Assista ao vídeo a seguir para aprender as funções de definição de fluxos de trabalho flexíveis.
No SAP S/4HANA Cloud, você pode utilizar o workflow flexível para definir workflows de aprovação baseados em condições para documentos de suprimento, como requisições de compra, pedidos ou faturas de fornecedores. O workflow flexível permite que você defina processos de autorização de acordo com suas necessidades. Você pode configurar workflows de aprovação automática, de uma etapa ou de várias etapas. Você pode atribuir um ou mais autorizadores a cada etapa. Você pode definir autorizadores por função ou atribuir usuários individuais ou equipes como autorizadores. Em seguida, os autorizadores podem aprovar ou rejeitar os work items correspondentes no app Minha caixa de entrada.
Você pode definir workflows flexíveis para diferentes documentos de suprimento usando o app correspondente Administrar workflows para business object. Por exemplo, o app Administrar workflows para pedidos é utilizado para pedidos.
A função Especialista de configuração - Configuração do processo empresarial (SAP_BR_BPC_EXPERT) é necessária para definir os workflows.
Você precisa definir os workflows flexíveis se não quiser que o workflow padrão seja utilizado. Por exemplo, você deve definir o workflow de aprovação se não quiser que todos os pedidos sejam aprovados automaticamente. Depois de você definir os workflows, o workflow padrão ativo correspondente é usado se nenhuma das condições prévias de execução for cumprida. Se você definir seu próprio workflow padrão, deve garantir que ele está posicionado no fim da ordem definida e está ativo. Este workflow é usado assim que as condições prévias de execução para um workflow forem cumpridas. A definição da ordem garante que somente um workflow é iniciado, mesmo que vários workflows tenham condições prévias de execução correspondentes.
Assista ao vídeo a seguir para saber como definir um workflow e aprovar, que usa uma aprovação em duas etapas para pedidos como exemplo.
Definir condições em workflows
Existem várias condições prévias disponíveis em workflows flexíveis que você pode utilizar de acordo com seus requisitos empresariais. As condições de execução são usadas para acionar o workflow. Você também pode adicionar condições prévias a uma etapa específica; esta condição prévia só se aplica a essa etapa específica. Você pode definir várias condições prévias onde todas as condições prévias devem ser cumpridas em conjunto, ou também pode indicar condições prévias alternativas, que podem acionar o workflow se as condições prévias alternativas forem cumpridas.
Definir destinatários de uma etapa de workflow
Usando a guia Destinatários na etapa de workflow, você pode atribuir autorizadores a cada etapa. Você pode definir autorizadores por função ou atribuir usuários individuais (usuário na empresa) ou equipes como autorizadores.
Você pode selecionar a partir de várias opções disponíveis como Funções para workflows para diferentes documentos de compras de acordo com seus requisitos empresariais.
Para a maioria dos documentos de compras, existem dois tipos de etapa diferentes. A Liberação automática de documento de compras e a Liberação de documento de compras que permitem a você atribuir um autorizador. Você deve utilizar o tipo de etapa Liberação de business object para atribuir autorizadores à etapa de workflow. Para faturas de fornecedores, não há Liberação automática de objeto de negócio como Tipo de etapa disponível.
Características da etapa
Você pode tornar uma etapa opcional no workflow definido. Adicionalmente, utilizando a característica de etapa Excluir agentes restritos, é possível excluir agentes de serem os destinatários/autorizadores de um workflow. Por exemplo, você pode excluir o criador do pedido de ser o autorizador do mesmo pedido.
Notificação de prazo para processamento de workflow
Você pode informar o autorizador do workflow sobre o prazo para aprovações pendentes ao usar workflows flexíveis. Defina um prazo para concluir uma etapa de workflow, por exemplo, liberar uma fatura bloqueada em um dia. Você pode notificar o(s) autorizador(es) sobre os work items pendentes marcando uma etapa como atrasada ou enviando uma notificação por e-mail.
Como pré-requisito, é necessário atualizar um modelo de e-mail. Você pode definir vários prazos e atribuir e-mails separados e predefinidos.
Tratamento de exceções em workflows
Você pode modificar o comportamento resultante do seu workflow. Por exemplo, você pode selecionar a partir das ações de resultado disponíveis para modificar o comportamento resultante quando um pedido é rejeitado.
