Configurações necessárias para definir workflows flexíveis
Existem várias etapas de configuração opcionais e obrigatórias para workflows flexíveis. Essas configurações são usadas ao definir os workflows.
A tabela seguinte exibe algumas das funções e apps necessários para as configurações utilizadas em workflows flexíveis.
Configuração de workflow flexível em poucas palavras
| Quem | Função | App |
|---|---|---|
| Usuários que ativam ou desativam o workflow flexível para documentos de suprimento | Especialista de configuração - Configuração do processo empresarial (SAP_BR_BPC_EXPERT) | Apps de configuração usando Administrar sua solução ou SAP Central Business Configuration |
| Usuários que efetuam as configurações para que as funções predefinidas possam ser atribuídas como autorizadores | Administrador (SAP_BR_ADMINISTRATOR) | Administrar pessoal |
| Especialista em processo empresarial (SAP_BR_BUSINESS_PROCESS_SPEC) | Gerenciar equipes e responsabilidades | |
| Controlador - Custos indiretos (SAP_BR_OVERHEAD_ACCOUNTANT) | Administrar centros de custo | |
| Gerente de projeto - serviços comerciais (SAP_BR_PROJ_MANAGE_COMM) | Planejar projetos de cliente ou Planejar projetos internos | |
| Usuários que definem suas próprias regras para a determinação do destinatário e suas próprias condições prévias para workflows | Administrador (SAP_BR_ADMINISTRATOR) | App Lógica personalizada |
| Usuários que configuram o envio de notificações por e-mail | Administrador (SAP_BR_ADMINISTRATOR) | Atualizar modelos de e-mail |
Ativação utilizando apps de configuração
Assista ao vídeo a seguir para saber mais sobre algumas das configurações essenciais necessárias para definir fluxos de trabalho em sourcing e procurement.
Ativar workflows flexíveis para documentos de suprimento
No seu ambiente de configuração, o workflow flexível deve ser ativado para o tipo de documento que você pretende definir o workflow. Ele está, por padrão, ativo para alguns dos tipos de documento padrão; por exemplo, para pedidos, o tipo de documento NB (pedido padrão) está ativo por padrão. Você pode modificar as configurações usando o app de configuração para o business object correspondente Ativar workflow flexível para business object no sistema SAP S/4HANA Cloud usando Administrar sua solução ou SAP Central Business Configuration, dependendo de como seu sistema é administrado.
Para modificar as configurações no seu ambiente de configuração, use a função de pesquisa para abrir a atividade.
Depois de iniciar o app de configuração para o objeto correspondente Ativar workflow flexível para <business object>, você pode ativar o business object/documento selecionando o campo de seleção para a partida individual do business object.
Ativar workflow de consulta para pedidos
Na definição de etapa de um workflow, você pode definir o tipo de etapa de workflow como Liberação de pedido retrabalhável para que os autorizadores possam solicitar um processamento posterior do documento no app Minha caixa de entrada. Em seguida, o documento é devolvido ao autor. Para usar o tipo de etapa de workflow Liberação de pedido retrabalhável, você precisa ativar isso no seu sistema usando o app de configuração Ativar workflow de consulta para pedidos. Caso contrário, ele não estará disponível para seleção como tipo de etapa no app Administrar workflows para pedidos.
Nota
Configurações para atribuir funções predefinidas como autorizadores
Assista ao vídeo seguinte para saber algumas das configurações necessárias para atribuir funções predefinidas como autorizadores em workflows flexíveis.
Administrar pessoal
Usando o app Administrar pessoal, você pode criar e atualizar trabalhadores (empregados e trabalhadores temporários), incluindo contratos de trabalho, e modificar situações de emprego. Utilizando este app, você pode importar o modelo disponível do sistema e importar os dados do empregado no formato CSV.
Ao definir os destinatários para uma etapa de workflow em Administrar workflows para <Object> apps, você pode selecionar várias regras de determinação de responsáveis quando usa a atribuição de funções, por exemplo:
Administrador do iniciador
Gerente do gerente do iniciador
Gerente do último aprovador
Para garantir que essas regras funcionem, você deve definir as relações entre gerentes e empregados. Ao importar empregados para seu sistema, você também pode importar as relações de administradores e empregados. Isso não é necessário se você usar funções, como Criador de pedido ou Responsável pelo objeto contábil, como destinatários no app de workflow correspondente.
Administrar equipes e responsabilidades – Suprimento
Usando o app Administrar equipes e responsabilidades - Suprimento, você pode administrar equipes ou membros da equipe associados a funções específicas. Você pode definir equipes juntamente com tarefas e funções.
