O pedido é armazenado no sistema da SAP como um documento. Este princípio de documento também é relevante para a administração de estoques e revisão de faturas.
Documentos na administração de estoques
Quando você registra um movimento de mercadorias (entradas de mercadorias, saídas de mercadorias ou transferências) no sistema SAP S/4HANA Cloud, é criado um documento do material. Este documento do material é gerado como comprovante de um processo que causou uma modificação no estoque.
Se o movimento de mercadorias for relevante para a avaliação, o sistema cria pelo menos um documento contábil além do documento do material.
Os movimentos de mercadorias são relevantes para avaliação se a contabilidade financeira for afetada por eles. Por exemplo, o lançamento de uma entrada de mercadorias no estoque para uma matéria-prima geralmente resulta em um aumento no valor do estoque de seus ativos circulantes. Se, em vez disso, a matéria-prima só for transferida dentro de um centro, não são efetuados lançamentos na contabilidade financeira.
O documento do material é composto por um cabeçalho do documento e pelo menos um item. As informações do cabeçalho incluem a data de lançamento e o nome do autor. As informações no nível do item incluem, entre outras coisas, o número do material, a quantidade registrada, o tipo de movimento, o centro e o depósito. Assim que um movimento de mercadorias é registrado, você não pode modificar esses valores no documento. Para corrigir erros, você deve primeiro cancelar os itens de documento incorretos e, em seguida, lançá-los novamente com os valores corretos.
O documento contábil registra os efeitos dos movimentos de material nas contas. O cabeçalho do documento contém dados geralmente aplicáveis, como a data do documento, a data de lançamento, o período contábil e a moeda do documento. Os números da conta do Razão e o montante associado lançado são registrados no nível do item.
O documento do material e o documento contábil são documentos separados, mas vinculados. Você pode identificar o documento do material pelo número do documento do material e pelo ano do documento do material. O documento contábil pode ser identificado de modo único pela empresa, pelo número do documento contábil e pelo exercício fiscal. A empresa na qual o documento contábil é lançado é retirada automaticamente do centro no qual ocorre o movimento de mercadorias.
Os documentos contábeis e de material para um movimento de mercadorias são criados simultaneamente.
Você pode visualizar esses documentos no sistema usando o fluxo do processo. Ao criar uma entrada de mercadorias não avaliada para um pedido, você verá que o documento contábil não foi criado junto com o documento do material. Por isso, ele não exibirá nenhum documento contábil no fluxo do processo do documento do material.
Documentos na revisão de faturas
Quando você insere uma fatura utilizando a revisão de faturas, é gerado um documento contábil (documento FI) separado, além do documento de faturamento do fornecedor (documento MM).
Dessa forma, quando a fatura é lançada, as informações de pagamento são encaminhadas para a contabilidade financeira e várias contas são atualizadas. O sistema determina automaticamente que montantes devem ser lançados em que contas.
O documento de faturamento/entrada é composto por um cabeçalho do documento e pelo menos um item. Os dados do cabeçalho incluem o fornecedor (emissor da fatura), a data de lançamento e o nome da pessoa que criou o documento. Os dados do item indicam que montante é cobrado por qual quantidade de um material.
O documento contábil mostra os efeitos da entrada da fatura na contabilidade. O cabeçalho do documento contém dados geralmente aplicáveis, como a data do documento, a data de lançamento, o período contábil e a moeda do documento. Os números da conta do Razão e os montantes associados lançados são registrados no nível do item.
O documento de faturamento e o documento contábil são documentos separados, mas ligados. Você pode identificar o documento de faturamento pelo número do documento e pelo ano do documento. O documento contábil pode ser identificado de modo único pela empresa, pelo número do documento contábil e pelo exercício fiscal.
Os documentos contábeis e de material para um lançamento de fatura são criados simultaneamente.
Você pode visualizar esses documentos no sistema usando o fluxo do processo. Ao criar uma fatura de fornecedor, você verá que o documento contábil é criado juntamente com a entrada de faturas.
