchandises, le système affiche le numéro du document article dans le message de confirmation (partie inférieure de l'écran). L'entrée de marchandises enregistre les coûts (prix réel fournisseur pour les pièces) dans l'objet comptable pertinent, qui a été transféré depuis la commande d'achat. Dans ce cas, le poste de l'ordre de service a déclenché la création de la demande d'achat sur laquelle la commande d'achat est basée.

Lorsque le fournisseur envoie une facture pour les pièces de rechange commandées, cette facture doit être comptabilisée dans SAP S/4HANA Cloud. Pour comptabiliser une facture fournisseur, l'utilisateur responsable doit disposer d'un rôle utilisateur basé sur le modèle de rôle utilisateur Compte fournisseurs (SAP_BR_ AP_ACCOUNTANT) affecté. L'application SAP Fiori Création de facture fournisseur peut, par exemple, être utilisée pour enregistrer une facture fournisseur.

Après avoir sélectionné la commande d'achat pour laquelle vous voulez créer la facture fournisseur :

• Les postes individuels commandés apparaissent automatiquement à l'écran avec les valeurs par défaut pour les montants.
• La description de l'article est identique à celle de la commande d'achat.
• Vous devez adapter le montant du poste en cas d'écart par rapport au montant attendu en fonction de la commande d'achat.
• Vous pouvez déclencher le calcul automatique des taxes si nécessaire.

Après l'enregistrement de la facture fournisseur, le système émet le numéro de pièce dans comme message de confirmation (partie inférieure de l'écran). En cas d'écart par rapport aux coûts enregistrés lors de l'entrée de marchandises, les coûts (supplémentaires) divergents pour la facture sont à nouveau comptabilisés dans l'ordre de service en tant que coûts réels.

La figure illustre la logique de mise à jour de l'approvisionnement vers une confirmation de service après réception de la facture fournisseur : le prix manuel (type de condition Prix manuel (PMP0)) est mis à jour avec le prix de la facture fournisseur. En règle générale, l'ingénieur services commence à fournir le service au client avec l'arrivée des pièces de rechange. Le technicien confirme le temps de service et les pièces de rechange consommées dans l'ordre de service dans SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Une fois la confirmation de service créée, les étapes suivantes ont lieu :

1. Les informations de détermination du prix des pièces de rechange sont mises à jour dans la confirmation de l'ordre de service, en fonction du prix à la commande (ou, le cas échéant, de la facture fournisseur). La condition de prix PMP0 sur la confirmation de service est mise à jour (par défaut dans le système). Une interface utilisateur de configuration en libre-service (SSCUI) est disponible, avec laquelle la condition peut être modifiée en condition personnalisée si nécessaire. Si rien n'est modifié, la stratégie de détermination du prix Cost-plus n'est pas suivie.
2. La source du prix d'approvisionnement est mise à jour avec le document d'approvisionnement de référence utilisé pour la détermination du prix.
3. Lors de la confirmation de service, un contrôle ne vous permet pas de confirmer une quantité consommée supérieure à la quantité réelle de l'entrée de marchandises.
4. Le directeur du service clientèle peut vérifier la confirmation de service via l'interface utilisateur et corriger les incohérences avant de la marquer comme terminée.

Si la confirmation de service est marquée comme Confirmation finale et terminée, le service peut être validé pour facturation pour le client.

L'historique des opérations de l'ordre de service affiche tous les documents liés : la demande d'achat, la commande d'achat, le document de mouvement de stock (c'est-à-dire le numéro du document article) et toute confirmation de service qui a été créée. Il est à nouveau mis à jour une fois que le client a été facturé.

Depuis la version 2508, vous pouvez retourner des pièces de rechange non utilisées au fournisseur pour les postes d'ordre de service qui ont été approvisionnés sans enregistrement mouvement de marchandise sur compte de stock. Cela vous permet de créer une commande de retour qui fait référence au poste d'ordre de service, ce qui permet un retour financier sans impact sur le stock. Le processus prend en charge les retours même après l'achèvement du service ou la facturation partielle, sans qu'aucune validation de quantité ou mise à jour du flux de documents ne soit requise.

Cette fonctionnalité est disponible pour les scénarios suivants :

• Poste de prix fixe dans un regroupement de prix fixe
• Poste de prix fixe dans un regroupement de prix fixe avec facturation partielle