Ao indicar os destinatários para uma etapa de workflow no app Administrar workflows para <business object>, você pode utilizar equipes criadas usando o gerenciamento de responsabilidades. Por exemplo, você pode usar equipes com as seguintes categorias e funções de equipe:
Categoria da equipe: Suprimento (PROC)
Membro da equipe - Funções:
Compras estratégicas
Compras operacionais
Administração de workflow
Se necessário, você pode criar suas próprias funções de equipe e ocultar as funções padrão.
No gerenciamento de responsabilidades, um membro da equipe é um usuário na empresa (parceiro de negócios associado a um usuário SAP) com uma das seguintes funções:
- Empregado (BUP003)
- Prestador de serviços (BBP005)
- Profissional liberal (BBP010)
O Status de um parceiro de negócios não deve ser:
- Bloqueado
- Marcado para arquivamento
- Objetivo comercial concluído
Assista ao vídeo a seguir para saber como criar e usar equipes em workflows de aprovação de requisição de compra.
Gerenciar equipes e responsabilidades
Ao definir os destinatários para uma etapa de workflow, você pode selecionar responsáveis por centros de custo específicos. Para atribuir o autorizador responsável como responsável pelo centro de custo, a configuração Usuário responsável deve ser atualizada para o centro de custo. Você pode atribuir a função de responsável pelo centro de custo, por exemplo, para os cenários Workflow para pedido, Workflow para fatura bloqueada e Workflow para fatura pré-registrada como concluída.
Utilizando o app Administrar centros de custo, você pode criar e processar dados mestre de centros de custo. Utilizando este app, você pode definir ou exibir o responsável por um centro de custo que pode ser atribuído como autorizador no workflow definido. No app Administrar centros de custo, o ID de usuário do responsável por um centro de custo é inserido como o valor para Usuário responsável.
Definir responsáveis por projetos, ordens internas e centros de lucro
Você atualiza o responsável pelos projetos para atribuir o responsável como um autorizador. Nos apps para projetos, por exemplo, os apps Criar projetos internos, Planejar projetos internos e Planejar projetos de cliente, o responsável é inserido no campo Gerente de projetos, que pode ser atribuído como autorizador.
No app Administrar ordens internas, o ID de usuário do responsável é inserido no campo Responsável pelo responsável pelos objetos contábeis Ordem interna e Centro de lucro, de modo que possam ser atribuídos como autorizadores.
Definir suas próprias regras
Assista ao vídeo a seguir para saber como definir suas próprias regras em fluxos de trabalho flexíveis.
Você pode usar o app Lógica personalizada para criar suas implementações e definir suas próprias regras para a determinação do destinatário e suas próprias condições prévias para workflows.
Configurar envio de notificações por e-mail
Assista ao vídeo a seguir para saber algumas das configurações necessárias para enviar notificações por e-mail.
Utilizando o app Atualizar modelos de e-mail, você pode configurar o sistema de modo que os autorizadores recebam notificações por e-mail quando um work item é criado. Você também pode configurar o sistema de modo que os requisitantes recebam notificações por e-mail quando a tarefa é aprovada ou rejeitada, ou os autorizadores são notificados quando o prazo é atingido.
Os modelos consistem em conteúdo fixo, como assunto ou exclusão de responsabilidade, e partes variáveis, como a forma de tratamento. Você pode criar seu modelo personalizado como uma cópia de modelos fornecidos previamente. Você precisa da função Administrador para utilizar este app Atualizar modelos de e-mail.
Para que a guia Notificação esteja visível para o cenário de workflow, você deve copiar modelos específicos. Por exemplo, para Administrar workflows para pedidos, você deve copiar o modelo MMPUR_PO_WFL_APPROVAL_EMAIL para aprovações de pedido. Assim que você tiver copiado o modelo de e-mail, a guia Notificação estará visível no cenário de workflow. Consulte a nota SAP # https://userapps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/3304179.
Você deve configurar o sistema para enviar e-mails no processo de workflow. O requisito mínimo é configurar o endereço de e-mail do sistema padrão para enviar e-mails utilizando este e-mail. Você pode verificar o processo de solução Gerenciamento de saídas (1LQ) para a configuração completa. Guia de configuração e script de teste: Process Navigator - SAP for Me
Para a notificação por e-mail, o e-mail do destinatário (usuário na empresa) deve ser atualizado. Você pode exibir o e-mail do usuário na empresa usando o app Administrar pessoal.
